Google Таблицы. Это просто. Функции и приемы

Ренат Шагабутдинов, 2018

Google Таблицы – прекрасный редактор таблиц, позволяющий работать в режиме онлайн в любом браузере. Эта книга покажет вам, какие возможности есть у Таблиц и насколько редактор удобен для совместной работы и аналитики. Авторы собрали самые полезные функции, рассказали о том, как с ними работать, и поделились своим опытом и кейсами. Как рассчитать зарплату за неполный месяц и увидеть, кто опоздал на работу? Как построить топ продаж и вычислить план на месяц? Вы найдете не только готовые решения задач и примеры автоматизации, но и источник для вдохновения. Если вы хотите иметь под рукой справочное руководство и сэкономить время на работе с данными – эта книга для вас.

Все права защищены.

Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.

© Евгений Намоконов, Ренат Шагабутдинов, 2018

© Оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2018

* * *

Введение

Google Таблицы — прекрасный редактор таблиц, позволяющий бесплатно (если вы используете их для себя, а не для бизнеса) работать в режиме онлайн в любом браузере. Для подавляющего большинства задач Таблицы могут заменить Excel, а в некоторых аспектах имеют преимущество над ним.

Каждый из нас скептически относился к Google Таблицам и их возможностям в первое время после перехода с привычного и мощного Excel. Нас беспокоили вопросы безопасности, напрягало отсутствие полноценного функционала сводных таблиц и других инструментов.

Однако со временем оказалось, что Таблицы во многом не уступают Excel, а по ряду критериев опережают привычное приложение для работы с электронными таблицами. Сейчас нам сложно представить работу с документами и отчетностью внутри большой распределенной компании без помощи Таблиц.

Когда в файле работают одновременно 20 человек и он при этом не «тормозит», все данные меняются в реальном времени и не нужно пересылать друг другу файлы с названиями «Бюджет2015_Финал_v2_Иванов» или «Бюджет2015_FINAL_на согласование 11.02.2015» — это очень удобно.

Надеемся, что наша книга покажет вам, насколько Таблицы удобны для совместной работы, для аналитики и какие возможности у них есть.

Мы не собирались копировать справку Google Таблиц и делать описание всех функций или писать учебник. Справка доступна всем, и нет никакого смысла ее дублировать, а по Excel учебников много — и тот, кто найдет время на их изучение, сможет перенести большинство приемов в Google Таблицы.

Вместо этого мы решили собрать полезные, на наш взгляд, функции, рассказать о том, как с ними работать, и поделиться своим опытом.

В одних кейсах вы найдете готовые (и часто необычные) решения своих задач, примеры автоматизации, в других — источник для вдохновения и новые идеи.

Для кого будет полезна эта книга?

• Для тех, кто раньше работал в Excel, перешел на Google Таблицы и хотел бы знать, в чем их сходство и различие, какие функции существуют только в одной среде.

• Для тех, кто впервые начал работать с аналитикой и таблицами именно в Google Таблицах (уж извините за тавтологию).

• Для опытных пользователей Excel и Таблиц, которые хотели бы иметь под рукой справочное руководство и которым интересно ознакомиться с кейсами разной сложности.

В примерах на скриншотах названия функций могут быть указаны и по-русски, и по-английски, так как мы работаем на разных компьютерах с разными региональными настройками. При этом в описании каждой функции и каждого кейса даны варианты на обоих языках.

Кстати, функции можно вводить по-русски, даже если у вас в настройках выбран английский язык в конкретном аккаунте. Названия будут переводиться автоматически.

Новые советы по Google Таблицам вы сможете найти на нашем канале в Телеграме — мы публикуем несколько кейсов в неделю с иллюстрациями и файлами-примерами:

https://telegram.me/google_sheets

В этой книге мы не стали рассматривать скрипты, позволяющие автоматизировать процессы в Google Таблицах и других приложениях Google Apps. Скрипты — это аналоги макросов в Excel, работающих на основе JavaScript. Для изучения этой темы рекомендуем вам книгу Going GAS издательства O’Reilly.

По любым вопросам пишите:

Ренат: [e-mail]

Евгений: [e-mail]

Будем признательны за комментарии и обратную связь.

ЧЕМ ТАБЛИЦЫ ЛУЧШЕ EXCEL

• Совместная работа в режиме онлайн.

• Бесплатный сервис (если вы используете его для себя, а не для бизнеса).

• SQL-запросы прямо в таблицах с помощью функции QUERY.

• Большое количество бесплатных надстроек (дополнений).

• Богатые возможности по поиску и загрузке котировок, данных с сайтов, RSS-фидов, другой информации из Сети.

• Работа с любого компьютера, планшета и (хотя это уже затруднительно) даже с телефона.

• Удобная передача файлов — достаточно открыть доступ и отправить ссылку. Для этого не нужен быстрый интернет и компьютер, достаточно даже смартфона.

• Возможность связать несколько документов: данные будут обновляться автоматически в режиме онлайн (в Excel — только при открытии файла-источника, на который ссылается ваша книга).

ЧЕМ ТАБЛИЦЫ ХУЖЕ EXCEL

• Сводные таблицы и диаграммы с урезанным функционалом.

• Нет расширенного фильтра.

• С большим количеством данных и формул Таблицы работают медленнее.

• Таблицы связаны с их владельцем. Теоретически все ваши файлы могут пропасть, если что-то произойдет с Google или его хранилищами. Это маловероятно, но в любом случае мы рекомендуем регулярно создавать резервные копии важных документов (это полезная привычка и в том случае, если вы работаете в офлайн-режиме в Excel).

ИМПОРТ ИЗ EXCEL

В меню Файл выберите пункт Импорт:

Затем перейдите на вкладку Загрузка, нажмите на единственную кнопку Выберите файл на компьютере или перетащите иконку с файлом в это окно:

После того как вы выберете или перетащите файл, появится следующее окно импорта:

В первом случае (Создать таблицу) появится новый документ, во втором (Вставить лист(ы) — новые листы в текущем документе, а в третьем все данные в текущем документе будут заменены на данные из импортированного файла Excel.

После того как вы выберете подходящий вариант, нажмите кнопку Импортировать.

ЭКСПОРТ В EXCEL

Чтобы сохранить таблицу на локальный диск в формате Excel, проделайте следующий путь:

Файл → Скачать как → Microsoft Excel (XLSX)

Книга сохранится на ваш локальный диск.

Обратите внимание, что при экспорте в Excel не сохранятся изображения, которые вы загрузили с помощью функции IMAGE (см. про эту функцию далее в соответствующей главе), а результаты работы функций, которых нет в Excel, сохранятся — но как значения. Это касается, например, функций SPLIT, IMPORTRANGE и других функций импорта (IMPORTXML, IMPORTDATA, IMPORTHTML), UNIQUE и COUNTUNIQUE, QUERY, REGEXEXTRACT, GOOGLEFINANCE.

Функции SPARKLINE превратятся в обычные спарклайны Excel.

Отсутствующие в Excel функции при экспорте превращаются в ЕСЛИОШИБКА (IFERROR), где в качестве первого аргумента будет запись вида _xludf.DUMMYFUNCTION (функция), которая и выдаст ошибку в Excel, а в качестве второго аргумента — то значение, которое возвращала эта функция в момент экспорта.

=ЕСЛИОШИБКА(__xludf.DUMMYFUNCTION("SPLIT(B21,"""")");"Этот")