Отдел подбора персонала. От нуля до структуры

Евгений Бобров

Евгений Бобров, 38 лет, профессиональный хедхантер, построил карьеру 2 раза в жизни с начальных позиций. Книга написана в жанре бизнес и управление персоналом. По-сути, это первая книга на рынке HR, которая является настольным изданием для директоров по персоналу, руководителей подбора персонала и руководителей бизнеса. Содержание книги позволяет создать направление подбора в компании с нуля, а руководителям структурировать процессы и привести их к системе.

Глава 1. Аудит направления подбора

Настоящие профессионалы в сфере HR способны изложить свое мнение по любым вопросам бизнеса, а не только по тем, которыми занимается непосредственно кадровая служба.

Неизвестный

У меня в команде работала Ольга. Хороший человек. Приветливая, улыбчивая, быстрая, четкая. Она всегда знала ответы на все вопросы и… всегда была очень занята. Имелась у нее одна проблема. Показатели работы очень слабые. И вроде бы складно поясняла причины, а редкие успехи (которые все же были) отмечала при каждом разговоре о недостигнутых целях. Настал день, когда она ушла. Сама. По факту, нужно было с ней заканчивать взаимодействие раньше. Делать выводы и ставить задачи безальтернативно, нужно расставаться.

Все понимается с опытом. Это был лучший пример для меня на начальном этапе, чтобы больше не сталкиваться с подобным. Больше такие «Ольги» у меня не задерживались. Темп с первого дня. Результат строится на конкретных цифрах. Начать движение к большим целям следует с диагностики текущих показателей:

• Какими результатами вы обладаете на сегодняшний день?

• Почему не достигаете целей, которые наметили?

Возможно, проблема в менеджерах, или ваше предложение неинтересно рынку, или предложения о работе отправляете не тем, кому это надо?

Помните, как у Толстого: каждая несчастливая семья несчастлива по-своему? Так вот, в построении отдела наоборот, у руководителей «несчастья» совпадают. Каждую причину можно перевести в задачу и за 30—60 дней усердной работы построить заново эффективную работу в отделе подбора. Эта книга поможет придать действиям рекрутеров максимальную эффективность.

Начинаем считать и анализировать.

Есть 3 признака системы, когда нужно проводить аудит:

1 признак — «Саботаж менеджеров по подбору»

Проявляется в разных формах: от неисполнения рабочих задач до систематических нарушений дисциплины. Сотрудники ленятся, затягивают сроки, не умеют вести переговоры, не реагируют на негативные отзывы. Причина подобной расхлябанности в отсутствии контроля команды, ежедневной отчетности и недостатке участия руководителя в работе. Да и по себе скажу: я помню времена, когда работал в компании Ростелеком. Был я там, к слову, не Руководителем, а в роли заместителя начальника отдела по подбору персонала, внутренним хедхантером (охотником за ценными кандидатами). И помню, как затаенное нежелание делать что-либо новое и сложное появилось у меня спустя год работы. И произошло это именно тогда, когда руководитель перестал ставить сложные задачи, а точнее, почти перестал их ставить вовсе, так как и курс компании превратился в «дойную корову», в определённый период времени.

Я привык к тому, что сам планирую свой график, как хочу. А когда задачи все же появлялись, то желание их выполнять было значительно ниже, чем раньше. Меня удивила собственная реакция. Но она оказалась логичной. Ведь возникла новая привычка — эдакой свободы. Поэтому саботаж происходил не сам по себе, а от систематически неверных действий руководства.

Выход из ситуации:

Так вот, эффективному отделу подбора необходимы 5 равнозначных направлений:

1) Контроль.

Структурный и системный.

2) Скрипты.

Обновленные способы коммуникации с кандидатом по телефону, в переписке и личных встречах. Уничтожение старомодных методов работы с возражениями.

Например, В ответе на «я подумаю над предложением»:

Было: «Позвоните, как примите решение!»

Стало: «Да, конечно, все взвесьте, обдумайте. А позволите ли небольшой вопрос? — Да. — Скажите, а для вас какие условия мотивации более важные, по которым вы будете принимать решение о трудоустройстве?»

3) Понятные инструкции.

Система адаптации вновь прибывших сотрудников и оперативное внедрение новых техник. Автоматизация данных процессов.

4) План. Прозрачные цели в конкретных единицах измерения: число действий и срок выполнения. Чек-лист обязательных мероприятий.

5) Администрирование задач. Распределение и регулярный отчет.

