Ритейл. Массовый подбор персонала

Олеся Филиппова, 2023

В этой книге мы рассмотрим массовый подбор в Ритейл. Мы расскажем вам рабочие кейсы, с которыми мы столкнулись в нашей практике.

Пример положения о подборе персонала

Я не буду вам в данной главе писать, как правильно написать положение о подборе персонала. Я приведу вам пример данного положения:

“Оглавление:

Общие положения;

Профиль должности;

Порядок формирования заявок на подбор персонала. Обоснование причин открытия вакансий;

Установления срока закрытия вакансии;

Прием заявки на подбор персонала специалистом по подбору персонала;

Методы работы по вакансии. Выбор источников подбора, в зависимости от места локации магазина;

Объявления о наборе персонала;

Работа с кандидатами. Скрипты телефонных переговоров и отработки возражений;

Оценка кандидатов на этапе телефонных переговоров. Приглашение соискателей на собеседование в магазины. Уведомление соискателя и ответственного лица от магазина за собеседование;

Оценка кандидата на этапе личного собеседования. Инструкция о проведение личного собеседования;

Проверка личных данных кандидатов службой безопасностью;

Стажировка кандидата в магазине;

Отказ кандидатам, не прошедшим этапы отбора на вакантную должность;

Оформление кандидата в компанию. Вывод на первый рабочий день;

Действия сотрудников в магазине, в случае неактуальности вакансии;

Обратная связь по кандидатам;

Воронка подбора персонала;

Ответственность сторон процесса подбора персонала;

Этический кодекс специалиста по подбору персонала.

Общие положения:

Подбор персонала в компанию направлен на активное привлечение персонала в розничную сеть.

Основной целью подбора персонала является своевременная комплектация штата магазинов компании эффективно работающим персоналом в нужном количестве для достижения стратегических и тактических целей компании — минимум 95% общей укомплектованности всей сети.

Подбор персонала проводится для поддержания бизнеса, реализации стратегических целей для решения следующих задач:

—

Повышение качества профессиональных и личностных компетенций, утвержденных в компании;

—

Создание позитивной репутации работодателя;

—

Реализация краткосрочных и долгосрочных бизнес-задач, стоящих перед компанией.

Процесс подбора и найма нацелен на обеспечение компании достаточным количеством компетентного персонала.

За процесс подбора кандидатов на вакантные должности отвечает отдел по подбору и адаптации персонала.

Подбор персонала осуществляется на новые магазины или при замене увольняющегося сотрудника.

Принципы подбора персонала.

С целью соблюдения норм и правил корпоративных положений в компании устанавливаются следующие принципы подбора персонала:

—

Планирование найма персонала происходит на долгосрочной и краткосрочной основе;

—

Подбор персонала осуществляется с использованием открытых источников информации;

—

Подбор осуществляется с соблюдением принципов непредвзятости в отношении кандидатов.

Профиль должности

Профиль должности — это обязательный и необходимый рабочий инструмент. На основание профиля должности осуществляется поиск и оценка кандидатов на вакантные должности в магазинах.

Профиль должности включает в себя:

—

Профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения данной работы (для работы старшим продавцом и для администраторов/директоров магазина);

—

Личные и профессиональные компетенции;

—

Ценности, соотносящиеся с корпоративной культурой;

—

Формальные требования/анкетные данные.

Профили должности утверждаются директором по персоналу. Профили должности могут меняться в зависимости от поставленных перед компанией приоритетов.

Утвержденные профили должности: Приложение №1 (см. соответствующую главу)

Порядок формирования заявок на подбор персонала. Обоснования причин открытия вакансий

Заявку на подбор персонала подает территориальный управляющий, либо ответственное лицо за отбор кандидатов в магазин.

Заявка оформляется в рабочей автоматизированной системе. Каждая заявка содержит стандартный набор обязательных для заполнения полей. Если в магазине возникает потребность в двух сотрудниках с идентичными должностями и функционалом, то оформляется одна заявка с указанием количества вакантных позиций.

Заявка в электронном виде приходит на согласование руководителю отдела подбора персонала. Срок согласование заявки не должен превышать одного рабочего дня с момента ее заведения в автоматизированной системе.

Руководитель отдела подбора персонала проверяет обоснованность открытия вакансии в магазин. Обоснованными причинами открытия вакансий являются:

—

Расширение штатного расписания;

—

Увольнение действующего сотрудника;

—

Неявки действующего сотрудника;

—

Замена действующего сотрудника.

