Бизнес-процессы

Франк Шёнталер, 2012

Перед вами практическое руководство по проектированию бизнес-процессов. В книге подробно описываются инновационные методы и программные инструменты управления бизнес-процессами, принципы и языки моделирования. Основное внимание авторы уделяют наиболее эффективной, по их опыту, модели на основе сетей Петри, а именно XML-сетям. Отдельная глава посвящена новому методу Horus, который определяет последовательность действий для создания полноценной модели бизнес-процессов. Книга будет полезна не только непосредственным разработчикам бизнес-моделей, но и руководителям компаний и студентам бизнес-школ.

1

Введение

1.1. Корпоративные будни: напряженная атмосфера в АО «Бардак»

В штаб-квартире транснациональной корпорации АО «Бардак» царит деловая атмосфера. На первый взгляд, все в полном порядке. Однако в обшитой благородным деревом переговорной управляющего корпорации Эдуарда Бодрого повисла напряженность. Бодрый созвал топ-менеджеров со всех важных филиалов: необходимо срочно принять жесткие и бескомпромиссные меры! Он намеренно оставляет участников в неведении касательно темы экстренного собрания на высшем уровне. Напряжение совершенно невыносимо, слухи ползут по кругу, шепчутся о снижении маржи и организационном разгильдяйстве. Когда Бодрый наконец распахивает дверь, энергично входит в помещение и его воинственный взгляд мечет зловещие молнии в направлении управляющих продажами, всем становится ясно, кто виновник собрания. Для описания конкретных примеров, от которых его волосы становятся дыбом, Бодрый набирает полные легкие воздуха. Невероятно, но американский отдел продаж только что в жестком тендере торгах одного глобального заказчика демпинговой ценой выбросил из гонки немецкую команду продаж. Зато немецкая команда в Малайзии более чем на 20 % сбила цены азиатской команде. Хотя надо все же отдать должное азиатской команде: клиент в предшествующей проверке кредитоспособности был классифицирован как ненадежный, что упустила из виду немецкая команда.

Выдуманная история? Никоим образом — этот случай из совершенно реальной практики! И его без проблем можно перенести также и на финансовые институты, на государственный сектор, на организации, ассоциации и клубы. Как бы там ни было, нас интересует только, как Бодрый и его команда управленцев решат эту проблему. Раз виновные быстро были найдены, якобы невиновные охотно берут слово и начинают драматизировать ситуацию. Ожидаемые последствия для маржи бойко подсчитываются и благодаря привычке обобщать тут же разрастаются до масштабов катастрофы. Управляющие продажами ссылаются на единичный случай и торжественно обещают улучшения. Дискуссия становится все более эмоциональной — и грозит еще обостриться, когда Бодрый наконец вмешивается и просит структурировать проблему Ивана Дельного, который уже беспокойно ерзает в кресле.

1.1.1. Структурирование проблемы

Дельный оправдывает ожидания босса. Вначале с помощью пробковой доски и флип-чарта он суммирует проблемы, поднятые при обсуждении, и структурирует их в ассоциативной карте (mind map). Он представляет в виде дерева аргументы, задачи, сильные и слабые стороны. Кроме того, Ивану Дельному блестяще удается то, чего никто не ожидал: он снимает остроту дискуссии и устраняет противодействие, активно вовлекая всех присутствующих в анализ проблемы и порождая открытость обсуждения. И даже больше: неформальные техники представления информации сослужили ему хорошую службу, так как они просты, понятны и не требуют от аудитории слишком глубоких навыков абстрактного мышления, обеспечивая при этом высокий уровень визуализации. Бодрый благосклонно смотрит на результаты Дельного, своего «секретного оружия». Стало более чем очевидно, что оптимальный для регионов процесс подготовки предложений в глобальном контексте перестает действовать и должен подвергнуться последовательному реинжинирингу. Однако каким будет новый процесс для подготовки коммерческих предложений? И как быстро и экономично он должен быть реализован на практике?

