Ведущий мероприятий: от А до Я. Учебник по ивенту

Александр Синютин, 2023

Вы держите в руках, возможно, самый подробный учебник по ивенту для ведущих мероприятий. Он будет интересен как начинающим, так и опытным ведущим, а также тем, кто только собирается попробовать себя в этой интересной профессии. В учебнике есть как методики и технологии, так и готовые решения: сценарии мероприятий, конкурсы, викторины и лотереи. С помощью этого учебника вы научитесь сами легко составлять прекрасные сценарии свадеб, юбилеев, дней рождения, корпоративов, выпускных, тимбилдингов. Также речь пойдет о создании своего уникального сценического образа, разработке презентационных материалов, включая сайт, шагах продвижения и способах привлечения клиентов. Вишенка на торт – способы выхода на премиальный уровень и особенности работы с такими клиентами. Учебник поможет вам подняться на такую высоту мастерства, о которой вы, возможно, даже не мечтали.

Глава 3

Сценарии мероприятий и праздников

§ 9. Технический и детальный сценарии

Для того, чтобы составить хороший сценарий любого мероприятия, нужно для начала ответить себе на 4 простых, но важных вопроса:

1. Какой вид мероприятия вам предстоит провести?

2. Какими особенностями обладает этот вид мероприятий?

3. Какие цели и задачи ставит перед вами заказчик?

4. Что для заказчика самое важное?

Очень важно научиться слушать и слышать заказчика. К большому сожалению, многие ведущие грешат «синдромом глухаря», когда на первой, да и всех последующих встречах с клиентами они слышат только себя, считая, что только они сами знают, как именно должен пройти праздник. На самом деле больше всего любой заказчик ценит именно то, насколько внимательно прислушиваются к его пожеланиям, и насколько четко их потом на мероприятии выполняют. Это совершенно не значит, что ведущий не имеет права что-то предлагать или советовать. Однако многие ведущие не получают заказы именно из-за того, что предлагают и порой даже навязывают слишком много своего, игнорируя желания клиентов.

Теперь давайте разберем некоторые базовые вещи, которые обязательно нужно знать для составления хорошего сценария.

Существует 2 вида сценариев: технический и детальный.

Технический сценарий представляет собой тайминг, то есть повременной план мероприятия с указанием последовательности действий, выступлений, активностей, а также короткими пометками и комментариями, на что в какой момент нужно обратить особое внимание. Крайне редко технический сценарий занимает больше двух листов формата А 4. Большинству клиентов, особенно на частных мероприятиях, достаточно именно технического сценария.

Детальный сценарий чаще всего используется агентствами — организаторами мероприятий. В нем также по времени расписываются все активности, однако помимо работы ведущего в детальном сценарии нередко указываются все сопутствующие события, происходящие в это же время. Например, отдельной графой может быть выделено взаимодействие с артистами, оформителями, активности по монтажу-демонтажу оборудования. В детальных сценариях нередко размещаются тексты подводок ведущего и даже речи некоторых, особенно важных гостей. Такой сценарий очень помогает организаторам, но совершенно не нужен ведущему. Находящаяся в нем лишняя информация будет лишь отвлекать его от непосредственного проведения праздника.

Далее мы будем рассматривать составление только технического сценария, который и нужен ведущему. Давайте посмотрим наиболее удобный вид такого сценария. В его верхней части не забудьте написать название мероприятия, а дальше стоит расположить некоторые исходные данные, чтобы точно их не забыть. Ниже пойдет таблица, в которую и будут вписаны все активности праздника.

Рассмотрим примеры.

Вот так, например, можно записать названия мероприятий:

• СЦЕНАРИЙ СВАДЬБЫ ИЛЬИ И МАРИНЫ

• СЦЕНАРИЙ ЮБИЛЕЯ ВЛАДИМИРА ИГНАТЬЕВИЧА ТВЕРДОХЛЕБОВА

• СЦЕНАРИЙ НОВОГОДНЕГО ПРАЗДНИКА КОМПАНИИ «ПРОМТОРГРЕЕСТР»

Теперь данные, которые стоит разместить в верхней части:

Теперь давайте познакомимся с формой таблицы. В ней для удобства будет всего 4 столбца. Не стоит выдумывать лишнее, лучше оставлять только ту информацию, которая действительно необходима.

Обратите внимание, что в первой графе удобнее указывать не только начало действия, но и его предположительное окончание. Во второй графе стоит указать продолжительность, тогда ведущему не придется во время мероприятия каждый раз высчитывать, сколько должна длиться та или иная активность. В третьей графе четко и очень коротко должна быть описана сама активность. Четвертая графа — полезные комментарии, которые помогут ведущему ориентироваться в моменте и не забыть ничего важного. А теперь соберем весь технический сценарий вместе. Вот что у нас получится.