2 признак — «План подбора не выполняется».

Средняя команда, «застоявшийся» коллектив из средних рекрутеров или, наоборот, текучка кадров. Менеджеры ходят на работу за окладом, в компании нет ключевых сотрудников на местах (или частично заняты вакансии), нет мотивации у персонала.

Невыполнение плана, хаотичные решения, которые не приносят результата.

Решение:

Здесь поможет хронометраж рабочего дня сотрудников (план задач по месяцу, неделе). Понять, на что менеджер тратит время: на целевые или лишние действия, сколько минут занимает каждое, как оптимизировать процесс работы с кандидатом?

Моя первая работа была на хлебозаводе. В 10 классе родители договорились с Директором предприятия, чтобы вывести меня на смену в течение полного месяца. Почему трудоустроили, это другая история. Сейчас не об этом. Моя задача была (3 смены/1 день отдыха) собирать сотни батонов белого хлеба из горячей печи и складывать стеллажи. И так, изо дня в день, контролируя только свою работу и отвечая за себя.

Задача Руководителя отдела подбора освобождать своих сотрудников от рутинных задач. При необходимости вывести ассистента отдела подбора для сбора информации или работы с документацией.

3 признак — «Золото, а не руководитель!»

Ситуация, при которой руководитель в отделе подбора берет на себя равную долю открытых заявок в работу, работу с документами и т. д. Параллельно он же занимается вопросами управления, кадровой работой и бюджетированием. Он выполняет большое количество операционных задач, итог которых — эмоциональное выгорание.

Причина — в нежелании персонала брать ответственность, отсутствии доверия руководителя к подчиненным, нарушении в делегировании задач. Как гласит китайская мудрость, не нанимай человека, которому не доверяешь, и доверяй человеку, которого нанял.

Решение:

Создать систему.

Эти три признака — следствие скрытых от глаз собственника проблем. Достаточно разобраться с причинами, отрегулировать управление, и подбор станет эффективным.

Но эти проблемы делятся на микрозадачи, а менеджеры очень ловко могут прикрывать недостаток результатов красивыми причинами: кризис, много конкурентов на рынке, загруженность другими делами…

Поэтому в реформации отдела подбора 3 задачи:

Во-первых, найти зоны роста.

Во-вторых, провести многоуровневый аудит.

В-третьих, посчитать, какие действия можно автоматизировать под статистику: количество кандидатов, телефонных звонков, число проведённых интервью, число предложений о работе, конверсию по воронке и прочее.

I. Для первой задачи вам понадобится провести анализ работы компании за прошедшие 2—3 месяца.

В целом по компании:

1. Количество трудоустроенных.

2. Срок поиска кандидата.

3. Конверсия (массовый подбор)

4. Лидогенерация. Эффективность.

5. Источники. Эффективность.

6. Качество системы управления данными (например, E-staff).

По кандидатам:

1. Качество трудоустроенных. Выручка от работы.

2. Категорийность (линейный, средний, высший менеджмент + digital / IT направление.

Соберите данные в одну таблицу и проработайте получившиеся показатели. Какие цифры можно и нужно увеличить, какими методами этого добиться быстрее?

II. Вторая задача — провести многоуровневый аудит по направлениям (подробнее рассмотрим в следующих главах):

1. Своя команда. Проверка работы менеджеров:

• умение делать профессионально мероприятия по сорсингу

• скрипты (соблюдение всех оборотов и «крючков» для зацепки кандидата)

• умение оценивать компетенции

• ведение отчётности в CRM или ATL системе.

2. Мониторинг конкурентов. Сравнительная таблица о работе минимум 5 основных конкурентов.

3. Целевая аудитория 15+15. Обратная связь от своих 15 Руководителей (заказчиков) и 15 трудоустроенных сотрудников от линейного персонала до среднего менеджмента. Почему одни приняли сотрудников, а другие приняли решение трудоустроиться? Опрос даст общую картину, что происходит на рынке и что о вас думают заказчики и потенциальные кандидаты.

III. Что касаемо третьей задачи — учитесь оцифровывать и сравнивать себя с показателями других. Не нужно изобретать. Нужно анализировать и применять. Важно понимать цели, к которым вы стремитесь, и ресурсы, которыми обладаете на сегодняшний день. Тогда вы сможете выстроить эффективный план изменений. Как сказал, Махатма Ганди: «Если желаешь, чтобы мир изменился — сам стань этим изменением.