Проектное решение SAP – Контроллинг (СО)

Наталия Сергеевна Михеева, 2021

Цель данной книги – ознакомить читателя с рабочим шаблоном проектного решения «ведение основных данных контроллинга» на примере программного обеспечения SAP. Продемонстрировать, что такое проектное решение по основным данным, ознакомить с его содержанием и наполнением. Данная книга в первую очередь будет полезна тем, кто хочет разобраться, как в крупных компаниях осуществляется процесс внедрения информационных систем, как правильно писать подобного рода документы. Поможет более успешно пройти собеседование на консультанта, архитектора IT, менеджера или руководителя проекта и существенно сократит трудозатраты на подготовку проектной документации при внедрении информационных систем на вашем предприятии.

Бизнес-часть

Организационная структура

В рамках реализации бизнес-процесса «Учет затрат» используются следующие организационные объекты системы SAP ERP:

Единица учета результатов (ЕУР): 1000 «Группа Колобок»;

Контроллинговая единица (КЕ): 1000 «Группа Колобок»;

Стандартная иерархия МВЗ: S1000 «Группа Колобок»;

Балансовая единица (БЕ): 1500 «ОАО «Ромашка»;

Места возникновения прибыли (МВП) — структурные подразделения (подробное описание и справочник МВП приведены в проектном решении КИС_ФХД.ПР.R01 Ведение основных данных).

Единица учета результатов — организационная единица модуля Учет результатов, используемый для анализа финансового результата деятельности группы Колобок, в частности для:

анализа выручки по всем видам деятельности компании в стоимостном и количеством выражении и затрат, связанных с их оказанием (себестоимость);

анализа прочих доходов и расходов в стоимостном выражении;

анализа информации по управленческим и коммерческим расходам, распределенным по необходимым аналитикам (например, вид деятельности, клиент, договор и т. д.).

В рамках проекта КИС ФХД создается одна Единица учета результатов: 1000 «Группа Колобок».

Контроллинговая единица — это организационная единица компании, для которой может быть осуществлен полный, законченный учет затрат. В рамках проекта КИС ФХД создается одна Контроллинговая единица: 1000 «Группа Колобок».

В иерархии Контроллинга Единица учета результатов располагается над Контроллинговой единицей. В рамках проекта КИС ФХД Единице учета результатов будет присвоена одна Контроллинговая единица.

Балансовая единица — это организационная единица модуля Финансы. БЕ является наименьшей организационной единицей внешней отчетности, в которой могут быть отражены все функции самостоятельной бухгалтерии. В рамках проекта КИС ФХД БЕ является юридическим лицом.

Стандартная иерархия МВЗ — это иерархическая структура, в которой представлены все МВЗ, принадлежащие определенной Контроллинговой единице с точки зрения Контроллинга.

В рамках проекта КИС ФХД Места возникновения прибыли — структурные подразделения ОАО «Ромашка» (подробное описание и справочник МВП представлен в проектном решении КИС_ФХД.ПР.R01.0000-0 — Ведение основных данных).

Организационная структура процессов Учет затрат приведена на Рисунке 2:

Основные данные

Основными данными Контроллинга являются:

Справочник МВЗ;

Справочник видов затрат;

Справочник видов работ;

Справочник внутренних заказов;

Справочник статистических показателей;

Справочник Функциональных сфер;

Справочник СО-производственных заказов.

Описание бизнес-процесса U1 Ведение основных данных Контроллинга (объектов сбора затрат)

Выделение объектов Контроллинга в части сбора затрат осуществляется исходя из:

представления информации о затратах в разрезах, необходимых для контроля затрат подразделений общества (предприятия) для выполнения работ, оказания услуг, производства продукта;

представления информации о себестоимости продуктов и услуг;

представления информации о результатах деятельности общества (предприятия).

Процесс ведения основных данных предполагает: создание, изменение, просмотр объектов Контроллинга, а также формирование и просмотр отчета по объектам Контроллинга.

Для отражения затрат и выручки и их последующего перераспределения, на объектах Контроллинга дополнительно используются следующие данные Контроллинга:

Первичные и вторичные виды затрат;

Виды работ (Вид работ — это инструмент, предназначенный для количественного измерения выполняемых собственными силами работ и распределения затрат в Контроллинге);

Статистические показатели (базы для распределения затрат).

Существует возможность изменения присвоения организационных единиц между собой (МВЗ, БЕ). Данная возможность реализуется на основании регламентирующего внутреннего документа, устанавливающего правила и ответственность за создание и изменение организационных единиц. Ограничение на доступ к объектам Контроллинга (МВЗ, внутренним и СО-производственным заказам) производится с помощью полномочий, присвоенных пользователю в системе.

Таким образом, в SAP ERP используются следующие объекты сбора затрат:

Остальные объекты системы, относящиеся к основным данным модуля Контроллинг, приведены в таблице № 4:

Ведение справочника МВЗ (U1.01)

Место возникновения затрат (МВЗ) — Объект Контроллинга, представляющий собой организационную единицу в системе, выделенную по организационным, функциональным, пространственным критериям, однозначно определяющим место на предприятии, где возникают затраты.

