Простые инструменты lean на миллион

Филипп Семенычев, 2015

Учебник «средней школы lean». Описание набора наиболее простых и известных инструментов lean, часто упоминаемых в разной литературе, но нигде не описанных подробно. По настоящее время нигде в литературе не встречалось подробного описания небольших простых инструментов, а также подходов к работе с ними. Работа казалось бы простых и известных всем инструментов описываются вместе с подробными описаниями примеров их применения из реальной практики автора. Кроме того, в книге изложены подходы к расчёту экономического эффекта и возможности экономии значительных сумм при помощи применения описываемых инструментов.

О каких миллионах идёт речь?

Вначале поясним, о каких миллионах идёт речь. Как уже стало понятно из предыдущего раздела, речь идёт о деньгах. То могут быть миллиона рублей, долларов, евро, юаней и т.п. Так как настоящая книга написана на русском языке и предназначена в первую очередь для российских предприятий и организаций, то мы будем оперировать рублями. Точнее все примеры, изложенные в книге, будут приводиться в рублях.

Почему именно миллионы и при чём здесь lean, спросите вы? С этим мы сейчас и разберёмся. Однако давайте ответим на фундаментальный вопрос: для чего работает любое предприятие или организация?

Стоит отметить, что каждый сотрудник одной и той же организации ответит на него по-разному. Кто-то скажет, что для выпуска качественного продукта и удовлетворения потребности рынка или Заказчика. Кто-то отметит социальные аспекты функционирования организации: скажет, что для создания рабочих мест и обеспечения занятости населения. Кто-то будет оперировать показателями эффективности работы: для выполнения уровня производительности и прочих показателей. Нельзя сказать, что эти ответы абсолютно неверны, но и верными их назвать нельзя. Правильный же ответ, который дают, как правило, опытные руководители, заключается в том, что любая организация работает ради прибыли. Деньги — это то, что заставляет организовывать сложные системы, налаживать запутанные цепочки взаимоотношений и строить огромные производства. Если организация не получает прибыль, со временем она умирает, так же, как и живой организм, не получающий пищи и воды. И с другой стороны, прибыль позволяет организации развиваться и расти, завоёвывать новые рынки, расширять линейку продуктов, удовлетворять постоянно изменяющиеся потребности Заказчиков и снова делать деньги.

Миллионы, о которых идёт речь в настоящей книге — это сэкономленные вашей организацией деньги, являющиеся прибылью. Помните пословицу, что сэкономленный рубль — это заработанный рубль. С простыми инструментами lean всё то же самое. Мы просто экономим небольшие суммы по всей организации, чтобы получить миллионы дополнительной прибыли. Звучит просто, однако есть свои нюансы, которые мы разберём далее.

Сперва давайте рассмотрим упрощённую структуру стоимости любого продукта (см. рисунок ниже).

Ранее в своих книгах я уже приводил эту схему. В современном мире стоимость продукта определяется тем, сколько Заказчик готов заплатить за продукт, учитывая его качество и сроки изготовления. Как правило, в сфере продаж на любой товар устанавливается максимально возможная стоимость, за которую только можно его продать. В свою очередь, стоимость сильно ограничена давлением рынка, т.е. конкуренцией, не позволяющей поднимать цены выше определённого уровня, что является частью так называемой современной рыночной экономики. Разумеется, для того, чтобы имелся смысл в существовании организации, себестоимость продукта не должна превышать его стоимость. То есть, организация должна иметь возможность получать прибыль. Увеличить стоимость мы не можем, т.к. Заказчики просто будут приобретать аналогичный продукт у конкурентов. А получение прибыли — жизненная необходимость для организации. Со стоимостью все, казалось бы, просто, поэтому мы не будем вдаваться в подробности ценообразования.

На рисунке ниже схематично показано что происходит при применении lean.

В lean нас интересует как раз себестоимость, то есть издержки, которые несёт организация при изготовлении определённого продукта или оказании услуги. Это те средства, которые необходимы для поддержания производства продукции и нормального существования организации. Необходимо покупать сырьё и материалы, организовывать и обслуживать весь процесс, чтобы он выдавал продукт, содержать основные средства и т.п. С точки зрения lean, себестоимость делится на издержки, необходимые для создания ценности для Заказчика (обязательные затраты или затраты, необходимые для создания ценности) и потери — бесполезных издержки (необязательные затраты). Называть их можно совершенно по-разному, главное понимать смысл.