1.1.2. Решение

Все внимание приковано к Ивану Дельному, у которого опять наготове совет и подходящие инструменты. Он обращается к технике сетей Петри и набрасывает с ее помощью основные этапы текущего процесса подготовки предложений. На основе этой простой для понимания графической модели выявляет слабые стороны существующего процесса. Поскольку он установил связь с совместно сформированными в ходе предшествующего анализа неформальными документами, ему играючи удается сделать всех присутствующих соучастниками такого инженерного, творческого подхода. Вместе они разрабатывают идею глобализации системы коммерческих предложений и даже моделируют ее с помощью сетей Петри.

Как это часто бывает, общая удовлетворенность и принятие довольно быстро уступают место скепсису. Конечно, вставляет кто-то, новый процесс выглядит убедительным, но дьявол скрывается в деталях. Это возражение Дельный также опровергает, поскольку выбранная им техника сетей Петри позволяет сколь угодно детализировать, обобщенные модели прорабатывая таким образом соответствующие тонкости. ИТ-директор тоже добавляет сомнений: мол, стоит ли тратить столько усилий на модель, которая, возможно, будет бесполезной для последующей ИТ-реализации. Дельный парирует, говоря об автоматизируемой реализации сетей Петри в исполняемых потоках работ и сервисах. Кто-то интересуется: будет ли новый бизнес-процесс также в состоянии справиться с пиками сезонных нагрузок или потребуется дополнительный персонал? Дельный рад этому вопросу, так как теперь он может пустить в ход основные силы его подхода на основе сетей Петри, и обещает прояснить подобные вопросы, с помощью имитационных исследований, и таким образом получить количественные результаты и визуализировать непосредственно в модели.

Бодрый удовлетворенно усмехается, однако втайне беспокоится о том, будет ли новый процесс подготовки предложений в самом деле рентабельным, то есть будет ли достигнуто так ценимое клиентами качество обслуживания и станет ли возможным сокращение затрат. Предусмотрительный Дельный догадывается об опасениях босса и спешит его успокоить. Средствами статического анализа и динамической имитации он может прямо на сетях Петри продемонстрировать эффекты затрат и выгод и таким образом предложить надежные прогнозы рентабельности будущего бизнес-процесса.

1.1.3. О чем собственно речь

Здесь мы покидаем обшитую благородным деревом переговорную, где царит уже совсем не такая напряженная атмосфера. Эта небольшая зарисовка ясно показывает, как важно в организационной работе применять эффективные приемы документирования и визуализации и дополнять их формальными инструментами моделирования. Предъявляемые к таким инструментам требования с точки зрения документирования, визуализации, анализа и имитации могут, однако, быть выполнены только при использовании мощных программных инструментов. Благодаря испытанной математической базе сети Петри предлагают идеальную платформу для инструмента поддержки и широкие возможности практического применения.

1.2. Языки и методы моделирования

В глобализованном мире бизнес-процессы все чаще становятся краеугольным камнем любой организации. Почему так происходит? Объяснение сравнительно простое, если учесть, что любое изменение в организации неразрывно сопровождается изменениями ее бизнес-процессов. И как раз на глобальном рынке изменения находятся на первом месте в повестке дня: компании все чаще вынуждены адаптироваться к новым клиентам, конкурентам и бизнес-партнерам. Конкурентные преимущества все чаще достигаются не за счет лучших продуктов, а за счет более эффективных и более экономичных процессов. Короче говоря, бизнес-процессы превратились в дополнительный фактор производства.

1.2.1. Язык бизнес-сообщества

На этом фоне неудивительно, что сегодня не только от всех специалистов и менеджеров, но также и от ИТ-персонала, поставщиков и иногда даже клиентов компании (далее мы будем называть их в совокупности бизнес-сообществом) требуется иметь дело с бизнес-процессами. Совместно они вносят вклад в проектирование, анализ, документирование, исполнение и дальнейшую разработку бизнес-процессов. Конечно, это может получиться, только если возможна эффективная коммуникация между участниками. Для этого необходимо, чтобы внутри бизнес-сообщества употреблялся один и тот же язык и можно было забыть об отнимающих много времени и порождающих ошибки операциях по переводу.