После утверждения руководитель отдела персонала передает заявку в работу специалисту по подбору персонала, определяет конкретного специалиста по подбору персонала, с учетом его территориальной зоны ответственности.

Заявка на подбор нового сотрудника составляется в соответствии утвержденным профилям должности.

В случае, когда подается заявка на должность, не предусмотренную действующим штатным расписанием, территориальный управляющий предварительно согласовывает введение новой должности с вышестоящим руководителем. В случае признания целесообразности ввода дополнительной ставки руководитель отдела кадров вводит новую ставку в штатное расписание.

Форма заявки: Приложение №2 (зависит от автоматизированной системы, в которой вы работаете)

Установление срока закрытия вакансии

Срок закрытия вакансии — период от начала поиска и до дня оформления кандидата на работу.

Принципы установления сроков:

—

Срочность вакансии;

—

Приоритетность должности;

—

Количество открытых вакансий в магазине.

Стандартный срок закрытия вакансий — 10 рабочих дней. Данный срок может быть уменьшен в соответствии с принципами установления срока, но не может быть менее 5 рабочих дней.

Срок закрытия вакансии в случае форс-мажорных обстоятельствах согласовывается с руководителем отдела подбора персонала. В заявке на подбор персонала ответственное лицо должен данные обстоятельства указать. Без указания данных обстоятельств срок закрытия вакансии устанавливается стандартный.

Прием заявки на подбор персонала специалистом по подбору персонала

Специалист по подбору персонала при получении заявки на подбор персонала должен:

—

Внести информацию в рабочий отчет по подбору персонала;

—

Ознакомится со сроками закрытия вакансии;

—

Проанализировать кадровый резерв кандидатов.

Методы работы по вакансии. Выбор источников подбора, в зависимости от места локации магазина

В подборе сотрудников для сети компании используется методика массового подбора. Это разновидность рекрутинга, которая применяется при большом количестве (100 и более) открытых типовых линейных позиций, отличительной характеристикой, которой является “холодные продажи по телефону”, совершаемые специалистом по подбору персонала.

Специалист по подбору персонала организует подбор персонала, используя различные источники поиска, зависящиеся от территориального месторасположения магазина и специфики региона.

В качестве основных источников поиска и подбора персонала в компании являются:

—

Поисковые интернет-системы, с которыми заключен договор на оказание услуг по размещению вакансий;

—

Открытые поисковые системы, которые предоставляют право пользования информацией о соискателях без заключения договора;

—

Внутренняя база кандидатов, находящихся в резерве;

—

Средства массовой информации, периодические издания, публикующие объявления частных лиц и работодателей о поиске и предоставлении работы;

—

Социальные медиа;

—

Расклейка объявлений на информационных досках населенного пункта и внутри домов;

—

Расклейка объявлений в транспортных средствах;

—

Акция “приведи друга”;

—

Лидогенерация;

—

Участие в ярмарках вакансий от центра занятости населения.

При выборе источника подбора персонала мы анализируем следующую информацию:

—

Какой возрастной категории соискатели размещают свое резюме в данном источнике;

—

В каком количестве каждый день добавляются в данный источник соискатели, которые подходят нам по формальным признаками;

—

Основные должности, которые ищут соискатели через данные источники.

Все используемые источники подбора фиксируются в специальном отчете (см. Приложение №3/см. соответствующую главу). При нахождение нового источника подбора его необходимо внести в данный отчет на обязательной основе, с разбивкой по регионам.

Объявления о наборе персонала

В компании приняты следующие виды объявлений:

—

Объявления о наборе персонала для размещения на интернет-ресурсах (см. Приложение №4/см. соответствующую главу);

—

Объявления о наборе с QR кодом на бумажном носителе формата А3 для распространения в магазинах (см. Приложение №5/см. соответствующую главу);

—

Объявления о наборе персонала на бумажном носителе для расклейки на информационных досках населенного пункта, домов, транспортных средствах (см. Приложение №6/см. соответствующую главу).

Объявления о наборе меняются только руководителем отдела подбора персонала. Другие службы не могут менять объявления о наборе. Другие службы могут прислать свои предложения об изменение шаблонов объявлений на почту руководителя отдела подбора персонала.

В компании запрещено размещать другие виды объявлений. Цель единого объявления — узнаваемость HR бренда.

Работа с кандидатами. Скрипты телефонных переговоров и отработки возражений

Специалист по подбору персонала проводит полноценную первоначальную работу с кандидатами.

При работе с резюме специалист по подбору персонала оценивает кандидатов по формальным признакам.