Ценность — это всё, за что Заказчик готов платить деньги (это, как правило, действия, видоизменяющие продукт, придающие ему определённые свойства);

Потери — всё остальное (как правило, действия, потребляющие ресурсы, но не добавляющие ценность).

Несмотря на абстрактность и субъективность формулировок, отличить одно от другого достаточно просто. Необходимо всего лишь поставить себя на место Заказчика и понять, что именно ему необходимо. Готов ли он платить деньги за сверление этого отверстия? Готов ли он платить деньги за транспортировку продукта на склад? Готов ли он платить деньги за обработку этой стороны детали? Готов ли Заказчик платить деньги за производства брака? А за наладку станка? А за уборку просыпанного материала? А за обработку этой поверхности детали?

Для того, чтобы ответить на эти вопросы, которых в реальности приходится задавать в десятки раз больше, необходимо отчётливо понимать потребности Заказчика. Вот чего часто не хватает в наших организациях. Люди выполняют определённую работу потому, что «так исторически сложилось», «нас так научили», «мы так думаем» и т.д. Но не в коем случае не потому, что «так требует Заказчик» или «это необходимо Заказчику».

Заказчик — это тот, кто готов платить деньги за произведённый продукт (или оказанную услугу).

Стоит отметить, что приведённые выше вопросы формируют парадигму следования требованиям Заказчика. Это одна из фундаментальных бережливых парадигм. Подробней о формировании бережливых парадигм читайте в книге «Бережливое производство для руководителей».

Различая ценность и потерю, а также размышляя категориями «ценность» и «потеря», вы и сотрудники вашей организации по-другому сможете взглянуть на происходящие процессы: на производство, собственную работу и даже жизнь. Но и это тема отдельной книги.

Правило №1

Знайте своего Заказчика, поймите его потребности и определите точно, что составляет для него ценность (за что Заказчик готов платить деньги)?

Говоря о миллионах важно понимать, что любая потеря стоит денег. Даже самая маленькая потеря — это рубль, составляющий тот самый миллион прибыли вашей организации.

Приведём простой пример из практики.

Совсем недавно я наткнулся на эту операцию, проводя lean-обследование одной организации. Не будем описывать специфику производства, перейдём сразу к сути. Рабочий, выполняющий упаковку продукта, ходит по 2 метра для того, чтобы взять упаковочный материал. Соответственно, он возвращается, проходя ещё 2 метра, чтобы упаковать продукт. С виду эта операция может не вызвать подозрения у работников. Она и не вызывала, пока мы не посмотрели на эту операцию немного другим, не привычным взглядом. Руководителям и специалист, сопровождавшим меня, я задал первый вопрос: «Если рассмотреть эту операцию детально, то в чём будет заключаться ценность с точки зрения Заказчика?» Вопрос обдумывался несколько минут и мне пришлось повторить его ещё дважды, немного изменив формулировку. «Если бы вы являлись Заказчиком, за какие действия этого человека (выполняющего операцию) вы были бы готовы платить деньги?» «Представьте, что вы — Заказчик и вам нужен этот продукт с определённым качеством, в определённой форме и т.д. За какие действия вы готовы заплатить деньги?» В конце концов, «представьте, что вы из своего кармана платите деньги этому работнику, сколько бы вы дали ему за каждое действие?» Только после последнего вопроса, сопровождающие стали рассуждать в категориях «ценность — потеря». Они сразу сказали, что ценность составляет сам процесс упаковки, когда продукт заворачивается в упаковочный материал нужна Заказчику, т.к. это обеспечивает сохранность продукта и его товарный вид. Большинство было готово отдать свои деньги за упаковку. Далее все дружно заметили, что хождение, перекладывание материала и его подготовка (разворачивание) являются чистой воды потерями. Но сразу же возникло множество «но». Привыкшие к данному процессу сотрудники наперебой стали выдавать оправдательные аргументы: «мы же не можем не подготавливать упаковочный материал», «подумаешь 2 метра, иногда приходится ходить и по 5 и по 10 метров» и т.д. Тем не менее, никто не согласился платить собственные деньги за его передвижения. Далее, мы решили посчитать, что в действительности теряется. Для упаковки каждой единицы продукта, рабочий проходил 4 метра, тратя на всё это примерно 4 секунды. План упаковки составлял примерно 660 штук в смену, следовательно, в смену рабочий тратил 660х4/60=44 минуты на ходьбу. С одной стороны, 44 минуты ходьбы — это около 69 потенциально упакованных деталей. С другой стороны — это 22х44=968 минут в месяц, потраченных на ходьбу, а это 16,13 часов или более 2-х рабочих смены. Согласитесь, что эта цифра гораздо существенней, чем 2 метра перемещений? Но и это ещё не всё. В год (учитывая отпуск, возьмём 11 месяцев) эта цифра превращается в 11х968=10560 минут или 176 часов. Если перевести это время в деньги через на среднюю оплату труда упаковщика, мы получим следующее. Не вдаваясь в точный расчёт (нам он здесь и не требовался), средняя зарплата упаковщика составляла 35 тысяч рублей за полный рабочий месяц. Разумеется, учитывая налоги и социальные отчисления, эта цифра была бы гораздо больше. 176 часов примерно составляет месячный фонд рабочего времени. Получается, что в год организация платит 35 000 рублей упаковщику за его перемещения.

