Научно-справочный аппарат архивов России. Мониторинг-2020

Татьяна Максимова

Издание адресовано широкому кругу исследователей – историкам, генеалогам, краеведам, журналистам, писателям.В первой части вы найдете ответы на самые распространенные вопросы о правах пользователей архивов при работе с научно-справочным аппаратом. Во второй части – несколько полезных статей о современности и будущем справочно-поисковых средств. В третьей части – много ссылок на документы, издания и базы данных, помогающие найти нужные документы.Удачных вам поисков!

ЧАСТЬ 1. Вопросы и ответы. А также вопросы без ответов

Есть вопрос!

Рассмотрим наиболее частые проблемы, возникающие в процессе поиска нужных исследователю дел. По каждой проблеме дана подборка нормативно-правовых актов, затрагивающих эту ситуацию. Пожалуйста, используйте эту информацию, чтобы самостоятельно добиваться открытости и точности научно-справочного аппарата (НСА) в каждом отдельно взятом архиве. Помните, что это ВАМ нужны справочники и каталоги. Не членам «Архивного Дозора», живущим в других регионах, не сотрудникам вашего регионального архива, не чиновникам Росархива. Качественный научно-справочный аппарат нужен Вам. И чтобы получить его, Вам придется поработать.

Написанные ниже комментарии отражают мое личное мнение, а не «Архивного Дозора» в целом. В части применимости же тех или иных законов, текст согласован с юристом «Архивного Дозора» Максимом Андреевичем Колесовым, который много раз отдёргивал мое желание требовать «по справедливости», и заставлял изменять формулировки так, чтобы я требовала только «по закону». В некоторых местах я оставила его ремарки целиком. Также я оставила в тексте ремарки руководителя «Архивного Дозора» Виталия Викторовича Семёновича, с которым мы тоже часто расходимся в оценке ситуации. А также попросила прокомментировать некоторые моменты специалиста рязанского архива Екатерину Викторовну Дворникову. Разные мнения помогут Вам лучше понять многогранность проблемы, сформировать свое отношение и понять свое место в этой системе.

Давайте разберемся, не происходит ли уменьшение прав пользователей и обязанностей архивов. Каков вектор изменений? К чему могут привести современные формулировки законов завтра, как они могут измениться? Готовы ли Вы иметь в стране информационного монополиста в архивном деле в лице «Росархива»? Сможет ли «Росархив» в условиях электронной экономики ограничивать доступ пользователей к информации о существовании дел, описей, фондов, картотек, указателей одним нажатием кнопки? Сможет ли он, будучи монополистом, установить любую плату за доступ к НСА? Cможет ли заблокировать исследователям возможность создавать альтернативный НСА? Ведет ли нас цифровизация архивов к большей доступности научно-справочного аппарата или, наоборот, мы можем потерять доступ к тому, что уже создано ранее?

Комментарий Семенова В. В., руководителя МОО «Архивный Дозор». Именно эти вопросы, которые приводит Татьяна Максимова, стали в своё время для меня основанием того, чтобы пересмотреть свой чрезмерный оптимизм в связи с развитием базы данных Министерства обороны «Память народа». Я лично предоставил в Базу сведения на 130 000 человек, во многом, благодаря большому профессионалу и очень контактному и осмысленному в своём деле человеку — Виктору Иосифовичу Тумаркину. Одно время мне казалось, что всё, что есть — надо «заливать» на «Память народа» и это решение всех проблем. Но потом я понял — оператор «Памяти народа» — Министерство обороны. Завтра будет принято решение об ограничении доступа, скажем, к документам, где содержатся сведения на расстрелянных дезертиров — и мы ничего не сможем сделать. Повлиять на Министерство обороны почти нереально. Всеобщая оцифровка архивов — важна и нужна, но самый главный вопрос всегда в том кто сидит «на кнопке», в чьих руках серверы?

Какие законодательные акты регламентируют доступ к справочному аппарату архивов?

Основные законодательные акты, регламентирующие доступ к НСА архивов:

• Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (планируется принятие поправок) http://archives.ru/documents/fz/zakon-archivnoe-delo.shtml

• Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержден приказом Росархива от 01.09.2017 №143, зарегистрирован Минюстом России 02.10.2017 (регистрационный №48387) (далее — «Порядок…») http://archives.ru/documents/other/2017-order-use-documents.shtml

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях Утверждены приказом Росархива от 2 марта 2020 г. №24 (до весны 2020 года действовали «Правила…» от 2007 года) (далее — «Правила…») http://archives.ru/documents/rules/pravila-2020.shtml

• Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 11.03.1997 №11) http://archives.ru/documents/regulations/reglam.shtml

• Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201509100001

Все законодательные акты, регламенты, приказы и др. в последних редакциях размещены на сайте Росархива http://archives.ru в разделе «Документы» (http://archives.gov.ru/documents.shtml).

Порядок доступа к ведомственным архивам указан в документах соответствующего ведомства. Примеры — приказ Минобороны РФ от 31 августа 2005 г. №200 «Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации», приказ МВД России от 24.08.2020 №593 «Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации», приказ ФСБ России от 05.11.2020 №496 «Об утверждении Административного регламента Федеральной службы безопасности Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче архивных справок или копий архивных документов».

Что такое НСА?

На этот вопрос отвечает ГОСТ Р 7.0.8.-2013.

В данном справочнике мы рассматриваем в первом разделе все виды НСА согласно ГОСТу, а в третьем разделе — более широкий спектр справочных средств, помогающих при проведении исследований в области персональной и локальной истории, генеалогии и краеведения.

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8.-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

159. Описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.

160. Описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.

161. Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.

162. Система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

163. Архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

164. Опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

165. Архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

166. Архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

167. Архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

168. Обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.

169. Тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.

170. Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

171. Каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.

Какой НСА должен быть в архиве?

Давайте сравним две версии «Правил…» — принятую в 2020 году и предыдущую 2007 года, и посмотрим, что изменилось.

«Правила…» 2020 года

XXXIX. Система справочно-поисковых средств

39.1. Система справочно-поисковых средств архива включает архивные справочники на бумажном носителе и (или) в электронном виде:

— обязательные — описи дел, документов, путеводитель или краткий справочник по фондам (для государственного архива), краткий справочник по фондам (для муниципального архива, музея, библиотеки, научной организации), каталоги (при нефондовой организации аудиовизуальных документов);

— вспомогательные (необязательные) — каталоги, указатели и обзоры, служебные картотеки, реестры, базы данных и другие справочники, в том числе поступившие в архив из источников комплектования. Состав вспомогательных архивных справочников архив определяет самостоятельно.

39.2. Архив размещает информацию о составе справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, доступ к которым не ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, в читальном зале, а также в информационно-телекоммуникационных сетях.

«Правила…» 2007 года

5.1. Архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.

5.3. Для обеспечения доступа к архивным документам архив предоставляет пользователю справочно-поисковые средства к ним (совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации).

5.3.1. Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов (система научно-справочного аппарата (НСА) архива) включает обязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись дел, документов; путеводитель; систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор).

В архиве ведется анализ и учет состояния системы НСА архива на бумажном носителе (журнал по учету состояния НСА, картотека) и/или в автоматизированном режиме.

Что мы видим? Раньше архив должен был предоставить доступ пользователю и к документам, и к созданному НСА. Теперь — лишь размещает (не «должен», не «обязан», а просто «размещает») информацию о СОСТАВЕ НСА. Чувствуете разницу между «предоставить доступ к» и «разместить информацию о»? Случайно ли такое замещение?

Причем, как Вы увидите из справочника, информацию о составе своего научно-справочного аппарата архивы размещать не торопятся. Лишь несколько архивов честно вывесили названия созданных картотек и указателей. Подавляющее же большинство либо вообще не имеет страницы на сайте для соответствующей информации, либо пишет, что «в архиве имеются картотеки, указатели и тематические перечни документов». И о существовании этих НСА Вам, скорее всего, не скажут сотрудники читального зала.

Зачем нужны Росархиву такие изменения формулировок? Может быть для того, чтобы в будущем сделать доступ к справочно-посиковым средствам платным? Будущие электронные читальные залы архивов могут иметь платные описи и каталоги. И это будет законно. Да, сейчас Росархив говорит, что найти все можно будет бесплатно, но ни в одном документе это не указывается прямо. Это лишь «честное слово Росархива».

Юрист «Архивного Дозора» М.А.Колесов меня всегда осаживает, когда я говорю о том, что НСА может стать платным. Ведь соответствующие нормативно-правовые еще не выпущены. Нужно говорить по фактам, а не по домыслам. Однако, когда Вы начнете изучать справочник в третьей части, Вы увидите, что большая часть архивов, создавших платные электронные читальные залы, разместила описи именно внутри этого ЭЧЗ, а не в открытой части сайта. Да, описи пока доступны по гостевому входу, без оплаты. Но тем менее, созданы возможности для ограничения доступа к ним в любой момент.

Показательно, что сокращен и перечень обязательного НСА — раньше таким являлся, помимо описей и путеводителя, систематический каталог, а теперь создавать его и поддерживать архив не обязан. Почему? Вероятно, по той же причине — чтобы не оцифровывать систематические каталоги, или взимать плату за доступ к ним, ведь они больше не являются обязательным НСА.

Казалось бы, перевод архивов в электронный вид наоборот дает отличные возможности для создания новых систематических каталогов и указателей. И нет необходимости уменьшать перечень обязательного НСА, логичнее наоборот расширить требования к архивам, но, увы, этого не происходит.

Комментарий Колесова М. А., юриста, соучредителя МОО «Архивный Дозор». Эти Правила — унифицированные требования не только для госархивов, но и для муниципальных архивов, музеев, библиотек, научных организаций, которые имеют свою специфику деятельности. Видимо, решено оставить в качестве обязательного тот НСА, который ведется во всех этих организациях.

Итак, на что может теоретически рассчитывать пользователь, обращаясь в архив?

Описи фондов (обязательный НСА). Все документы, находящиеся в архиве, распределены между фондами. В пределах фонда — между описями. Одна опись содержит перечень дел. С точки зрения пользователя, идеальная опись содержит точное название каждого дела, годы создания документов, количество листов в нем, пометки о делах, находящихся в плохом физическом состоянии (ПФС-НФС), пометки о форме, в которой документ доступен пользователю (бумага, микрофильм, файл в читальном зале, файл онлайн), пометки о том, что дело не может быть выдано по той или иной причине. Идеальная опись доступна в Интернете бесплатно, в текстовом виде, и проиндексирована не только базой данной архива, но и сторонними поисковыми системами.

