Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Патрик Форсайт, 2019

В течение дня мы принимаем множество решений: когда и как выполнить ту или иную задачу, сколько уделить ей внимания и можно ли в этот момент отвлечься для беседы с коллегой. Все они связаны с умением управлять временем и влияют на нашу продуктивность. В этой книге вы найдете простые правила эффективного тайм-менеджмента и узнаете, как оценивать задачи и сортировать их по степени важности, грамотно работать с бумажным документооборотом, выстраивать взаимодействие с коллегами и подчиненными, не приводящее к временным тратам, организовывать и очищать от лишнего рабочее пространство, проводить деловые встречи и отвечать на электронные письма, не затрачивая много времени. В формате PDF A4 сохранён издательский дизайн.

02

Первые шаги к эффективному тайм-менеджменту

Есть много видов деятельности, где целое больше суммы составляющих его частей. Например, жонглирование горящими факелами требует не только определенных движений рук. Чтобы не прожечь дыры в ковре, нужна общая координация, концентрация и правильное выполнение отдельных движений. Также и с тайм-менеджментом. Добиться некого прогресса и сделать работу эффективнее можно и с помощью отдельных методов, идей и фишек, но только целостный подход приведет вас к стабильному применению приемов и гарантирует постоянную эффективность. Если не выработать правильное отношение, то тайм-менеджмент не станет для вас чем-то большим, чем первоначальное восторженное принятие методов, которые затем быстро атрофируются.

Итак, тайм-менеджмент подразумевает не только своевременный разбор кипы бумаг на рабочем столе, но и весь принцип работы, который заложит основу вашим действиям и будет взаимодействовать со всеми аспектами вашей работы. Поэтому мы будем рассматривать не отдельные, а комплексные факторы, которые необходимо применять с учетом особенностей вашей работы и предполагаемых задач. Логично, что сначала необходимо оценить то, как вы работаете сейчас, чтобы у вас была основа для рассмотрения действий и возможных изменений в будущем.

Совмещение рабочих задач

Независимо от того, какую работу вы выполняете, являетесь ли менеджером или администратором, в какой организации и в какой области работаете, — у вас, несомненно, много разных задач; возможно, слишком много. Они различны по своей природе и сложности и подразумевают различные временные рамки на их выполнение. Они варьируют от составления письма или отчета до планирования переезда всей организации в новые офисы или запуска нового продукта. Более того, вам, скорее всего, приходится заниматься кучей дел одновременно, а также разбираться с пересекающимися, возможно, противоречащими друг другу приоритетами. Часто работа напоминает жонглирование факелами, и ваш «охват» — это то, сколько факелов вы можете удерживать одновременно — является важным аспектом вашей эффективности. Если вы превысите свой охват, то, как жонглер, вы рискуете уронить не один факел, а несколько. Рассмотреть эффективное управление нам поможет классификация множества элементов. Конечно, для этого существует много способов, но только четыре категории вносят некоторый порядок в картину.

1. Планирование. Это обязательное условие для всех действий. Многие задачи подразумевают исследования, разработку, анализ и тестирование. Эта область может также включать консультации, в конечном счете передачу планов и, конечно же, является ключом к принятию решений.

2. Реализация. Проще говоря, выполнение дел — любых — будь то нематериальные (из которых ключевым является принятие решений) или материальные дела. Конкретные задачи делятся на два вида:

• во-первых, индивидуальные задания. Они стоят отдельно. Они могут быть объемными или мелкими. Например, письменным заданием может быть как составление двухстрочного электронного письма, так и двадцатистраничного отчета;

• во-вторых, такие задачи, где ряд тесно связанных действий в совокупности способствуют достижению общего результата. Подобные задачи могли бы включать в себя переезд в другой офис, и такие действия лучше наглядно представлять, а не описывать, — например через блок-схемы, которые помогут вам продуктивно поработать и сэкономить время. Задачи в обеих категориях вполне могут быть связаны с планированием деятельности в любом масштабе.

3. Мониторинг и контроль. Проверка вполне может быть необходима, чтобы все делалось наилучшим образом и приносило желаемые результаты. Проверка может быть упрощенной: например, редактирование набросков отчета или загрузка документа в программу проверки орфографии. Или она может быть сложной, как и многие системы финансового контроля.

Конец ознакомительного фрагмента.