Привет, я Ваш новый HR, или Инструкция, как быстро и грамотно организовать HR-процессы в компании

Елена Корпачева

Эта книга будет Вашей пошаговой инструкцией по созданию и построению грамотных HR-процессов внутри компании. Она позволит Вам структурировать уже существующие процессы отбора и дополнить их необходимыми компонентами.

1 НАМ НУЖЕН НОВЫЙ СОТРУДНИК / БЫСТРАЯ ПОДГОТОВКА К ОТБОРУ

Итак мы на этапе, когда стало понятно, что в компанию нужен новый сотрудник. Давайте четко опишем, кто нам нужен и чем он будет заниматься. От этого зависит как быстро мы найдем человека, и как этот человек будет справляться со своими обязанностями.

Что нужно сделать?

В моей практике, обычно, все начиналась с ответов на 5 вопросов:

1. Условия труда

2. Пол возраст (от…до)

3 Навыки и Компетенции, знания (их еще зовут HARD SKILLS)

4 Психологические навыки (их еще зовут SOFT SKILLS)

5 Дополнительные пожелания

А теперь подробнее.

Условия труда

Обычно с условий труда все и начинается. Работодатель может еще не определился с полом и возрастом работника, но точно знает, что этому работнику предстоит делать, и какие варианты оформления возможны.

• Как назовем вакансию?

• Какой будет график работы?

• Это будет удаленный сотрудник или сотрудник находящийся в офисе?

• А может разъездная работа «по точкам» компании?

• Что он будет делать?

• Он будет зачислен в штат или будет работать по договору ГПХ?

В любом случае лучше описывать условия труда точно и честно. Иначе может получиться, что Ваш новый сотрудник проработает у Вас всего неделю и затем уйдет, узнав, что оказывается на этой должности есть частые командировки или постоянные задержки на работе.

Пол и возраст

Из моей практики, управляющему или собственнику, почему-то, проще всего было начать именно с этого критерия. Возможно потому, что так проще визуализировать идеального работника.

Пол и возраст это то, что обычно не отметишь на сайтах с вакансиями, но это дополнительное «узкое горлышко» в «воронке найма» (про воронку найма можно прочитать в главе «подбор»).

Не секрет, что в каких-то профессиях успешнее женщины, в каких-то мужчины, в силу своих природных и психофизиологических качеств. При этом, хочу сразу отменить свое мнение, если человеку нравиться профессия и он готов в ней работать и развиваться, то пол и возраст проигрывают очень сильной мотивации и человек может достигнуть любых высот. Это вопрос только времени и затраченных сил, в том числе и на борьбу с «шаблонами общества». Подобных примеров в истории человечества миллион.

Итак мы определились с полом и возрастом приемлемым для нашей компании. Могут ли быть исключения? Конечно да. Вот пример из моей практики. Мне поставили задачу найти интернет маркетолога. Возраст от 25 до 40. Пришел кандидат с подходящими навыками и оптом, но эта была его не первая профессия и ему было 50 лет. Он блестяще прошел видеоинтервью, которое я направила собственнику. И кандидат был принят несмотря на возраст.

Все потому, что мы смотрим на кандидата в совокупи его знаний, навыков, опыта, и подбираем наиболее подходящего, близкого к идеалу.

Навыки, знания и компетенции (или их еще называют hard skills)

В этом вопросе нужно четко определиться какие навыки нужны для должности как основные и какие какие навыки второстепенные.

Навык это то, что человек уже умеет делать, делает это периодически и иногда автоматически. Навык тесно связан с практикой, с опытом работы. Поэтому необходимо четко определить какие именно навыки важны для этой должности и затем определять есть ли они у кандидатов.

Например, я устраивалась как HR в транспортную компанию. Основные навыки для моей должности были навыки отбора кандидатов, построения всей системы отбора и адаптации сотрудников, а также навыки работы по соционики. На тот момент практики по соционике у меня было мало, но это выделяло меня из тысячи других кандидатов и меня взяли.

Компетенции, что у кандидата должно быть помимо навыков. Но в любой профессии есть нюансы, которые важны для дела. Которые влияют на расходные материалы и на время работы. Если у человека есть знания и компетенции в области нужной для вакансии он будет более успешным сотрудником.

Например, кандидат в швейный цех умеет шить одежду, делал это в течении 5 лет, и качество всех устраивало. Но так же важно знает ли он ткани, чем одна ткань отличается от другой? Как лучше заштопать ткань и почему так лучше? Какие варианты ниток бывают? Какие нитки и для чего нужно применять?

Психологические навыки (или их еще называют soft skills)

Стандартные психологические навыки хотят видеть все работодатели: активная жизненная позиция (проактивность), стрессоустойчивость, внимательность, заинтересованность, ответственный подход к работе, открытость, общительность. Но это все общие SOFT SKILLS навыки. А навыки стоит рассматривать согласно специальности.

Например, зачем над общительный it менеджер, такой будет больше общаться, чем выполнять свои прямые обязанности, ведь работа it менеджера связана больше с техникой, чем с общением. Значит it менеджер должен быть более замкнутым (интровертом), чем общительным (экстравертом).

А менеджер по продажам? Конечно для него общительность очень важна. Это не значит, что интроверт не станет хорошим менеджером по продажам, ему просто сложнее будет им стать.

Все психологические навыки можно измерить тестами. Важным моментом является, что тестов на личностные качества должно быть не менее трех. В разных компаниях используют разные тесты. Все зависит от желания собственников и знаний или собственника или hr. Можно также отдать данное тестирование на аутсорсинг, но это вопрос денежных средств компании.

