Научно-справочный аппарат архивов России. Мониторинг-2020

Татьяна Максимова

Издание адресовано широкому кругу исследователей – историкам, генеалогам, краеведам, журналистам, писателям.В первой части вы найдете ответы на самые распространенные вопросы о правах пользователей архивов при работе с научно-справочным аппаратом. Во второй части – несколько полезных статей о современности и будущем справочно-поисковых средств. В третьей части – много ссылок на документы, издания и базы данных, помогающие найти нужные документы.Удачных вам поисков!

ЧАСТЬ 2. Открытый микрофон

Максимова Т. Пофантазируем?

Максимова Татьяна г. Москва. MBA. Создатель группы «Клуб Генеаголиков» https://www.facebook.com/groups/genealogy.club/, Youtube канала «Клуба Генеаголиков» https://www.youtube.com/channel/UCLeV5cLKqDszcSSmQjkN3ng. Руководитель московского отделения МОО «Архивный Дозор» https://arhizorro.ru/. Мой семейный сайт http://www.maximovy.ru/, новый сайт для проектов http://www.genlist.ru. Для связи [e-mail]

Если Вы прочитали первый раздел этой книги, то, наверняка, заметили — доступность научно-справочного аппарата в нормативных актах все больше размывается. Формулировки становятся такими, что появляется возможность делать НСА платным или, выложив только в виде базы данных, ограничить возможность исследователей работать с ним свободно, копировать и делать свои справочники.

Есть два базовых пути, по которым мы можем пойти дальше.

Путь первый. Диктатура

Представьте, что прошло 10 лет, и все описи, наконец, оцифрованы и проиндексированы. Доступны они только в рамках Центрального Фондового Каталога. Выборка из него и размещение на сторонних сайтах карается законом. И сделано это не для того, чтобы пользователям было удобно все смотреть в одном месте. А для того, чтобы государство могло контролировать, что пользователи не увидят. Например, в рамках «обеспечения защиты исторической правды». Вы не увидите опись, вы увидите выборку. Возможно, размер выборки будет зависеть от платной подписки, которую вы приобретете, или от вашего социального статуса. Даже если формально никаких ограничений не будет, в выборку могут не попасть дела, введенные с ошибками в названии. А сверить выборку со сканом старой описи вы не сможете.

В случае первого пути, для Архива — исследователь это потребитель (покупатель) услуги. Архив не заинтересован в том, чтобы услуги были бесплатны. И, так как он монополист, он не заинтересован в повышении качества услуг и появлении конкурентов.

Путь второй. Коллективное хозяйство

Представьте, что прошло 10 лет, и генеалогия стала весьма распространенным хобби. Настолько распространенным, что сканы ревизий и исповедок практически всех населенных пунктов стало возможным найти в сети. В специальных сообществах, чатах, обменных биржах, группах землячеств… Ценность скана стала гораздо ниже. Чтобы купить сканы ревизии всего села у архива Вам нужно заплатить 5 тысяч рублей и ждать месяц, а лишь выкрикнешь в Интернете «Ищу Ивановку», и тебе ее тут же предлагают за 500 рублей или задаром. Ценность сканов массовых источников упадет. Как исследователь, я все чаще встречаю населенные пункты, по которым все основное уже отсканировано и свободно распространятся «между своими».

Но одновременно вырастет ценность научно-справочного аппарата. Найти нужный документ, сэкономив время, — за это пользователь будет готов платить. Ведь, все мы понимаем, что большинство упоминаний наших предков мы не сможем разыскать в документах. Они есть. Их видят чужие глаза. Но наши глаза их никогда не увидят.

В современном мире широко используются «Открытые данные» (open data). Это данные, которые свободно доступны для машиночитаемого использования и публикации без ограничений авторского права и других механизмов контроля. Многие российские ведомства имеют разделы открытых данных. Даже Росархив — http://archives.ru/opendata. Второй путь непосредственно связан с открытыми данными.

Представим, что Росархив создал универсальный формат кодирования архивной информации, и предоставил сторонним разработчикам возможность использовать данные проиндексированных описей и документов, снабженных тегами/атрибутами. И даже пошел дальше — каждый пользователь может дополнить описание документа своими пометками, видимыми или не видимыми другим исследователям. Например, выписать фамилии из документа, чтобы их могли разобрать поисковые машины. Или оставить ремарку о том, что в документе упоминается крупное историческое событие, или интересный человек.

При этом заработок архивов будет заключаться в перепродаже индексов (упоминаний фамилий и населенных пунктов, и других атрибутов), созданных крупными коммерческими фирмами и, конечно же, в продаже сканов. Для того чтобы получить 20 упоминаний предка в немассовых источниках, пользователю не нужно будет проводить полжизни в читальном зале. Несколько кликов, посильный платеж, и ты счастлив — получаешь сканы документов, которые никогда бы не стал просматривать, если бы кто-то не проиндексировал бы этот документ ранее.

При этом все краудсорсинговые проекты в области генеалогии и краеведения, да и личные исследования, могут присоединяться к архивному информационному поля с помощью тех же тегов и атрибутов. Каждый исторический населенный пункт имеет свой ID, и если он упоминается в документах совсем другого региона, он все равно окажется в поле зрения ищущего его пользователя. Пользователи смогут увидеть, кто из зарегистрированных в Фондовом Каталоге исследователей, занимается той же темой любительски или профессионально (с научным интересом), общаться, делиться находками.

Идя по этому пути, архивная область в части относящейся к персональной истории, превращается в коллективное хозяйство. Где в соответствие с современными идеями об открытых данных и свободных лицензиях, труд исследователей уже не будет тратиться на одни и же оцифровки, индексации, расшифровки. И это сделает семейную и локальную историю доступной.

Какой путь нас ждет? Сложно сказать. Важно, чтобы Росархив перестал считать, что он занимается документами и историей. Это формулировки вчерашнего дня, когда заказчиком услуг архивов было государство. Сегодня заказчик — простой человек. Завтра — искусственный интеллект. Архивы занимаются данными. И их задача так упаковать эти данные, чтобы их захотелось купить.

Маловероятно, что у архивов удастся отнять монополию на изображения документов. И, например, сделать их общественным достоянием. Однако, монополия на научно-справочный аппарат уже рушится. Посмотрите на мой справочник, на справочники других исследователей. И это работа одиночек. А ведь в отрасль в любой момент могут прийти игроки высшей лиги — Яндекс, Mail.ru, Сбербанк. «Яндекс» инвестировал в компанию «Генотек», представившую незадолго до новости свой сервис построения генеалогических деревьев. Сбербанк провёл конкурс «Digital Пётр» и анонсировал разработку платформы для расшифровки русской скорописи. Представитель компании пообещал, что она будет открытой, историки и любители смогут загружать туда документы и получать расшифровку. Опыт этих компаний изменит всю сложившиеся систему. Они-то знают, что нужно конкретному пользователю, и за что он готов платить.

