Лучшая техническая поддержка

Алексей Ворм, 2022

Хотите узнать, как построить лучшую техническую поддержку в России? Эта книга для вас. 22 года работы в технической поддержке позволяют не без ложной скромности говорить о том, что у меня есть опыт, который может быть полезен и вам. На страницах этой книги я делюсь опытом интеграции инновационных сервисов в один технический инструмент под названием Хелпдеск. Правильно – это когда вы используете один инструмент. Правильно – это когда у вас есть правила. Правильно – это когда вы постоянно развиваетесь и улучшаетесь. В этой книге лаконично написано про то, как построить лучшую техническую поддержку. Книгу посвящаю своей жене Стасе.

Глава 9. Внедрение методологии работы с жалобами.

Методология работы с жалобами — это современная часть клиентского сервиса. Многие компании недооценивают эффективность работы с жалобами и вместо того, чтобы обращать на жалобы особенное и пристальное внимание, стараются эти проблемы замаскировать и не учитывать ни в работе технической поддержки, ни в работе компании. Многие используют жалобы как некий формат метрики, по которому оценивают работу и качество технической поддержки и клиентского сервиса (чем меньше жалоб, тем лучше сервис) — это неправильно. Неправильно не то, что коллеги используют жалобу как метрику, неправильно то, как эту метрику используют. Непонятно? Запутанно? Тогда читайте дальше, сейчас всё разжуём и погрузимся в детали.

Современные методы работы технической поддержки с жалобами таковы, что крайне важно относиться к жалобам, как к подарку, как к подарку судьбы. Жалоба от клиента — это именно подарок судьбы. Ведь представьте, что клиент мог отнести этот подарок не вам, а куда-нибудь в другое место, например, на Первый телевизионный канал и затем эту новость подали бы вам в вечерних новостях.

Задача технической поддержки (при получении проблемы), не хвататься за голову и не прятать её (голову) в песок, а искренне поблагодарить клиента за то, что он сообщил нам о проблеме.

Мы благодарим клиентов за то, что они нам жалуются и сообщают о проблемах.

Сегодня у нас есть определённый регламент, в котором описываются конкретные действия для технической поддержки, если они получают жалобу:

— благодарим клиента и говорим спасибо за жалобу/проблему;

— объясняем клиенту, почему для нас важна жалоба;

— извиняемся перед клиентом (очень важно извиняться, но не делать это сразу, а только после 1 и 2 пункта);

— сообщаем о том, что мы все уже бросились на исправление/решение ситуации;

— исправляемся и отвечаем.

Пример:

Благодарим вас за проблему.

Спасибо, что сообщили нам об этой ситуации.

Для нас очень важен подобный фидбек.

Извините за доставленные неудобства.

Мы уже связываемся с коллегами из диспетчерского центра, чтобы выяснить ситуацию о сбое.

Главные задачи технической поддержки — это поблагодарить за жалобу, рассказать клиенту о том, что для нас это очень важно, и объяснить почему. Извиниться за то, что мы доставляем клиенту подобные неудобства. Рассказать о том, что мы уже взяли в работу данную жалобу и через определённое время вернёмся к клиенту с решением и ответом на вопрос по его жалобе.

Данный формат очень важен для того, чтобы не потерять клиентов, а приумножить. Также в формате работ с жалобами в технической поддержке организован специальный канал — «Наши клиенты».

В этом канале собраны все клиенты, которые любят сообщать нам о проблемах. Наши клиенты нам часто пишут и жалуются, и сообщают о проблемах. Наши клиенты — это очень важные для нас люди. Всех клиентов, которые находятся в этом канале, в этом разделе, мы обслуживаем как наших лучших клиентов. Обычно, вопросы от Наших клиентов мы решаем в первую очередь. Мы всем клиентам стараемся отвечать максимально быстро, но Нашим клиентам мы стараемся отвечать реактивно — мы быстро передаём проблему в любых направлениях для достижения лучшего результата. Это не значит, что со всеми другими клиентами мы не делаем так же, как с Нашими клиентами — делаем, но приоритет всё же у Наших клиентов.