Это описание лишь мечты пользователя, а не требований, закрепленных в законе.

Идеальных описей в России почти нет. Как мы увидим дальше, архивы могут себе позволить не создавать идеальные описи.

Почему именно сейчас важно проговаривать какие описи нужны пользователям? Потому что завтра будем поздно об этом говорить. Сейчас архивы переходят документы и НСА в электронный вид. Скоро мы будем пользоваться только электронными описями. Если уже на этапе проектирования не заложить в интерфейс пользователя и архивиста нужные поля, то потом мы будем иметь «неидеальные электронные описи». Мы будем получать от архивов отписки, что переделывать уже поздно, и в законах не было указаний, что архив должен делать описи удобными и идеальными.

Мы уже сейчас видим проблемы. Например, в нескольких архивах электронные описи не содержат указания на временной интервал создания документов дела в списке дел. И лишь совершив несколько кликов можно увидеть этот год. Либо обратная ситуация — год не виден на электронной карточке дела, и чтобы узнать его, нужно многократно прокликать несколько уровней и поймать тот, на котором год отображается. То же самое с формой предоставления документа — чтобы узнать оцифрован ли документ, нужно знать, где это смотреть. Часто ли архивы просят протестировать свои электронные сервисы и высказать замечания? Нет.

Комментарий Семенова В. В., руководителя МОО «Архивный Дозор».

Всё это создаётся в условиях тотального вакуума Росархива и его полного нежелания общаться с теми, кто архивом пользуется. Да, формально у Росархива есть Общественный совет, и он даже получил благодарность одной из комиссий «по прозрачности» за то, что все его заседания (несколько раз в год) записываются на видео. Собственно, оттуда мы знаем, что обсуждается на этом совете — к реальной архивной повестке это не имеет никакого отношения.

Архивы словно бы мстят пользователю, полностью отказываясь от того, чтобы услышать отзыв о том, что он делает. Описями будут пользоваться и архивисты и пользователи, но высказать по поводу качества описей пользователи не могут.

Справочник фондов (путеводитель) ещё один пример обязательного НСА. Такие справочники созданы по многим архивам. Они помогают понять, какие вообще фонды есть в архиве. К сожалению, большинство справочников доступно только в читальном зале самого архива в бумажном виде. Если справочник нужного Вам архива существует, но недоступен онлайн, напишите запрос с просьбой разместить его на сайте архива. Думаете, что Вас не услышат? Ниже, Вы увидите историю, когда нам удалось добиться размещения справочника на сайте.

Необязательный НСА.

Именные указатели к фондам. Есть в отдельных архивах к отдельным фондам в бумажном виде. Как правило, в архивах нет легкодоступной информации о том, к каким именно фондам созданы именные указатели. Что можете сделать лично Вы? Напишите в архив письмо с просьбой разместить на сайте архива перечень фондов, к которым имеются именные указатели.

Географические указатели к фондам. Аналогично.

Картотеки, созданные в качестве НСА к документам. Также могут быть предметно-тематические, фондовые, межфондовые и другие указатели. К сожалению, в большинстве архивов переводятся в разряд служебных, и сведения об их существовании недоступны пользователям.

Справочники по административно-территориальному делению и по церковным приходам той территории, документы которой попали в архив. Справочники должны показывать изменения административных границ и приходов в динамике — за весь период, по которому сохранились метрические книги и другие генеалогические источники в этом архиве.

К сожалению, у архивов не хватает ресурсов для работы над такими справочниками. Их пока мало, и их качество предусматривает дальнейшую доработку. Что можно сделать? Сделать такой справочник самостоятельно. Для одного уезда, может быть даже одной волости. Дальше я расскажу об этом на примере своего справочника.

Электронные базы данных.. Для пользователя важна возможность простого текстового поиска по базе данных. Но чтобы он был возможен, названия дел должны вноситься полностью, внимательно. Должны быть указаны года создания документов. Сокращения и ошибки могут вывести документ из поля зрения заинтересованного исследователя навсегда.

Комментарий сотрудника Архива. Дворникова Е. В., г. Рязань.

Базы данных по административно-территориальному устройству региона и принадлежности населенного пункта к определенному приходу являются наиболее важными на начальном этапе любого исследования. Конечно, наличие таких ресурсов в конкретном архивном учреждении значительно облегчает поиск. Сразу становится понятным круг привлекаемых архивных источников с привязкой к хронологическим рамкам исследования. Но такие базы данных не создаются по одному взмаху волшебной палочки. Нет такого справочника, который можно было бы перевести в электронный формат и решить таких образом вопрос.

С епархиальным устройством все более или менее понятно. Есть клировые ведомости, по которым за период с начала XVIII века и до 1918 года можно проследить образование приходов и их состав. Иногда, конечно, их недостаточно. Нужно привлекать иные справочные материалы, документы текущего делопроизводства консистории. Но, в любом случае, круг источников понятен, а территориальной чехарды, которая будет присуща нашей стране после 1918 года, еще нет. В начале XIX века епархиальные границы соединяются с границами губерний и понимание приходского устройства становится еще более понятным. В ГАРО создана БД «Сводный указатель состава приходов Рязанской епархии».

В 1917 году происходят события, которые меняют административное устройство страны. Рассмотрим эту ситуацию на примере Рязанской губернии и области. Рязанская губерния существует до 1929 года, но даже в период с 1917 и по 1929 год из ее состава уходят административные единицы и приходят новые. В 1929 году губерния упраздняется, и ее территория входит в состав укрупненной Московской области наряду с иными бывшими губерниями. В 1937 году Рязанский регион восстановлен как самостоятельная административная единица, но внутри нее начинают происходит регулярные перемены, за которыми сложно уследить. Приходят новые территории, уходят старые. Внутри постоянно укрупняются или разукрупняются районы и сельские Советы. Как собрать это все в единую базу данных, чтобы она была понятна для работы и профессионалу и рядовому исследователю?

Это большой и очень кропотливый труд, который в ГАРО растянулся на много десятилетий. Результатом этой работы стала БД «Административно-территориальное деление Рязанской области с 1917 года по настоящее время». База постоянно дополняется и работа с ней не прекращается. Для ее создания были привлечены справочные материалы по административному устройству региона, законодательные акты и документы архивных фондов органов исполнительной власти различного уровня (облисполком, горисполком, райисполком), статистики и др. Сейчас мы может в точности до даты ответить на вопрос пользователя про принадлежность интересующего его населенного пункта независимо от его статуса.

Минус баз данных — один. Они недоступны он-лайн даже на платной основе.

Обязан ли архив создавать весь этот справочный аппарат?

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 24. Доступ к архивным документам

Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы.

1.1. Доступ к архивным документам обеспечивается:

1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;

…

Статья 26. Использование архивных документов

2. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

В законе «Об архивном деле» не определен перечень того НСА, который архив обязан создать к своим документам, и предоставить пользователям. В «Правилах…» указано, что описи и путеводитель являются обязательными видами архивных справочников (см. выше). Но нет разъяснений, чем грозит архиву отсутствие обязательного НСА, ненадлежащее его качество или отсутствие свободного доступа к нему пользователей.

Комментарий Колесова М. А., юриста, соучредителя МОО «Архивный Дозор».

Нет необходимости указывать ответственность за несоблюдение каждой конкретной правовой нормы, есть общие процедуры привлечения к ответственности.

Стандартные процедуры обжалования:

• Жалоба вышестоящему должностному лицу / в вышестоящий орган, от директора архива и вплоть до губернатора.

• Заявление по ст. 13.20 КоАП РФ. Обширной практики по этой статье нет, но такую возможность стоит иметь в виду.

• Иск в суд, возможно, через прокуратуру о защите прав неопределенного круга лиц.

Комментарий сотрудника Архива. Дворникова Е. В., г. Рязань.

Обязательным НСА у нас до сих пор считаются картотека фондов и описи. Так же здесь можно упомянуть тематический каталог и каталог фототеки. Но полнота таких картотек, особенно тематической, целиком и полностью зависит от политики конкретного архивного учреждения к этому вопросу. Проблема в том, что первые описи начинают появляться сразу после декрета 1918 года. Идет процесс комплектования губернских архивов из архивов ведомств и учреждений прежней России. Денег на хороший штат нет. Очень часто в регионах этим заняты представители прежних архивных комиссий и часто на бесплатной основе. Когда появляется бюджет, то он все равно был мал для профессиональной кадровой политики. До сих пор в архивах очень велик процент НСА, созданного до 1940 года. Кто составлял его? Не всегда это были очень профессиональные люди, знакомые с архивным делом. Иногда, судя по заголовкам дел, они до конца не понимали смысл и состав документов, которые описывали.

И еще одно небольшое дополнение к этому разделу. Новая формулировка состава обязательного НСА («…обязательные — описи дел, документов, путеводитель или краткий справочник по фондам (для государственного архива), краткий справочник по фондам (для муниципального архива, музея, библиотеки, научной организации), каталоги (при нефондовой организации аудиовизуальных документов») является не совсем корректной с точки зрения русского языка, и может трактоваться некоторыми учреждениями не в пользу исследователя. Чтобы избежать таких трактовок мной был отправлен запрос в Росархив и получен официальный ответ, который я привожу здесь. Он поможет Вам получить доступ к описям музеев, библиотек, научных и муниципальных архивов. В этом справочнике мы не будем останавливаться подробно на НСА этих учреждений, но если вы заинтересованы в появлении специализированных справочников по отдельным направлениям, заполните, пожалуйста, анкету по адресу https://forms.gle/P8gANFSMjrBxoZVHA.

Как узнать, какой НСА есть у архива?

В «Правилах…» указано, что информация о составе НСА должна быть размещена «в читальном зале, а также в информационно-телекоммуникационных сетях», т.е. в Интернете.

Это важно — информация обо всем НСА, относящимся к документам открытого доступа (незасекреченным) должна быть размещена и в зале, и в Интернете. Если архив издал справочник или собрал картотеку, он должен это декларировать на своем сайте.