Впрочем, а как это выглядит на практике? В порядке вещей расплывчатости, противоречия, недопонимания и пробелы в коммуникации. Каждая группа по интересам в бизнес-сообществе думает лишь о своем специфическом ви́дении бизнес-процесса: руководство сосредоточено на показателях эффективности, бизнес-специалисты помнят только о собственных бизнес-приложениях и процедурах, ИТ-специалисты мыслят в структурах программного и аппаратного обеспечения. Понятно, что проблемы взаимопонимания заранее запрограммированы.

Во многих организациях пытаются исправить ситуацию тем, что эксперты по моделированию «переводят» собранные бизнес-требования в процессные требования и обобщают их в огромные и очень сложные модели. Такой подход дает видимость профессиональности и продуктивности, и на самом деле такие «модели-монстры» часто получают одобрение всего бизнес-сообщества и формируют затем основу организационных изменений. То, что они не разобрались в последствиях «моделей-монстров», многие члены сообщества осознают впервые — и уже слишком поздно, — когда им приходится жить с организационными изменениями.

Рис. 1.1 показывает альтернативный подход, построенный на применении общего языка моделирования. Этот язык понимают все участники затронутого бизнес-сообщества и в идеале так же свободно на нем «говорят». Это означает, что в рамках коммуникации не требуются явные операции по переводу и каждый из участников самостоятельно может выполнить абстрагирование от специфического ви́дения группы, а также структурирование передаваемого содержания.

Какие условия должен выполнять такого рода универсальный язык моделирования? В первую очередь он должен быть простым в изучении и позволять быстро и успешно осваивать его даже неопытным пользователям. При этом он должен уметь полностью описывать все относящиеся к делу аспекты бизнес-процесса. Все это возможно только при наличии простого синтаксиса, который обходится минимально возможным количеством языковых элементов, а также тщательно определенной семантики, которая недвусмысленно регулирует употребление и интерпретацию этих элементов.

Если мы применим эти критерии к обиходным на практике языкам моделирования, сразу станет понятно, почему ими могут пользоваться только «эксперты»: при большом количестве элементов моделирования, главным образом «приправленных» пиктограммами (эффект узнавания должен означать простоту и облегчать понимание), предпринимается попытка во всех мыслимых прикладных областях передать наглядное отражение реальности. За такое разрастание синтаксиса приходится платить поразительно расплывчатым определением семантики.

Взгляд на смежную область моделирования данных демонстрирует ошибочность этого пути. Там вместе с реляционной моделью данных Теда Кодда и связанным языком запросов SQL в качестве отраслевого стандарта утвердилась математически обоснованная модель с синтаксически простым языком. Сети Петри также обладают этими «удачными особенностями»: простейший синтаксис с математически четко определенной семантикой, которые наряду с недвусмысленной интерпретацией элементов модели также включают в себя динамические свойства в форме переходов состояний. Таким образом, сети Петри предлагают разнообразные возможности для статического анализа и динамического имитационного моделирования. Введение в сети Петри в доступной форме вы найдете в главе 3.

1.2.2. Методы моделирования

Простота применения в сочетании с разнообразием возможностей использования — эти сильные стороны сетей Петри наилучшим образом раскрываются тогда, когда они составляют одно целое с испытанным методом моделирования. Метод регламентирует, когда сети Петри принесут пользу и каким образом. И он также регулирует, когда и как следует использовать анализ и имитационное моделирование и какие результаты с их помощью могут быть достигнуты.

Конкретный метод работы с сетями Петри в бизнес-сообществах представлен в главе 4 этой книги.

1.3. Инструменты для бизнес-сообществ

Продуктивная работа с сетями Петри и применение соответствующих методов немыслимы без поддержки программных инструментов. Инструменты обеспечивают соблюдение синтаксических правил, поддерживают методологические этапы и берут на себя задачи администрирования, документирования и использования созданного контента.

