Скорая помощь рестораторам. Уникальные антикризисные инструменты

Александр Серебро

Нужна ли ресторану служба доставки, как ее организовать и что при этом обязательно учесть? Насколько важна IT-инфраструктура? Как связана мотивация персонала с инвентаризационным контролем? Развитие любимого дела: что нужно ресторатору для масштабирования предприятия? Стоит ли внедрять новый бренд и когда это делать? Ответы и личный опыт – в книге Александра Серебро, владельца ресторана «Ролл Хаус», эксперта и автора уникальных методик ведения ресторанного бизнеса.

IT-инфраструктура

В этой главе я расскажу о том, что такое IT-инфраструктура и какие цели на предприятии реализуются при её помощи, а также о том, с чего начать её создание и какие пути выбрать.

IT-инфраструктура — это совокупность информационных ресурсов организации. Условно её можно разделить на три уровня: физические цифровые устройства, программные решения и база данных предприятия. Сюда же можно отнести и все ресурсы на обслуживание всех трёх уровней системы. Рабочие компьютеры, личные телефоны, кассовые аппараты, серверы — относим к первому уровню. Приложения на телефоне, сайты, CRM-системы, операционные системы, навигаторы и прочее — относим ко второму. Информация (данные), которая создаётся, записывается, хранятся и предоставляется в случае необходимости — это третий уровень.

Простой пример работы IT-системы. Руководитель ресторана в телефоне (физическое устройство) открывает приложение (программное решение) и знакомится с отчетом по продажам за текущий день (база данных).

Еще один пример: клиент дома используя планшет (физическое устройство) заходит на сайт ресторана (программное решение) и делает заказ. Заказ сохраняется на сервере (база данных) и доступен для печати.

Каждый уровень независим друг от друга. Одна и та же задача на предприятии может выполняться любым сочетанием, например:

• можно сделать заказ с телефона под операционной системой Android на Web-сайте и данные будут сохранены в сообщении Telegram бот

• можно сделать заказ в iOS приложении через планшет и данные заказа сохранятся в CRM-системе компании

• можно позвонить менеджеру и данные заказа будут записаны на листочке бумаги

С физическими устройствами все понятно. Они помогают нам взаимодействовать на расстоянии и обмениваться информацией. У каждого есть по телефону, а то и по два.

Что касается программ, то на предприятии их может быть множество. Например, бухгалтер использует 1С, маркетолог работает с сайтом, водитель с навигатором, менеджер с CRM-системой AmoCRM. И вопрос выбора здесь всегда актуален. Решений много. Ситуация меняется очень быстро. Одни программы устаревают, на смену приходят новые, поэтому нужно держать руку на пульсе.

И, наконец, что же такое база данных организации. В идеале, это хранилище всех данных предприятия, которые только можно себе представить. Такие данные должны быть чётко структурированы, связаны между собой и надежно защищены. Наличие такой базы позволяет в цифрах видеть, как живет компания. Например, по номеру телефона клиента можно сказать, когда он делал последний заказ, и какие блюда в этом заказе были по скидке, кто из поваров готовил, кто из водителей доставлял, во сколько была совершена доставка. Можно узнать на какую сумму обычно заказывает этот клиент, какой у него любимое блюдо. Консолидированные данные позволяют формировать любые необходимые отчеты для принятия решений. Для решений не только руководителя, но и маркетолога, менеджера и водителя. Это важный аспект.

Разрозненные данные не позволяют работать эффективно. Важно с самого начала учиться правильно собирать и хранить данные. Постепенно, с развитием разных отделов предприятия, связывать все в единую сеть.

Мы используем MySQL базу данных с ежедневным резервным копированием. В базе около трёх сотен связанных между собой таблиц: от показателей годовой выручки, до координат широты и долготы места передачи каждого заказа клиенту. У нас собираются данные по технологическим картам, продажам, маркетингу, сотрудникам, нашим брендам и сайтам, конкурентам, расходам и прочие. Данные позволяют делать ретроспективы и экспериментировать.

Как правило, создание IT-инфраструктуры начинается с автоматизации какой-то важной части предприятия. Например, это может быть отдел продаж. Затем автоматизация происходит еще где-то. И потом эти отдельные части связываются в единую структуру.

Процесс цифровой трансформации не быстрый, поскольку требует осмысления задач, создания бизнес-логики, разработки инструментов и их внедрения. А как мы понимаем, у каждого отдела предприятия свои задачи, своя логика и свои решения.

На пути создания IT-инфраструктуры есть два пути: первый, это создать свой IT-отдел (in-house) как структурную единицу предприятия и последовательно развиваться вместе с ней. Второй — найти компетентного подрядчика на долгосрочное сотрудничество. Сегодня на рынке не сложно найти компании, которые занимаются цифровой трансформацией и у которых уже есть успешные отраслевые решения.

Плюс первого в том, что свой отдел всегда рядом, в курсе всего, что происходит, и занимается задачами только своей компании. Надёжность в долгосрочной стратегии. Минусы: содержание отдела разработки, долгий процесс развития.

Плюсы второго пути — быстрое и часто более компетентное разворачивание инфраструктуры. Минусы: дорого и высокие риски, связанные с внешним контролем. В случае прекращения сотрудничества, дела должны быть переданы подобному подрядчику (так как внутри своей компании отсутствуют компетенции) иначе существует риск остановки всей IT системы. Процесс передачи не простой, часто — очень непростой, об этом необходим помнить.

С чего начать? Автоматизируйте то, в чём вы сейчас видите необходимость. Доступными на данный момент средствами. Сделайте это хорошо. Когда первый шаг будет сделан, то точно появятся новые идеи. И это новые задачи для ваших IT-специалистов. Которые, возможно, еще и не знают, что надолго связывают свою деятельность с вашей компанией. И ещё — помните про важность данных! Собирайте и храните правильно. Первые версии баз данных начинаются с импорта ваших Excel документов. Так что это уже повод навести в них порядок.