Если такого раздела на сайте архива нет — пишите обращение и требуйте этот раздел организовать и наполнить. Если Вы знаете о существовании некого НСА, информация о котором не выложена на сайт — сигнализируйте архиву. Это очень важно! Пользователи из других регионов, возможно, никогда не доедут до читального зала и не смогут узнать, что в нем лежит справочник, который сэкономил бы сотни часов работы и многие тысячи рублей.

Ссылайтесь на пункт 39.2 «Правил», он приведен выше, и делайте ваш региональный архив лучше!

Причем, рекомендации Росархива по размещению информации на сайтах архивов были даны еще в 2001 году (!!!), 20 лет назад. И то, что архивы до сих пор их не выполняют, а Росархив их за это не журит — это просто разгильдяйство с обеих сторон.

Рекомендации по созданию архивного сайта в Интернет (Росархив, 2001 г., http://portal.rusarchives.ru/methodics/sait.shtml)

При создании сайта архива в Интернет рекомендуется помещать на сайт следующую информацию (всего 22 пункта):

12. Общее описание состава и содержания документов, хранящихся в архиве.

13. Сведения о новых поступлениях и рассекреченных документах (в форме гипертекста или базы данных).

14. Описание системы НСА архива, в том числе баз данных и условий доступа к ним.

15. Научно-справочный аппарат архива: электронные версии текстов путеводителей, кратких справочников, каталогов, обзоров по фондам архива.

16. Перечень тематических БД по документам архива.

17. Каталог библиотеки архива.

18. Библиография документальных публикаций, других публикаций с использованием документов архива, публикаций об архиве.

Алгоритм работы по этому вопросу:

• Пошлите запрос в архив об имеющемся у них НСА и режиме доступа к нему пользователей, или соберите сведения об этом в читальном зале (у сотрудников, посетителей, изучая справочники в зале).

• Убедитесь, что информация о составе НСА полностью выложена на сайт архива и отражена в читальном зале.

• Если не выложена, или не отражена — напишите в архив просьбу актуализировать информацию

Может ли архив требовать плату за пользование научно-справочным аппаратом?

Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 26

4. Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

Закон дает архивам возможность оказывать платные услуги и заключать договоры об использовании справочно-поисковых средств.

«Порядок…»:

4.1. Пользователь вправе:

4.1.1. Посещать читальный зал архива, изучать дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания на безвозмездной основе.

В «Порядке…» используется термин «изучение» по отношению к НСА, размещенному в читальном зале. Весь НСА, представленный в читальном зале должен быть бесплатным. Но что включает в себя его изучение? Может ли архив разместить на компьютерах читального зала базу данных и сделать доступ к ней платным? Вероятно, да. Так как исследователь будет не «изучать» базу данных, а «пользоваться» ей. К счастью, пока у нас нет прецедентов размещения в читальном зале платных баз данных. И возможна ли такая трактовка, мы не знаем. Архивам проще не размещать базу данных в читальном зале, а выдавать по ней архивные справки.

Если архив переводит какой-то НСА из разряда общедоступного в разряд служебного с целью дальнейшего взимания платы за архивные справки и консультационные услуги, эта ситуация требует внимательного рассмотрения на предмет законности. Но закон и тут не на стороне пользователя. Если НСА не находится в читальном зале, то даже изучать его безвозмездно формально права нет.

Что касается доступа к НСА, размещенному в сети Интернет, текущее законодательство не дает точного ответа. Но внесены поправки (http://archives.ru/reporting/report-naumov-2019-yalta.shtml) к статье 26 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», которые в случае принятия могут легитимизировать платный доступ к НСА. Принятие поправок планировалось в 2020 году.

(проект поправки к Закону)

2.3. Удаленное использование архивных документов, находящихся на хранении в федеральных государственных архивах, и справочно-поисковых средств к ним обеспечивается посредством создания информационной системы удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (далее — информационная система удаленного использования архивных документов), положение о которой утверждается Правительством Российской Федерации. Порядок оказания информационных услуг с использованием информационной системы удаленного использования архивных документов устанавливается федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Может ли архив ограничивать доступ к НСА?

Статья 25 «Ограничение на доступ к архивным документам» Федерального закона N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ограничивает только доступ к самим документам, и не определяет никаких условий, при которых может быть ограничен доступ к НСА архива.

Однако в «Порядке…» заложен ряд ограничений:

«Порядок…»:

III. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям

3.1. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации.

3.2. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа:

3.2.1. содержащим сведения, составляющие охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, при условии соблюдения пользователем требований и ограничений, установленных законодательством Российской Федерации;

«Правила…»

54.2. Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения (единицы учета) секретных архивных документов, а также их учетные документы обозначаются отметками «с» (секретно), «сс» (совершенно секретно), «ов» (особой важности), которые являются служебными и не входят в архивный шифр единицы хранения (единицы учета).

При наличии в одном архивном фонде, описи дел, документов, единице хранения (единице учета), наряду с секретными архивными документами, несекретных (рассекреченных) документов, этот архивный фонд, опись дел, документов и единица хранения (единица учета) помечаются в учетных документах отметкой «сч», которая является служебной и не входит в архивный шифр единицы хранения (единицы учета).

54.5. Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания секретных архивных документов, проведенного в соответствии с пунктом 54.3 Правил, вносятся на основании акта о рассекречивании архивных документов в течение трех месяцев после получения архивом решения о рассекречивании. После рассекречивания к описям дел, документов открытого и секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах фактически учтенных в них единиц хранения (единиц учета). Работа по внесению изменений в учетные документы проводится в порядке выполнения служебного задания.

Если опись содержит сведения о засекреченных документах, то и сама опись становится недоступной для изучения.

(«Порядок…», продолжение)

3.2.2. имеющим помету «для служебного пользования» при наличии письменного разрешения от фондообразователя (правопреемника);

Пункт 3.2.2 говорит о том, что к некоторым описям может быть ограничен доступ пометкой «для служебного пользования», но обойти это ограничение можно, получив разрешение от организации, передавшей в архив документы. И важно — архив не может поставить эту отметку по собственному усмотрению, ее может поставить только фондообразователь.

(«Порядок…», продолжение)

3.2.3. содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь:…

Пункт 3.2.3 используется архивами для ограничения доступа к картотекам, составленным в советское и постсоветское время. Так как в карточках содержится персональная информация, внесенная за последние 75 лет, то вся картотека становится служебной и доступ к ней ограничивается. Это очень болезненный пункт для исследователей родословной. Ведь по периоду 1920-1960-х годов очень сложно достать архивные документы. А где-то есть картотеки награжденных, или сотрудников, с важными генеалогическими сведениями. К сожалению, о большинстве из них мы даже не знаем.

Комментарий Колесова М. А., юриста, соучредителя МОО «Архивный Дозор».

Картотеки также могут иметь статус архивных документов, а не НСА. В каждом конкретном случае этот вопрос надо изучать дополнительно.

(«Порядок…», продолжение)

3.3. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца.

Также могут быть ограничения, установленные собственниками или владельцами документов. Тоже очень болезненный пункт — бывает, что человек, передавший государству свой личный архив, устанавливает ограничения доступа на все содержащиеся в нем документы. А документы эти уникальны и нужны для важных научных исследований. Но такие ограничения законны. Впрочем, в этом случае вы можете связаться с родственниками и (или) наследниками того, кто передал в архив свой архив и попробовать получить доступ к ним.

(«Порядок…», продолжение)

3.4. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности.

По ГК РФ (Статья 1225) к охраняемым результаты интеллектуальной деятельности, которым предоставляется правовая охрана (интеллектуальной собственностью), в частности относятся:

1) произведения науки, литературы и искусства;

2) программы для ЭВМ;

3) базы данных

Так как почти весь вновь создаваемый сейчас НСА представляет собой базы данных, то архив (или создатель НСА) может ограничивать доступ к нему при желании. Что касается созданных ранее описей и справочников, то они могут попадать под определение «произведения науки». Именно эта норма позволяет архивам давать доступ не ко всему созданному НСА, и иметь «служебные базы данных» и другой служебный НСА. И эта норма, наложенная на новые формулировки «Правил…» ведет к платному НСА российских архивов.

Комментарий Колесова М. А., юриста, соучредителя МОО «Архивный Дозор».

В первой редакции проекта Порядка (которая не была утверждена) эта норма звучала так:

«5.2. Копирование каталогов, картотек, а также баз данных и других архивных справочников, являющихся результатом интеллектуальной деятельности сотрудников архива и (или) других разработчиков, в полном объеме не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае».

При этом для самих дел и документов в проекте предусматривались такие ограничения:

«3.4. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, содержащим результаты в научной, научно-технической и производственно-технической сферах, в отношении которых к 1 января 1993 г. истек 50-летний срок действия авторского права или патентного права для физических лиц и 70-летний срок — для юридических лиц.

3.5. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, содержащим произведения науки, литературы и искусства, до истечения срока действия авторского права, при условии, что произведение не было обнародовано прежде:

— если пользователь является их автором;

— если пользователь является законным наследником автора;

— если пользователь имеет оформленное в установленном законом порядке письменное разрешение правообладателя, если между правообладателем и архивом в договоре не оговорены другие условия».

(«Порядок…», продолжение)

3.5. Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника, органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является.

Еще одна важная норма из этого же акта:

(«Порядок…», продолжение)

1.3. Пользователи обладают равными правами на изучение дел, документов, находящихся на хранении в архивах, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Это означает, что архивы не могут устанавливать ограничения на доступ к НСА в зависимости от образования, ученой степени и по другим дискриминирующим признакам. Все пользователи обладают равными правами, независимо от того, пришли они «по письму от института», или по собственной инициативе, кроме указанных выше случаев.

Поэтому если Вам не выдают опись или не допускают к картотеке, а другому пользователю выдают (кроме рассмотренных в этой главе случаев) — это незаконно. Сотрудник читального зала не может по собственному усмотрению ограничивать доступ формулировками «нечего Вам там смотреть», «таких предков у Вас быть не может», «к этому только научные сотрудники допускаются»… В некоторых архивах есть практика закрытия шкафов с описями на ключ. Это законно. Но отказывать в открытии шкафа, расположенного в читальном зале, в котором хранятся описи незаконно. И тем более сопровождать это объяснениями, что у Вас ума не хватит в этом НСА разобраться.