1.3.1. Развитие рынка

История проектирования бизнес-процессов на основе моделей тем временем возвращает нас назад более чем на 20 лет. После первых нерешительных начинаний в области средств автоматизированной разработки программного обеспечения (Computer-aided software engineering — CASE) моделирование бизнес-процессов пережило первый расцвет в контексте внедрения стандартных бизнес-приложений (SAP, приложения Oracle, PeopleSoft, Baan и т. д.). Помимо таких высокопрофессиональных инструментов, как ADONIS, ARIS, Bonaparte, Casewise и INCOME, на рынке появлялось все больше и больше низкотехнологичных средств, получивших развитие от простых графических программ, например Visio и iGrafx. Между тем сейчас мы наблюдаем второй расцвет, движущими силами которого, несомненно, служат темы управления бизнес-процессами (Business Process Management — BPM), разработка, управляемая моделями (Model Driven Development — MDD) и сервис-ориентированная архитектура (Service Oriented Architecture — SOA). Актуальные обзоры рынка показывают, что сегодня практически каждый поставщик прикладного и межплатформенного программного обеспечения может предложить по крайней мере один инструмент моделирования процессов.

Однако при ближайшем рассмотрении таких инструментов быстро выясняется, что они пригодны для использования в бизнес-сообществах только в ограниченном масштабе. Они требуют высокого уровня подготовки и навязывают пользователям образ действий, обусловленый не их нуждами, а особенностями программного средства. В большинстве случаев уровень сложности слишком высок (пример: многочисленность типов моделей в ARIS) либо ограниченные возможности абстрагирования уж слишком навязывают пользователю уровень реализации (пример: моделирование с BPMN), препятствуя важным творческим процессам моделирования. Но в «оправдание» подобных инструментов стоит отметить, что они возникли главным образом в то время, когда надобность участия целиком бизнес-сообществ в разработке бизнес-процессов еще не была признана и технические возможности для обеспечения продуктивной совместной работы (ключевое слово: Web 2.0) также еще не были в нашем распоряжении.

1.3.2. Horus: Бизнес-процессы для бизнес-сообществ

В результате многолетних исследований в Институте прикладной информатики и методов формализованного описания (AIFB) Технологического института Карлсруэ (KIT) и в Исследовательском центре информатики Карлсруэ (FZI) в сотрудничестве с отраслевым партнером PROMATIS Software GmbH появилось совершенно новое поколение средств для поддержки всего жизненного цикла моделирования бизнес-процессов под названием Horus^[2]. Основной целью исследования было сделать возможным участие и взаимодействие всех членов бизнес-сообщества. Здесь пришли на помощь технические возможности, ставшие доступными в контексте социализации интернета. Horus ориентирован на функционирование бизнес-сообщества, не нарушая хода его работы и обходясь при этом без специальной подготовки. Далее кратко представлены важнейшие компоненты Horus.

1.3.2.1. Платформа на основе сетей Петри

Horus обеспечивает платформу для моделирования, анализа и имитации с помощью сетей Петри. Она впечатляет простотой использования и запускается на всех распространенных операционных системах и мобильных устройствах. В качестве специального варианта сетей поддерживаются XML-сети. Платформа есть в бесплатном доступе и свободна для всех бизнес-сообществ, а так же для преподавания и исследований (Horus Freeware). Кроме того, в Horus software GmbH можно получить корпоративную версию (Horus Enterprise), для которого может также быть заключен контракт на поддержку.

1.3.2.2. Контент и сообщество

Даже в бесплатной версии платформы содержатся шаблоны моделей для облегчения первых шагов в Horus. Кроме того, во внутрикорпоративной сети и сети Интернет могут создаваться бизнес-сообщества для поддержки обмена моделями и совместной работы внутри сообществ. Horus software GmbH также предлагает полностью готовые модели бизнес-процессов.

1.3.2.3. Области применения

Horus охватывает весь жизненный цикл бизнес-процессов, от первоначальной идеи через проектирование вплоть до эксплуатации и обслуживания процесса. Он способствует решению как административных, так и аналитических и творческих задач. Благодаря интерфейсам с веб-сервисами и XML-интерфейсами, включенным в корпоративную версию, Horus может быть встроен в любую специфическую инфраструктуру клиента. Таким образом открываются бесчисленные новые области применения: от реорганизации предприятия (бизнес-реинжиниринга) через внедрение стандартных управленческих бизнес-приложений и создание сервис-ориентированных архитектур вплоть до интерактивных методов организационного обучения.