Если бы мы знали, что операция упаковки лимитирует весь поток и влияет на отгрузки продукта, то это 2 метра или 176 часов в год нам стоили бы не 35 000 рулей, а в сотни и тысячи раз больше (учитывая влияние на ожидание других операций и самого Заказчика).

Это простой расчёт, который был призван лишь дать почву для размышлений руководителям и специалистам организации. Он лишь помог заставить их задуматься и отнестись к казалось-бы небольшой потере немного по-другому. Вскоре обнаруженная нами потеря была устранена простым перемещением стола с упаковочным материалом ближе к упаковке. Разумеется, после этого прибыль не увеличилась ровно на 35 000 рублей в год, однако это позволило частично уйти от сверхурочной работы, выполняемой на этом участке, которая также является частью операционных расходов организации.

Приведённый пример показывает простую арифметику, применение которой способно не только обосновать целесообразность любого улучшения, но и существенно оздоровить экономику организации. Подобными мелкими улучшениями вы вносите очередные несколько сотен или десятков тысяч рублей в копилку, сумма в которой со временем будет измеряться в миллионах рублей. Это всего лишь единичный пример, а представьте теперь сколько подобных примеров можно встретить в вашей организации? 10 таких примеров стоят ей 350 000 рублей в год, а 100 примеров — 3,5 миллиона в год. И это только перемещение — один вид потерь.

Когда вы научитесь видеть потери, вам станет ясно, что подобная работа приводит к снижению затрат и, соответственно, увеличению прибыли. Лучше всего считать экономию в масштабе года. Это не только из-за того, что цифры получаются гораздо внушительней и проще обосновать целесообразность того или иного улучшения. Впоследствии, для расчёта реального экономического эффекта экономистам удобнее оперировать цифрами в год.

Правило №2

Считайте любые, даже самые мелкие потери в натуральном выражении и переводите их в деньги. Считайте деньги (потенциальную экономию) в масштабе года.

Вот они, ваши миллионы, которые вы можете начать экономить незамедлительно. Однако для получения более значительных результатов, настоятельно рекомендую вам внимательно изучить каждую последующую главу: научиться видеть все потери, подходить к их выявлению и устранению комплексно, считать экономический эффект от устранения потерь и уметь перевести сэкономленные метры, секунды, килограммы и штуки в рубли.

Практическое задание раздела

В первую очередь, сформируем базовое понимание категорий lean на примере вашей работы и ваших процессов.

Ответьте на следующие вопросы:

• Кто Ваш Заказчик?

• Какие требования предъявляет Ваш Заказчик к качеству продукта, его стоимости и времени исполнения заказа?

Возьмите листок и напишите следующее:

• 15 действий в процессе производства вашего продукта (оказания услуги), за которые Заказчик готов платить деньги

• 50 действий в процессе производства вашего продукта (оказания услуги), за которые Заказчик НЕ готов платить деньги

• Выделите любые 5 действий, на ваш выбор, из действий, за которые Заказчик не готов платить, которые по вашему мнению наносят больше ущерба (потребляют больше ресурсов)