Сценарий новогоднего праздника компании «ПРОМТОРГСБЫТСНАБРЕЕСТР»

Дата мероприятия:

03.04.2030

Место проведения:

г. Красивоград, Цветочный проезд, 12,

ресторан «Лучший»

Время проведения:

16.00–00.00

Ведущий:

Илья Праздников,

тел/WhatsApp [phone]

Контакты заказчика:

Ирина Вячеславовна,

тел/WhatsApp [phone]

Теперь несколько слов о том, как правильно выстраивать сценарии. На первый взгляд кажется, что все праздники не похожи друг на друга. В этом плане они напоминают людей — люди тоже отличаются: одни — высокие, другие — низкие; одни — с пышной шевелюрой, другие — лысые; одни — толстые, другие — худые. Однако внутри все люди состоят из одного и того же набора органов, и все эти органы держит как каркас позвоночник. Технический сценарий — это позвоночник мероприятия.

Другая аналогия. На Новый год мы любим украшать ёлку. Украшения могут быть какими угодно, каждая ёлка будет прекрасна по-своему, но под украшениями всё равно будет именно ёлка, со стволом, ветками и иголками. Технический сценарий — это новогодняя ёлка без украшений.

Фактически технический сценарий — это каркас мероприятия. Разные виды мероприятий имеют разные каркасы, но внутри одного вида мероприятий, например, свадеб, каркасы друг от друга будут отличаться лишь самими активностями, но не структурой. Представьте для удобства разные деревья, которые вам поручили украсить: елки, дубы, берёзы, пальмы. Когда будете писать сценарий для новогоднего корпоратива, представляйте, будто вы украшаете елку. Если вам надо будет написать сценарий для юбилея, представляйте, будто украшаете дуб. Для разработки сценария свадьбы выберите, например, березу, а для сценария летнего тимбилдинга — пальму.

Давайте еще раз повторим и запомним, что сценарии свадеб, юбилеев, корпоративов, выставок, выпускных и других мероприятий отличаются друг от друга, как разные деревья. Но вот когда вам надо будет написать сценарии для двух разных свадеб, вы будете украшать одно и то же дерево. Только сами украшения будете подбирать разные.

Почему так происходит? Вспомним, что цели у разных видов мероприятий разные, поэтому их сценарии отличаются как деревья. А вот у мероприятий одного вида глобальные цели чаще всего схожи, хотя, конечно, индивидуальные задачи у каждого заказчика могут отличаться, иногда довольно сильно. Чтобы научиться писать хорошие сценарии, ведущему нужно разобраться в психологии построения каждого праздника, психологии заказчиков и психологии гостей. В совокупности будем называть это «психологией праздника». Если её освоить, составление любого сценария будет абсолютно несложным и очень приятным занятием.

§ 10. Психология праздника

Давайте немного поговорим об общих особенностях психологии праздника. Коснемся конкретно банкетов, то есть мероприятий, где гости сидят за столами, едят, пьют, а на сцене в это время работает ведущий. Также сразу договоримся, что речь пойдет о довольно продолжительных мероприятиях, которые длятся 5–6, а иногда и больше часов. Обычно именно так проходит большинство свадеб, юбилеев, дней рождения, корпоративов и выпускных.

Перерывы

Есть некоторые особенности, которые связаны не только с психологией людей, но и с их физиологией, и эти факторы необходимо учитывать при составлении любого сценарий. Первая особенность заключается в том, что с момента начала банкета, то есть момента, когда гости начинают активно есть и пить, до первого перерыва должно пройти не более 45 минут. Кстати, именно 45 минут идет урок в школе. После этого времени некоторым гостям обязательно захочется в туалет, покурить, либо просто размять спину. Если не предусмотреть в сценарии первый перерыв через 40–45 минут, ведущий может столкнуться с неприятным моментом, когда он будет вести программу, а гости сами начнут вставать и выходить из зала.

Первый перерыв с одной стороны не стоит затягивать, а с другой стороны он должен быть достаточным, чтобы гости вновь захотели вернуться за столы. Таким образом оптимальная продолжительность первого перерыва — 15–20 минут.

Большая часть гостей на любом празднике плотно наедается именно во время первой части банкета, дальше люди едят более размеренно, соответственно, второй перерыв в программе можно делать примерно через час. Перерывы в принципе необходимы в любой программе. Их обязательно нужно учитывать и вписывать в сценарий.