1.4. Цели и структура данной книги

О бизнес-процессах в последние годы написано множество книг. Одни трактуют тему только с теоретической, другие, наоборот, больше с практической точки зрения. Настоящая книга возникла из идеи совместить легко понятное, с практическими примерами, изложение темы с руководством по применению, четко разъясняющим фундаментальные положения моделирования бизнес-процессов. Поэтому книга подходит как в качестве инструмента для специалистов-практиков, так и в качестве основы для практических курсов в университетах. Практичность обеспечивается также визуализацией концепций и методов на основе программного продукта Horus. Поскольку Horus следует понимать как типичный представитель инструментов, реализующих сети Петри, данная книга может стать ценным помощником не только для пользователей Horus.

Книга не предполагает никаких специальных предварительных знаний. Хотя понимание операционных процессов и структур в бизнесе облегчит восприятие. Книга ориентирована в равной степени как на профессионалов и руководителей из разных областей бизнеса, так и на преподавателей и студентов. Она обращается как к дисциплинам экономической науки, так и к информатике и инженерным наукам.

Глава 2 книги максимально погружает читателя к реальным условиям бизнес-среды. Здесь в доступной форме и с многочисленными практическими примерами описаны важнейшие основы инжиниринга бизнес-процессов на базе моделей. Основываясь на этом, глава 3 описывает соответствующие концепции и языки моделирования и формирует таким образом связный каркас для моделирования бизнес-процессов. Глава 4 представляет универсальный подход к проектированию бизнес-процессов на основе моделей — метод Horus. Его отправной точкой служит стратегический анализ, «встраивающий» бизнес-процессы в целостный корпоративный контекст. В главе 5 представлены конкретные примеры применения на практике. Книга завершается обзором перспектив инжиниринга бизнес-процессов в главе 6.

1.5. Дополнительная литература

Деятельность в области бизнес-процессов, их анализа и совершенствования восходит среди прочих к работам Hammer и Champy (1993). В 1990-е эта тема, в частности, рассматривалась в связи с управлением потоком работ (Workflow Management), см. Oberweis (1996) в сравнении с Van der Aalst и Van Hee (2004). В настоящее время литература, посвященная моделированию бизнес-процессов, полна заблуждений, поэтому мы отсылаем наших читателей на данный момент только к Becker с соавторами (2011), Scheer (2000a, b), Davis (2001) и Weske (2007). Тем же, кто предпочитает сухому изложению введение в тему в форме романа, рекомендуем Grosskopf с соавторами (2009).

Следующие ссылки относятся к веб-страницам общего характера, посвященным моделированию и управлению бизнес-процессами.

● Business Process Management Initiative BPMI (объединилась с OMG — Object Management Group в 2005 году): http://www.omg.org/.

● Business Process Modeling and Simulation Forum: http://www.12manage.com/methods_business_ simulation_modeling.html#userforum/.

● Business Process Trends: www.bptrends.com/.

● Petri Nets World: www.informatik.uni-hamburg.de/TGI/PetriNets/.

Ссылки, приведенные далее, дают примеры систем моделирования бизнес-процессов, более подробная информация по которым доступна в интернете; данный список не претендует на полноту.

● ARIS Express от фирмы Software AG: www.ariscommunity.com/aris-express/.

● bflow Toolbox (Open Source): www.bflow.org/.

● Horus от фирмы Horus software GmbH: www.horus.biz/.

● Signavio Process Editor от фирмы Signavio GmbH: https://www.signavio.com/products/process-editor/https://tap.tibco.com/storefront/trialware/tibco-business-studio-community-edition/prod15312.html.

● TIBCO Business Studio от фирмы TIBCO Software Inc.: https://www.signavio.com/products/process-editor/https://tap.tibco.com/storefront/trialware/tibco-business-studio-community-edition/prod15312.html.

Примечания

2

Horus (Гор) — «Тот, кто далеко» — это один из самых важных богов в египетской мифологии. Как сокол, он поднимается в воздух и простирает свои крылья как Небеса над Землей; Солнце и Луна глаза его.