Если эти темы развития архивов, волонтерских инициатив, исторического краудсорсинга Вам интересны, присоединяйтесь к сообществу «Клуб генеаголиков» https://www.facebook.com/groups/genealogy.club/. Там мы обсуждаем новости, разбираемся в новых архивных технологиях и придумываем новые проекты.

Храмцовская Н. А. Научно-справочный аппарат архивов: проблемы и тенденции

к.и. н. Н.А.Храмцовская. По образованию я историк, закончила Московский Государственный Университет. Кандидат исторических наук. Свою карьеру начинала как архивист, а затем освоила и управление документами и консультационную работу. Мне довелось участвовать в интереснейших отечественных и международных проектах, в т.ч. в таких, как MoReq2, MoReq2010, InterPARES Trust и проект создания базы данных архивной терминологии Международного совета архивов (МСА). Сейчас я работаю ведущим экспертом по управлению документацией в компании «Электронные Офисные Системы». Меня интересует всё, что относится к этой области: традиционные и электронные технологии; как вопросы управления документами и архивного дела, так и проблемы информационной безопасности, а также роль всех этих дисциплин в проектах построения «электронного» и «открытого правительства». Много сил трачу на пропаганду современных методов работы, в том числе на написание статей, число которых, кажется, перевалило за три сотни; на преподавание, перевод зарубежных стандартов и нормативных документов. Участвую в работе Международной организации по стандартизации в качестве национального эксперта. Являюсь членом МСА, ассоциации ARMA International и Гильдии Управляющих Документацией.

Блог: http://rusrim.blogspot.com/

https://www.slideshare.net/sspchram/

https://www.youtube.com/channel/UC8KrhYA3LREYZCq_16qiYyA/videos

Когда речь заходит о научно-справочном аппарате (НСА) архива, то в первую очередь говорят об описях, поскольку это самый распространённый вид НСА, который создается, как правило, источником комплектования и передается в архив вместе с документами. Основная проблема описей — степень их информативности и точности сведений.

Следует отметить, что описи выполняют две функции. С одной стороны, они используются для учёта поступивших в архив документов. В этом случае нет необходимости в подробных сведениях о деле и входящих в его состав документах. Для архивистов с многолетним стажем базовых сведений в описях достаточно для выполнения их работы, поскольку с годами нарабатываются практика и знание о том, где и какую информацию документы содержат. Соответственно, неинформативные, «глухие» заголовки дел в описях не редкость.

С другой стороны, как только встает вопрос о предоставлении исследователям возможности работать с описями, возникает множество проблем, поскольку достаточно часто исследователи не обладают всей полнотой знаний, необходимых для выявления в описях дел, которые могут содержать материалы по интересующей их теме.

Со временем были установлены требования к составлению описей, особенно в отношении заголовков дел, — но до конца проблема так и не была решена.

Остальные традиционные виды НСА — каталоги, картотеки, указатели, обзоры и т.д., обычно составляются в самом архиве архивистами.

Сегодня в сфере архивного НСА идут революционные изменения — традиционный бумажный и «бумагоподобный» НСА исчезает, и на смену ему приходят специализированные информационные системы на основе баз данных; как следствие, в создание такого НСА помимо архивистов вовлекаются более высокооплачиваемые ИТ-специалисты, в результате чего данный вид деятельности становится междисциплинарным, требующим более совершенного стратегического и оперативного управления и больших затрат.

Главная проблема НСА — экономическая

С моей точки зрения, основная проблема НСА во многом связана с тем, что у архивов нет достаточной заинтересованности в его развитии, а обычно нет и необходимых кадровых, финансовых и материальных ресурсов как для подготовки и актуализации НСА, так и для его размещения в публичном доступе в электронном виде. Это связано с рядом причин:

• У архивов и их сотрудников обычно нет достаточно сильной мотивации для проведения работ по созданию и актуализации НСА — грубо говоря, денег не дают ни за сам качественный НСА, ни за повышение эффективности труда архивистов, которой он способствует;

• Создании НСА обычно связано с большими трудозатратами и дополнительной нагрузкой на сотрудников архивов. При этом часто получается так, что НСА не улучшает условия труда самих архивистов, и нередко создаётся в интересах третьих сторон (например, во исполнение законодательно-нормативных требований);

• Открытие доступа к НСА для общественности всегда связано как с рисками раскрытия конфиденциальной информации и персональных данных, так и с риском увеличения количества запросов;

• Чем в большем объёме раскрывается НСА, тем обычно больше претензий от недовольных пользователей к объему, качеству и уровню раскрытия информации об архивных документах.

Опыт зарубежных архивов

В ряде зарубежных стран проблема решается за счет использования иной экономической модели деятельности архивов, в рамках которой выделяемые архиву средства и ресурсы пропорциональны тому, насколько активно используются архивные материалы — соответственно, архивы начинают бороться за посещаемость, за количество обращений к их документам и т. д. В этом случае у архивов появляется мотивация дать максимально удобный доступ к НСА самим исследователям.

Тем не менее, хороший НСА создаётся и поддерживается тогда и только тогда, когда в нем кровно заинтересованы сами архивисты. Типичной является тенденция к использованию как самими архивистами, так и исследователями одних и тех же архивных информационных систем (естественно, с предоставлением исследователям урезанных прав доступа).

С моей точки зрения, единственный способ успешного решения проблемы НСА — поиск экономических и нормативно-правовых решений, выгодных как пользователям архивов, так и архивистам. Этому вопросу многие зарубежные архивы уделяют первостепенное внимание.

Мощным стимулом для раскрытия НСА также является кардинальная перестройка деловых процессов архива, например, перевод процедуры заказа документов для исследователей в электронный вид через онлайн каталог, когда полностью ликвидируются традиционные бумажные требования и необходимость посещать с целью их подачи читальный зал. Те архивы, которые уже перешли на выдачу затребованных документов преимущественно в электронном виде (в том числе удалённым пользователям и за разумную плату), особенно мотивированы в этом плане.

Создание НСА — это по-прежнему большая, трудоемкая и часто неблагодарная работа, а стремительный рост объёмов и разнообразия документов, создаваемых в ходе деловой деятельности и, соответственно, попадающих затем в архивы, создаёт дополнительные проблемы. В связи с этим из международной практики видны разнонаправленные тенденции:

• Там, где работа по созданию НСА ведётся традиционными методами, в ручном режиме, в связи с растущими объёмами документов наблюдается снижение детальности и качества архивного описания. Многие архивы переходят от описаний на уровне дел к описанию на уровне архивных коробов, лишь бы быстрее пустить вновь принятые на хранение материалы в оборот.

• Там, где есть возможность автоматизировать процессы создания НСА в архиве и/или забрать уже созданный в делопроизводстве НСА вместе с документами, переработав его в нужный вид в автоматизированном режиме — видна тенденция к более детальному описанию, с переходом от уровня дел к уровню документов и отдельных архивных объектов.

