Внедрение проектного управления. Практическое руководство по созданию Проектного Офиса

Александр Смирнов

Пошаговое методическое руководство внедрения проектного управления «с нуля» в компании любого масштаба и профиля деятельности, основанное на практическом опыте построения проектных офисов в российских компаниях.

Глоссарий

Проект — существует множество определений, впрочем, не противоречащих друг другу. Некоторые из них:

— это ограниченная временем деятельность по созданию новых (уникальных) продуктов, услуг или результатов (PMI PMBоK);

— это уникальное, временное, мультидисциплинарное и организованное усилие, направленное на получение согласованного конечного результата в рамках предопределенных требований и ограничений (ICB 4);

— это одноразовая, не повторяющаяся деятельность или совокупность действий, в результате которых за определенное время достигаются четко поставленные цели (DIN 69901);

— это комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений (ГОСТ Р 54869—2011).

Управление проектом — комплекс воздействий на объекты управления в рамках проекта с целью достижения его целей оптимальными с точки зрения ресурсоемкости и конечной эффективности способами.

Предиктивный подход (водопадный подход, waterfall) — классический подход к управлению проектом, при котором разрабатывается четкий план реализации проекта, состоящий обычно из этапов инициации, планирования, исполнения, мониторинга и контроля, завершения.

Гейтовый подход — принцип, при котором переход проекта на очередную фазу невозможен без прохождения так называемого гейта (ворот), то есть выполнения определенных условий.

Критический путь — последовательность задач, суммарная продолжительность которых определяет срок завершения и продолжительность проекта в целом.

Критическая задача — любая задача на критическом пути. Если увеличить длительность такой задачи — то длительность проекта также увеличится.

KPI — ключевые показатели реализации целей и решения задач проекта. Общим критерием успешного выполнения проекта является подтверждаемый измерениями факт получения Заказчиком результата, удовлетворяющего его заранее определенным и зафиксированным в документации проекта ожиданиям, в заданные сроки и в рамках выделенного бюджета.

Частными критериями успешного выполнения проекта являются его KPI — сформулированные в соответствии с принципами целеполагания SMART (правильная постановка цели означает, что цель является конкретной, измеримой, достижимой, значимой и соотносится с конкретным сроком) промежуточные и окончательные результаты выполнения задач проекта.

FTE (Full-time equivalent) — оценивает долю участия сотрудника, например, в проектной деятельности. Занятость в проекте с FTE 0,2 означает, что сотрудник тратит 20% своего рабочего времени на работу в проекте. Если у него стандартная 40-часовая рабочая неделя, значит, 40 х 0,2 = 8 часов — именно столько часов в неделю сотрудник будет тратить на работу в данном проекте.

КСУП — Корпоративная Система Управления Проектами, включающая в себя:

— Проектный офис, команды управления проектами;

— методологию управления проектами, регламент;

— информационную систему управления проектами.

ИСУП — информационная система управления проектами.

Устав проекта — один из ключевых документов, описывающих цели проекта, ключевые задачи, допущения, ограничения проекта, сроки и бюджет проекта. Дает старт проекту и назначает руководителя проекта. Разрабатывается на этапе инициации проекта. Также может называться Меморандумом, Карточкой проекта, Приказом, Project Charter и др.

PMO (Project Management Office, Проектный офис) — структурное подразделение, выполняющее роль центра компетенций в области управления проектами. Может выполнять контрольно-ревизионные и администрирующие функции, в случае необходимости — антикризисное управление.

Также в состав Проектного офиса могут входить руководители проектов и администратор Проектного офиса. Функционал подразделения подробно описывается в Положении о Проектном офисе.

Может также называться Проектным отделом, или Отделом/Департаментом управления проектами. Это совершенно не принципиально и зависит от общей структуры компании. Также Проектный офис может состоять из одного человека, являющимся больше методологом — а руководители проектов могут находиться в других подразделениях компании.

Далее в книге будет использоваться термин «Проектный офис» или аббревиатура «РМО».