Для классификации МВЗ по принадлежности к счетам «основное производство», «вспомогательное производство», «общепроизводственным, общехозяйственным и коммерческим затратам» будут использованы виды МВЗ. Затраты каждого МВЗ должны однозначно относиться либо к основному, либо к вспомогательному производству, либо к общепроизводственным, либо к общехозяйственным, либо к коммерческим затратам, что будет определяться значением вида МВЗ.

Справочник видов МВЗ представлен в пункте 6.7 данного документа.

Все места возникновения затрат при создании включены в особую иерархическую группу — стандартную иерархию МВЗ. При этом каждому МВЗ присваивается уникальный код.

Подпроцесс содержит в себе 6 шагов, определяющих последовательные этапы ведения основных данных мест возникновения затрат.

Справочник мест возникновения затрат приведен в соответствующем приложении к Методическим рекомендациям по учету затрат и калькулированию фактической себестоимости в КИС ФХД на базе SAP ERP для ОАО «Ромашка».

Определение принципов кодирования МВЗ (U1.01.10)

Общие принципы кодирования МВЗ приведены в пункте 5.7 данного документа.

Ведение стандартной иерархии МВЗ (U1.01.20)

В рамках Контроллинговой единицы создается стандартная иерархия мест возникновения затрат. При создании каждое МВЗ должно быть присвоено стандартной иерархии.

Стандартная иерархия МВЗ представляет собой отдельные МВЗ, сгруппированные по определенному принципу. Группировка МВЗ может быть многоуровневой, т.е. иерархической. В качестве объектов сбора затрат используются только конечные МВЗ. Группы МВЗ (группы стандартной иерархии) предназначены только для группировки, которая используется, например, в стандартных отчетах модуля «Контроллинг» (CO) — можно посмотреть отчет по затратам как отдельного МВЗ, так и группы (подгруппы) МВЗ.

В рамках проекта КИС ФХД используется одна стандартная иерархия МВЗ для всей Компании (в терминах системы для всей КЕ), что не исключает в дальнейшем использование прочих групп МВЗ, отличных от узлов стандартной иерархии МВЗ:

Бизнес-роль: Ведение основных данных модуля Контроллинг

Транзакция: OKEON.

Создание основных данных (справочник) МВЗ (U1.01.30)

Места возникновения затрат определяются на длительный срок.

МВЗ создаются с определенным периодом действия, например с 01.01.2014 по 31.12.9999 (дата окончания может быть иной).

Ответственный за создание справочника МВЗ пользователь — администратор справочника МВЗ — создает карточку основных данных нового МВЗ.

Входящая документация: заявка на создание основных данных МВЗ

Входящая информация:

Бизнес-роль: Ведение основных данных модуля Контроллинг

Транзакция: KS01.

Изменение основных данных (справочник) МВЗ (U1.01.40)

Ответственный за изменение справочника МВЗ пользователь — администратор справочника МВЗ — вносит необходимые изменения в основную запись МВЗ.

Входящая документация: заявка на изменение основных данных МВЗ

В основной записи МВЗ возможно изменение следующих данных:

Бизнес-роль: Ведение основных данных модуля Контроллинг

Транзакция: KS02.

Просмотр основных данных (справочник) МВЗ (U1.01.50)

Просмотр основных данных МВЗ осуществляется для уточнения такой информации как: срок действия, наименование МВЗ, принадлежность юридическому лицу (БЕ), ответственные лица, история изменений данных в основной записи МВЗ.

Бизнес-роль: Ведение основных данных модуля Контроллинг

Транзакция: KS03.

Удаление/блокировка основных данных (справочник) МВЗ (U1.01.60)

Удаление МВЗ возможно при отсутствии оборотов по данному МВЗ.

Входящая документация: заявка на блокировку основных данных МВЗ.

Бизнес-роль: Ведение основных данных модуля Контроллинг

Транзакция: KS02, KS04

Ведение справочника видов затрат (U1.02)

Процесс содержит в себе 6 шагов, определяющих последовательные этапы ведения основных данных видов затрат.

В системе SAP ERP для ведения аналитики по затратным счетам используются виды затрат. При определении видов затрат различаются первичные и вторичные виды затрат.

Первичные виды затрат — элементы системы, которые предназначены для учета по видам затрат в результате первичного учета (регистрации операции) в Системе в соответствии с видом потребляемых ресурсов. Каждая операция потребления материалов в модуле «Управление материальными потоками», каждая операция по фактурированию в модуле «Сбыт» (регистрация выручки) и операции в других модулях системы, проходящие через затратный счет в модуле «Финансы», находят отражение в учете по первичным видам затрат в модуле «Контроллинг».

К первичным видам затрат относятся затраты, для которых в Финансах (FI) существует соответствующий основной счет Плана счетов.

В Контроллинге существуют статистические виды затрат. Для них, при регистрации документов в финансах (FI), контировка (отнесение затрат на объект сбора затрат) не обязательна. Тем не менее, если контировка введена, она обновляется только статистически (без возможности дальнейшего перерасчета и включения суммы в расчет себестоимости продукта / услуги).