Мы абсолютно уверены в том, что будущее прибыльных компаний там, у кого техническая поддержка и клиентский сервис умеют правильно работать с жалобами клиентов.

Для нас очень важно установить постоянный канал связи, идущий от потребителя к разработчику/производителю — мы это реализуем через формат регламента работы с жалобами клиентов. Когда техподдержка в курсе того, чего хотят клиенты, и реализует это — значит техподдержка смотрит глазами клиента, в таком случае компания двигается на шаг впереди конкурентов.

Мы учитываем жалобы от клиентов с таким же пиететом, с каким мы считаем и положительные отзывы. Также мы привязываемся к общей статистике и аналитике и смотрим на проблемы в процентном соотношении как к друг другу, так и к общему и среднему количеству обращений. Мы уверены в том, что жалобы могут сообщить организации о качестве её работы и о положении на рынке больше, чем это могут дать специально разработанные опросы типа NPS. Многие компании прячутся от плохих новостей и претензий потребителей, и ваш покорный слуга искренне считает, что те, кто прячется от плохих новостей — проигрывает в этом марафоне по созданию лучшей технической поддержки в мире.

Лучшая техническая поддержка в мире — это та техническая поддержка, которая относится к жалобам клиентов как к подарку.

В этой книге я не буду рассказывать о том, как нужно работать с жалобами, об этом в деталях рассказано в трудах Джанелла Барлоу и Клауса Мёллера в произведении «Жалоба как подарок». В данном произведении закрывается масса вопросов, которые возникают или могут возникнуть при работе с клиентами. Кстати, именно после прочтения данной книги я понял недооценённость данной метрики — это ЖАЛОБЫ.

Ниже правила, которые мы внедрили:

— жалующиеся клиенты — это подарок для нас;

— мы помним, что недовольные клиенты не оставляют нам ничего: ни деньги, ни доверие;

— мы не ставим себе цель снизить количество жалоб — это опасно тем, что мы можем начать борьбу с ветряными мельницами;

— мы поощряем своих сотрудников для выявления проблем и жалоб;

— мы приветствуем проблемы и жалобы — они делают нас лучше;

— мы стараемся получать как можно больше жалоб, именно так мы узнаём, что думают наши клиенты (формы обратной связи, связь с директором, оценка качества ответа).

Также в качестве личного регламента, можно сказать, шаблона по работе с проблемами — я не гнушаюсь лично связываться с клиентами, сообщившими о проблеме. Иногда руководители взлетают так высоко, что уже и не смотрят на то, что происходит внизу, наверное, боятся упасть. Хороший руководитель должен быть везде. Хороший руководитель должен быть в курсе любых проблем, с хорошим руководителем должно быть легко связаться как сотруднику, так и клиенту. Именно по этой причине я лично представляюсь всем проблемным клиентам. Особое отношение к Нашим клиентам заключается в том, что клиент, чью проблему решили, так рьяно начинает отстаивать интересы компании, как раньше он (клиент) пытался эту компанию утопить. К чему это я? Да к тому, что как бы вы не выстраивали техническую поддержку — очень многое зависит от вас самих. Если вы не нацелены на решение вопроса, то и техподдержка будет так же работать. Лучшая техническая поддержка — это та техподдержка, где работает лучший руководитель. Будьте лучшими.

Ниже пример переписки руководителя с Нашим клиентом.Ну и в заключение этой главы, очень важно не называть клиентов — проблемными клиентами, сложными клиентами, а возможно и другими нелицеприятными эпитетами. У нас — это Наши клиенты. Ещё раньше мы называли таких клиентов — Любимыми клиентами. Позже мы отказались от словосочетания «Любимый клиент» — это звучит как-то вычурно, с издёвкой что ли, с каким-то пафосом, сарказмом. Мы отказались от формулировки «Любимые клиенты» в пользу «Наши клиенты».

Много времени и внимания мы уделяем жалобам — это будущее лучших мировых технических поддержек. Любите своих клиентов.