Тайм-менеджмент фрилансера. 35 советов как успевать всё!

Александр Сергеевич Маркелов, 2020

Это самая первая книга про тайм-менджмент, написанная специально для героев нашего времени – фрилансеров. В максимально простой форме, в виде советов изложено искусство организации времени при помощи мобильного телефона и компьютера. На конкретных примерах своих друзей – обычных российских самозанятых, даны ответы на важные вопросы о том, как успевать всё в постоянно меняющемся современном мире.

Совет номер 6. Подберите приложение для планирования дня.

Попробуй разные приложения для планирования дня и выбери то, которое по душе. Выполненная цель по сбрасыванию 4 килограммов жира или освоению новой дополнительной профессии стоит потраченных на приложение 3,99$? Ну конечно же, стоит. Даже больше. Только сидящая в подсознании приобретенная ещё в 90-х годах 20-го века привычка мешает нам тратить сущие копейки на правильное ПО. Так откуда же взялась эта привычка?

В далеких постперестроечных годах в нашей стране царила разруха. Абсолютный хаос, творившийся на рынке программного обеспечения, породил миллионы пиратских копий лицензионной продукции, на которую был соответствующий спрос. Ещё бы, интернета не было, лицензию было просто не достать, а диски с «пираткой» — на каждом шагу. Со временем в умах жителей постсоветского пространства создалась установка, что лицензионное ПО — это дорого. Мало того, купить что-то — это, говоря современным языком, «зашквар»! А зачем, ведь есть взломанное. Вот только иногда те 5 долларов, которые Вы тратите на лицензионную продукцию, окупают часы, которые Вы тратите на то, чтобы настроить пиратский продукт. Цените своё время и труд разработчиков. Ниже я представлю вам несколько приложений, которые заслужили внимание моих друзей-фрилансеров, и они активно ими пользуются для управления временем.

Calendars 5 для iOS.

Calendars 5 от Readdle — моё самое любимое приложение на iPhone, отличающееся от стандартного календаря телефона только одной, но очень важной вещью. Он подтягивает из стандартной программы «Напоминания» ту задачу, у которой срок стоит на тот день, который Вы просматриваете. Таким образом, каждый раз при просмотре списка задач на день, в самом верху будет маячить это напоминание, мозоля глаза до тех пор, пока её торжественно не вычеркнуть, поставив галочку. Здесь же можно создавать новые напоминания, не переходя в стандартное приложение iPhone.

Smarter Time для Android.

Smarter Time — многоплатформенная программа для управления делами с любого устройства. Имеет приятную графику и автоматический трекинг действий. С его помощью можно получить аналитику, разбитую на категории по дням, неделям, часам и за всё время.

Преимущества:

— Наглядно и удобно.

— Запуск с разных устройств.

— Имеется трекер сна.

— Функции создания и отслеживания целей помогают формировать продуктивные привычки.

My Life Organized (MLO).

Для iOS, Android и BlackBerry OS.

С помощью данного приложения можно создавать списки текущих задач, мероприятий и целей в виде схематических рисунков.

В отдельный блок автоматически загружаются задачи с более высоким приоритетом. Есть функция контроля выполнения заданий с помощью телефона или планшета.

Бесплатная версия рассчитана на 45 дней, широкий выбор платных версий (от 9,95$ до 59.95$). Для версии на русском языке предусмотрена скидка.

Sectorgraph.

Оригинально функционирующий сервис для Android. Задачи отображаются на циферблате часов, стрелка которых указывает время прогресса. Приложение можно установить на рабочий стол устройства.

Преимущества:

— Оригинальный дизайн, быстрый доступ.

— Методика GTD (Getting Things Done).

— Данные могут быть загружены из календаря Google.

— Поддерживает Android Wear.

Tick Tick.

Это бесплатный планировщик задач для Android и IOS с большим набором функций и удобным интерфейсом. Задачи можно разложить по спискам без ограничений, поделить на типы и по уровням, вложенным друг в друга: список, цель, чек-лист. Ещё один вариант — список, работающий как цель: пока не будут сделаны все его пункты, цель останется невыполненной.

