Принцип беспилотника, или Как настроить управление, чтобы бизнес работал без вашего постоянного контроля

Алексей Викторович Молчанов, 2020

До того, как я внедрил в своей компании описанные в книге инструменты, я ежедневно с утра до вечера занимался тем, что решал за сотрудников вопросы и тушил возникающие «пожары». Проводил круглые сутки в офисе и вообще не виделся с семьёй. Сейчас, как вы понимаете, всё изменилось. В компании я занимаюсь развитием, созданием новых продуктов. Управляю ею удалённо из дома. Постоянно путешествую и провожу много времени с семьёй. Раньше я считал, что дело – это самое важное для меня, но так было просто потому, что я не знал, как может быть иначе. Теперь для меня на первом месте семья, при этом я люблю то дело, которым занимаюсь; оно растёт, развивается и крепнет с каждым днём. В книге описан практический опыт управления, который я применяю в своей компании. Дано подробное описание того, как выстроить в компании такую систему, которая позволит вам, как владельцу, заниматься своей основной функцией – развитием компании, а не постоянным управлением операционкой.

Глава 3

Что такое системная компания

Теперь предлагаю нам синхронизироваться ещё в одном понятии — системная компания. По моему опыту, многие владельцы хотят сделать свои организации системными, однако до конца не понимают, что это такое.

Очень легко понять, что такое системная компания, рассмотрев следующий пример. Допустим, у нас есть кофейный автомат, который заваривает вкусный, ароматный кофе, как только пользователь нажмёт на нём кнопку.

Результатом работы этого автомата является чашка приготовленного напитка.

Я не специалист по кофейный аппаратам, но смею предположить, что в нём есть следующие функциональные блоки: бачок с водой, водонагреватель, мельница, измельчающая зёрна, и так далее.

Представьте, что в данном аппарате вышла из строя мельница. Без неё аппарат не может выдавать тот результат, который мы от него ожидаем — вкусный кофе.

Для решения данной проблемы заказываем новую мельницу того же типа, чтобы она подошла к кофейному аппарату. Если новая мельница технически исправна, мы получим ожидаемый результат — вкусный, ароматный кофе. Несмотря на то что мельница физически другая (возможно, она сделана из другого материала и даже на другом заводе), установленная в данный кофейный аппарат, она позволяет получать кофе.

Так же и в системной компании: если происходит потеря сотрудника, его можно заменить другим, при этом производимый организацией результат останется прежним.

Для меня огромным преимуществом системной компании является то, что в такой компании достаточно просто поставить управлять операционной деятельностью исполнительного директора.

Рассмотрим преимущества системной компании.

Намного меньше зависимости от конкретных сотрудников.

В системной компании можно с лёгкостью менять сотрудников, при этом результат её деятельности будет оставаться прежним. Например, работник хочет продвигаться дальше по карьерной лестнице, но для перехода на следующую ступень ему необходимо подготовить себе преемника. Это занимает много времени, если нет разделения на функции и описания действий, которые необходимо выполнять. Соответственно, переход оттягивается и тормозит компанию.

Раньше я очень боялся, что ключевые сотрудники покинут компанию. Она могла многое потерять из-за их ухода. Конечно, и сейчас мне не хочется, чтобы кто-то из членов команды покидал нашу компанию. Однако я уже не испытываю страха, так как знаю, что на место любого сотрудника мы сможем быстро найти нового и ввести его в работу таким образом, чтобы он стал производить результат и компания продолжала работать как часы.

Можем легко поставить исполнительного директора для управления операционной деятельностью.

Идея передать операционное управление исполнительному директору у меня появилась довольно давно, и я сразу начал её реализовывать. Но я пытался передать управление компанией, не являвшейся системной, и даже не подозревал о возможности ее систематизации.

Когда мы пытаемся поставить в несистемную компанию директора, получается, что мы подбираем такого же предпринимателя, как и мы, и поэтому найти этого человека достаточно сложно. Когда мы всё же находим его, и он спрашивает: «А что я должен делать, выполняя работу исполнительного директора?» — мы не можем дать ему инструкций, потому что в большинстве случаев сами эту работу выполняли интуитивно.

Совсем по-другому обстоят дела с системной компанией: для управления ею появляются конкретные рычаги, очень понятная технология — действуя в соответствии с ней, исполнительный директор может управлять операционной деятельностью и добиваться достижения компанией ожидаемого результата.

Найти или воспитать такого человека гораздо проще, чем найти предпринимателя, который будет за вас управлять организацией.

Когда такой человек принимает решение осуществлять работу исполнительного директора, мы с лёгкостью можем обучить его этому, и он быстро начнёт производить нужные результаты.

