HR-конструктор. Кадровая лидогенерация «под ключ»

Евгений Бобров

Данная книга написана для руководителей бизнеса, директоров по персоналу, руководителей подбора (в частности, массовый подбор), которые задумывались, как внедрить цифровые технологии или уже попробовали, но неудачно. В ней вы найдете осознанный и системный подход к автоматизации HR-процессов, в первую очередь в направлении подбора с понятными примерами и практиками, основой которой служит кадровая лидогенерация.

Глава 3. Ресурсы, которые необходимо учесть при планировании работы

Хорошо иметь ресурсы,

Много-много, разных-разных,

Мани манят, растут курсы,

Перспективы все прекрасны.

Неизвестный.

Под ресурсами массового подбора понимаются люди, условия и источники, которые с помощью эффективных преобразований позволяют достичь выполнения ресурсного плана бизнеса.

Я поделюсь с Вами максимально стандартными ресурсами и краткими подходами к их эффективному использованию. В каждой компании разные возможности и изучение подходов с максимальными затратами бюджета может демотивировать читателя, поэтому использование ресурсов будет представлено для среднестатистической компании и возможностей бюджета в целом.

Основные ресурсы, которые нужно учесть и использовать в планировании деятельности подразделения массового подбора:

— Команда.

Это самый главный ресурс в компании, который является универсальным во всем. Важно, что при отсутствии других ресурсов, которые рассмотрим ниже, команда может заполнить своей деятельностью любой из них.

При планировании деятельности необходимо провести анализ ресурса (возможностей) команды:

— Исчерпаемость рынка (количество резюме в неделю по категориям позиций, количество рекомендаций в месяц по каждой вакансии и т.д.);

— Реакция рынка кандидатов на политическую обстановку в стране (отказ на телефонных интервью и причины, отказ на интервью — снижение уровня профессиональных компетенций, количество отказов от предложений о работе и т.д.)

— Итерации, которые выполняет каждый член команды при отсутствии необходимых ресурсов.

— Расчет максимальной нагрузки на рекрутера — количество вакансий, который он/она сможет вести одновременно.

По итогам подготовки исследования необходимо оцифровать каждый пункт и перевести в минуты, чтобы посчитать возможности команды массового подбора.

Если Вам требуется обоснование по увеличению команды, то к исследованию выше необходимо добавить расчет — обоснование, в котором обязательно указать:

— количество сотрудников согласно ресурсному плану;

— КЗШР (коэффициент закрытия штатного расписания);

— прогнозируемая текучесть до конца года;

— другие дополнительные проекты (хвост по открытым вакансиям с прошлого года и т.д.);

— план на одного рекрутера по закрытию в месяц;

— количество рекрутеров необходимое для выполнения плана.

В данную таблицу можете добавить еще коэффициенты, которые повлияют на рекрутинговую компанию в следующем году. Далее делаете формулу, чтобы крайний пункт «Количество рекрутеров» выводился вычислением автоматически.

При внесении информации по прогнозируемой текучести рекомендую учесть: показатель текучести за последние 2 года; дополнительный показатель исходя из политической ситуации в стране (если показатель, например, с сентября и до конца года увеличил прогноз, то корректирующий коэффициент должен быть обязательно зафиксирован).

— ATS — система (Система управления данными, далее по тексту — ATS).

Аббревиатура ATS расшифровывается как Applicant Tracking System, что в переводе с английского языка означает «система управления данными». Это инструмент, с помощью которого рекрутеры управляют подбором.

ATS в данной книге является основой автоматизации, вокруг которой выстраивается весь процесс. В этом пункте мы зафиксируем только ресурсную составляющую планирования деятельности массового подбора.

Основные требования к ATS, которые фундаментально должны помочь команде подбора при выполнении задач на следующий год:

— публиковать вакансии на работных сайтах и в социальных сетях;

— добавлять резюме специалистов;

— хранить информацию о кандидатах в единой базе;

— планировать собеседования;

— собирать фидбэк по кандидатам;

— отправлять письма кандидатам и хранить историю переписки;

— проводить HR-аналитику.

Основные функции ATS, которые должны сопровождать команду рекрутмента на всех этапах подбора:

— Работа в едином окне. Коротко о: рекрутер должен на одном рабочем листе видеть всю историю работы с кандидатом.