В «Порядке» предусмотрена еще одна возможность для ограничения доступа к НСА:

(«Порядок…», продолжение)

1.4. На основании Порядка архивы, являющиеся учреждениями, могут разрабатывать локальные акты, регламентирующие работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальных залах архивов с учетом специфики документов архива, особенностей его работы.

Это означает, что на уровне архива могут быть приняты любые локальные акты, ограничивающие работу с НСА, не противоречащие нормативно-правовым актам, указанным ранее. Например, может быть установлено ограничение на количество бумажных описей, которые пользователь имеет право просмотреть за один день, так как в «Правилах» и «Порядке» не рассматривается этот вопрос. Да, это очень неудобно, но с точки зрения закона — архив имеет право на такие ограничения.

Помните, если архив накладывает какие-то ограничения, то читателю должен быть предоставлен внутренний документ по этому поводу («регламентирующий локальный акт»). Если такого акта, нет, то происходящее является самоуправством сотрудника читального зала или руководства архива. Если такой акт есть, то нужно проверить, не противоречит ли он законам РФ и подзаконным актам.

Хотя в статье мы рассматриваем только российское законодательство, упомяну случай в соседней Беларуси. Там база данных «Сведения о необоснованно репрессированных гражданах Белоруссии» была с декабря 2018 года закрыта грифом для служебного пользования. А раньше она находилась в свободном доступе.

В ходе расследования местных активистов выяснилось, что созданная в 1991 году база данных юридически не является собственностью архива. Что здесь важно. Если архив силами своих сотрудников будет создавать базы данных, юридически оформленные на «левые» фирмы архивное законодательство уже не будет распространяться на этот НСА. Отследить такие ситуации очень сложно.

Законен ли заказ описей? Или они должны быть в свободном доступе в читальном зале?

Сравним две версии «Правил».

«Правила…» 2020 года

24.1. Обязательные учетные документы архива, в том числе первые экземпляры описей дел, документов, предусмотренные пунктами 23.2, 23.3 Правил, размещаются в изолированном помещении или рабочей комнате работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива.

24.2. Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в архивохранилище обособленно от архивных документов, третьи экземпляры описей дел, документов — в помещении, обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям.

25.1. Учетные документы в читальный зал архива не выдаются, за исключением отсутствующих в нем экземпляров описей дел, документов, которые выдаются на срок до 5 рабочих дней по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности документов).

25.2. Выдача из архивохранилища вторых экземпляров описей дел, документов производится в порядке, аналогичном порядку выдачи архивных документов (согласно главе XIV Правил).

Выдача третьих экземпляров описей дел, документов по запросу пользователя производится работником читального зала архива.

«Правила…» 2007 года

2.11.4.1.3.… Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.

Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.

…2.11.10.4. Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива или его заместителя на срок, как правило, не превышающий один день, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.

Выдача описей дел, документов оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища, в которой расписывается получивший опись работник архива или пользователь.

Что видим? Раньше копия описи должна была находиться в читальном зале. Теперь — в помещении, обеспечивающем оперативное предоставление пользователям. А, напоминаю, безвозмездно пользоваться (точнее, изучать) исследователь может только НСА, размещенное в читальном зале. И насколько оперативно это предоставление — мы не знаем. Формально, теперь описи могут не храниться в читальном зале, а доставляться туда по заказу.

«Порядок…»

Пользователь вправе:

4.1.6. Заказывать в читальном зале или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания по теме исследования.

Эта норма также подразумевает, что НСА, не размещенный в читальном зале, может быть заказан для работы.

Однако есть один важный момент. Пользователь должен получать доступ к справочным материалам в день обращения.

«Порядок…»

4.1. Пользователь вправе:

4.1.5. Получать в день обращения справочно-поисковые средства к делам, документам, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале.

4.1.20. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Таким образом, если локальные акты предусматривают заказ описей «на следующий день», то они незаконны, описи должны выдаваться пользователю в день обращения. Если архив не может физически разместить описи в читальном зале и организовать их выдачу в день обращения, значит, он должен их оцифровывать и разместить в читальном зале электронные копии. Или обеспечить выполнение правовой нормы другим способом.

Вы знаете архив, где эти нормы нарушаются? Укажите им на это, продемонстрируйте несогласие с такой системой, разберитесь с позицией архива относительно оцифровки описей и их размещения на сервере и на сайте. Может быть, архив нуждается в волонтерской помощи для оцифровки описей?

Почему не все описи доступны онлайн?

Архивы России работают над этой задачей в рамках создания Центрального Фондового Каталога cfc.rusarchives.ru/CFC-search/Search/About. На реализацию задачи уйдет еще несколько лет.

Еще в 2013 году Росархив выпустил Методические рекомендации «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов», в которых, в частности, есть указания (стр.73):

При наличии сайта архива желательно размещение на нем полученных в электронной форме описей дел, документов. Если в архиве имеется автоматизированная информационная система «Электронный читальный зал», то полученные в электронной форме описи дел, документов должны быть загружены в эту систему в соответствующем ей формате.

Однако в настоящий момент огромное число оцифрованных описей не размещено на сайтах архивов. Особенно огорчают ситуации, когда описи уже оцифрованы, но доступ к ним дается только на компьютерах читального зала. Или когда архив целенаправленно оцифровывает и выкладывает описи личных фондов, а описи с метрическими книгами и ревизскими сказками принципиально не оцифровывает. Знаете же такие архивы?

«Архивный Дозор» обращает внимание на такие случаи и пытается исправить ситуацию. Хотя, логичнее было бы, чтобы Росархив сам следил за выполнением своих рекомендаций 7-летней давности.

В этих же «Рекомендациях» на стр.75—76:

Основное внимание российских архивов в настоящее время должно быть сосредоточено на переводе описей дел, документов на бумажной основе в электронную форму… Интернет-портал «Архивы России» станет одной из главных площадок удаленного доступа к описям дел, документов в электронной форме. Такими же площадками удаленного доступа к описям дел, документов в электронной форме должны становиться сайты архивов, на которых в обязательном порядке должен быть представлен их научно-справочный аппарат.

Проблема с размещением на сайтах научно-справочного аппарата имеет еще один ракурс. Архивы создают справочники, но не размещают их на своих сайтах и не позволяют делать это федеральным библиотекам (РНБ, РГБ, Исторической, др.).

Одним из таких случаев является история с НСА Архива Иркутской области. В феврале 2019 года архив опубликовал новость, что сотрудниками выпущены «Путеводитель по фондам Государственного архива Иркутской области. Часть 1 (досоветский период)» и тематический путеводитель «История религиозных учреждений Восточной Сибири». Сразу же я отправила запрос с просьбой ознакомиться с ними удаленно. Но ответ был отрицательный — «технической возможности разместить на сайте нет, приходите в читальный зал».

Борьба «Архивного Дозора» за размещение справочников на сайте продолжалась почти два года. В августе 2020 года Виталий Семёнов отправил жалобу уже на имя Губернатора Иркутской области. И в октябре 2020 года справочники появились на сайте.

Законно ли не размещать справочники на сайте? Да. Это логично? Нет. Лишь несколько процентов исследователей, заинтересованных в этих справочниках могут приехать в читальный зал архива. Если архив не хочет размещать эти издания онлайн, тогда не тратьте время своих сотрудников на их создание. Пусть сотрудники сидят и оцифровывают описи. В качестве публикации при защите ученой степени это, конечно, не пойдет, но, зато это будет осмысленный труд, плодами которого пользуется много людей.

Одна из задач, которой занимается «Архивный дозор» — это доступность НСА онлайн. Даже если формально такого требования в законе нет. Это лишь означает, что нам нужно работать над тем, чтобы законы поменялись. Если НСА создан сотрудниками архива в рабочее время, мы уже профинансировали его создание и доступность, заплатив налоги, из которых получили зарплату авторы. Если НСА создан в рамках гранта — давайте разбираться, что было в заявке? Архив указал, что это будет открытый для всех справочник или умолчал об условиях доступа? Посмотрите, как много в этом издании справочников недоступных онлайн. Зачем и для кого они издавались? Их цель помочь исследователям или быть строчкой в списке публикаций в чьей-то диссертации? Нужно ли сейчас, в век информационных технологий, тратить деньги и время на издание брошюр тиражом в 200 экземпляров?

Пока у нас не хватает ресурсов на мониторинг всех изданий, но если у Вас есть вопросы к какому-то проекту — не молчите, задавайте вопросы, предлагайте разместить НСА на сайте, размещайте официальные ответы в группах «Архивного Дозора» в социальных сетях. Как будет развиваться ситуация дальше — во многом зависит от вашей активности сейчас. Либо мы получим качественный, бесплатный, доступный онлайн НСА, либо очень скоро все НСА архивов будет доступно исследователям только по платным подпискам.

Видите проблему? Заинтересованы в каком-то архиве? Не молчите. Напишите просьбу выложить описи или справочник. Посмотрите, как различаются страницы архивов в этом издании — одни с радостью открывают свои исследования и наработки всем заинтересованным лицам, а другие даже не имеют сайта. Почему? Может быть, потому что местные исследователи молчат о своих потребностях? Не являетесь ли вы соучастником информационного беспредела какого-то архива?

Зачем сканируют рукописные дореволюционные описи? Их же все равно невозможно читать?

Это серьезная проблема, связанная с недостатком финансирования. Архивы могут найти средства на простое сканирование описи. Но расшифровка описи и перевод ее в современный вид требуют гораздо больше средств и времени. Специалисты будут индексировать описи (переводить в формат баз данных), работая с электронными копиями, поэтому оцифровка рукописных описей не только делает их доступными пользователям на те несколько лет, которые уйдут на индексацию НСА, но и выполняет служебную функцию.

В архиве есть ограничения на выдачу дел по количеству листов в день, а листы в описях не указаны. Это законно? В описи не указано, что документ не выдается по причине «плохого физического состояния» (ПФС) или как «особо ценный» (ОЦ). Это законно? В описи не было указано, что документ микрофильмирован и мне его не выдали из-за того, что он заказан «не на том бланке». Это же вина архива, а не моя?