Продать свою компанию проще и дороже.

Представьте, что в определённый момент вы решили продать свою компанию. Обычно организации, деятельность которых не систематизирована, сильно зависят от владельца, так как он управляет ими интуитивно.

Другое дело — системная компания. В ней определены роли, есть описание каждой, а также алгоритм управления, действуя в соответствии с которым можно приводить компанию к поставленным целям.

Соответственно, стоимость системной компании будет выше стоимости аналогичной компании, деятельность которой не систематизирована. Это обусловлено тем, что при приобретении системной компании новый владелец сможет легко разобраться в её управлении и продолжит ваше дело.

Системная компания возвращает вкус к занятию любимым делом.

Когда я «варился в операционке» и не систематизировал деятельность своей компании, вкус к занятию любимым делом совсем пропал. Я чётко помню это ощущение. Когда я основывал своё дело, у меня были огромный энтузиазм и любовь, и я был готов заниматься им дни и ночи напролёт.

Когда дело начало расширяться, я не смог переключиться и начать профессионально управлять им, и оно меня «засосало». Вместо постоянного развития, создания новых продуктов, генерации идей, я занимался «тушением пожаров». Решал проблемы, возникающие в маркетинге, продажах, на производстве. Подразделения между собой ссорились, мне приходилось их примирять, сотрудники уходили, приходилось перехватывать работу и выполнять её самому — у меня уже не было сил тянуть на себе это дело.

Я отчаялся и даже стал подумывать о том, чтобы вернуться на путь развития себя как профессионала и начать, как раньше, заниматься программированием.

Но всё изменилось, когда я изучил работу системной компании, базовые законы управления и внедрил их в своё дело.

У меня словно открылось второе дыхание — я стал делать то, что действительно люблю: создавать продукт, придумывать новое!

Те преимущества, которые я перечислил выше, — лишь вершина айсберга тех благ, которые станут доступны после систематизации деятельности компании. Могу сказать по своему опыту, что это очень увлекательное занятие. Чем дальше вы продвигаетесь, тем проще и понятнее становится процесс управления компанией.

В завершение этой главы хочу сказать, что для меня системное управление — это управление в первую очередь функциями^[7], а потом уже людьми, выполняющими их.

Что я имею в виду?

Раньше я видел свою компанию следующим образом. Например, у меня есть сотрудник Петя, он звонит клиентам, отправляет коммерческие предложения, выставляет счета, готовит накладные, отгружает товар, заказывает воду, заправляет картридж для принтера.

Теперь представьте: всю информацию о том, как выполнять ту или иную работу, он держит в голове. Если Петя уйдёт из компании, мы потеряем огромное количество наработанного опыта. И нам придётся снова тратить время и деньги на то, чтобы наработать этот опыт новыми сотрудниками.

Если описать работу Пети, то получится описание деятельности конкретного человека. В случае его ухода нам придется искать нового Петю.

Как может быть иначе?

Мы можем разделить всю деятельность компании на функции. Далее определить, какие результаты ожидаем получить от каждой из них и какие действия должен совершать человек, выполняющий конкретную функцию, для получения результата.

В приведенном выше случае можно выделить следующие функции и действия, которые нужно выполнять сотруднику, выполняющему функции.

Продажи: звонить клиентам, отправлять коммерческие предложения, выставлять счета.

Склад: готовить накладные, отгружать товар.

Управление офисом: заказывать воду, заправлять картридж для принтера.

Теперь наш Петя выполняет функции «продажи», «склад» и «управление офисом». Компания растёт и развивается. Предположим, Петя перестаёт справляться со всеми функциями. Тогда мы просто передаём, например, функцию «продажи» другому сотруднику. Как выполнять действия, чтобы получить результаты в рамках функции «Продажи», уже описано, и новый сотрудник в кратчайшие сроки сможет приступить к своей деятельности и добиться требуемого результата.

Таким образом, у нас появляется схема всех функций в компании. Далее мы распределяем людей в соответствии с ними, и всё начинает работать. Вспомните пример с кофейным аппаратом, приведенный выше.

Для меня стало откровением то, что системное управление — в первую очередь управление функциями. Это фундамент. Осознав такую мысль, вы сможете с легкостью освоить и всё остальное в системном управлении.

Примечания

7

Здесь и далее под функцией я понимаю набор задач, выполняя которые сотрудник, поставленный на функцию, производит определённый результат. Например, есть функция «Продажи» и действия для нее: звонить клиентам, отправлять коммерческие предложения и т. д. Результат выполнения этой функции — деньги, поступившие на счета и в кассу компании.