Статистические виды затрат, например, позволяют отслеживать стоимость запасов материалов, приобретенных под конкретный проект до их фактического списания.

В рамках проекта ФХД будут использоваться следующие типы первичных видов затрат:

Вторичные виды затрат — это объекты системы, предназначенные для переноса затрат внутри Контроллинга при вторичном распределении затрат. В результате распределения происходит перенос затрат с первичных видов затрат на вторичные виды затрат внутри Контроллинга.

Для объектов «Вторичные виды затрат» не создаются счета в Плане счетов (FI), и обороты по данным объектам доступны для анализа только в Контроллинге.

В рамках проекта ФХД будут использоваться следующие типы вторичных видов затрат:

Справочник основных счетов в FI, которым соответствуют первичные виды затрат, представлен в Плане счетов РСБУ.

Справочник вторичных видов затрат приведен в Приложении 2 к данному проектному решению.

Определение принципов кодирования видов затрат (U1.02.10)

Общие принципы кодирования видов затрат приведены в пункте 6.7 данного документа.

Создание основных данных первичных видов затрат (U1.02.20)

При создании первичного вида затрат система SAP ERP проверяет, существует ли в Финансах (FI) соответствующий счет. Если такой счет не существует, то в Контроллинге невозможно создать первичный вид затрат.

Первичные вида затрат 31хххххххх — 37хххххххх, 91хххххххх создаются автоматически при создании счетов в модуле Финансы.

Первичные виды затрат 90хххххххх создаются вручную.

Ответственный за ведение основных данных первичных видов затрат пользователь — администратор справочника Видов затрат — создает карточку нового первичного вида затрат.

Входящая документация: заявка на создание основных данных первичных видов затрат.

Входящая информация:

Бизнес-роль: Ведение основных данных модуля Контроллинг

Транзакция: KA01.

Создание основных данных вторичных видов затрат (U1.02.30)

Вторичные виды затрат могут создаваться и обрабатываться только в модуле Контроллинг. Они отражают внутренние стоимостные потоки.

Ответственный за создание основных данных вторичных видов затрат пользователь — администратор справочника Видов затрат — использует транзакцию КА06 «Создать вторичный».

Входящая документация: заявка на создание основных данных вторичных видов затрат.

Входящая информация:

Бизнес-роль: Ведение основных данных модуля Контроллинг

Транзакция: KA06.

Изменение основных данных видов затрат (U1.02.40)

Пользователь, ответственный за изменение основных данных видов затрат — администратор справочника Видов затрат — вносит необходимые изменения в карточке основных данных видов затрат.

Входящая документация: заявка на изменение основных данных видов затрат.

В основной записи видов затрат возможно изменение следующих данных:

Бизнес-роль: Ведение основных данных модуля Контроллинг

Транзакция: KA02.

Просмотр основных данных видов затрат (U1.02.50)

Просмотр основной записи видов затрат осуществляется пользователем справочника Видов затрат для уточнения такой информации как: срок действия, наименование вида затрат, тип вида затрат, история изменений данных в основной записи вида затрат.

Бизнес-роль: Ведение основных данных модуля Контроллинг

Транзакция: KA03.

Удаление основных данных видов затрат (U1.02.60)

Для удаления основных данных видов затрат используется транзакция KA04 «Удалить».

Входящая документация: заявка на удаление основных данных видов затрат.

Бизнес-роль: Ведение основных данных модуля Контроллинг

Транзакция: KA04.

Ведение справочника видов работ (U1.04)

Вид работ — это инструмент, предназначенный для количественного измерения выполняемых собственными силами работ и распределения затрат в Контроллинге. При использовании видов работ для распределения затрат предполагается, что в рамках одного МВЗ (МВЗ-отправителя) выполняются определенные виды работ для других объектов-получателей (МВЗ, заказов и т.д.).

Каждому виду работ соответствует вторичный вид затрат.

В каждом виде работ определяется тип вида работ, который указывает, каким образом будет рассчитываться объемы. В рамках проекта КИС ФХД будут использоваться следующие типы видов работ:

Для ввода планового тарифа будут использоваться следующие индикаторы тарифа:

Справочник видов работ приведен в Приложении 3 к данному проектному решению.

Процесс содержит в себе 7 шагов, определяющих последовательные этапы ведения основных данных видов работ.

Определение принципов кодирования видов работ (U1.03.10)

Общие принципы кодирования видов работ приведены в пункте 5.7 данного документа.

Определение единиц измерений видов работ (U1.03.20)

При создании Вида работ обязательным является указание единицы измерения (ЕИ) из справочника единиц измерений. Справочник является общесистемным. Если подходящая единица измерения отсутствует в данном справочнике, ответственному за создание единицы измерения необходимо ее создать.

Создание основных данных видов работ (U1.03.30)

Ответственный за создание основных данных видов работ пользователь — администратор справочника Видов работ — создает новый вид работ.

Входящая документация: заявка на создание основных данных вида работ.

Входящая информация:

Бизнес-роль: Ведение основных данных модуля Контроллинга

Конец ознакомительного фрагмента.