Аудит расчетов с персоналом

З. Е. Панова, 2009

Расчеты с персоналом – один из важных участков учета каждой организации. Проведение аудиторской проверки данного участка позволяет установить правильность начислений и выплат работникам предприятия по всем основаниям и отражения их в учете, установить законность и полноту удержаний из заработной платы и из других выплат в пользу предприятия, бюджета, Пенсионного фонда, других юридических и физических лиц, проверить соблюдение организацией налогового законодательства. Данное издание предназначено для аудиторов, бухгалтеров предприятий и финансовых менеджеров.

Глава 2. Нормативная документация, регулирующая порядок учета и документального оформления операций по расчету с персоналом

Для проведения аудиторской проверки операций по расчетам с персоналом по оплате труда и прочим операциям аудитору необходимо руководствоваться такими нормативными документами, как:

1) Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп. от 23 июля 1998 г., 28 марта, 31 декабря 2002 г., 10 января, 28 мая, 30 июня 2003 г.);

2) План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н (с изм. и доп. от 7 мая 2003 г.);

3) Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.1998 г. № 34н (с изм. и доп. от 30 декабря 1999 г., 24 марта 2000 г.);

4) приказ Минфина России от 22.07.2003 г. № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» (с изм. и доп. от 31 декабря 2004 г.);

5) Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (ТК РФ) (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г., 30 июня 2006 г.);

6) Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 г. № 213;

7) Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Хочется особое внимание уделить оформлению операций по расчетам с персоналом по оплате труда первичными учетными документами.

Унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1, введены в действие 26 марта 2004 г. Они являются обязательными для всех российских предприятий, независимо от формы собственности этого предприятия.

Для оформления хозяйственных операций по учету труда и его оплате постановлением Госкомстата утверждены следующие формы первичной учетной документации:

1) № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;

2) № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;

3) № Т-2 «Личная карточка работника»;

4) № Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»;

5) № Т-3 «Штатное расписание»;

6) № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;

7) № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

8) № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

9) № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

10) № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;

11) № Т-7 «График отпусков»;

12) № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

13) № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;

14) № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

15) № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

16) № Т-10 «Командировочное удостоверение»;

17) № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

18) № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

19) № Т-11a «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»;

20) № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;

21) № Т-13 «Табель учета рабочего времени»;

22) № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»;

23) № Т-51 «Расчетная ведомость»;

24) № Т-53 «Платежная ведомость»;

25) № Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»;

26) № Т-54 «Лицевой счет»;

27) № Т-54а «Лицевой счет»;

28) № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»;

29) № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

30) № Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Рассмотрим порядок применения и заполнения некоторых наиболее распространенных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате.

Табель учета рабочего времени (форма № Т-13).

Табель учета рабочего времени применяется для учета фактически отработанного и (или) неотработанного времени каждым работником предприятия и служит основанием для начисления заработной платы. Кроме того, данные табеля учета рабочего времени используют для получения данных об отработанном времени, для обеспечения контроля за соблюдением работниками предприятия установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности.

Составляются табеля рабочего времени в одном экземпляре уполномоченным на это лицом (начальником или инспектором отдела кадров, нормировщиком, мастером и пр.), подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, утверждаются руководителем и передаются в бухгалтерию.

Кроме фактически отработанных и (или) неотработанных дней, в табеле учета рабочего времени проставляется информация о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени, днях административного отпуска, командировки и др.

Отметки производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом, например таких, как листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр.

Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49,Т-51,Т-53)

Согласно постановлению Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» эти формы применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.

При применении расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам № Т-51 и Т-53 не составляются.

На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Начисление заработной платы (формы № Т-49 и № Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

В графах «Начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости (формы № Т-49) и платежной ведомости (формы № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

В расчетно-платежной ведомости (форме № Т-49) и платежной ведомости (форме № Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка «Депонировано». При необходимости в графе «Примечание» формы № Т-53 указывается номер предъявленного документа.

В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

Лицевой счет (форма № Т-54, Т-54а)

Лицевой счет применяется для ежемесячного отражения сведений о начисленной заработной плате и произведенных вычетов в течение календарного года.

Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету и иных документов (исполнительных листов, заявлений работников и др.)

Форма № Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы.

При применении автоматизированной обработки производится распечатка расчетного листка, один экземпляр которого выдается работнику, а другой вкладывается (подшивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе.

Расчетный лист, содержит данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)

Записка-расчет применяется для расчета работникам предприятия отпускных, заработной платы и иных выплат, причитающихся ему, при предоставлении ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора (контракта) с работником (увольнении) (форма № Т-61)

Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы. Расчет причитающейся к получению заработной платы и других выплат производится работниками бухгалтерии.