Можно использовать: тест Адизиса, тест Оса, тест на архетип (Юнга), тест Кеттела, тест ИТО, тест на темперамент Айзенга, тест «командные роли Белбина» и т. д.

Главное при этом, чтобы основные тесты для выявления личностных качеств человека были для всех сотрудников одинаковые, а дополнительные могут быть разные для каждой вакансии.

Дополнительные пожелания

Что касается этого вопроса, то в нем, как ни странно явно видны все страхи собственника и корпоративная культура компании.

Просто приведу примеры из своей практики в разных компаниях и сразу будет все понятно.

1. Если есть кредиты, то точно берем, такой человек будет много работать он же должен скорее закрыть, будет работать стараться.

2. Если есть кредиты не берем. Это же плохая энергетика. Люди же на работу будут приходить только за деньгами, им же плевать на компанию.

3. Ой если мама с ребенком не берем. Она же будет только о ребенке думать, не сможет задерживаться в случае необходимости.

4. Ой без детей. Ну вот сейчас возьмем, а она в декрет уйдет. Не берем.

5. Не берем людей из Питера. Как это почему? Они же медлительные будут тормозить компанию.

6. Берем только до 35. Люди старшего возраста более медленно работают.

7. Не берем мамочек из декрета. Нужно, что бы хоть год где-то проработала. Она же после декрета медлительная и тупая.

8. Не берем из государственных структур. Они же там только чай пьют, а у нас работать надо.

9. Не берем людей до 25 они же не серьезные, маленькие еще.

10. На эту должность берем только мужчин. Женщина же не справиться с управленческой должностью в нашей компании.

11. Бездетных не берем, у нас тут все семейные, а то придут одиночки, будут нам тут семьи разрушать, вместо работы романы крутить.

12. Если кандидат курит, то сразу не берем, мы платим за работу, а не за нахождение в курилке.

Профиль должности или результат 5 вопросов

В результате должен получиться профиль должности, текст или или схема, в котором описаны обязанности и требования к работнику, его успешные характеристики, позволяющие исполнять свои должностные обязанности.

По профилю должности становиться ясно, как будет называться эта должность. Лучше всего избегать креативных названий.

Например, Ваша фирма скупает старое оборудование. И Вы по профилю должности поняли, что Вам нужен старший менеджер по закупкам, поскольку в задачи этого менеджера будет входить еще и контроль за своими коллегами. Стоит назвать эту специальность «менеджер по закупкам», или «старший менеджер по закупкам». А вот «менеджер по закупкам с функцией администратора» уже создает ощущение, что кандидат должен работать сразу за 2 должности. А значит, Вы будите получать много нецелевых откликов администраторов, которые возможно никогда не делали закупки.

В последнее время стало модно в профиле должности описывать еще и ЦКП. ЦКП — это конечный результат какой-то деятельности: произведенная ценная вещь или услуга, которая обладает обменной ценностью внутри организации или за ее пределами. Это то, что нужно кому-то и может быть обменено на деньги, поддержку или доброжелательное отношение. Например, продуктом дворника является чистый двор¹. ЦКП должны сформировать hr и собственник компании (или управляющий) для определения оклада и KPI.

Однако стоит помнить, что кандидат не обязан знать свое ЦКП, поскольку в разных организациях ЦКП должности может быть разное. Например, в одной компании продуктом дворника является чистый двор, а в другой компании продуктом дворника является чистая, облагороженная территория (чистый двор, чистые дороги, ухоженный палисадник) вокруг всего дома. Они оба выполнят свои обязанности хорошо и оба получают зарплату и при этом работая на одной специальности не догадываться о таком разном ЦКП.

Так же если кандидат все таки правильно формирует свое ЦКП, в будущей компании, это не гарантирует, что перед Вами хороший подходящий кандидат.

Теперь осталось только определить оклад и KPI.

Как правильно составит зарплату (оклад + KPI)

После того как мы определились с названием вакансии следующим шагом будет зайти на сайт с вакансиями как частное лицо, набрать в поисковике наше название вакансии и посмотреть зарплаты у других фирм на эту должность. Это называется анализ вакансий на рынке труда.

Все дело в том, что если в вашей вакансии зарплата будет ниже рыночной, но кандидаты даже не будут ее рассматривать.

Именно так и произошло когда я работала в строительной компании психологом, специалистом по кадрам. Мы искали водителя на газель. Откликов было очень мало. Когда я стала разбираться почему так, выяснилось, что мы предлагаем зарплату ниже средней по Москве. Как только мы обсудили это с собственником и подняли зарплату до рыночной, тут же пошли кандидаты.

Как же составить оклад и KPI, так чтобы будущему работнику была интересна Ваша вакансия?

Итак сумму оклада мы можем посмотреть так же в вакансиях. Это то, что сотрудник получает минимум без KPI в любом случае.

Далее необходимо отметить, что будет являться показателями для KPI. Например, kpi может быть 5% от продажи товара или фиксированная сумма за вовремя найденного кандидата.

Допустим у нас еще будет премия (или еще ее называют ведро) за хорошие показатели, например вместо 10 произвели 15 продаж.

Может быть еще квартальная премия или премия за высокие показатели, например эти 15 продаж были 3 месяца подряд.

В итоге в вакансии можно поставить средний и максимальный вариант оплаты труда.

Некоторые компании не ставят уровень заработной платы в вакансиях, аргументируя это тем, что пусть смотрят на функционал и требования, а не на доход. Такой способ обычно ведет к меньшему числу откликов кандидатов на вакансию.

Примечания

1

Словарь терминов. https://e-office24.ru/.