Преимущества:

— Бесплатно.

— Трекер привычек.

— Удобный дизайн и управление через «свайпы».

— Доступен на 10 платформах с моментальной синхронизацией.

— Просмотр статистики.

— Можно использовать совместно с Google Tasks и Calendar.

Toggl.

Тайм-трекер сервис для Android и IOS с бесплатным широким функционалом и простым управлением оправдано считается одним из лучших. Есть возможность открыть доступ для других пользователей (до 5-ти), еженедельная аналитика по задачам, дневным работам, выгрузка данных в CSV, PDF. Интеграция с десятками приложений бизнес-тематики, веб-разработки и хранении информации.

Преимущества:

— Множество бесплатных функций, достаточных для личного пользования.

— Легкий контроль времени на конкретные задачи.

— Можно дробить рабочие задачи на подгруппы для увеличения эффективности.

— Через API можно расширить функционал сервиса или интегрировать его в другие программы.

Wunderlist.

Популярный планировщик для Android и IOS с отличным набором задач. Кроссплатформенный: Android, iOS, Windows Phone, OS X, Windows, Linux, Chromebook, Kindle Free, браузеры. Поддержка интеграции со Slack, Microsoft Outlook, Dropbox, Zapier. Идеально для эффективного управления временем в бизнесе.

Преимущества:

— Доступен на почти любых платформах.

— Возможность давать доступ другим людям и комментировать.

— Можно преобразовывать письма в задачи.

— Настройка уведомлений через email и push.

— Множество бесплатных функций.

— Возможность создать списки совместного доступа с обсуждением (до 25 человек бесплатно).

— Есть функционал прикрепления файлов, фотографий, таблиц.

— Написание собственных расширений и дополнений через АПИ.

Any.do.

Для Android и IOS. Легкий в использовании планировщик, календарь с функциями напоминаний, to-do списков с красивым дизайном. Корректируйте планы и задачи из любого места и с разных устройства, даже с умных часов.

Преимущества:

— Бесплатно доступен широкий функционал.

— Напоминания ставятся по времени и по геолокации.

— Быстрая передача задач и данных на другие смартфоны.

— Возможность передавать задачи через совместный доступ.

Todoist.

Сервис для Android и IOS с функцией открытого доступа для мониторинга рутинных действий. Возможность сортировать по степени важности, фильтрам, ключевым словам, создавать голосовые напоминания. Отличный мониторинг личной производительности.

Преимущества:

— Наглядные диаграммы выполненных дел.

— Бесплатная версия с достаточным набором инструментов.

— Интеграция со сторонними приложениями хранения, планирования, автоматизации задач.

— Коллективный доступ.

— Легкая установка сроков и повторяющихся целей.

Timesheet.

Для Android. Сервис учитывает временные затраты на решение рутинных действий. Удобный мониторинг привычек и рабочего времени сотрудников. Возможность оценки заработной платы сотрудника по данным о временных затратах на конкретные задачи.

Преимущества:

— Планер дел и органайзер. Аналитика за любой период в CSV и XLS.

— Совместима с Google Calendar.

— Бесплатная.

Clear.

Сервис для списков дел для iOS, OS X и Apple Watch. Представляет задачи как ряд пошаговых пунктов. Распределение задач на отдельные категории, использование тематических списков. Простой интерфейс с гибкими настройками, позволяющий быстро и легко начинать и завершать задания.

Преимущества:

— Упрощение достижения задач за счет их деления на этапы.

— Синхронизация с iCloud.

— Напоминания и push-уведомления.

Focus booster.

Не очень большое приложение для iOS и Android., в основе которого лежит принцип тайм-менеджмента Pomodoro («Помидор»). Принцип состоит в том, что работа более эффективна при чередовании выполнения работы и коротких отрезков отдыха.

