Управленческий учет. Автоматизация учета и управления в малом и среднем бизнесе

Анатолий Анимица

В книге рассматривается создание систем управленческого учета и управления для предприятий малого и среднего бизнеса, Описывается подготовка экономистов, бухгалтеров, работников отделов информатики, а также перспективы развития систем учета.Книга может быть использована в качестве учебного пособия для студентов университетов и колледжей по специальностям «экономика», «организация и управление производством», «бухгалтерский учет», а также специалистам в области информационных технологий.

6. Учетная система территориально распределенного предприятия

Рациональная декомпозиция УС. Методы обеспечения целостности и актуальности учетных данных

Если предприятие располагается не на единственной площадке, охватываемой общей локальной сетью, а также если структура предприятия имеет вид объединения или холдинга, архитектура УС в конфигурации «один сервер — несколько клиентов» перестает удовлетворять задачам поддержания постоянно актуального состояния УС и вступает в противоречие с экономической моделью распределенного предприятия, где множества управленческих полномочий обособлены и делегированы нижнему уровню отдельного хозяйствующего субъекта.

Точно так же выглядит картина при наличии множества малых и средних предприятий, объединенных информационными, технологическими и производственными связями, юридически самостоятельных.

Система управленческого учета в этих случаях должна обеспечивать полноту и актуальность данных каждого предприятия, охватываемого системой, разграничивая доступ к данным, но сохраняя и по возможности автоматизируя информационные потоки учетной системы между отдельными ходящими в нее предприятиями.

Рациональная декомпозиция учетной системы

В таких случаях рациональна декомпозиция УС на физически и программно обособленные сегменты, содержащие обособленные серверы и свои множества клиентов. Обособление серверов не обязательно должно быть выполнено в виде размещения серверов на разных компьютерах. Мощности современных вычислительных машин и операционных систем позволяют использовать разделение ресурсов даже одного серверного компьютера так, что отдельные предприятия будут «чувствовать себя» единоличными и полновластными владельцами вычислительной системы из множества отдельных компьютеров без малейших неудобств.

5 серверов и клиентов администратора в одном сегменте системы

Сосредоточение технических и программных средств в таком центре обработки данных и коммуникации (датацентре) упрощает администрирование, обеспечивает высокую надежность и, главное, предотвращает возможную потерю данных при внезапных отказах устройств, входящих в систему.

Отказоустойчивость обеспечивается при этом централизованным резервированием оборудования, регулярным архивированием баз данных, а также ведением специальных файлов — логов обращения клиентов к серверу.

Файлы логов хранят историю обращений к серверам между сеансами архивирования и позволяют автоматически после отказа и восстановления состояния серверов из архива актуализировать их состояние вплоть до самого момента отказа, предотвращая потерю данных.

Отдельные серверы, регистрируя операции учетной системы «своего» предприятия, могут одновременно передавать информацию серверам других предприятий объединения автоматически, с соответствующей трансформацией формы и смысла такой информации.

Например, отдельное предприятие логистики может на своем сервере зарегистрировать доставку партии материалов другому предприятию, занимающемуся производством продукции, имеющему аналогичный сервер в общей системе, и «самостоятельно» оформить приемку этой партии материалов на производственном предприятии.

Точно так же производственное предприятие может автоматически, отгрузив продукцию предприятию торговли, зарегистрировать поступление этой партии продукции в торговое предприятие.

…Еще 20 или даже 10 лет назад обмен данными между серверами при таком разделении «обязанностей» производился периодически в соответствии с возможностями каналов связи. При этом использовались как физические носители, например, флэш диски, доставляемые курьерами или с оказией раз в день или даже реже, каналы типа электронной почты (в этом случае обмен данными производился по мере нужды или периодически, с интервалом в час или несколько больше).

Все изменилось в последние 10 лет с повсеместным распространением высокоскоростных каналов связи и общедоступным Интернетом, даже в сельской местности и на отдаленных территориях.

Произошел практически повсеместный отказ от проводных локальных вычислительных сетей в пользу беспроводных (Wi-Fi и даже Bluetooth),^{38 39}с пропускной способностью в десятки и сотни мегабит в секунду на расстояниях в десятки метров, а на больших расстояниях — с использованием виртуальных частных сетей VPN ⁴⁰и Интернета, как на волоконно-оптических сетях ВОЛС,^{41 42}и целиком с использованием беспроводных сетей мобильной связи общего пользования 3G-4G-5G.⁴³

И сегодня последний вариант конфигурации вычислительной сети территориально распределенной группы малых предприятий или территориально протяженного объединения выглядит наиболее привлекательным в плане надежности и стоимости владения.

В такой конфигурации используются преимущественно 4G-роутеры, например, даже такие:⁴⁴

Роутер LTE-4G — WiFi до 300 Мб/с

с безлимитным Интернет трафиком и выходом на свою локальную сеть Ethernet ⁴⁵и предоставлением доступа к беспроводной сети WiFi.

Доступ к ресурсам управленческой системы упрощается и стандартизируется применением технологии удаленных рабочих столов,⁴⁶.⁴⁷

Главное достоинство технологии удаленных рабочих столов — все операторы системы управленческого учета связываются с серверами учетной системы в соответствии с предоставленными им полномочиями и правами доступа из любой точки планеты через Интернет, а обработка и хранение данных учетной системы находится в месте, выбранном наиболее удобным образом точки зрения стоимости обслуживания, надежности энергоснабжения, безопасности и удобства администрирования.