— Форма заявки на подбор автоматизирована и позволяет редактировать структуру согласования кандидата.

— Возможность работы с любого устройства.

— Сохранение информации по кандидатам одним действием.

— Наличие скрининга по базе кандидатов в возможных разрезах.

— Фиксация дублей карточек по кандидату.

— Подготовка аналитики — «воронка подбора».

— Сопровождение профессионального и массового подбора.

— Информационные повторные письма кандидатам с фиксацией прочтения.

— Интеграция со всеми ТОП мессенджерами.

— Интеграция с телефонией, смс программами, доработкой по автоматическому обзвону.

— Автоматизированные чек листы по итогам интервью с кандидатами.

— Статистика по категориям: заказчики, рекрутеры и т. д.

— Замер удовлетворенности заказчика. Обратная связь.

— Соблюдение требований 152-ФЗ и GDPR.

Данные требования и функции (указанные выше) минимальны для внедрения ATS в компанию, эти фундаментальные составляющие должны проверяться ежегодно и при необходимости увеличиваться в пунктах.

При отсутствии части функций необходимо заложить в бюджет при планировании — доработки по степени важности и в первую очередь те, которые оптимизируют время работы сотрудников.

— Контрагенты.

Рассмотрим ряд категорий, которые необходимо учесть при планировании подбора на следующий год:

— клиентские менеджеры — представители работных сайтов;

— digital — агентства (кадровая лидогенерация, маркетинговые оффлайн компании, маркетинговая продукция);

— IT — компании (внедрение it решений);

— Кадровые агентства:

В компаниях с большим количеством сотрудников кадровые агентства являются неотъемлемыми помощниками в формировании потока кандидатов на позиции разных категорий: от среднего менеджмента до массового направления.

Ниже приведены требования к кадровым агентствам, которые мы будем использовать и в анализе работы.

Далее, по тексту я напишу 9 оценочных требований, а вам необходимо решить, какие необходимы в вашей компании.

— длительность работы компании на рынке кадровых услуг;

— соответствие линейки услуг агентства вашим задачам (например, рекрутмент, предоставление временного персонала и т.д.);

— известность бренда;

— рекомендации и отзывы клиентов;

— соблюдение требований законодательства в отношении заказчиков и кандидатов;

— наличие экспертизы в интересующей вас сфере (например, подбор персонала определенных профессий с учетом специфики отрасли, региона и т.п.);

— применение цифровых технологий, совместимых с ПО вашей компании;

— коммерческие условия (цена, гарантии, сроки и др.);

— ваш личный, предыдущий опыт работы с данной компанией в качестве кандидата или заказчика.

— Компания по представлению аутстаффинг — персонала:

Основная цель привлечения компании по аутстаффингу к работе — это повышение эффективности всего бизнеса!

Если выбор уже на определённой компании или если имеется список кандидатов, который необходимо сократить всего до одного названия или изменить действующую компанию, стоит провести оценку деятельности аутстаффинговых фирм. Список наиболее важных критериев выбора — приблизительно следующий:

— Опыт работы в этой сфере. Одно из лучших доказательств высокого качества предоставляемых услуг — обширный послужной список. Поэтому стоит делать выбор в пользу опытных партнёров. Компания «Эксперт-аутсорсинг» на рынке уже более 6 лет и имеет таких партнёров, как: газета «Работа для вас», общежитие «Мечта» у метро Люблино, «ЛИМ», «ВлаСэр», «Робамаг», «Авангард» и т. д.

— Возможность изучить договор. Компания должна предоставлять этот основной документ о сотрудничестве в свободном доступе, в том числе — для ознакомления потенциальным клиентам. Не стоит жалеть времени на изучение договора, всех приложений и дополнений к нему.

— Репутация и отзывы. Ещё один надёжный способ оценить добросовестность и профессионализм партнёра. Найти отзывы можно в интернете, профессиональных сообществах, среди деловых знакомых.

— Ориентация на результат. Если в сотрудничестве с вашей компанией действительно заинтересованы, это будет понятно уже в процессе переговоров.

— Обоснованные цены. Если расценки подозрительно низкие — это должно вызывать такую же обеспокоенность, как и безосновательно завышенные тарифы.

В целом при выборе компании по аутстаффингу стоит ориентироваться на опыт работы с другими партнёрами, а также возможности бизнеса и цели, поставленные перед ним.