Приоритетной работой является работа с кандидатами, которые откликнулись на вакансию. С кандидатом, который откликнулся на вакансию, специалист по подбору персонала должен связаться в течение 1 рабочего часа, с целью не потери кандидата.

Общение с кандидатом, который откликнулся на вакансию, осуществляется по утвержденному скрипту телефонных переговоров (см. Приложение №7/см. соответствующую главу). Отхождение от скрипта возможно только в случае, если диалог пошел не по предполагаемой маршрутизации.

В течение рабочего дня специалист по подбору персонала осуществляет “холодный” поиск кандидатов в открытых источниках подбора персонала. Работа по “холодной” базе занимает у специалиста по подбору персонала минимум 4 рабочих часов.

Общение с кандидатом, который был найден “холодным” поиском, осуществляется согласно утвержденному скрипту телефонных переговоров (см. Приложение №8/см. соответствующую главу). Отхождение от скрипта в данном случае невозможно.

В случае если у кандидатов возникли какие-либо возражения, то в данном случае они отрабатываются согласно скриптам отработки возражений (см. Приложение №9/см. соответствующую главу). Данные скрипты пополняются по мере возникновения новых возражений от соискателей.

Цель работы с кандидатами — это проведение его по всем этапам воронки подбора персонала до оформления.

Оценка кандидата на этапе телефонных переговоров. Приглашение соискателей на собеседование в магазины. Уведомление соискателя и ответственного лица от магазина за собеседование

Специалист по подбору персонала проводит первоначальную оценку кандидатов согласно утвержденному профилю должности. При телефонном интервью также необходимо оценивать:

—

Грамотность речи;

—

Адекватность разговора.

Специалист по подбору персонала приглашает на собеседование соискателей в магазин. Время и дату собеседования назначаются согласно графику, который был предоставлен территориальным управляющим или ответственным лицом. Если в утвержденные даты по форс-мажорным обстоятельствам у администратора/директора магазина нет возможности провести собеседование с соискателями, то он должен об этом заранее уведомить специалиста по подбору персонала для переноса собеседований, назначенным кандидатам.

Специалист по подбору персонала высылает сообщение кандидату. В котором указывает:

—

Адрес, по которому располагается магазин;

—

Время и дату собеседования.

Специалист по подбору персонала высылает уведомление администратору/директору магазина с указанием:

—

ФИО кандидата;

—

Даты и время собеседования.

В конце рабочего дня специалист по подбору персонала связывается со всеми назначенными на текущий день кандидатами, которые не явились на собеседование с целью переноса собеседования и с целью выяснения причин неявки на собеседование.

Оценка кандидата на этапе личного собеседования. Инструкция о проведение личного собеседования

Администратор/директор магазина, либо старший продавец проводит собеседование с кандидатом на должность продавца. Действующий продавец не имеет право проводить собеседование с кандидатом.

В случае, если по каким-либо причинам в момент прихода кандидата администратора/директора и старшего продавца нет на рабочем месте, действующий продавец должен выдать анкету для заполнения и объяснить соискателю, что в ближайшее время с ним свяжутся. Данную анкету необходимо передать в отдел подбора персонала. Дальнейшее взаимодействие с соискателем производит специалист по подбору персонала.

Этапами проведения собеседования являются:

—

Приветствие кандидата;

—

Вопросы к кандидату;

—

Рассказ о компании;

—

Рассказ о должности;

—

Ответы на вопросы от кандидата;

—

Завершение собеседования.

Вопросы на собеседование задаются согласно Памятки о проведение собеседования (см. Приложение №10/см. соответствующую главу).

Администратор/директор или старший продавец оценивает кандидата согласно утвержденному в компании профилю должности. Оценка по внутренним личностным убеждениям и ценностям запрещена.

Положительная оценка кандидата на этапе личного собеседования производится из совокупности факторов:

—

Соответствие профилю должности;

—

Личная мотивация кандидата направлена на работу продавца;

—

Адекватность поведения на собеседование;

—

Ценности кандидата соответствуют ценностям компании.

После проведения собеседования администратор/директор или старший продавец сообщает о своем решение специалисту по подбору персоналу.

Проверка личных данных кандидатов службой безопасностью

Если администратор/директор или старший продавец принял решение о том, что кандидат соответствует профилю должности, то он пересылает заполненную кандидатом анкету (см. Приложение №11/см. соответствующую главу), для проверки службой безопасностью специалисту по подбору персонала.