• Сейчас на подходе целый комплекс инновационных технологий, позволяющих в корне изменить как методы поиска информации по архивным материалам, так и методы составления НСА. Особенно это касается таких «трудных» материалов, как рукописные тексты, тексты на иностранных языках, изображения и фотографии, аудио — и видеодокументы. Создаваемые НСА, как правило, представляют собой базы данных, которые, при наличии на то доброй воли, могут быть сделаны общедоступными. В настоящее время выполняется целый ряд вполне успешных пилотных проектов такого рода.

• В отдельные пилотных проектах изучается возможность использования при составлении и совершенствовании НСА технологий искусственного интеллекта, машинного обучения и больших данных.

• Коммерческий сектор в настоящее время, помимо прочего, предоставляет услуги по оцифровке документов и созданию НСА, посредством обработки как физических, так и электронных материалов, в том числе в виде облачных услуг. Подобные услуги делают инновационные технологии в принципе доступными даже для небольших архивов со слабой материально-технической и финансовой базой.

Что нас ожидает в ближайшем будущем?

В настоящее время в тех случаях, когда у исследователя имеется доступ к полнотекстовым базам данных, полнотекстовой поиск самым активным образом уже используется для поиска нужных материалов среди сотен миллионов документов, позволяя выделить те, в которых упоминается тот или иной термин, организация, человек, место и т. д.

Но прогресс на этом не останавливается, быстро развиваются технологии распознавания рукописного текста, распознавания речи, лиц и изображений, поиска по изображению-шаблону и т.п., что в перспективе приведёт к появлению новых интересных методов поиска и изучения архивных материалов.

Не менее интересны пилотные проекты в области больших данных, в рамках которых уже в течение ряда лет опробуются новые методы классификации и систематизации документов, проведения экспертизы ценности, установления степени секретности, а также выявления персональных данных и их анонимизации.

В результате появляются новые возможности для формирования и обогащения научно-справочного аппарата архива, однако одновременно встает вопрос о пересмотре состава НСА и определении того, какие задачи эффективнее решать с помощью НСА, а какие — средствами прямого поиска. В современных условиях НСА, с моей точки зрения, в первую очередь является инструментом сохранения сведений о контексте создания архивных материалов. В идеальных системах поиска вместе с результатом поиска обязательно должна выдаваться информация, позволяющая установить контекст (типа архивных шифров).

Во всём мире сейчас ведутся краудсорсинговые проекты оцифровки как архивных материалов, так и бумажного и рукописного НСА. Повсеместно наблюдается отказ от бумажного и бумагоподобного НСА и переход к современным решениям на основе баз данных, которые, помимо прочего, позволяют пользователям архивных материалов отставлять свои замечания и комментарии к НСА. Таким образом, постепенно усиливается тенденция привлечения к составлению и развитию НСА как фондообразователей, так и исследователей.

Проблемы и риски

Использование мощных современных информационных технологий создаёт, помимо прочего, ряд рисков:

• Найденные средствами прямого поиска сведения часто оказываются «вырванными» из текста, что может приводить как к умышленной, так и к неумышленной некорректной интерпретации этих сведений;

• Возникают риски раскрытия секретной и конфиденциальной информации, персональных данных, а также повторной идентификации субъектов ранее анонимизированных персональных данных — особенно при использовании по сути дела изначально именно на это и ориентированных технологий больших данных;

В большинстве стран архивные материалы и НСА подпадают под нормы законодательства о свободе доступа к государственной информации и законодательства по защите персональных данных и иных видов тайн. Распространение новых технологий приводит к тому, что становится более проблематичным рассекречивание архивных материалов и получение доступа к материалам, потенциально содержащим персональные данные и защищаемую законом тайну. Достаточно частыми стали случаи повторного засекречивания ранее рассекреченных архивных документов вместе с НСА, и создание искусственных препятствий для доступа к подлежащей раскрытию по закону государственной информации. В ближайшей перспективе исследователям не стоит ждать лёгкой жизни — скорее всего, годы максимальной доступности архивных материалов уже позади.

Друзин М. В. НСА архивов в XXI веке: взгляд историка-архивиста

Друзин Михаил Викторович, Санкт-Петербург, кандидат исторических наук, научный сотрудник Лаборатории комплексного исследования рукописных памятников Санкт-Петербургского института истории РАН. Соучредитель МОО «Архивный Дозор».

Может быть это прозвучит парадоксально, но сегодня ученый-историк немногим отличается от обычного рядового пользователя архивов. Да, возможно изначально историк благодаря специальному образованию обладает чуть большей подготовкой при первом обращении к архиву, чем гражданин, интересующийся семейной историей или историей родного края. Но относится это преимущество главным образом к изучению самого архивного документа, его текста, исторического контекста. Поиск нужной информации в архиве — совершенно особый жанр, особый навык, который приобретается только с практикой.

Прежде, чем перейти к значению доступности НСА архивов, необходимо отметить системность проблемы доступа в отечественные архивы. Даже если у архива на сайте размещена хотя бы базовая часть НСА (описи), и иногородний исследователь (ученый ли или любой другой пользователь) имеет возможность заранее найти необходимые ему шифры дел, но: 1) если он не может заказать дела в читальный зал онлайн к своему приезду; 2) если архив работает не 5 дней в неделю, а 2 или 3; 3) если архив выдает не 20 дел за один заказ, а, например, 5 или 10 — то доступность НСА онлайн в известной степени нивелируется отмеченными препонами. Исследователь уже не может приехать в архив на 2—3 дня — он должен планировать свою командировку на 5—10 рабочих дней, от 30 до 50% времени из которых будут потрачены непроизводительно, а финансовые затраты на поездку окажутся завышенными.

Другая фундаментальная проблема комплексной доступности НСА — поколенческая и во много носящая психологический характер. Здесь мы оставляем за скобками те случаи, когда архив хочет заработать на своих «особых» знаниях «особых» справочников. Сотрудники архивов, несколько десятилетий работающие в архиве, в отделе НСА, досконально знающие всю систему научно-справочного аппарата — все ее путеводители, указатели, внутри — и межфондовые, тематические перечни, таблицы перешифровок и прочее — боятся утратить свое значение как главного ключика, открывающего доступ к информации. Нередко, даже размещение всех этих элементов системы НСА в открытый доступ на сайте ли или только в бумажном виде в самом архиве далеко не гарантирует возможность исследователю разобраться, а как можно воспользоваться тем или иным справочником. И здесь главная задача видится в том, чтобы это уникальное знание сотрудника архива было «размещено» в доступ вместе с самим справочником. Ибо передача знания от поколения к поколению тоже происходит с большим трудом. Но пока позиция Росархива скорее поддерживает стратегию распространения информации опытных сотрудников, нежели стимулирует их к открытости.

Предыдущий аспект объясняет медленность и сложность процесса оцифровки и размещения на сайте архивов НСА. Даже описи не всегда могут быть просто оцифрованы, проиндексированы (как есть) и размещены в виде образов или баз данных. Необходима их трансформация и адаптация к новым формам предоставления информации: многая информация в них скрыта или подразумевается, так что простым «наборщикам» она не видна. А этот процесс должен происходить в тесном взаимодействии IT-специалистов и архивистов. Тут тоже возникают «трудности перевода». Конечно, когда есть желание — любые трудности преодолимы, и ряд архивов доказывает этот тезис своей работой. Те же, кто не хочет развиваться в новых условиях, найдет множество внешне благопристойных объяснений, почему они не могут сделать одно, другое, третье.

