Этикет делового письма

Олег Давтян, 2016

В книге даются практические рекомендации по составлению наиболее распространенных видов деловых писем. Даны общие правила составления и оформления писем. Автор разбирает типичные ошибки в деловой корреспонденции, предлагает «домашние заготовки» (устойчивые обороты речи, готовые синтаксические конструкции, языковые формы). Отдельно выделена глава о международном деловом письме. В книге рассмотрены правила оформления документов религиозного делопроизводства. Последние главы автор посвящает вопросам дипломатической переписки и дипломатии.

Глава I

Классификация деловых писем

Деловые письма — это официальные документы, которые используются для разрешения разнообразных проблем, возникающих в процессе делового общения, а также многочисленных оперативных вопросов. Кроме того, в формате деловых писем могут направляться или вручаться поздравления и благодарности от имени руководства предприятий, учреждений, организаций, в том числе от дипломатических и консульских представительств. При этом грамоты и благодарственные письма от руководителей органов государственной власти приравниваются к наградам.

Многие справочные пособия разделяют деловые письма по их функциональному признаку на две группы:

✓ письма, требующие ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.);

✓ письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

Однако общепринятые протокольные правила, которые обязательны не только для дипломатов и официальных лиц, но и для всех служащих, требуют обязательного ответа на все полученные письма (за исключением циркулярных и сопроводительных писем, а также вербальных нот). Таким образом, не только сообщается об их получении, но и выражаются слова благодарности за приглашение и подтверждение участия или неучастия в мероприятии, а также согласие или несогласие с напоминанием или же неоправданным предупреждением.

По структурным признакам деловые письма делятся на:

✓ стандартные, составленные по определенному регламенту в соответствии с темой и написанные в виде стандартных синтаксических конструкций,

✓ авторские, написанные в присущей автору манере и с учетом характера адресата.

По тематическому признаку деловые письма подразделяются на:

✓ собственно деловые, оформляющие экономические, правовые и финансовые отношения с партнерами,

✓ коммерческие, которые затрагивают вопросы материально-технического снабжения и сбыта, гарантируют обязательства и т. д.

По форме отправления деловые письма делятся на:

✓ конвертные, которые посылаются с курьером или по почте,

✓ факсимильные, отправляемые по факсу,

✓ электронные, отправляемые по электронной почте.

При этом допускается отправка сообщений в несколько адресов одновременно. Однако, согласно общепринятым нормам этикета, письма, предназначенные для одновременной отправки в несколько адресов, могут быть только циркулярными, сопроводительными или же в виде сообщений, предназначенных для широкого круга лиц, а также в виде пресс-релизов для СМИ.

По содержанию деловые письма делятся на:

✓ благодарственные и поздравительные,

✓ рекомендательные,

✓ содержащие просьбы,

✓ содержащие сообщения,

✓ сопроводительные письма,

✓ циркулярные письма,

✓ выражающие соболезнования,

✓ содержащие напоминания,

✓ сообщающие об отказе,

✓ письма-приглашения,

✓ служебные записки,

✓ гарантийные письма,

✓ коммерческую корреспонденцию,

✓ пресс-релизы,

✓ письма-резюме.