Google Таблицы. Это просто. Функции и приемы

Ренат Шагабутдинов, 2018

Google Таблицы – прекрасный редактор таблиц, позволяющий работать в режиме онлайн в любом браузере. Эта книга покажет вам, какие возможности есть у Таблиц и насколько редактор удобен для совместной работы и аналитики. Авторы собрали самые полезные функции, рассказали о том, как с ними работать, и поделились своим опытом и кейсами. Как рассчитать зарплату за неполный месяц и увидеть, кто опоздал на работу? Как построить топ продаж и вычислить план на месяц? Вы найдете не только готовые решения задач и примеры автоматизации, но и источник для вдохновения. Если вы хотите иметь под рукой справочное руководство и сэкономить время на работе с данными – эта книга для вас.

Как сделать документ легче и быстрее

• Удаляйте неиспользуемые строки на каждой вкладке (по умолчанию создается 1000 строк — если у вас на вкладке сейчас используется 200, удалите лишние 800, при необходимости просто добавьте нужное количество) и столбцы (аналогично). Можно воспользоваться надстройкой Crop Sheet или сделать это вручную.

• Оптимизируйте количество вкладок (попробуйте объединить в одну несколько вкладок с маленькими таблицами или списками).

• Если есть формулы поиска данных (ВПР/VLOOKUP, ИНДЕКС/INDEX, ПОИСКПОЗ/MATCH и другие), сохраняйте часть формул как значения (если не нужно будет эти значения обновлять). Например, если у вас подтягиваются данные за много месяцев с помощью VLOOKUP, оставляйте текущий месяц с формулами, а остальные данные сохраните как значения.

• Не заливайте строки/столбцы цветом целиком (и вообще старайтесь избегать излишнего форматирования).

• Проверьте, нет ли условного форматирования на (излишне) большом диапазоне ячеек.

• Не ставьте фильтр на все столбцы.

• Очистите примечания, если их много и они не нужны.

• Посмотрите, нет ли проверки данных на большом диапазоне ячеек.

Ренат: У нас в МИФе есть сводный файл со списком всех книг и большим количеством данных по ним, которые грузятся из разных источников. В какой-то момент некоторые коллеги перестали им пользоваться — ноутбуки перегревались, а файл иногда и не открывался:)

После оптимизации по большинству описанных пунктов он стал «летать».

Это работало и со многими другими документами.

В Excel, кстати, с помощью этих же правил бывали случаи уменьшения размера файла в разы, а несколько раз — даже на порядок (последнее, правда, случается только при пересохранении файла из старого формата XLS в новые XLSX, XLSM, XLSB).

Евгений: Иногда в документах приходится использовать ресурсоемкие формулы, которые ничем не заменить, например может потребоваться собирать в один файл данные из 20 разных документов формулой IMPORTRANGE. Если ничего не предпринять, то работа с таким документом может стать мучительной, формулы будут постоянно обновляться и все начнет тормозить.

В таких случаях я предлагаю следующее решение: написать скрипт, который будет вставлять формулы в требуемые ячейки, а потом сразу же заменять их на значения. Такой скрипт можно запускать как вручную, так и по расписанию, скажем, каждые два часа, и в этом случае необязательно находиться в файле — скрипт отработает в офлайн-режиме.