«Правила…»

41.2. Описательная статья в описи дел, документов должна включать:

— номер единицы учета (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов);

— номер единицы хранения (в описи дел по личному составу — номер дела);

— индекс (производственный номер) дела (для научно-технической документации (далее — НТД) — производственный индекс (шифр разработки) — при наличии;

— заголовок единицы хранения (тома, части) (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов — заголовок единицы учета (документа) — название или основное содержание единицы хранения (единицы учета), включая указание языка документа (при наличии документов на одном или нескольких иностранных языках или на языках народов Российской Федерации);

— крайние даты документов, фотоотпечатков (для фотоальбомов) (для НТД — год окончания разработки);

– количество листов — для текстовых документов, фотоальбомов;

— примечания.

–…

– Сведения об условиях доступа к документам единицы хранения (единицы учета) и условиях их использования, а также отметки о наличии фонда пользования, страхового фонда, о рассекречивании документов, об их отнесении к категории особо ценных или уникальных вносятся в графу «Примечания».

К сожалению, пока в законодательно-нормативных документах, посвященных архивной области, этот вопрос не решен. Формально, описи должны содержать и количество страниц, и все отметки. Но нет механизма наказания архива за то, что описи не содержат существенные для пользователя сведения, поэтому ситуация, когда пользователь приехал в архив за 500 километров, заказал дела в пределах 1500 листов (по закону), и ничего не получил, типична. При этом самим пользователям писать что-то в описях запрещено, поэтому нельзя даже оставить пометку для следующих горемык о том, что документ не выдается, или об его листаже.

Все что можно предложить в данной ситуации — это писать жалобы и предложения о приведении описей в «рабочий» вид. Ссылайтесь на пункт «Правил…» приведенный выше. По крайней мере, количество листов и даты создания документов архив проставлять должен.

Так как текстовая форма документа не меняется с переводом его в электронный вид, или микрофильм, количество листов должно быть проставлено и для таких документов.

Приведу два примера того, как мы инициировали переработку описей.

В 2019 году мы обратили внимание что в описях фонда №26 «Барнаульское духовное правление» Государственного архива Алтайского края в большинстве заголовков дел отсутствуют сведения о названии церквей и населенных пунктов. Этот фонд содержит важные для многих исследователей метрические книги, брачные дела и исповедные росписи. Был отправлен запрос в архив с просьбой сообщить, стоит ли в плане переработка описи 1 фонда 26 и изменения заголовков дел №№487—779. В полученном ответе сообщалось, что такие работы на 2020 год не запланированы, но работы по совершенствованию описи или составлению дополнительных элементов научно-справочного аппарата будут включены в перспективный план работы на 2021 и последующие годы.

Еще один пример. Весной 2020 года по нашему обращению РГВИА начал переработку описей Военно-Учетного Архива (ВУА) Описи были составлены так, что у пользователя просто не было шанса с первого раза получить микрофильмированные документы из некоторых дел. Многочастные дела («дело ** часть 1», «дело ** часть 2» и т.д.) в описях не имели отметок о микрофильмировании, а заказ микрофильмированного дела без нужной отметки, приводил к гарантированному отказу в выдаче дела. Наше обращение было принято и признано справедливым замечанием.

Если Вы видите подобную ситуацию — не проходите мимо. Напишите обращение, предложите варианты решения проблемы. Возможно, Архиву нужна помощь — набить в текстовом или табличном виде список дел ПФС или ОЦ для размещения на сайте. Это простая волонтерская инициатива, но она нужна пользователям, а не архиву. Если пользователи не возмущаются, архивы оставляют описи в недоработанном виде.

И некоторые уточнения появились в новом документе:

Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии

Утвержден приказом Росархива от 25 июня 2020 г. №75

Архивный документ, признанный находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, в течение двух рабочих дней с даты принятия руководством архива соответствующего решения:

…включается в перечень архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, с указанием планируемых сроков проведения реставрационно-консервационных работ, размещаемый в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Согласно этому документу, мы вправе требовать теперь от архивов размещения на сайте Перечня дел НФС.

Итак, Есть несколько способов информирования пользователей о существенных отметках:

• Непосредственно в описях, как прописано в «Правилах».

• Создавать отдельный файл, по которому пользователи могут проверять дела на отметки, как указано в «Порядке признания дел НФС». Этот файл должен быть доступен на сайте архива.

• Отдельная база данных для проверки доступности документов, как это реализовано в Архиве Москве. Пользователь вводит номера фонда, описи, дела и получает информацию, есть ли ограничения на заказ этого дела. Такой формат перечня дел НФС тоже допускается.

В третьем разделе справочника Вы найдете только 2 архива, выложивших списки НПФ на своих сайтах на 01.01.2021. О чем это говорит? А том, что для Вас есть работа — написать письмо в свой архив и просить их сделать то, что они должны согласно процитированному выше нормативному акту.

Еще несколько документов на эту тему. В методических рекомендациях «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов» (Росархив, 2013 г., http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-opis-2013.pdf) среди полей электронных описей указаны:

КРАЙНИЕ ДАТЫ — основное поле, обязательное для заполнения. (с.39)

КОЛИЧЕСТВО ЛИСТОВ — основное поле, обязательное для заполнения (стр.46)

ПРИМЕЧАНИЯ — основное поле. В данном поле указываются сведения из графы «Примечания» описи на бумажной основе, в том числе касательно условий доступа.… Включаются все отметки о выбытии, передаче, уничтожении, объединении или разделении единиц хранения/единиц учета, их микрофильмировании или сканировании, наличии в них копий, переводов на русский язык иноязычных документов, расшифровок трудночитаемых текстов, о наличии особо ценных документов, об условии доступа и др. (с.46)

Таким образом, в описях, составленных в электронном виде, крайние даты и количество листов это обязательные поля.

Важно, там же:

При заполнении поля ЗАГОЛОВОК очень важно учесть, что при перечислении однородных единиц хранения в электронной описи категорически не допускается применение формулировки «То же». Заголовок единицы хранения должен воспроизводиться полностью. В противном случае поиск информации не будет эффективным

Есть Методические рекомендации и для бумажных описей:

Андреева Н. М., Белянина Л. И., Ларина В. Г. и др. Составление архивных описей: Методические рекомендации. М.: Росархив. ВНИИДАД, 2007. — 144с — доступно по адресу https://ru.b-ok.cc/book/3180626/13dadd

Я узнал, что в архиве есть «служебная картотека». Я могу потребовать доступ к ней?

«Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федераци»

4.2. Пользователь обязан:

4.2.15. Не заходить в служебные помещения архива, не пользоваться служебными картотеками, служебными телефонами, а также техническими средствами архива, находящимися вне пределов читального зала.

Совет от юриста М.А.Колесова — для начала нужно письменно запросить основания ограничения доступа.

Если картотека «служебная» Вы не можете требовать доступа к ней. Но Вы можете запросить архив, почему картотека, содержащая важные для пользователей сведения, и не содержащая секретную информацию (или другие ограничения доступа), не размещена в общем доступе.

Возможно, она не помещается в читальный зал, или требует специальных знаний. Возможно, если ее оцифровать в рамках гранта, архив не будет этому противиться, а, может быть, будет даже рад. Если Вы знаете о существовании таких картотек, запросите официальную позицию архива о перспективах доступа к ним.

В нормативно-правовых актах не указано, что архив обязан делать все картотеки открытыми. Такая практика может осложнять работу всех исследователей, но формально архив имеет на это право. Что делать? Идти на диалог, искать варианты, уговаривать, аргументировать.

Зимой 2019—2020 года «Архивный Дозор» получил положительный ответ на просьбу об открытии нескольких картотек. Мы общались с Архивом Москвы, с ГАРФом, и были услышаны. Что-то уже сделано, что-то в работе.

Результатом нашей встречи 30 декабря 2019 года было согласие Архива Москвы оцифровать картотеку крещений москвичей начала 20 века. И в декабре 2020 года картотека стала доступна посетителям читального зала! Когда мы затевали этот процесс, опытные генеалоги смеялись и говорили, что все равно никто ничего оцифровывать по нашей просьбе не будет. И найти в картотеке все равно ничего удастся. Но наши просьбы оказались не напрасными, и сразу после открытия картотеки исследователи стали рассказывать о своих находках и распутанных узелках.

Не бойтесь просить архивы пойти навстречу! Просите, предлагайте. Мы, кстати, с самого начала предлагали и свою помощь, готовы были участвовать в оцифровке. Но архив нашел ресурсы и справился своими силами.

Говоря о служебных картотеках, затрону и еще одну область — базы данных, созданные в процессе научной работы с документами архива. Формально, эти базы данных не являются НСА архива, и собственниками их архив не является. Однако нередко по полезности для рядового пользователя они существенно превосходят те справочные материалы, которые создал сам архив. Например, Информационно-поисковая система «Боярские списки XVIII века», которую Вы найдете в этом справочнике в описании НСА Российского Государственного Архива Древних Актов, не указана на сайте архива. А она позволяет находить нужные фамилии в два клика. В справочник включено еще несколько баз данных, созданных не архивами.

Существует проблема исчезновения таких баз данных. Так как пользователи обычно о них не знают, и не могут контролировать их состояние, базы могут быть списаны или утрачены, даже если поступали в Справочно-Информационный фонд архива или его библиотеку. И тем более, если единственная копия хранилась у его создателя.

Такая судьба, например, постигла базу данных лишенцев города Москвы. Когда в 2020 году волонтеры начали создавать такую базу «с нуля» по оцифрованным описям, один из исследователей напомнил, что подобный проект уже делался в начале 1990-х годов по документам партийного архива Москвы. Была найдена книга, изданная по результатам анализа базы — В.И.Тихонов, В. С. Тяжельникова, И. Ф. Юшин. Лишение избирательных прав в Москве в 1920-1930-е годы. Новые архивные материалы и методы обработки. М.: Издательство объединения «Мосгорархив», 1998. 253 с. Тир. 300 экз. Но, как оказалось, сама база не стала частью НСА архива, и прекратила свое существование с развитием информационных технологий, и за неактуальностью программных средств, которые использовались при ее создании.

Желание узнать подробности о созданном научном продукте, который потенциально может использоваться исследователями как НСА, зачастую встречает игнор или даже раздражение со стороны его создателей. Ученые предпочитают похоронить свое детище в списках литературы, чем отдать на переработку волонтерам или архивам. А ведь каждая такая публикация или база данных могла бы использоваться сотнями, а то и тысячами людей. Ученым сложно использовать информацию без архивных шифров. А рядовой исследователь может существенно продвинуться в поиске и выйти из «тупика» просто благодаря найденному упоминанию нужной фамилии в небольшой публикации.