Проработав почти 6 лет в отделе Научно-справочного аппарата, компьютерных и информационных технологий РГИА (ныне не существующем как единое подразделение), имеется собственный взгляд на стратегию развития НСА в ближайшем будущем:

• оцифровка каталогов, картотек, алфавитов, тематических перечней, указателей, другого вспомогательного НСА в виде образов и структурированных баз данных. Отдельные шаги в этом направлении уже предпринимаются, но работа еще предстоит огромная;

• их интеграция с оцифрованными описями в единой базе данных архива;

• создание единого общероссийского межархивного электронного НСА федеральных, региональных, муниципальных архивов с единым поисковым окном;

• интеграция изданных на основе архивных материалов научных справочников с электронным НСА архива;

• организация возможности создания «народного» НСА архива, когда пользователи сами могут пополнять архивные электронные справочники (сегодня в таком качестве выступают неофициальные архивные форумы);

• онлайн-консультации сотрудников архива по НСА (например, для Российской национальной библиотеки онлайн-консультации — реальность дня сегодняшнего, но, увы, архивы продолжают упорно отставать от библиотек, прикрываясь своей самостью).

Вместе с тем, создание и развитие электронного НСА невозможно без решения нижеотмеченных проблем, на которые часто не обращают внимание ни «заказчики», ни, тем более, «исполнители»:

• перенос из бумажной описи в базы данных кратких заголовков (по принципу: что вижу в бумажной описи, то и переношу в базу данных) без учета названий разделов и подразделов описи, которые создавались для экономии времени архивистов и несут в себе существенный информационный потенциал. В условиях даже межфондового поиска, не говоря о межархивном, результат его оказывается недостаточно информативен;

• индексация сетевыми поисковыми системами (Google, Яndex) архивных баз данных, имеющих интернет-представление. Сегодня использование таких систем для поиска архивных ресурсов за редким исключением не дает результата, т. к. архивные базы данных часто «закрыты» для глобальных поисковиков;

• отсутствие электронного НСА как такового;

• разрозненность и многочисленность баз данных в рамках одного архива, когда все базы данных даже доступны на сайте архива, но нужно очень постараться и проявить недюжинное терпение, чтобы изучить все сегменты такого «автоматизированного» НСА.

Коренной поворот в проблеме доступности НСА и архивов в целом видится главным образом в смене поколений архивистов. Здесь имеется ввиду не возраст, а отношение к значению открытости и доступности архивных документов: когда сохранность документов (информации, заключенной в них) заключается в ее множественном использовании и тиражировании при безусловной сохранности подлинника.

Яковлева К. В. О научно-справочном аппарате Российского государственного архива литературы и искусства

Яковлева Ксения Викторовна, Зав. отделом архивных коммуникаций Российского Государственного архива литературы и искусства (г. Москва). Действительный член МОО «Архивный Дозор».

Что общего у ближневосточного Омана с Романовыми и как мог М. Ю. Лермонтов написать в 1840 г. стихотворение «На советской цепи»? Все просто: на запрос «Оман» в электронном каталоге РГАЛИ (https://rgali.ru/) получаешь в придачу все романы, романсы, романтиков и Романовых, а в антисоветчики Лермонтов попал с легкой руки человека, вносившего в электронный каталог заголовки из традиционной описи (цепь-то, естественно, светская).

С одной стороны, такие особенности поиска и разного рода курьезы, если ты вынужден часто и подолгу пользоваться поисковыми средствами архива, скорее раздражают, чем веселят. С другой, аналогов научно-справочного аппарата РГАЛИ даже среди федеральных архивов немного, и переоценить его значение для исследователей и самих архивистов трудно. Не претендуя на исчерпывающий анализ НСА РГАЛИ, коснусь лишь самых главных вопросов.

Как формируется НСА РГАЛИ?

Наверное, почти каждый исследователь, которому довелось работать в читальном зале или хотя бы направить в архив запрос, имел дело с описями архивных фондов. Путеводители по фондам не всегда понятны начинающему, именные каталоги есть не везде, а опись — обязательный элемент научно-справочного аппарата.

Основа НСА РГАЛИ — это тоже научные описи. В конце 1950-х гг. в архиве было решено создать также именной каталог, а в 1970-х к нему добавился систематический. С тех пор в него ежегодно добавляются новые данные, в последние годы их объем — около 9000—10000 именных и около 2000—3000 тематических карточек ежегодно.

Как происходит каталогизация? Первый и основной путь — это каталогизация фондов личного происхождения одновременно с их научным описанием. Творческие архивы, которые в будущем составят личные фонды или войдут в состав собраний и коллекций, поступают в необработанном виде, поэтому их научное описание происходит непосредственно в РГАЛИ. В ходе этой работы для описи составляются заголовки единиц хранения, а для каталога — несколько именных карточек с заголовками, датами и номерами листов, на которых фигурируют те или иные персоны, на каждую единицу хранения. За год обычно происходит научное описание примерно 12—15 фондов, или порядка 4500 дел (но, конечно, далеко не всегда это описание фонда целиком, чаще — составление первой, второй, третьей и др. описей фонда).

Второй путь — каталогизация одновременно с переработкой и усовершенствованием старых описей фондов личного происхождения. Благодаря этому подробно расписываются фонды, научное описание которых происходило еще в 1930-е — 1940-е гг.

Наконец, третье направление — это целевая каталогизация наиболее востребованных фондов учреждений. Поскольку документы организаций и учреждений приходят в архивы уже в упорядоченном виде и их научное описание не производится, исследователю и архивисту приходится довольствоваться только описями таких фондов. Составлены они бывают по-разному, зачастую дела имеют так называемые «глухие» заголовки (например, «Личные карточки работников с А по К»). В подобных случаях целевая каталогизация многократно облегчает работу исследователя и сотрудников архива по поиску нужного человека или документа.

Кроме научного описания и каталогизации, формирование НСА идет за счет подготовки справочных изданий (издано уже 11 выпусков путеводителя по фондам РГАЛИ), составления аннотаций и исторических справок на фонды и некоторых других, менее заметных для пользователя видов работ.

Насколько доступен НСА архива?

Уже много лет на сайте архива размещен электронный каталог, в котором можно осуществлять расширенный поиск по персонам, заголовкам, крайним датам документов и другим полям. В самом архиве также есть большой традиционный (карточный) каталог, в читальном зале без предварительного заказа доступны описи фондов и путеводители.

Вопрос, который всегда волнует исследователей и самих сотрудников, — насколько электронный каталог соответствует традиционному и какой из них полнее? Ответ, к сожалению, не в пользу современных информационно-поисковых систем: традиционный каталог — более полный, в частности, именно в него вливаются карточки, созданные в ходе целевой каталогизации фондов учреждений. В электронный каталог в силу особенностей программного обеспечения, на котором он функционирует, они не попадают, поэтому результаты поиска в двух этих каталогах отличаются.

Фактически, электронный каталог — это автоматизированный поиск по индексированным описям, на уровне заголовка дела. Результаты поиска в личных фондах в электронном и традиционном каталогах более приближены друг к другу, но все равно традиционный каталог (при условии параллельной работы с описями) надежнее. Есть и еще одна особенность электронного каталога: загрузка новых данных в него происходит раз в год, а новые описи фондов и карточки поступают в читальные залы и традиционный каталог на протяжении всего года, поэтому электронный каталог может отставать от текущего положения дел.

Таким образом, максимально возможные результаты достигаются только при использовании обоих каталогов (или описей и традиционного каталога). Именно так мы работаем над исполнением запросов и рекомендуем, по возможности, работать исследователям.

Какая польза от хорошего НСА?

Для исследователя польза от развитого научно-справочного аппарата архива и каталогизации документов очевидна: нужные сведения находятся быстрее, результативный поиск доступен даже для новичков. Это тем более заметно, когда читаешь отзывы исследователей о работе в РГАЛИ в профильных интернет-сообществах: кто-то в восторге от своих находок, а кто-то в унынии от сложности поиска.

Так, пользователь cichocki на известном форуме ВГД в сентябре 2020 г. пишет: «Архив императорских Театров находится в РГАЛИ. В документации у них бардак. Личные дела встречаются в самых неожиданных местах. Картотека бестолковая. Нужного человека не найдешь, если он, конечно, не Чехов. Остальные смертные не поименованы, даже если о них полно информации. Их надо искать интуитивно». Другие, напротив, пишут о том, что находят в РГАЛИ, на который не возлагали особенных надежд, неожиданные документы и новые сведения. На фоне таких противоположных высказываний особенно очевидна разница в глубине и тщательности проработки научных описей разных фондов и ощутимы результаты целевой каталогизации.

Еще одно важное преимущество электронного каталога — возможность организовать на его основе удаленный заказ дел в читальный зал (в описании дела имеется ссылка для его добавления в требование). В перспективе наличие электронного каталога должно облегчить и организацию онлайн-доступа к документам.

Сотрудники архива, особенно специалисты отдела использования документов, зависят от качества НСА не меньше исследователей:

• это важный фактор привлечения финансовых средств, план которого имеет каждый архив. До 70% запросов — это запросы на копирование документов, и большинство из них приходит с указанием конкретных шифров дел, найденных в электронном каталоге, без личного визита в архив;

• развитый НСА позволяет повысить результативность исполнения запросов и сократить сроки их исполнения за счет более оперативного поиска нужной информации, это же относится и к другим видам использования документов;

• при высоком уровне индексации архивных документов заказ необходимых для исполнения запроса (подготовки выставки, публикации и т.д.) дел становится более точечным, сокращаются объемы их выдачи, а значит, решаются вопросы обеспечения сохранности подлинников архивных документов.

Как насчет тайных картотек?

В РГАЛИ нет тайных внутренних картотек, сотрудники пользуются теми же поисковыми средствами, что и исследователи.

В НСА РГАЛИ встречаются ошибки, как ему после этого верить?

Да, ошибки встречаются, и речь не опечатках типа «советского» Лермонтова, а именно фактических ошибках и неверной атрибуции документов. Что ж, все мы люди, и сотрудники отдела научного описания личных фондов и группы каталогизации не могут сравниться в своих знаниях со специалистами, годами изучающими какую-то тему. Иногда ошибки перекочевывают в описи и каталоги из помет на документах, сделанных самими фондообразователями и их наследниками.

Поэтому если вы заметили ошибку в описании документа или располагаете сведениями, которые могут помочь уточнить датировку, инициал, фамилию или любую другую информацию (например, узнать, что за «неустановленное лицо» изображено на фотографии), не стесняйтесь написать об этом в архив и изложить свои доводы. Каждое письмо рассматривается ответственными за эту работу сотрудниками, а затем вносятся исправления в научно-справочный аппарат. Так совместными усилиями мы сделаем НСА РГАЛИ еще лучше!

Опыт внесения поправок в проект нормативного правового акта на стадии обсуждения (интервью с М.А.Колесовым)

Максим Андреевич Колесов, Член Правления МОО «Архивный дозор», независимый исследователь, Москва.

В МОО «Архивный Дозор» состоят люди разных профессий. Это существенно расширяет границы наших возможностей. Одним из примеров такого плодотворного участия профессионала из другой области является деятельность юристов. Для справочника я попросила ответить на несколько вопросов Максима Андреевича Колесова. В 2018 году он смог внести поправки в проект нормативного правового акта (НПА) по документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии. Меня интересовало, может ли человек без юридического образования узнать о появлении проектов НПА и прислать свои замечания и поправки.

— Максим Андреевич, расскажите, пожалуйста, о замечаниях, которые вы вносили к проекту нормативного правового акта.

— В марте 2018 года Росархивом был опубликован проект Порядка признания документов Архивного фонда РФ находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии (НФС). К данному проекту я направил порядка 10 замечаний и предложений, среди которых было предложение регламентировать порядок учета архивных документов, находящихся в НФС, а также предусмотреть право пользователей на ознакомление с перечнем (реестром) указанных архивных документов (дел), в том числе с использованием сети «Интернет». Это особенно важно для иногородних исследователей при планировании поездок в архивы, в которых отсутствует возможность удаленного заказа дел. Ведь не секрет, что многие пользователи сталкиваются с отказами в выдаче дел именно по причине их НФС. Обидно приехать в другой город, потратить деньги на проезд, жилье и получить отказ только лишь потому, что нужное дело имеет НФС, а архив не опубликовал перечень таких дел.

По моему мнению, информация о любых ограничениях в выдаче дел (или в широком понимании — информация об ограничении прав пользователей) должна быть максимально публичной. А коль скоро идет процесс цифровой трансформации государственного управления, то такая информация должна быть доступна не только в читальном зале архива, но и в сети «Интернет».

— Вы получили ответ, что Ваши предложения приняты?

— В полученном ответе зам. руководителя Росархива большинство моих замечаний и предложений, в том числе и указанное выше, было поддержано (в целом мои замечания учитываются в 60% случаев, что является очень высоким показателем). В то же время из ответа не было ясно, готов ли Росархив поддержать предложение именно в части публикации архивами в сети «Интернет» перечней дел, находящихся в НФС. Однако на очередном заседании Общественного совета Артизов А. Н. рассказал о ходе доработки проекта Порядка и прямо высказался о поддержке моего предложения.

— И Росархив действительно использовал Ваши предложения в окончательной редакции того документа?

— Да. Но, к сожалению, из-за бюрократических проволочек и регуляторной гильотины Порядок был выпущен почти через 2,5 года после его общественного обсуждения — см. приказ Росархива от 25.06.2020 №75 (зарегистрирован в Минюсте России 04.08.2020 №59164).

— Как узнать, что есть нормативный правовой акт в архивной сфере, проект которого можно изучить и прислать свои замечания?