Проектный Комитет (ПК) — высший орган управления проектами компании, принимающий все значимые решения (инициирование, открытие, приостановка, прекращение, завершение проекта, изменение его значимых параметров), утверждающий все окончательные результаты проекта. Также может называться Наблюдательным Советом, Советом Директоров. Обычно проводится раз в месяц или раз в квартал.

Управляющий Комитет (УК) — совещание в рамках проекта (обычно ежемесячное), на котором могут присутствовать руководитель проекта, Заказчик, Куратор проекта, ключевые эксперты.

Команда проекта — группа специалистов, создаваемая на период выполнения проекта. Основная задача этой группы — обеспечение достижения целей проекта. Создается целевым образом на период осуществления проекта. Включает также всех внешних исполнителей и консультантов. Расформировывается после завершения проекта.

Команда управления проектом — члены команды проекта, которые непосредственно вовлечены в управление проектом, включая представителей некоторых участников проекта и технический персонал. В команду управления проектом входят: Заказчик, Куратор, руководитель проекта, администратор проекта.

Участник команды проекта — любой сотрудник компании, привлеченный в проект на основании утвержденного Устава проекта на полную или частичную занятость. Может являться в проекте исполнителем, экспертом или консультантом.

Руководитель проекта (РП, менеджер проекта, project manager, PM) — сотрудник, несущий перед Заказчиком и Куратором проекта всю полноту ответственности за соответствие промежуточных и окончательных результатов проекта заданным целевым значениям параметров качества, достижение его целей, эффективное распоряжение бюджетом проекта и соблюдение сроков его реализации.

Все члены команды проекта подчиняются руководителю проекта в рамках проекта в соответствии со своими функциональными ролями, закрепленными за ними в Уставе проекта.

Инициатор проекта — любое должностное лицо компании, являющееся автором идеи проекта и постановщиком начальных задач по нему. Роли Инициатора и Заказчика проекта могут быть совмещены.

Заказчик проекта — будущий владелец и основной пользователь результатов проекта. Обладает полномочиями по запуску, приостановке или прекращению работ проекта. Осуществляет окончательную приемку промежуточных и конечных результатов проекта. Обычно это Генеральный директор либо профильный топ-менеджер. Роли Инициатора и Заказчика проекта могут быть совмещены. Для проекта внедрения проектного управления Заказчиком должен быть либо один из акционеров бизнеса, либо генеральный директор компании. Куратором в идеале должен быть один из ключевых топ-менеджеров компании.

Куратор проекта (Спонсор) — полномочный представитель Заказчика в проекте (один из топ-менеджеров). Осуществляет контроль хода исполнения проекта по укрупненным показателям со стороны высшего руководства. Может курировать несколько проектов, как не связанных между собой, так и объединенных в портфель/программу.

Куратор является также защитником и лоббистом интересов проекта, оказывая содействие руководителю проекта в решении любых вопросов и возникающих проблем, которые руководитель проекта не может решить самостоятельно в силу отсутствия достаточного административного ресурса и авторитета.

Куратор возглавляет Управляющий комитет проекта, проводит заседания УК, утверждает протоколы УК и ежемесячный отчет о прогрессе по проектам своей зоны ответственности.

Роли Куратора и Заказчика проекта могут быть совмещены. Роли Куратора и руководителя проекта совмещены быть не могут.

Администратор проекта — участник команды проекта, который отвечает перед руководителем проекта за техническое обеспечение исполнения проекта и документооборот.

Ресурсный менеджер — руководитель любого структурного подразделения компании, обеспечивающий выполнение работ проекта имеющимися в его распоряжении ресурсами по запросу руководителя проекта.

Отвечает перед Куратором и руководителем проекта за своевременность, достаточность, качество предоставляемых на проект необходимых для его реализации ресурсов. В команду управления проектом могут входить несколько ресурсных менеджеров.

Стейкхолдер (заинтересованное лицо) — лицо, группа или организация, которая может влиять, на которую могут повлиять или которая может воспринимать себя подвергнутой влиянию решения, операции или результата проекта, программы или портфеля.