Если Вы знаете о таких базах, предложите их создателям варианты создания архивного НСА или справочных систем на основе собранных ими данных. Вдохновитесь успешными примерами из третьей части справочника. Например, Межархивной базой данных по документам переписи 1897 года http://arch1897.histcensus.asu.ru/ (разработчик — исторический факультет Алтайского государственного университета), или проектом «Население Урала (конец XIX — начало XX в.)» http://urappdata-urgi.urfu.ru/ural-population-project (разработчик — Научная лаборатория «Международный центр демографических исследований» Уральского Федерального Университета). Это прекрасные примеры того, как научный проект можно сделать общественно значимым и востребованным.

Если Вы — автор научного исследования, помните, что Вы всегда можете обратиться за помощью к волонтерам, если для публикации в Интернете требуется какая-то доработка. В рядах архивных добровольцев есть и программисты, и писатели, и тестировщики. Посмотрите на Интерактивную карту церквей и приходов Санкт-Петербурга конца XIX-начала XX века в третьей части справочника. Она создана волонтёрами. Может быть, и Ваш научный проект заживет новой жизнью при помощи архивных добровольцев?

Попадают в почту «Архивного дозора» и сообщения об уничтожении (списывании) материалов справочно-информационных фондов архивов. Так в октябре 2020 года пользователь попросил обратить внимание на списывание авторефератов диссертаций и других материалов с 1938 г. из справочно-информационного фонда Российского Государственного архива литературы и искусства. В списках на уничтожение были аннотированные каталоги документов по отдельным темам и деятелям искусства. Актуален ли НСА 1950-х годов для пользователей до сих пор, сложно оценить рядовому пользователю. В случае, когда речь идет о возможной утере или повреждении архивных документов, «Архивный Дозор» высказывает свою озабоченность и направляет запросы в те инстанции, которые могут повлиять на ситуацию. Когда же речь идет о библиотеке или справочно-информационном фонде архива, повлиять мы не можем. Конечно, наилучшим выходом была бы оцифровка материалов, подлежащих списанию, силами волонтеров и сохранение их в сети Интернет. Не на сайте архиве, если даже эти траты на сохранение копии для архива неприемлемы. Пока у нас такого опыта не было.

Архив меняет номера дела, описей, фондов. Невозможно понять, какие реквизиты сейчас. Зачем они это делают? Они имеют право так поступать?

«Правила организации хранения, комплектования, учета…»

22.4… Перенумерация архивных фондов допускается с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления.

…

41.3. Архив в целях повышения информативности справочно-поисковых средств проводит:

…переработку описи дел, документов с проведением экспертизы ценности архивных документов, уточнением их фондовой принадлежности, уточнением или пересоставлением заголовков единиц хранения (единиц учета), определением или уточнением их крайних дат, пересистематизацией по новой схеме систематизации, составлением недостающих элементов справочного аппарата к описи.

Переработанная опись дел, документов подлежит утверждению в соответствии с пунктом 36.7 Правил.

Если опись дел, документов пересоставляется, то один экземпляр ранее имевшейся описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов под последним учетным номером, остальные ее экземпляры выделяются к уничтожению.

Переводная таблица к переработанной описи помещается в соответствующее дело фонда.

Архивы имеют право на изменение нумерации дел. Нередко это делается в интересах самих пользователей.

Конечно, в случае перенумерации архив должен привести и описи в рабочий вид. То есть «опись должна раскрывать состав и содержание включенных в нее единиц хранения (единиц учета), закреплять их внутрифондовую систематизацию и обеспечивать их учет» (пункт 41.1 «Правил…») и содержать номера единиц хранения (или учета), там же пункт 41.2.

Частый «грех» архивов — этот путаница пользователей двумя столбцами в описи, первым, в котором обычно указывается номер дела, но сам столбец именуется «№ п/п» и вторым с заголовком «Индекс дела», «Делопроизв. номер» и совсем другими цифрами. Начинающие исследователи могут указать неправильный номер. Но это вина пользователя. Будьте внимательны.

Комментарий сотрудника Архива. Дворникова Е. В., г. Рязань.

Номера фондов меняются достаточно редко. Обычно это происходит при переработке фондов и их объединении. Для пользователей это более удобно. Бывают случаи, когда архивный фонд одного фондообразователя существует в архивном учреждении под разными номерами. Могут отличаться хронологические рамки. Архив регулярно проводит работу по исправлению таких недочетов.

Номера описей меняются чаще, но тоже для удобства. Например, в архивном фонде Рязанской духовной консистории существовали три разные описи метрических книг Шацкого уезда Тамбовской губернии. Сейчас описи переработаны и из трех сформирована одна. Работать с ней намного удобнее и, в первую очередь, неподготовленному пользователю. Сотрудник архива может найти дела вообще без описи.

Такая же ситуация и с изменением нумерации дел. При объединении описей, меняется и нумерация. Для работы в конце новой описи помещается переводная таблица, которая позволяет соотнести новый номер со старым. Старая опись так же помещается в фонд как отдельное дело и ее всегда можно изучить.

Архив издал нужный мне справочник, и продает его за несколько тысяч рублей. Он имеет право так поступать?

К сожалению, так происходит. Например, РГАДА издает архивные справочники в аффилированном издательстве «Древлехранилище». Летом 2020 года мы обратили внимание на «Описание Грамот Коллегии экономии», созданное на документах 281 фонда РГАДА с ценами по 5—7 тысяч рублей за том. «Малороссийские дела. Описи фонда №124 Российского государственного архива древних актов» этого же издательства стоит 1500 рублей. «Малороссийский приказ. Описи фонда №229 Российского государственного архива древних актов» тоже стоил более тысячи.

Наши опасения вызывает тот факт, что сотрудников, обладающих достаточной квалификацией для создания научно-справочного аппарата немного. Если их рабочее время тратится на платный продукт, то времени на общедоступный НСА у них остается гораздо меньше. Это ведет к тому, что бесплатные справочники либо не выпускаются вовсе, либо реже, либо на их создание командируют специалистов более низкой квалификации.

Конечно, было бы правильнее издавать платные справочники только после того, как создана стройная система бесплатного НСА. А в том же РГАДА много описей предлагается пользователю в рукописном, и даже дореволюционном виде. Может быть не время тратить силы сотрудников на создание изданий, отпечатанных тиражом в 150 экземпляров?

Такие ситуации находятся под нашим мониторингом, но пока мы не видим оснований для обращений в контролирующие органы. Для обращения нужно полное понимание ситуации, — из каких средств финансировался труд сотрудника, что у него написано в должностной инструкции, оформлен ли он де-юре в архиве, или может быть в какой-то другой компании. Пока мы не форсируем события, но просим архивы не увлекаться подобными схемами.

А вот если Вы, архивисты, хотите получить деньги на грант на создание общедоступного НСА, мы готовы писать от «Архивного Дозора» письма, подтверждающие заинтересованность в проекте общественности, или способствовать Вам в создании такого НСА другими способами. Наш интерес не в том, чтобы архивисты меньше заработали, а в том, чтобы они могли зарабатывать, создавая справочники, доступные бесплатно онлайн. Ваш архив задумал такой проект, но не хватает ресурсов? Поделитесь с нами своими проблемами. Участники групп «Архивного Дозора» в социальных сетях имеют опыт получения поддержки проектов в рамках конкурса Фонда Президентских грантов. Мы имеем опыт создания архивных справочников, издания и распространения книг, краудсорсинга, краудфандинга. Мы можем писать обращения от своей организации в любые инстанции, которые могут помочь честному финансированию вашего НСА. Давайте облагораживать архивное пространство вместе!

Комментарий Семенова В. В., руководителя МОО «Архивный Дозор». Мы в «Архивном дозоре» очень далеки от того, чтобы видеть в архивах врагов, однако некоторые вещи, которые были приняты в 1990-х-2000-х годах вызывают серьёзные вопросы. Например, ещё 5—10 лет назад считалось совершенно нормальным быть директором архива или, скажем, замом и параллельно издавать научные труды. Например, исследователь Николай Шумилов долгое время работал директором Государственного архива Архангельской области, архива, которому посвящена статья «Архивный Шиес» в Альманахе Генэкспо №1, во времена его директорства один за другим для исследователей закрывались популярные генеалогические фонды. И вдруг в 2009 году Н. Шумилов издает книгу «Архангельский родословец», которая посвящена… архангельской родословной.

Раньше считалось совершенно нормальным, что сотрудники архивов создают научные труды, используя приоритетный доступ. Странно было бы возмущаться, но как быть, если должность, на которую поставлен человек, директор архивах, начальник отдела использования документов, вообще-то создавалась не для этого, не для того, чтобы книги писали сами сотрудники архивов, а для того, чтобы их было проще написать другим пользователям архивов. Имеет ли право сотрудник архива на высокой должности тратить время и использовать приоритетный доступ для создания своих книг, в то время как тысячи других учёных не могут работать в твоём архиве? Этично ли размещать справочники по 5000—7000 рублей, когда учёные не имеют возможности свободно и открыто работать по созданию НСА РГАДА? Получается, РГАДА пользуется своим приоритетным доступом, делает, возможно, не лучшим образом, да ещё и продаёт это за немалые деньги.

Это тот вопрос, который вызывает просто истерику в научном сообществе и шквал негатива и взаимных обвинений (особенно если «с той стороны» стоит генеалог), но мы бы не хотели сводить дискурс об архивной системе крупнейшей страны мира на уровень базара.

Редактируя статью Татьяны Максимовой для «Альмана Генэкспо», я убрал многие её предложения в духе «создавайте волонтёрские группы» чтоб не вводить читателя в заблуждение. Я занимаюсь волонтёрскими группами с 2012 года и для меня абсолютно ясно, что архивы России — всех уровней, сегодня к введению волонтёрских проектов не готовы.

Казалось бы, то здесь то там можно встретить информацию об очередном, поддержанном Фондом Президентских грантов проекте, где участвует тот или иной архив, но это — не проекты, а квазипроекты, потому что форма взаимодействия некоммерческих организаций с архивами состоит либо в устроение вывески в помещении архива, либо во включении архивистов в жюри какого-либо конкурса.