— Ежегодно в конце декабря Росархив утверждает и публикует на своем официальном сайте План работы на следующий год, в котором есть раздел по подготовке нормативных правовых актов (НПА) с указанием сроков исполнения. На практике сроки могут сдвигаться, иногда даже на последующие года. План — это фактически некий ориентир, над чем будет работать в ближайшее время Росархив.

Когда проект НПА готов, он в большинстве случаев (а НПА, касающийся прав пользователей, — всегда) обсуждается на соответствующих комиссиях Росархива, а также на Общественном совете. Это отражается в новостных сообщениях на сайте Росархива. При наличии замечаний проект дорабатывается и может обсуждаться повторно.

Обо всех размещенных с 2016 года на обсуждение проектах НПА я делал соответствующие информационные сообщения на генеалогическом форуме ВГД (в последнее время — и в социальных сетях «Архивного дозора»), так что каждое заинтересованное лицо могло принять участие в обсуждении. Таким образом, все НПА Росархива стали проходить общественное обсуждение, а его руководство познакомилось с таким термином как «коррупциогенный фактор».

— То есть, мы посылаем свои замечания в Росархив? А вдруг, он в них не заинтересован, и не заметит их, не примет во внимание?

— Как только проект проходит в Росархиве все этапы обсуждения и принятия, необходимо мониторить портал regulation.gov.ru (можно настроить фильтр по ведомству-разработчику НПА) на предмет публикации проекта НПА.

Существует 2 вида участия в обсуждении проекта нормативного правового акта:

1. Общественное обсуждение. Его срок — не менее 15 календарных дней. На практике «не менее» в большинстве случаев тождественно «равно». Стоит обратить внимание, что речь идет о календарных днях. Были случаи, когда проекты публиковались под новогодние праздники. Принять участие в общественном обсуждении может абсолютно любой человек. Замечания и предложения можно направить либо через портал regulation.gov.ru (необходима регистрация) либо традиционными способами (обычная или электронная почта, электронная приемная Росархива). Ответ будет опубликован в сводке предложений на портале regulation.gov.ru.

2. Независимая антикоррупционная экспертиза. Ее срок — не менее 7 календарных дней. Проводится независимыми экспертами, аккредитованными Минюстом. Три таких эксперта являются членами «Архивного дозора». Ответ в 30-дневный срок направляется в адрес эксперта за подписью зам. руководителя Росархива.

В случае существенной доработки проекта НПА, он может размещаться на портале regulation.gov.ru повторно. Например, так было с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ (по большей части это было вызвано нормами, связанными с платностью самостоятельного копирования).

— Почему важно участвовать в обсуждении проектов НПА?

— Потому что по этим нормативным правововым актам потом придется взаимодействовать с архивами. От качества этих НПА зависит и качество работы архивов, и, в конечном счете, результаты исследовательской работы и, соответственно, удовлетворенность пользователей. Чтобы не быть голословным, приведу жизненный пример. В приказе Росархива от 01.09.2017 №143, распространяющемся на государственные и муниципальные архивы, указано, что наследники по закону подтверждают свой статус документами о родстве. Однако в приказе Министерства культуры РФ от 31.03.2015 №526, распространяющемся на архивы госорганов и организаций, аналогичной нормы нет. Поэтому некоторые архивы организаций требуют подтвердить статус наследника по закону исключительно нотариальными свидетельствами о праве на наследство. Подробнее об этом можно прочитать в моей статье в Альманахе ГенЭкспо.

После окончания обсуждения проекта НПА и его принятия «окно возможностей» для внесения в него изменений резко сужается. В самом деле, мало кто пойдет в Верховный Суд оспаривать то или иное положение НПА. Так почему же превентивно, буквально лежа на диване, не воспользоваться всеми имеющимися инструментами гражданского общества?

!Скачать Альманах Генэкспо №1 Вы можете по ссылке https://drive.google.com/file/d/1DQOfsHbC2esloLg9sQ21oInMQzdTbXeg/. А по ссылке https://genexpo.pro/almanakh можно сделать предзаказ на второй номер в бумажном виде. Небольшая часть тиража первого номера также еще доступна к покупке.

Кудинов Д. С. Научно-справочный аппарат 2021: проблемы и решения

Кудинов Дмитрий Сергеевич, генеалог, создатель сайта http://metrics.tilda.ws

Идея создать каталог мест хранения метрических книг пришла мне в начале 2016 г. — ровно 5 лет назад. Необходимость создания такого ресурса созрела потому, что на тот момент не существовало удобного инструмента для поиска сведений о метриках в различных архивах, часто приходилось пользоваться наработками самостоятельных пользователей. Со временем каталог превратился в сайт-ресурс, с которого начинают свое знакомство с архивными фондами многие исследователи.

Метрические книги не стали единственной темой сайта, постепенно на нем появилось несколько самостоятельных разделов, в том числе раздел, где размещен список существующих автоматизированных информационных систем (АИС), которые используют различные региональные и федеральные архивы, и представлены ссылки на отсканированные описи или базы данных.

Стоит отметить, что этот раздел в последние год-два весьма активно пополняется и обновляется. Совсем недавно значительная часть региональных архивов не предоставляла пользователям возможности ознакомиться с описями фондов «дистанционно», узнать, какие дела хранятся в том или ином архивном фонде, можно было только в читальном зале, изучив бумажные описи. К 2021 г. региональных и федеральных архивов, которые бы полностью игнорировали потребность изучать описи фондов удаленно почти не осталось, растет и число архивов, которые организуют возможность просмотра удаленно отдельных архивных материалов.

Вместе с тем положение дел нельзя назвать радужным — в архивах существует множество больших и мелких проблем с составлением и представлением НСА, поддержанием его в актуальном состоянии. В этом материале я хочу зафиксировать такие проблемы по состоянию на начало 2021 г. и попробую предложить пути их решения. Часть решений может выглядеть идеалистичной, но не стоит забывать, что еще 5 лет назад каждая оцифрованная архивная опись была подарком, а оцифрованные архивные дела — чудом.

1. Необходимость постоянной актуализации НСА.

Оцифровка описей и даже создание АИС — вовсе не «венец» того, как должен выглядеть НСА современного архива. Очень часто архивы делают существенную часть работы: выкладывают описи, сканируют документы, создают базы данных, а потом… забывают о них. Проходят месяцы и годы, архивные фонды пополняются новыми делами, в бумажные описи в архивах делаются пометки о включении в них тех или иных документов, из таких новых дел иногда формируются новые архивные описи, старые описи перерабатываются — идет постоянный процесс. Но «интернет-представительства» архивов он зачастую не затрагивает — в электронном виде представлены описи, актуальные 3-5-10 лет назад, они не дают пользователю всей картины. То же и с АИС — после первого запуска системы редкий архив «синхронизирует» представленную информацию с бумажными описями, если тот или иной фонд сразу не представлен списком дел, информация о его составе впоследствии может так и не появиться.