Смена настроения гостей

Еще один важный момент, который касается психологии гостей на празднике. В первой части банкета большинство гостей находятся в эмоциональной позиции «не трогайте меня». То есть они готовы смотреть за происходящим на сцене, но совершенно не готовы принимать в чем-то участие. Максимум — лениво выкрикнуть что-нибудь из-за стола, при этом не вставая с места и не выходя на сцену. Поэтому нередко именно в первой части праздника на некоторых мероприятиях уместно проводить викторины.

Во второй части банкета гости начинают чувствовать себя более свободно и раскованно. Они привыкают к атмосфере мероприятия, расслабляются, кроме того ранее поглощенные еда и напитки дополнительно способствуют этим процессам. Эмоциональное состояние гостей переходит в новую фазу, которую можно назвать «развлекайте меня». В таком состоянии на сцене готовы оказаться далеко не все, а лишь самые активные и смелые. Остальные будут с интересом смотреть за происходящим. Предлагаемые в сценарии действия и развлечения в этот момент не должны быть слишком активными. Из конкурсов лучше всего проводить спокойные: вокальные или театрализованные. Иногда после второго блока делается небольшой перерыв, но можно совместить второй блок с третьим и без перерыва.

По эмоциям, которые испытывают гости, третий блок сильно отличается от первых двух. Обычно он гораздо динамичнее. И это неудивительно, так как эмоциональное состояние гостей — «теперь я и сам готов развлекаться». Время танцевальным конкурсам, активным мастер-классам, веселым и соревновательным конкурсам и ярким выступлениям артистов. Главный танцевальный блок мероприятия, если таковой предусмотрен форматом, как раз — кульминация третьей части банкета.

Четвертая часть — обычно более спокойная и зрелищная. Чаще всего в это время всякое стеснение уходит даже из самых закомплексованных и закрытых гостей. Все присутствующие начинают ощущать себя одной большой дружной компанией. Эмоциональное состояние — «расслабляемся и кайфуем». Время удивлений и флэш-мобов с участием большого количества присутствующих. Кстати, если в программе предусмотрены фантастические сюрпризы, такие как выступления звезд, лучше приглашать их именно на это время, либо заканчивать ими третью часть банкета. Четвертая же часть нередко завершается лотереями с раздачей призов и подарков.

Если мероприятие длится дольше 5–6 часов, чаще всего к сценарию прибавляется и пятая часть — своего рода послевкусие праздника. В большинстве случаев это танцы, реже караоке или неспешные разговоры за столом с чаем и десертами под спокойную, уютную музыку.

Стоит повторить, что все эти выводы сделаны исключительно из физиологии и психологии людей во время любого длительного застолья. При составлении сценария стоит обязательно учитывать все вышеперечисленные особенности.

Ещё один важный момент. Обычно, чем богаче заказчик, тем больше он ценит пунктуальность и соблюдение ведущим сценария вплоть до минут. Однако многие ведущие готовы пускать всё на самотек и не видят никаких проблем, когда заранее составленный, согласованный и утвержденный с клиентом сценарий «едет» чуть ли не на часы. По этой простой причине для таких ведущих работа на премиальный сегмент бывает недоступна, хотя сами они пытаются найти совершенно другие оправдания такому положению дел. Другими словами, для того, чтобы начать работать с богатыми клиентами и выйти на премиальный уровень НЕОБХОДИМО научиться во время мероприятий четко соблюдать сценарий. А для того, чтобы сценарии не «ехали», их надо грамотно составлять, учитывая ключевые психологические нюансы каждого праздника. Именно об этих нюансах и пойдет речь дальше.

§ 11. Составляем сценарий свадьбы

Перед тем, как составлять сценарий свадьбы, давайте разберемся, из каких главных элементов он состоит. Таких элементов пять:

1. Поздравления гостей / тосты

2. Традиции

3. Интерактивы с гостями / конкурсы

4. Танцы

5. Выступления артистов / музыкантов / шоу

Свадебный сценарий отличается от всех других, в первую очередь тем, что в нем присутствует элемент «Традиции», который отсутствует в остальных видах праздников. К традициям относятся «Встреча молодых», «Зажжение семейного очага», «Первый танец», «Бросание букета невесты» и некоторые другие.

Пятый элемент — «Выступления артистов / музыкантов / шоу» — не является обязательным. Свадьба вполне может пройти и без артистов. Однако этот элемент явно способен украсить любую программу, сделать её более яркой и запоминающейся.

Мы будем составлять сценарий свадьбы в несколько этапов. Первый этап — мы подробно расшифруем каждый из пяти указанных выше элементов. Давайте с этого и начнем.

Конец ознакомительного фрагмента.