Волонтёрский или некоммерческий проект в архиве обязательно должна включать себя работу с архивными фондами, иначе это не проект, а фальшак. Мне известен только один проект, который непосредственно включал работу с архивными фондами — и это печальной известный хабаровский проект, который закончился диким скандалом, трехкратной попыткой подать в суд и который стал, по сути, отцом проекта «ГенЭкспо».

Архивы избалованы бесплатной волонтёрской силой — студентами. Студенты профильных ВУЗов испокон веков обязаны проходить архивную практику, когда они летом добровольно-принудительно делают работу разной степени осмысленности. То, что внешние специалисты могут иметь знание предмета, хотеть помочь, то, что время таких волонтёров надо ценить — это пока в архивах понять не могут.

Тот же Иркутский архив, который настолько не ценит время пользователей, что не размещает крайне нужные справочники (созданные на бюджетные деньги) на сайте, просил пользователей помочь с переводом писем на французском и итальянском языке из коллекции архива. И это уживается в одном архиве.

!Скачать Альманах Генэкспо №1 Вы можете по ссылке https://drive.google.com/file/d/1DQOfsHbC2esloLg9sQ21oInMQzdTbXeg/. А по ссылке https://genexpo.pro/almanakh можно сделать предзаказ на второй номер в бумажном виде. Небольшая часть тиража первого номера также еще доступна к покупке.

Комментарий сотрудника Архива. Дворникова Е. В., г. Рязань.

Запретить архивистам заниматься научной деятельностью и публиковать свои исследования — это поворот в сторону понижения профессионального уровня, который, к сожалению, и так очень низок. Архив должен быть научным учреждением, иначе мы спустимся на уровень, где архивист превращается в архивариуса. Он сможет выдать дело из архивохранилища, но сам что-то узнать из эого дела не сможет.

Не разрешают фотографировать описи. Это законно?

Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 26

5. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, включающий ограничения по объему, срокам, используемым техническим средствам копирования, выдаче и копированию архивных документов на возмездной или безвозмездной основе, устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Комментарий Колесова М. А., юриста, соучредителя МОО «Архивный Дозор». Как неоднократно писал Росархив, порядок копирования справочно-поисковых средств не относится к предмету правового регулирования Правил. Поэтому в каждом конкретном случае необходимо анализировать применимое законодательство.

Как было показано ранее, пункт 4 этой же статьи разрешает архивам иметь платные информационные услуги. Пункт 5 устанавливает возможность архивов устанавливать ограничения на самостоятельное копирование архивных документов. Однако она не затрагивает вопрос ограничений на копирование НСА. Официальная позиция «Росархива» заключается в том, что плата за самостоятельное копирование способствует лучшей сохранности документов:

Из доклада статс-секретаря — заместителя Руководителя Федерального архивного агентства О. В. Наумова (г. Ялта, Крым, 8 октября 2019 г., http://archives.ru/reporting/report-naumov-2019-yalta.shtml)

«Указанный документ урегулировал отношения пользователей и архивов, в том числе в части самостоятельного копирования архивных документов, установив возможность такого копирования на возмездной основе. По мнению Росархива, такое положение дел позволяет обеспечить достаточный уровень сохранности документов при копировании, не ущемляя при этом право граждан на самостоятельное изготовление копий документов.»

В явной форме разрешение на свободное копирование научно-справочного аппарата архивов не фиксируется ни в одном из принятых ранее нормативно-правовых актов. А аргумент «Что не запрещено, то разрешено» редко действует при общении с сотрудниками читального зала. Поэтому давайте разберем некоторые варианты запретов.

Сообщение пользователя Тверского архива в «Архивный Дозор»: «Ситуация такая: есть архив, в котором все описи отсканированы, лежат на компьютерах в читальном зале. Но запрещено их фотографировать с экрана компьютера. Мол, интеллектуальная собственность архива, — так сказали сотрудники читального зала (и я не думаю, что это имеет чёткую юридическую основу). Правомерен такой запрет или нет?»

В данном случае речь еще идет об оцифрованных описях, которые могут представлять собой базу данных. Но нет однозначного понимания, является ли опись, составленная сотрудниками интеллектуальной собственностью архива.

Вопросы интеллектуальной собственности регламентирует 4 часть Гражданского Кодекса (ГК РФ), раздел VII «Права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации», который определяет интеллектуальную собственность как список результатов интеллектуальной деятельности и средств индивидуализации, которым предоставляется правовая охрана.

Согласно ГК РФ, интеллектуальной собственностью, в том числе, являются произведения науки, литературы и искусства; базы данных.

Согласно национальному стандарту Российской Федерации ГОСТ Р 55385—2012 «Интеллектуальная собственность. Научные произведения» (пункт 3.3.), научное произведение (произведение науки) — это «охраняемый результат интеллектуальной деятельности, полученный в ходе самостоятельного творческого труда физического лица (группы лиц) в сфере науки, выраженный в какой-либо объективной форме и содержащий новое научное знание».

В пункте 4.4 стандарта раскрываются виды научных произведений — научная монография, научный доклад, разные виды отчетов, научная статья, диссертация, лекция, производные научные произведения — научные произведения, представляющие собой переработку (перевод, обработку, обзор или иную переработку) другого научного произведения, составные научные произведения — научные произведения, представляющие собой по подбору и расположению материала результат творческого труда по какой-либо научной проблематике.

Там же:

4.2 Основными правовыми признаками и критериями охраноспособности научного произведения являются творческий характер, новизна и объективная форма выражения.

4.2.1 Научное произведение (произведение науки) имеет творческий характер, если оно содержит новые научные знания и его создание обусловлено интеллектуальной творческой деятельностью автора (авторского коллектива).

Большинство архивных справочников (путеводителей по фондам) удовлетворяют этим критериям и являются интеллектуальной собственностью. Но вопрос с описями остается открытым.

— ГК РФ Статья 1259. Объекты авторских прав

— 2. К объектам авторских прав относятся:

— … 2) составные произведения, то есть произведения, представляющие собой по подбору или расположению материалов результат творческого труда.

ГК РФ Статья 1260. Переводы, иные производные произведения. Составные произведения

2. Составителю сборника и автору иного составного произведения (антологии, энциклопедии, базы данных, интернет-сайта, атласа или другого подобного произведения) принадлежат авторские права на осуществленные ими подбор или расположение материалов (составительство).

Базой данных является представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ).

6. Авторские права на перевод, сборник, иное производное или составное произведение не препятствуют другим лицам переводить либо перерабатывать то же оригинальное произведение, а также создавать свои составные произведения путем иного подбора или расположения тех же материалов.

Эти нормы подтверждают, что, база данных, собранная архивом или составленный справочник могут быть его интеллектуальной собственностью.

Однако, там же:

ГК РФ Статья 1259. Объекты авторских прав

6. Не являются объектами авторских прав:

…4) сообщения о событиях и фактах, имеющие исключительно информационный характер (сообщения о новостях дня, программы телепередач, расписания движения транспортных средств и тому подобное).

Опись, сделанная в соответствие с рекомендациями Росархива, будет содержать как части, содержащие признаки объекта авторского права (описание фонда, исторические справки), так и часть, с признаком «сообщения, имеющего информационный характер» — непосредственно номера дел и информацию, перенесенную дословно из самого дела — его заголовок, даты, количество страниц. Поэтому есть основания полагать, что «техническая» часть описи не защищена авторским правом. И ее копирование, и распространение не нарушают закона.

Однако, пока я не видела сообщений о тяжбах между архивами и пользователями о том, является ли конкретная опись интеллектуальной собственностью архива или нет.

И еще одна ремарка о базах данных. В будущем архивы должны будут перевести все свои описи в электронный вид.

ГК РФ Статья 1335.1. Действия, не являющиеся нарушением исключительного права изготовителя базы данных

1. Лицо, правомерно пользующееся обнародованной базой данных, вправе без разрешения обладателя исключительного права — изготовителя базы данных и в той мере, в которой такие действия не нарушают авторские права изготовителя базы данных и других лиц, извлекать из базы данных материалы и осуществлять их последующее использование:

— в целях, для которых база данных ему предоставлена, в любом объеме, если иное не предусмотрено договором;

— в личных, научных, образовательных целях в объеме, оправданном указанными целями;

— в иных целях в объеме, составляющем несущественную часть базы данных.

Использование материалов, извлеченных из базы данных, способом, предполагающим получение к ним доступа неограниченного круга лиц, должно сопровождаться указанием на базу данных, из которой эти материалы извлечены.

Таким образом, согласно Гражданскому Кодексу, пользователь не нарушает прав архива, фотографируя описи в личных, научных и образовательных целях, если архив обнародавал описи в виде базы данных. Если же архив внесет в договор на пользование базой данных, пункт прямо запрещающий копирование данных из нее, то можно будет вспомнить о других законах, защищающих пользователей, например о Законе о защите прав потребителей.

Закон РФ от 07.02.1992 №2300—1 «О защите прав потребителей»

Статья 16. Недействительность условий договора, ущемляющих права потребителя

1. Условия договора, ущемляющие права потребителя по сравнению с правилами, установленными законами или иными правовыми актами Российской Федерации в области защиты прав потребителей, признаются недействительными.

В судебных разбирательствах, связанных с архивами, было отмечено, что архивы занимают доминирующее положение на рынках услуг предоставления доступа к хранящимся у них документам, изготовлению с них копий, и других услуг, обозначенным в их прейскурантах. И на архивы, в связи с этим, распространяются запреты, установленные ст. 10 ФЗ «О защите конкуренции».

Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ «О защите конкуренции»

Статья 10. Запрет на злоупотребление хозяйствующим субъектом доминирующим положением. Запрещаются действия (бездействие) занимающего доминирующее положение хозяйствующего субъекта, результатом которых являются или могут являться недопущение, ограничение, устранение конкуренции и (или) ущемление интересов других лиц (хозяйствующих субъектов) в сфере предпринимательской деятельности либо неопределенного круга потребителей, в том числе следующие действия (бездействие):

1) установление, поддержание монопольно высокой или монопольно низкой цены товара;…

3) навязывание контрагенту условий договора, невыгодных для него или не относящихся к предмету договора (экономически или технологически не обоснованные и (или) прямо не предусмотренные федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами уполномоченных федеральных органов исполнительной власти или судебными актами требования о передаче финансовых средств, иного имущества, в том числе имущественных прав, а также согласие заключить договор при условии внесения в него положений относительно товара, в котором контрагент не заинтересован, и другие требования);…

Использование этого закона также возможно в ряде случаев, зависящих непосредственно от условий работы архива. Маловероятно, что архив внесет в прейскурант пункт «Изготовление фотокопии со скана описи». Но мы не можем прогнозировать какие платные услуги, касающиеся НСА, будут вводить архивы. Оценивая правомерность платности и стоимости, помните и об этом законе.

