Ключевые идеи книги: Революция совещаний. Как меньше «встречаться» и больше успевать. Майк Сонг, Вики Халси, Тим Баррес

Smart Reading, 2020

Этот текст – сокращенная версия книги Майка Сонга, Вики Халси и Тима Барреса «Революция совещаний. Как меньше «встречаться» и больше успевать». Только самые ценные мысли, идеи, кейсы, примеры. Совещания поглощают вашу жизнь? Майк Сонг, Вики Халси, Тим Баррес утверждают, что вы такой не один. Познакомьтесь с Айрис, начальником отдела продаж. Она настолько погрязла в совещаниях, что чувствовала себя белкой в колесе. Хорошо, что на ее пути встретился ведущий эксперт по эффективным совещаниям. Он поделился с Айрис простой системой, которая помогает отсеять бесполезные встречи, придать совещаниям ясные цели и повестку дня, держаться избранного плана, быстро устранять неполадки во время видеоконференций, максимально использовать технологические новинки и многое другое. Революционные авторские методики сфокусированы на пяти болевых точках совещательного процесса, которые превращают жизнь менеджеров в бессмысленную гонку и приносят миру более триллиона долларов убытков ежегодно.

1. Правильное планирование — половина дела

1.1. Подумайте об упущенных возможностях

Если вы — типичный офисный работник, то вы проводите на совещаниях больше четверти своей рабочей недели. Чтобы оценить «масштабы бедствия», возьмите свой календарь за прошлый месяц и посчитайте, сколько времени вы потратили на разнообразные встречи. А теперь вспомните, какой процент времени на этих встречах, как вам кажется, был потрачен зря, без результатов для бизнеса? Сколько часов это в неделю? В месяц? В год? У среднего сотрудника получится около 30 минут в день или 15 суток (!) в год.

Чтобы усилить впечатление, можно прикинуть, сколько времени тратится на встречах впустую за год всеми сотрудниками вашей компании, и умножить это на среднюю стоимость их рабочего часа.

На что вы могли бы потратить это время, если бы не были вынуждены сидеть на бесполезных совещаниях? Может быть, уделить больше времени семье или получить дополнительную профессиональную квалификацию?

Прямо сейчас выберите одну профессиональную и одну личную цель, над достижением которых вы хотели бы работать в освободившееся время. Запишите их на бумаге и повесьте на видном месте. Это будет напоминать вам о цене, которую вы платите за неэффективные совещания.

1.2. Долой ненужные встречи!

Что вы делает в первую очередь, когда получаете приглашение на совещание? Проверяете свой календарь? Неправильно. Первым делом вы должны понять, стоит ли вам вообще присутствовать на этой встрече.

Задайте себе несколько вопросов по методике ППКС:

• Приоритет: соответствует ли эта встреча вашим приоритетам на год?

Мы верим в магию слова, зафиксированного на бумаге. Если у вас еще нет письменного списка из 10 приоритетных целей на этот год, сделайте его сейчас и держите в быстром доступе — на рабочем столе компьютера или в вашем телефоне. Тогда вы сможете при получении любого приглашения или просьбы просто свериться с этим файлом и отклонить те встречи, которые не приближают вас к исполнению приоритетных планов.

• Планоцель: есть ли у собрания цель и план/повестка?

Хорошая цель — четко определенная, практичная и измеримая — служит участникам встречи ориентиром. А соответствующая повестка дня намечает путь к цели и уточняет, кто за какую часть встречи будет отвечать. У «планоцели» есть и дополнительный позитивный эффект: она помогает определить, кто должен присутствовать на совещании, а кого приглашать не требуется.

• Краткость: можем ли мы уложиться в меньшее время?

Любимая игра офисных работников: домино из совещаний. Вы назначаете встречи встык одну за другой, и стоит первому совещанию задержаться — и вот вы уже опоздали на следующее, а потом и на то, которое за ним. Ваше расписание посыпалось, как костяшки домино. В итоге одни участники прибегают на встречу позже, запыхавшиеся и нервные, а другие ждут их и злятся на потерю времени. Дело усугубляется тем, что стандартные настройки в электронных календарях услужливо предлагают для встреч 30 или 60-минутные интервалы и не предусматривают пауз. Очень простой метод: заранее планировать встречи на 20 и 50 минут, так у вас будет 10-минутный буфер между встречами.

Не назначайте длинные встречи, если цель может быть достигнута коротким разговором на 5–10 минут. Иногда встреча вообще не нужна, а вопрос можно решить разговором по телефону или общением по внутреннему чату.

Правда, никакой буфер не поможет, если никто не контролирует временные рамки на самом совещании. Начните с тех встреч, которые вы сами организуете — сообщите участникам заранее, что встреча начнется и закончится ровно по расписанию, и выполните свое обещание. Жесткие рамки помогают держать дисциплину.

Конец ознакомительного фрагмента.