Специалист по подбору персонала проверяет правильность заполнения анкеты и передает личные данные кандидата в службу безопасности для проверки. В случае нехватки каких-либо данных специалист отдела подбора персонала связывается с кандидатом, для их уточнения.

Служба безопасности после проверки кандидата дает ответ:

—

“Согласованы”;

—

“Не рекомендованы”;

—

“Не согласованы”.

Специалист по подбору персонала сообщает кандидатам о принятом решение в отношение их трудоустройства в компанию.

Стажировка кандидата в магазине

После полученного статуса по кандидатам “Согласованы” от службы безопасности специалист по подбору персонала сообщает о положительном решение администратору/директору. Совместно принимается решение о дате и времени стажировки.

Стажировка не может превышать более 2-х часов.

Цель стажировки — оценить кандидата во время рабочих процессов.

Администратор/директор или старший продавец должен:

—

Провести первоначальный инструктаж кандидату, обозначив его задачи на время стажировки;

—

Назначить ответственного сотрудника магазина, который выступит наставником для новичка;

—

Познакомить кандидата со всеми сотрудниками магазина;

—

Показать помещения магазина.

Во время стажировки оценивается:

—

“Коммуникабельность”;

—

“Вовлеченность в рабочие процессы магазина”.

По окончанию стажировки администратор/директор или старший продавец должны взять обратную связь у кандидата. В случае необходимости отработать возникающие возражения.

О результатах прохождения стажировки администратор/директор или старший продавец сообщает специалисту по подбору персонала.

Отказ кандидатам, не прошедшим этапы отбора на вакантную должность

Отказ кандидатам осуществляется по следующим принципам:

—

Не соответствует профилю должности;

—

Не прошел положительную оценку во время личного собеседования;

—

Не прошел внутреннюю проверку личных данных.

Отказ кандидатам в трудоустройстве в компанию сообщает специалист по подбору персонала. Сотрудники магазина не имеют право сообщать отказы соискателям.

Алгоритм отказа:

—

Поблагодарите кандидата за уделенное время;

—

Выделите положительное качества кандидата;

—

Сообщите об отказе, сожалея;

—

Пожелайте удачу в поисках работы.

Оформление кандидата в компанию. Вывод на первый рабочий день

Специалист по подбору персонала согласовывает оформление сотрудника с администратором/директором магазина.

После положительного прохождения кандидатом всех этапов собеседования, специалист по подбору персонала высылает ему направление на прохождение медицинской комиссии (см. Приложение №12/в каждой медицинской компании свой вид направления).

Кандидат распечатывает данное направление в любом магазине компании и посещает медицинское учреждение, с которым у компании заключен соответствующий договор. О том, что кандидат посетил медицинское учреждение ему выдается соответствующая справка. Копию справки он пересылает специалисту по подбору персонала.

После получения копии данной справки специалист по подбору персонала запрашивает у кандидата копии документов, необходимых для оформления. Данный пакет документов пересылается в отдел кадров.

Действия сотрудников в магазине, в случае неактуальности вакансий

В случае прихода кандидата в магазин, где нет открытых вакансий сотрудники должны произвести следующие действия:

—

Сообщить соискателю о том, что в данном магазине нет открытых вакансий, но есть открытые вакансии в других магазинах сети;

—

Предложить заполнить анкету кандидата;

—

Фотографию анкеты кандидата передать в отдел подбора персонала;

—

Отдел подбора персонала связывается с кандидатом и предлагает ему вакантные должности в магазинах;

—

В случае отказа кандидата рассматривать вакансии в других магазинах, специалист отдела подбора персонала заносит кандидата в резерв.

Обратная связь по кандидатам

Администратор/директор, старший продавец обязаны давать обратную связь по кандидатам в течение 3-х часов с момента проведения собеседования по рабочей электронной почте, через мессенджеры рабочих телефонов.

Обратная связь предоставляется в следующих случаях:

—

Результат проведения собеседования — отказано и причина отказа, согласовано;

—

Результат проведения стажировки — отказано и причина отказа, согласовано.

Воронка подбора персонала

В целях оценки и анализа работы специалистов отдела подбора персонала и отдела подбора персонала в целом в компании на постоянной основе ведется воронка подбора персонала.

Воронка подбора персонала помогает:

—

Выявить проблемные зоны в работе специалиста и проработать с ним мероприятия по их улучшению;

—

Выявить общую проблематику в целом по региону и по компании;

—

Выставить план ежедневных показателей специалистам по подбору персонала, которые он должен выполнять;

—

Просчитать какое количество сотрудников необходимо в отделе подбора персонала для выполнения поставленных перед отделом задач.