Очевидно, что изменение ситуации будет идти на пользу и самим архивам — возможность ознакомиться с описями фондов удаленно, существенно сократит нагрузку на читальные залы, и пользователям архивов. Сайты архивов, электронные каталоги, АИС нужно воспринимать как полноценные инструменты работы, они не должны функционировать по «остаточному» принципу.

2. Понимание интересов пользователя.

Будем честны — большинство архивов в плане размещения НСА следует за интересами пользователя. Почти всегда в первую очередь оцифровываются наиболее востребованные пользователями описи и отдельные архивные дела — метрические книги, ревизские сказки, материалы различных переписей. Однако в ряде случаев логика архивов выглядит странной — в электронный вид переводятся описи, дела из которых крайне редко используются. Например, на данный момент в списке оцифрованных описей Государственного архива Тамбовской области нет описей фондов, содержащих метрические книги, но есть описи фонда Тамбовского обкома профсоюза рабочих спиртоводочной промышленности.

Постепенное, а не всеобщее выкладывание описей легко объяснимо трудозатратами: в большинстве региональных, а тем более региональных архивах — тысячи архивных фондов: отсканировать, распознать, разместить на сайте их описи — долгий процесс. И все же хотелось бы, чтобы архивы подходили к процессу создания НСА не формально, а с пониманием того, что именно ждет пользователь.

3. Удобство использования НСА.

То, что НСА должен не только быть в принципе, но и быть удобным для использования, говорить излишне. Еще один пережиток общего отношения к НСА — игнорирование современных (впрочем, актуальных уже лет 20) особенностях работы с текстовыми файлами. Речь о возможности поиска по файлу, упорядочивании или фильтрации нужной информации. Пользователь электронных НСА часто бывает этого лишен, поскольку описи выкладываются в виде «картинок» — в формате jpg или нераспознанного pdf. Это более-менее понятно, когда описи в оригинале являются рукописными, но нередко архивы выкладывают в графическом формате описи, очевидно существующие в виде набранного на компьютере текста — это хорошо видно по особенностям форматирования. Из крупных российских архивов такой практики придерживается, например, ЦГА г. Москвы: выложенные на сайте архива описи востребованных фондов из сотен листов не распознаны, хотя в целом имеются в более удобном формате.

Вероятно, решением проблемы здесь могло бы принятия единого формата представления оцифрованных описей для разных архивов. Представление в виде графических файлов должно использоваться только для иллюстративных материалов и рукописных описей, во всех других случаях пользователь должен иметь возможность пользоваться описью как привычным текстовым файлом.

Отмечу, что существование рукописных описей архивных фондов в XXI в. — отдельный анахронизм. Конечно, в ряде случаев такие описи сами представляют исторический интерес (например, в РГАДА множество действующих описей фондов было создано 2—3 столетия назад, и с тех пор не менялось), однако в целом подобный подход устарел — рукописные описи следует постепенно переводить в более актуальные форматы.

Отдельно стоит остановиться на удобстве использования АИС архивов. Сейчас у архивов (со) существует сразу несколько форм представления данных в электронном виде — это может быть оболочка от компании ЭЛАР (наверное, самая популярная), система КАИСА-архив, какой-то самостоятельный движок; в АИС часто совершенно разные алгоритмы регистрации, разные алгоритмы просмотра дел и оплаты такого просмотра. Призывать к унификации стандартов в данном случае было бы некорректно: архив или надархивные структуры вправе сами определять свой выбор. Но для пользователя такое многообразие не всегда удобно — в разных архивах приходиться приноравливаться к особенностям той или иной системы. Возможно, можно желать лишь того, чтобы АИС во всех случаях были максимально «интуитивно понятными». Хорошим направлением может быть также «надстройка» базовой АИС архива дополнительными инструментами для работы с НСА и отдельными документами — например, возможность дистанционного заказа дел в читальный зал, копирования. Часть архивов (Государственный архив Тульской области, архивы Санкт-Петербурга) уже успешно идут по этому пути.

4. НСА в муниципальных и ведомственных архивах.

Почти все проблемы, описанные выше, актуальны для архивов федерального и регионального уровня. Вместе с тем в России существуют сотни и тысячи муниципальных (районных, городских) и ведомственных архивов. Их документы гораздо менее востребованы пользователями — отчасти из-за невозможности в принципе организовать изучение материалов (нет читального зала, не созданы полноценные описи), отчасти — от того, что документы таких архивов практически не включены в общий архивный оборот. Лишь небольшая часть муниципальных и ведомственных архивов имеют собственные сайты, еще меньше — знакомят пользователей с составом фондов, публикуя описи или создавая базы данных. Вместе с тем очевидна необходимость рассмотрения документов этих архивов в общем контексте с региональными и федеральными — в муниципальных архивах по-прежнему хранятся большие массивы дореволюционных документов (тех же метрических книг), не говоря о документах, актуальных для изучения биографий советского периода.

Хорошим примером в этом направлении может быть пример создания общероссийского каталога музейного фонда Российской Федерации (Госкаталог). По сути это единая база данных мест хранения музейных экспонатов (в т.ч. документального характера), причем в общем ряду в нее включены как предметы из крупных музеев, так и из небольших сельских. Такая же общая база могла бы быть создана и по местам хранения архивных документов — в первую очередь, для небольших архивов. Робкая попытка создания такого ресурса (он называется Центральный фондовый каталог) была предпринята несколько лет назад Федеральным архивным агентством, но ни удобство использования, ни специфика наполнения не выдерживают критики.

5. НСА и межархивные тематические ресурсы

Сайт metrics.tilda.ws по своей сути — большой межархивный каталог. Его основа — информация о местах хранения метрических книг (будь то региональные или муниципальные архивы, или даже музеи), однако и другие разделы не затрагивают только один архив: это каталог мест хранения первичных листов переписи населения Российской империи 1897 г., каталог книжных изданий со списками населенных мест Российской империи, каталог книжных изданий со сведениями о составе приходов православных церквей различных епархий.

В начале статьи я отметил, что побудило меня к созданию сайта — отсутствие такого нужного, хотя и очевидного, инструмента для помощи в исследованиях. Удивительно, но за прошедшие 5 лет в этом плане мало что изменилось: если отдельные архивы шагнули далеко вперед, то межархивных ресурсов, которые бы охватывали одну узкую тему, НСА по таким темам почти не появилось. Можно отметить лишь по-настоящему феноменальный ресурс, но существующий уже давно, «Память народа», концентрирующий документы из разных архивов об участниках Великой Отечественной войны, аналогичный ему ресурс «Памяти героев Великой войны» об участниках Первой мировой, запущен замечательный межархивный проект об архивных фондах Переписи 1897 г. на базе исторического факультета Алтайского государственного университета. Прекрасным примером «межархивности» является портал «Архивы Санкт-Петербурга», в одном месте объединяющий материалы различных архивов города. И это как будто все?