При этом администратор системы управленческого учета тоже совершенно не обязан находиться поблизости от серверов — все управление тоже производится через Интернет.

За целостность и актуальность данных в процессе обмена при такой организации межсерверного обмена отвечают агенты связи — программы в составе ПО серверов, с одной стороны, генерирующие сообщения и пакующие их в файлы и архивы, а с другой стороны — агенты-приемники, которые читают получаемые сообщения и преобразуют их в команды непосредственно межсерверного взаимодействия.

Квитирование принятых сообщений требует фактически удвоения такого межсерверного трафика и сопряжено с трудностями, поэтому задачу контроля полноты и целостности передачи-приема сообщений в ряде случаев разумно возложить на ответственных операторов серверов, которые в случае необходимости могут затребовать коррекции или повторения передачи данных средствами, внешними к связываемым серверам.

Холдинг также содержит обзорный сервер (или несколько однородных), который отвечает за консолидацию данных хозяйствующих субъектов холдинга. При этом возможна как полная инкапсуляция данных серверов уровня ХС, так и интерпретированное слияние, где связность данных обеспечивается ссылками, т.е. в сервере холдинга хранятся только обобщенные данные, а при необходимости выявления деталей производится отсылка к серверу уровня ХС.

В согласованных случаях после окончания оперативных периодов полные копии серверов ХС можно помещать на технических средствах УС холдинга, тем самым повышая оперативность контроля за деятельностью ХС с точностью до операции ХС — но для периода, который уже фактически завершен в ХС и не продолжает подвергаться онлайн корректировкам.

Очень важно обеспечить разграничение кодового пространства отдельных подсистем такой композитной системы управленческого учета — одинаковые сущности должны иметь одинаковые коды, тогда корректно получается алгебраическое слияние данных отдельных систем, что позволяет простыми процедурами слияния получать генерализованную совокупность данных холдинга из данных систем его отдельных хозяйствующих субъектов.

Комплементарные счета

Применяется еще один удобный способ фиксации событий на границах отдельных ХС холдинга, как правило, более тесно связанных между собой, чем с объектами внешнего мира. Счет 79 (внутрихозяйственные расчеты) структурируется так, что в каждой из подсистем ХС, входящих в холдинг, создаются комплементарные пары субсчетов ХС контрагентов, и в такой организации расчетов можно просто замыкать комплементарные субсчета при слиянии балансов — они алгебраически сложатся в ноль при соблюдении синхронизма событий в сопряженных системах корреспондирующих между собой ХС.

Трансформация операций

Еще один эффективные механизм автоматизации управленческого учета может быть реализован для сокращения объема ручной работы и повышения надежности учета в цепочках производственно-торговых связей самостоятельных малых предприятий, входящих в объединение или холдинг, представляющих самостоятельные юридические лица и имеющих самостоятельные балансы. Пусть, например, первое предприятие производит полуфабрикат продукции, второе — выпускает готовую продукцию из этих полуфабрикатов, а третье — торговый дом — продает эту продукцию разнообразным оптовым и розничным покупателям.

Тогда возможна естественная автоматизация регистрации всех хозяйственных событий от начала производственной цепочки до события реализации готовой продукции в одном единственном месте и только один раз для всех.

Эту регистрацию может производить общий управленческий сервер холдинга, регистрируя только лишь операции продажи торгового дома своим покупателям. При этом у управленческого сервера объединения своя база покупателей, совпадающая с базой покупателей торгового дома, своя номенклатура продукции, совпадающая с номенклатурой товаров торгового дома и базой продукции предприятия, производящего конечную продукцию, а также в базе знаний описаны нормы расхода материалов, нормы общецеховых и общехозяйственных расходов, статьи и нормы распределяемых затрат и вся остальная информация, достаточная для автоматической регистрации следующей группы операций.

1. На сервере объединения (Соб) в течение дня регистрируются продажи и отгрузки от имени торгового дома.

2. После завершения дня все операции Соб автоматически переносятся в сервер торгового дома (Стд).

3. Одновременно формируются, переносятся и регистрируются операции выпуска продукции и ее поставки торговому дому на сервер производственного предприятия (Спр) по ценам, установленным согласно бюджетным нормам с определенным дисконтом торговому дому.

4. Одновременно автоматически формируются операции списания материалов, энергии, прочих прямых производственных расходов, косвенных затрат и других операций, связанных с выпуском продукции и ее отпуском торговому дому.

5. Точно так же волна операций автоматически докатывается до поступления сырья, материалов и других активов во все сервера производственно-сбытовой цепочки объединения, с использованием бюджетных норм и материальных нормативов, что обеспечивает резкое сокращение трудоемкости ведения управленческого учета на всей группе малых предприятий, имеющих самостоятельные балансы и представляющих самостоятельные юридические лица, на единой информационной и вычислительной базе.

Примечания

38

https://habr.com/ru/companies/zyxel/articles/528850/

39

https://habr.com/ru/companies/zyxel/articles/534614/

40

https://habr.com/ru/articles/534250/

41

https://habr.com/ru/companies/dataline/articles/432220/

42

https://dzen.ru/a/X66x_RBk0wtsbv4l

43

https://habr.com/ru/companies/yota/articles/352450/

44

https://clck.ru/357ndF

45

https://habr.com/ru/articles/707598/

46

https://dzen.ru/a/X-WYX7pi2z44AM7Q

47

https://clck.ru/357ngx