Это простой и легкий в использовании трекер времени, имеющий звуковые сигналы в качестве оповещения, использующийся при работе над заданиями. Окно сервиса напоминает оставшееся время, сигнал после завершения задачи напоминает о том, что нужно сделать небольшую паузу в работе.

Workflow.

Простое в использовании приложение для iOS для более быстрого решения сложных ежедневных задач. Например, подгружать маршрут до пути назначения в один клик или сохранять переписку с определенным контактом в облачное хранилище. Приложение создает серию команд, облегчающих рутинные действия. Интеграция с Facebook, Uber и YouTube.

Преимущества:

— Автоматизация сложных ежедневных задач на мобильном устройстве.

— Удобное управление «drag-and-drop» жестами.

— Работает под Safari и Evernote.

Clara.

Простая в настройке и использовании программа. Использует связь с почтовым ящиком для назначения и управления встречами пользователя. Встречи управляются путем автоматической обработки back-and-forth электронных писем.

Преимущества:

— Экономия времени на рассылку и сокращение объемов переписки.

— Оптимизации расписания.

— Понятный стиль изложения.

Timely.

Тайм-трекер для iOS, который не только показывает временные затраты на определенный проект, но и помогает организовать решение задач эффективнее. За счет раннего планирования сервис оценивает временные затраты на решение задач, сравнивает прогнозы с реально затраченным временем и даёт рекомендации по оптимизации расписания. Приложение помогает распоряжаться временем эффективнее и не ставить невыполнимых задач в нереальные сроки. Есть также приложение для браузера.

Преимущества:

— Более реалистичная картина временных затрат.

— Отслеживание точного количества времени на решение заданий.

— Аналитика текущего рабочего периода и планирование следующего.

My Minutes.

Удобное приложение для iOS на английском языке для создания расписания заданий и определенных временных рамок их решения. Имеется два вида оповещений: начало запланированного задания и окончание. Стоимость приложения 2,99$.

RescueTime для iOS и Android.

Тайм-трекер по контролю времени в Интернете. Приложение анализирует используемые приложения, количество времени и посещаемые веб-сайты, а после — показывает слабые места времяпровождения пользователя. Есть возможность временно заблокировать ресурсы, снижающие эффективность работы пользователя. Программа доступна со смартфона и компьютера, в том числе и на Linux.

Преимущества:

— Напоминания о трате слишком многого времени на ту или иную задачу.

— Подробные отчеты и ежедневные дайджесты для лучшего представления о том, как пользователь проводит свой день.

— Автоматическая подборка новых способов организации дня и грамотного тайм-менеджмента.

Практическое задание.

В этом большом списке мы отдельно описали приложения по контролю времени, затраченного на работу, а также упомянули о трекерах, которые фиксируют ваше время, проведённое в телефоне. Например, в последних обновлениях iPhone есть встроенный тайм-трекер, который следит за тем, что вы слишком много времени провели в Facebook или Instagram. Попробуйте поставить себе лимит на 15 минут в день для той или иной социальной сети, и Вы увидите, как часто Вам приходится нажимать кнопку «игнорировать лимит ещё 15 минут». Проанализируйте, сколько часов в день Вы проводите в Instagram, поставив себе лимит. Как только чувствуете желание зайти в социальную сеть, включайте заранее подготовленную электронную книгу. Не важно, что это будет — бизнес или художественная литература. Главное, чтобы это не была аудиокнига, иначе мозгу будет очень сложно перестроится. Читайте. Не много, ровно столько, сколько просидели бы в Instagram. Только три дня. Потом снова можно заняться прокрастинацией в соц. сетях. Со временем увеличьте время до 4-х дней и двух социальных сетей. Вот увидите, совсем скоро вы начнете гордиться тем, что каждую неделю читаете новую книгу. Почаще проверяйте, сколько времени Вы провели в YouTube, листали ленту Instagram, и сколько минут убили на Facebook. Поверьте, впервые испытанный шок от пользования тайм-трекерами заставит Вас задуматься о бесцельных минутах, проведённых с малознакомыми людьми из сети.