Озвучивались инициативы Росархива по созданию базы данных мест хранения метрических книг, был сделан даже «пилотный образец», но судьба его неизвестна. Неясно, на какой стадии находится реализация проекта создания Единого электронного читального зала федеральных архивов, который должен был объединить материалы нескольких архивных архивов под единой оболочкой. Действует лишь упоминавшийся выше Центральный фондовый каталог и ресурс «База данных хранения документов по личному составу», созданные при поддержке Росархива — но и последний не так удобен в работе, как хотелось бы.

Создание каталогов, справочников, баз данных, даже публикация описей — очень часто происходят по инициативе энтузиастов, иногда с поддержкой отдельных архивов, иногда — без оной. Архивный фонд России огромен и разнообразен, его систематизация, структуризация, представление конечному пользователю требует серьезной межархивной и межведомственной работы.

Является ли НСА архивов публичной информацией? (Интервью с А. Краковским)

Александр Краковский, Украина, Киев. Исследователь, архивный активист. Оцифрованные Александром документы доступны на сайте https://uk.wikisource.org/wiki/Архіви

В 2018—2019 годах в Киеве прошло несколько судов по вопросу непосредственно связанному с НСА архивов. Несмотря на то, что законодательство наших стран различается, я решила рассказать об этом деле, так как предмет спора был весьма интересен.

Истец — Александр Краковский, известный украинский архивный активист, выложивший в Интернете огромные массивы оцифрованных архивных документов. 5 ноября 2018 он обратился в Центральный Государственный Исторический Архив Киева (ЦДИАК) с запросом на получение публичной информации, а именно, просил предоставить копию описи 1 фонда 1316 «Управление Херсонских военных поселений, г. Елисаветград Херсонской губернии 1837—1866». Ответчик, ЦДИАК, отказал Александру в предоставлении запрашиваемой информации, отметив, что информация, содержащаяся в автоматизированных информационно-поисковых системах, базах данных архива, учетных и справочных документах архива (неопубликованных описаниях, каталогах, картотеках) не подлежит копированию. Считая такой отказ противоправным, Александр обратился в суд.

Вопрос, который стоял в центре судебного разбирательства — является ли опись публичной информацией? Согласно законодательству Украины «Публичная информация — это отраженная и задокументирована любыми средствами и на любых носителях информация, которая была получена или создана в процессе выполнения субъектами властных полномочий своих обязанностей, предусмотренных действующим законодательством, или которая находится во владении субъектов властных полномочий, других распорядителей публичной информации, определенных этим Законом. Публичная информация является открытой, кроме случаев, установленных законом» (статья 1 Закона Украины «О доступе к публичной информации»). Согласно статье 22 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» доступ к информации, которой обладают архивные учреждения и которая не содержится в архивных документах, осуществляется в соответствии с Законом Украины «О доступе к публичной информации». Истец доказал что запрошенная им информация (опись) не является архивным документом. Суд постановил, что доступ к документам справочного аппарата в силу части пятой статьи 22 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» осуществляется в соответствии с Законом Украины «О доступе к публичной информации». Полностью решение Верховного суда можно прочитать здесь — https://reyestr.court.gov.ua/Review/93081254

Разъяснения Александра Краковского.

— Как начался спор о публичности или непубличности научно-справочного аппарата?

— Диспозиция судебного спора была вокруг небольшой описи ЦГИАК Украины про Херсонские военные поселения 1833—1866 годов. Архив отказал прислать мне копию описи, указав, что эта информация не публичная. Почему не публичная информация доступна всем исследователям в читальном зале — загадка. Почему эту информацию архив разрешал собирать с помощью переписывания от руки, но не давал сделать копию или прислать на запрос — загадка.

— Почему было нужно идти в суд?

— В суд нужно было идти, потому как отдельные директора архивов плохо протирают очки и не могут прочитать всего одно предложение п.5 ст.22 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3814-12#Text). Согласно нему доступ к информации, которой владеют архивные учреждения и которая не содержится в архивных документах, осуществляется в соответствии с Законом Украины» О доступе к публичной информации».

В ход шли самые экзотичные и извращенные отговорки, фантазии, собственные приказы и прочее, не имеющие никакого отношения к прямому действию профильного закона, ст. 34 Конституции Украины, гарантирующей сбор, использование и передачу информации любым способом, и что еще важнее, Конвенции о защите прав человека и основных свобод, гарантирующей право на выражение взглядов (Статья 10, пункт 1. «Каждый имеет право свободно выражать свое мнение. Это право включает свободу придерживаться своего мнения и свободу получать и распространять информацию и идеи без какого-либо вмешательства со стороны публичных властей и независимо от государственных границ». )

— Аргументируя свою позицию Вы опирались не только на украинское право, но и на международное?

— Мой основной аргумент был, что согласно ст. 8 Конституции Украины в стране действует верховенство права, согласно ст. 3 которой, реализация законных прав и свобод граждан является основным заданием государства. А в данном случае предметом спора было право на информацию, согласно ст. 19 Конституции, органы власти обязаны действовать исключительно в рамках и в способах обозначенных законами Украины.

Более того Украина признает юрисдикцию Европейского суда по правам человека и обязана в своей судебной практике использовать практику ЕСПЧ и Конвенцию основоположных прав человека.

ЕСПЧ требует, чтобы ограничение права осуществлялось исключительно при соблюдении таких условий: 1) на основании закона 2) преследовало легитимную цель 3) было пропорциональным 4) было необходимым в демократическом государстве. Как мы видим, национальное законодательство и международное право, прямо требовало обратное действиям ответчика. Ни один из компонентов требований ЕСПЧ ответчиком соблюден не был.

— Правда, что архив выложил опись на сайте, и рассчитывал, что это поможет ему выиграть суд?

— Один из аргументов ответчика был, что опись выложили на сайте архива (значительно позднее подачи моего иска), поэтому мне нужно отказать в удовлетворении иска. То есть информация не публичная, поэтому мы ее разместили на сайте в свободном доступе!

— Что сыграло основную роль для принятия такого вердикта в Вашу пользу?

— Основную роль для принятия такого решения сыграло то, что Украина является правовым развитым государством. Верховный Суд понял, что я от него хочу. А я хотел поставить точку в этом вопросе, а именно, является ли справочный аппарат Национального архивного фонда Украины публичной информацией или нет. Ответ был дан исчерпывающий и правильный. Верховный Суд доказал, что в Украине действительно действует европейская система ценностей и верховенство права. Утверждение отдельных директоров архивов о непубличности справочного аппарата, являются ошибочными и неверными. К счастью, таких директоров в Украине очень мало.

— Значит, теперь все украинские архивы должны обеспечивать доступ к НСА, как к публичной информации?

— Решение Верховного Суда является окончательным, обжалованию не подлежит. Правовая позиция является обязательной для применения всеми судами Украины, которым в свою очередь подсудны и государственные архивы. В случае нарушения своих прав можно смело подавать иск и прямо ссылаться на позицию Верховного Суда.

Конец 2 раздела.

Есть замечания? Ответьте на опрос по справочнику https://forms.gle/P8gANFSMjrBxoZVHA или пишите на [e-mail]

Хотите высказаться как эксперт в одном из будущих справочников? Пишите, обсудим.

Быстрая ссылка на опрос: