Открытый общественный диалог о будущем региона: форум «Живые библиотеки Приангарья»

Юрий Леонидович Лешков, 2022

Перед вами рекомендации по организации и проведению коллективного сетевого события, направленного на выработку предложений в план реализации стратегии социально-экономического развития региона. Разработчики – команда организаторов форума «Живые библиотеки Приангарья» – описывают цели и задачи события, его ролевую модель, архитектуру и методику. Излагаются способы сборки содержания, приемы синхронизации распределенных групп, приводятся результаты форума и ссылки на его материалы. В приложениях содержится анализ наработок команд форума. Особое внимание уделено рекомендациям по масштабированию практики в других регионах. Делимся опытом с командами сети «Точек кипения» АНО Платформа НТИ, организаторами коллективных стратегических событий (форсайтов, стратегических сессий, форумов, архипелагов), командами институтов развития. Опыт организаторов форума «Живые библиотеки Приангарья» будет небезынтересен для сетей библиотек регионов Российской Федерации.

Подготовка и проведение форума

Организационно подготовка была разделена на несколько основных блоков:

Работа ядерной группы организаторов по разработке форума. Концепция, программа, архитектура, сценарий проведения и другие вопросы;

Сборка площадок форума и команд участников на территориях;

Подготовка команды модераторов и сборщиков;

Подготовка библиотечного сообщества, формулировка внутреннего содержания для разговора с представителями других сфер деятельности;

Подготовка всех участников к работе на форуме (лекторий до форума);

Официальная презентация форума за полтора месяца до его проведения;

Проведение самого форума;

Сборка и презентация результатов.

Каждый блок был разделен на подзадачи, распределенные между участниками ядерной группы организаторов:

Подготовка информационных писем о проведении форума (общее, для GR, для членов команд, для спикеров образовательного лектория);

Апробация наработок форума с фокус-группой директоров библиотек Иркутской области;

Разработка структуры лектория (перечня укрупненных смысловых блоков);

Утверждение технического задания на разработку сайта форума ядерной группой, разработка сайта форума согласно техническому заданию;

Приглашение ВИП-участников на презентацию форума;

Проведение ВКС с кураторами площадок по целям, задачам форума и обязанностям кураторов;

Подготовка сценария презентации форума;

Подготовка визуального оформления форума (заставки для Leader ID, YouTube, брендирование документов, подготовка презентации Power Point);

Создание мероприятия «Презентация форума» на платформе Leader ID;

Согласование сценария проведения презентации форума ядерной группой;

Проведение переговоров с потенциальными спикерами лектория;

Проведение переговоров о поддержке форума с потенциальными интересантами (Министерство культуры РФ, Правительство Иркутской области);

Открытие регистрации на форум на сайте форума;

Подготовка трансляции лектория на YouTube-канале Molchanovka: разработка заставки, создание ссылок для трансляции и т. д.;

Проведение информационной кампании презентации форума: распространение информационного письма о проведении форума через сеть библиотек и «Точек кипения», а также по сообществам профессиональных событий Молчановки;

Подготовка трансляции презентации на YouTube-канале Molchanovka;

Подготовка технического обеспечения презентации, включая тестовые подключения и репетиции;

Проведение презентации форума;

Разработка плана-графика реализации лектория;

Проведение ВКС с кураторами площадок по ролевой модели форума, принципам отбора и подготовке модераторов и сборщиков;

Формирование библиотечных команд участников форума;

Проведение ВКС с представителями министерства экономического развития и промышленности ИО о разметке дорожной карты форума;

Проведение информационной кампании лектория;

Проведение курса по развитию навыков модерации групповых событий: очный экспресс-тренинг;

Регистрация участников форума на платформе Leader ID;

Приглашение небиблиотечных специалистов к участию в форуме, доформирование команд на площадках;

Формирование команды модераторов форума;

Проведение ВКС с кураторами площадок: итоги сбора команд, регистрация участников команд на Leader ID. О такте «Библиотекари. Внутренний разговор»;

Подготовка и проведение такта «Библиотекари. Внутренний разговор»;

Проведение ВКС с представителями министерства экономического развития и промышленности ИО о верхнеуровневых задачах форума;

Кто такой сборщик? Задачи и обязанности сборщика во время и после работы форума;

Подготовка модераторов из числа специалистов муниципальных библиотек силами участников курса по модерации;

Разработка документов, создание инструментов, необходимых для проведения форума (гугл-формы, телеграм-каналы и чаты и проч.);

Профилирование модераторов для работы на форуме;

Что и как собираем? Технический тренинг, апробация работы с документами и инструментами форума для модераторов и сборщиков;

Реализация лекций, семинаров и мастер-классов лектория согласно плану-графику;

Проведение форума (по отдельному сценарию);

Презентация предварительных итогов форума во время Всероссийского дня библиотек.

И другие.

За решение каждой задачи должен быть назначен ответственный. Необходимо также разработать план совещаний-синхронизаций ядерной группы организаторов. Важно: заранее четко определите интересы в проекте участников ядерной группы организаторов и не потеряйте их в процессе работы, определите внутреннюю ролевую структуру и полномочия внутри ролей, систему согласований и принятия решений. Это поможет избежать лишних напряжений, недопониманий и оптимизирует работу.

Также для облегчения работы рекомендуем делать сводные «экраны» для контроля работы процессов. Например, консолидировать информацию по всем площадкам в одном месте:

Рекомендуется при разработке плана подготовки и проведения форума, для удобства работы, использовать также диаграмму Ганта.