В компании отслеживаются следующие этапы воронки подбора персонала:

—

Количество звонков;

—

Количество приглашенных кандидатов на собеседование;

—

Количество дошедших соискателей на собеседование;

—

Количество отобранных кандидатов на собеседование;

—

Количество кандидатов, прошедших проверку СБ;

—

Количество кандидатов, вышедших на стажировку;

—

Количество соискателей, прошедших медицинскую комиссию и приславших документов на оформление;

—

Количество оформленных.

Воронка подбора ведется на постоянной ежедневной основе. В анализе воронке подбора принято подсвечивание для информативности руководителя о нормах выполнения:

—

Зеленый цвет — показатели в норме;

—

Желтый цвет — средние показатели;

—

Красный цвет — показатель ниже нормы. Необходим анализ и разработка плана мероприятий для увеличения конверсии.

Примечание: Пример анализа воронки подбора (см. Приложение №14/см. соответствующую главу).

Ответственность сторон процесса подбора персонала

Представители операционного департамента (нанимающие менеджеры) несут ответственность в части:

—

Своевременное предоставление информации о вакантных вакансиях. Важно — заявки на подбор в устном формате не принимаются;

—

Соблюдение срока не более 3-х рабочих часов, отведенного для предоставления обратной связи по кандидатам;

—

Проверка правильности заполненной анкеты кандидатом.

Специалист по подбору персонала несет ответственность за качественное и своевременное выполнение процедур подбора персонала, проведения телефонных интервью, организацию собеседований с кандидатами на вакантные должности.

Руководитель отдела подбора персонала несет ответственность за надлежащую организацию процесса подбора и работы специалистов по подбору персонала, за выбор оптимальных источников подбора персонала.

Специалист службы безопасности несет ответственность за своевременную проверку персональных данных кандидатов.

Этический кодекс специалиста по подбору персонала

Специалист по подбору персонала должен придерживаться при работе этических и моральных норм, а также:

—

Обеспечивать конфиденциальность информации, полученной от кандидатов, не допускать разглашения информации;

—

Не позволять неуважительные высказывания о кандидатах;

—

Поддерживать имидж компании и развивать HR бренд компании;

—

При оценке кандидатов придерживаться принципов независимости и объективности;

—

Постоянно совершенствовать свои знания и профессиональные навыки.”

Как мы с вами видим из данного примера, когда мы прописываем наше положение о подборе персонала, мы должны в нем максимально полно описать все процессы, чтобы каждый сотрудник, вовлеченный в процесс подбора и отбора кандидатов в компании четко понимал свои действия и свою зону ответственности.

Данное положение помогает нам также не допускать конфликтных ситуаций между отделами, так как зоны ответственности каждого отдела четко расписаны. Опишу небольшой пример, когда возникла конфликтная ситуация и наше положение о подборе персонала помогло ее разрешить.

Региональный директор написал письмо в адрес отдела подбора персонала о следующем: “коллеги, ранее вы предоставляли информацию о том, что очень много не согласованных кандидатов, практически 40% от службы безопасности. Из беседы со службой безопасностью основная причина отказов таких анкет — это не заполненная анкета (заполнена некорректно), не читаема в датах, ФИО, что делает невозможным проверку. Подскажите, в чьей зоне ответственности проверка заполнения/корректировка при заполнении соискателя перед отправкой в службу безопасности, чтобы минимизировать подобные ситуации”. В данном случае мы ссылаемся на наше утвержденное положение о подборе персонала к главе описывающей ответственности сторон.

Кроме этого, данное положение помогает не нарушать определенные процессы, например процесс оформления, которое важно, особенно в полностью белых компаниях. Например, ваш сотрудник отдела подбора персонала выявил такую ситуацию на торговой точке: “Прошу принять меры по настройке четкого регламента при проведении собеседования и бесплатной двухчасовой вводной стажировки для соискателей, которые направляются в торговую точку. Второй грузчик подряд выходит неоформленным на работу по словам директора сегодня будет работать в 15:00 до 22:00. Это недопонимание — огромная проблема для подбора персонала, в таких условиях люди не доходят до трудоустройства, как получилось с другим грузчиком. Директору я и в письменной, и в устной форме объясняла, что проводится собеседование, потом вводная 2-часовая стажировка, затем человек нужно направить на трудоустройство через специалиста по подбору персонала”. В связи с этим необходимо довести до всех сотрудников процесса положение о подборе, где сделать ссылку, как проводится стажировка и оформление сотрудника.