Как видите, ситуация с фотографированием научно-справочного аппарат неоднозначная. Если Вам запретили фотографировать, то:

• Уточните, что именно запрещено фотографировать (описи, указатели, справочники)

• Спросите, на основании какого документа Вам запретили

• Проверьте, есть ли такой пункт в договоре, который Вы заключили с архивом

• Проверьте, есть ли такой запрет в Правилах работы в читальном зале

• Проверьте, если ли в прейскуранте соответствующий пункт

• Если нигде запреты не зафиксированы — Вы имеете право фотографировать

• Если зафиксированы, это может быть основанием для жалобы на архив

По этому вопросу сложно резюмировать. В каждом отдельном случае нужно смотреть прейскурант, договор между архивом и пользователем и саму опись (есть ли в ней творческая составляющая). Но, конечно, мы надеемся, что архивы перестанут препятствовать пользователям в облегчении своей и так нелегкой исследовательской доли. Ведь копировать описи приходится только потому, что сам архив их не выложил на сайт. Как еще давно было рекомендовано Росархивом.

Сложно представить, чтобы на сайте библиотеки отсутствовал каталог книг, дабы кто-то что-то не сфотографировал с экрана, а в читальном зале сотрудник отбирал бы телефоны у тех, кто решит не переписывать названия книг в блокнот, а сфотографировать их. В соответствии с реалиями нашего времени и уровнем развития библиотек, мы не можем такого представить. То, что подобное происходит в архивах — только показатель их низкого уровня развития и несоответствия вызовам времени. К сожалению, к тому времени, когда все описи российских архивов выложат на сайтах в отсканированном виде, в других странах описи будут уже проиндексированы и атрибутированы метками, позволяющими отбирать документы по нужному региону или событию. Поэтому важно не поощрять ретроградные практики, а бороться с ними.

Могу ли я сам оцифровать описи и разместить на своем сайте?

ГК РФ Статья 1253.1. Особенности ответственности информационного посредника

1. Лицо, осуществляющее передачу материала в информационно — телекоммуникационной сети, в том числе в сети «Интернет», лицо, предоставляющее возможность размещения материала или информации, необходимой для его получения с использованием информационно-телекоммуникационной сети, лицо, предоставляющее возможность доступа к материалу в этой сети, — информационный посредник — несет ответственность за нарушение интеллектуальных прав в информационно-телекоммуникационной сети на общих основаниях, предусмотренных настоящим Кодексом, при наличии вины с учетом особенностей, установленных пунктами 2 и 3 настоящей статьи.

Если архиву удастся доказать, что факт размещения описей на сайте нарушает интеллектуальные права архива, Вам придется их удалить. Желательно, чтобы архивы четко указывали этот момент на своем сайте или в Пользовательском соглашении Электронного читального зала архива. Если этот момент не разъяснен ни там, ни там, ни в Правилах работы в читальном зале, пользователь не может знать о том, что копирование и открытие доступа к соответствующим результатам интеллектуальной деятельности архива является неправомерным.

Комментарий Колесова М. А., юриста, соучредителя МОО «Архивный Дозор». «Незнание закона не освобождает от ответственности». Тем более, все при оформлении в архив расписываются в анкете пользователя за ознакомление с Порядком, в котором есть п.3.4 (цитировался выше).

Сейчас оцифровки описей и индексация описей часто размещаются на сайтах посвященных генеалогии. До сих пор не было «громких» случаев противостояния архива и пользователя по такому вопросу.

Могу ли я переработать базу данных, созданную архивом, и разместить на своем сайте ее части, списки, выборки?

В статье 1304 ГК РФ приводятся виды объектов смежных прав, и раскрывается, в каких случаях предоставляется правовая охрана каждому из объектов. В частности: «Объектами смежных прав являются… 4) базы данных в части их охраны от несанкционированного извлечения и повторного использования составляющих их содержание материалов…».

Вы должны помнить и о том, что если доступ к базе данных получен после регистрации и авторизации на сайте, Вы несете ответственность согласно подписанному Пользовательскому соглашению. Изучите его внимательно, чтобы не иметь проблем. Помните, что выложенные Вами выборки могут быть скопированы другими пользователями. И даже после удаления их с вашего сайта, архив может считать, что его интеллектуальные права продолжают нарушаться, и повинны в этом Вы.

ГК РФ Статья 1335.1. Действия, не являющиеся нарушением исключительного права изготовителя базы данных

(начало цитирования в вопросе 13)

4. Изготовитель базы данных не может запрещать использование отдельных материалов, хотя и содержащихся в базе данных, но правомерно полученных использующим их лицом из иных, чем эта база данных, источников.

Эта норма поможет Вам, если архив заподозрил, что свою выборку вы сделали из их базы данных, а на самом деле она была создана непосредственно на основе архивных документов.

Нужных справочников нет, и не предвидится. Что делать?

Попробуйте сделать свой справочник. Давайте я расскажу о своем опыте.

Мои предки жили в разных губерниях. Пытаясь найти нужный приход или информацию о сохранности метрических книг, я тратила очень много времени, и это мне не нравилось. Я решила, что могла бы соединить все свои выписки по двум уездам Московской губернии в какой-то справочник, который помогал бы другим людям понять, какие документы сохранились и в каких архивах. Я подумала, что если я займусь архивом своего региона, то кто-то сделает свои справочники по другим нужным уездам.

На первые версии справочников ушел год. Сейчас сделаны справочники по двум уездам — Подольскому и Звенигородскому. Каждый уезд имеет следующие тома:

Населенные пункты. Здесь представлены все названия населенного пункта с XVII века, GPS-координаты, информация об административно-территориальном делении за несколько веков, владельцы населенного пункта в разные годы, численность дворов, промыслы, приходы (в динамике изменения), даны ссылки на ревизские сказки с указанием номеров страниц, и другая информация. Включены все населенные пункты, которые упоминаются в генеалогических источниках, в том числе переставшие существовать в XVIII или ΧΙΧ веке.

Приходы. В этом томе представлена информация обо всех храмах, по которым сохранились метрические книги или исповедные ведомости. Дан состав прихода в разные годы. Приведены реквизиты всех сохранившихся метрических книг церкви. Эти метрические книги хранятся в разных архивах, и собрать информацию было непросто. Но теперь поиск по двум уездам Московской губернии не составляет никакого труда. На одной странице Вы видите и приходские, и консисторские экземпляры, отметки «не выдаются по причине плохого физического», об оцифровке этого документа или выдаче его в читальном зале в виде микрофильма.

Источники. В этом томе собираются ссылки на все архивные документы, которые могут быть интересны для генеалогического или краеведческого исследования. Это документы из региональных, муниципальных, федеральных архивов, отделов рукописей библиотек, музейных фондов. Списки избирателей, исповедные ведомости, похозяйственные книги, документы ЗАГС и др.

Посмотрите эти справочники на моем сайте http://www.maximovy.ru/

К сожалению, пока мне не удалось добиться какого-то диалога с представителями архивной и научной сферы, как я представляла развитие проекта, начиная работу. Конечно, мне не хотелось бы тратить свое время на то, что возможно уже сделали историки или сделают архивисты. Но мной движет мысль, что мой справочник ставит планку, ниже которой архивисты уже не имеют права опускаться. Ведь мой НСА сделан непрофессионалом. И своим проектом я предлагаю — сделайте лучше! У вас больше возможностей и знаний.

Оказалось, что Архив Москвы не заинтересован размещать мои справочники на полке с научно-справочном аппаратом. При мне сотрудники много раз разъясняли новым посетителям долгую схему поиска нужной метрической книги, и исследователи очень удивлялись, когда я предлагала им сказать нужный номер дела за 1 минуту. Но мои справочники доступны онлайн, люди их скачивают, пользуются. Не бойтесь браться за такие проекты. Дорогу осилит идущий.

Комментарий Семенова В. В., руководителя МОО «Архивный Дозор»:

Получается забавная картина, к составлению НСА на бюджетные деньги допущены исключительно профессионалы архивисты, и эти справочники либо оказываются без электронной копии в библиотеках (ГАИрО), либо за большие деньги — в книжных магазинах (РГАДА), при этом при создании их сотрудники однозначно пользовались услугами приоритетного доступа, то есть заказывали и получали из хранилищ столько дел, сколько надо.

Такие НСА очень нужны архивам, но при этом разработать простые правила составления такого НСА, согласовать его с архивистами, которые прописали бы обязательные условия работы, получить грант и самому сделать такой справочник НЕЛЬЗЯ.

Это несокрушимый стереотип и монополия, которая существует в голове, произрастает из множества предпосылок 30-летней давности:

• у вас нет архивного образования. У многих из тех, кто работает с НСА нет архивного образования, да и в после того, как ВНИИДАД открыл курсы архивистов, в чём проблемы его получить.

• У нас нет помещений, как обеспечивать охрану. — Надо будет — всё можно обеспечить.

• Нам потом с этим работать. Ну ок, давайте пропишем условия, чёткие критерии и я отчитаюсь чётко по критериям.

Понятно, что есть множество специфических документов, которые требуют специалистов, которые должны обладать многолетней практикой в палеографии, а если я таких специалистов найду? Просто создам рабочую группу за деньги?

Всё это приводит к анекдотичным ситуация, Росархив, решив подхватить повесткой «архивного волонтёрства» заключил соглашение с волонтёрской организацией «Волонтёры Победы» о том, что ребята оттуда будут помогать в создании базы «Генеалогические источники в архивах России». За годы своих занятий генеалогии я не видел ни одного генеалога, который бы этой базой пользовался…

Конец 1 раздела.

Остались вопросы? Спрашивайте в группе «Архивного Дозора» — https://www.facebook.com/groups/arhizorro

Есть замечания? Ответьте на опрос по справочнику https://forms.gle/P8gANFSMjrBxoZVHA или пишите на [e-mail]

Быстрая ссылка на опрос: