Финансовый учет и планирование для магазина

Сергей Сластников, 2021

В книге рассказывается о простом способе финансового планирования и учета адаптированного для малых магазинов. Автор простыми словами объясняет как рассчитать точку безубыточности, наценку, маржу, конверсию. Продвинутых читателей заинтересует готовая модель финансового плана магазина, которую легко вести в любом табличном редакторе. Собственнику достаточно ввести несколько значений и программа сама посчитает возможную выручку, убытки, укажет места кассовых разрывов и нехватки товара. За пример берется реальный финансовый план одного из магазинов автора.

Раздел 2. Финансовый план

В этом разделе я расскажу о том финансовом планировании и учете, что я сам применяю на практике. Оно не идеально имеет некоторые допущения и упрощения, но в то же время максимально просто и удобно в использовании. Работа с ним не отнимает много времени. Из недостатков могу отметить то что так как изначально эта система использовалась только для своих нужд и по ней планировался лишь небольшой экскурс, который в процессе превратился в объемную работу. Из-за этого некоторые термины на фото могут быть не точны в их настоящем значении, некоторые могут показаться не логичными, некоторые будут не соответствовать конечному виду таблицы. Работа над этой книгой велась пол-года и за это время в таблицу вносились дополнения и изменения с учетом обратной связи от читателей черновика. Но даже с учетом всех этих особенностей в итоге вы получите удобную и простую систему планирования и учета.

2.1 Почему необходимо иметь финансовый план работы магазина?

Данные рассмотренные в первом разделе несомненно важны и очень полезны в отслеживании эффективности работы магазина. Но та же точка безубыточности дает только общее представление о положении дел и не гарантирует банкротства. И она совершенно точно не может показать самую выгодную систему налогообложения или возможные пути повышения прибыльности магазина. В отличие от нее финансовый план заранее укажет на возможные проблемы и позволит планировать различные мероприятия по повышению доходности бизнеса.

Что дает финансовый план:

*Вы можете планировать деятельность магазина на год вперед и дольше;

*Вы знаете, сколько можете забрать денег из кассы без вреда для бизнеса;

*Вы заранее видите моменты, когда не хватит оборотных средств и вам потребуются дополнительные вложения в бизнес;

*Вы сможете контролировать складские остатки и не окажетесь в ситуации, когда товар закончился, а денег на покупку нового нет;

*Сможете посчитать, какая из систем налогообложения более выгодна для вас;

*Всегда будете знать на что и в каком размере вы тратите свои деньги;

*Сможете рассчитывать оптимальный объем премии сотрудникам и необходимые показателей для ее получения;

*При любых изменениях в работе вы всегда сможете заранее спрогнозировать, как это скажется на финансовой устойчивости бизнеса и какие корректировки работы могут потребоваться.

Вся работа с финансовым планом показана на реальном плане одного магазина и содержит реальные показатели работы.

2.2 Рекомендации к оформлению таблицы

Общая рекомендация к этой таблице — все данные планирования вносить курсивом, реальные данные обычным шрифтом. В примерах на картинках это правило не соблюдается. В моей работе не было сложностей в распознавании запланированных и реальных платежей. На момент написания это правило не применялось. Но при работе с таблицей у клиентов были частые случаи когда они путались в запланированных и реальных данных. Поэтому возникла эта рекомендация. Выделять жирным шрифтом запланированные данные в этой таблице также как это делается в таблице движения денег не считаю целесообразным. Таблица движения денег меньше и в ней проще ориентироваться. Таблица финансового плана больше и жирный шрифт позволяет визуально выделить важные поля и легче ориентироваться в таблице.

2.3 Планирование

Первый этап работы с планом — планирование. В нем вы планируете свою деятельность, предполагаете свои расходы и доходы, просчитываете различные варианты работы, обнаруживаете слабые места своего плана и выбираете пути повышения прибыльности.

2.3.1 Доходы и валовая прибыль

Сначала рассмотрим назначение полей, а после этого перейдем к заполнению таблицы. Как вы узнали из первого раздела — валовая прибыль это та величина из которой можно планировать расходы и прибыль. Рассчитывается она из выручки, оптовой стоимости товара и маржинальности/наценки.

2.3.1.1 Значения полей

Самых важных полей в этой части таблицы пять.Они указывают на эффективность вашей работы и на них обращайте самое пристальное внимание. От них во многом зависит будет работа прибыльной или убыточной.

Продажи план — план продаж на месяц. Нужен как наглядное отображение вашей цели на месяц.

Продажи факт — фактические продажи.

Наценка раз — во сколько раз розничная цена больше оптовой. Мне удобнее использовать этот формат наценки. В нем указывается насколько в среднем умножается оптовая цена для установки розничной. Вместо этого значения можно также использовать значения маржи или наценки в процентах. Используются средние значения. Если вы давно ведете бизнес вы без труда сможете определить свою среднюю наценку. Она может быть как постоянной, так и меняться в зависимости от сезона. Если пока не знаете среднюю наценку, поставьте предполагаемую. Расчет по предполагаемым показателям, отслеживание реальных и корректировка плана по ним — стандартный путь в планировании.

Себестоимость продаж — здесь указывается оптовая стоимость товара проданного в этом месяце. Рассчитывается по одной из формул на основе розничных продаж и способа расчета наценки.

Себестоимость продаж = продажи план/наценка раз. Если вы используется наценку в процентах или маржинальность формула будет другая.

Себестоимость продаж = (продажи план*100)/(наценка% + 100)

Себестоимость продаж =продажи план — ( (маржа%*продажи план)/ 100)

Закупка товара — сколько товара в оптовых ценах закуплено в этом месяце. В большинстве случаев данные примерно равны себестоимости продаж. Но если у вас закупки не совпадают по времени с продажами, то это следует учесть. Например, смена сезона в марте, а платить за товар необходимо в январе. Берете продажи за март, рассчитывайте их оптовую стоимость с помощью поля «Себестоимость продаж» и в вносите в графу «Закупка товара» на январь. В моем случае заранее товар оплачивать не надо и приходит он достаточно быстро. Поэтому при планировании месяц продажи и месяц закупки товара совпадает.

Валовая прибыль — разница между выручкой и оптовой ценой проданного товара.

Валовая прибыль=продажи факт — себестоимость продаж

Валовая прибыль покажет, сколько у вас останется денег после пополнения товарного запаса вместо проданного. Эти деньги вы сможете расходовать для оплаты счетов, налогов, выплаты зарплат, расширения ассортимента, собственной прибыли.

Все остальные поля нужны, чтобы заполнить таблицу, вникнуть в детали и наметить пути повышения продаж. Сначала разбираем назначение полей.

Продажи нал — продажи за наличные

Продажи безнал — продажи через эквайринг

%безнала — доля продаж через эквайринг

Продажи за безнал позволяют учесть комиссию за эквайринг. Разделение выручки на наличные и безналичные удобно еще и тем, что вы можете планировать какое количество денег пройдет через ваш расчетный счет, а какое наличными средствами. Это поможет выбрать выгодный тариф на банковское обслуживание. В каком-то бизнесе придется чаще вносить на счет, в каком-то снимать. Кроме того, эти данный могут пригодиться, если часть расходов можно делать только наличными, а часть оплачивать только через счет.

Сайт посетители, сайт просмотры — данные о показателях сайта магазина. Сейчас роль сайтов заметно упала по сравнению с социальными сетями, поэтому эти графы остались с прошлых годов, но не заполняются. Для показателей с сайтов и с соц.сетей есть отдельная таблица. Сюда эти данные вносить не стал, чтобы не загромождать таблицу.

Звонки — количество звонков в магазин.

Визиты в магазин — количество человек пришедших в магазин. Это именно все зашедшие, а не только те что стали покупателями. При планировании в таблицу вносятся ориентировочные данные с учетом сезонности.

Чеки — количество пробитых чеков. Одно из самых важных значений для дальнейшего планирования.

Чеки нал — количество чеков оплаченных за наличные.

Чеки б/н — количество чеков оплаченных по эквайрингу.

Чеки б/н% — процент чеков оплаченных по эквайрингу.

Смешанные чеки, когда часть продаж оплачивается за наличные, а часть по карточке я отношу к безналичной оплате. Процент чеков оплаченных по безналичному расчету не равен проценту продаж за безналичный расчет. У нас чаще всего средний чек при оплате безналом выше.

Конверсия оффлайн — количество посетителей магазина, которые становятся покупателями. Это значение необходимо для того, чтобы рассчитать сколько людей необходимо привлечь в магазин для выполнения расчетных показателей выручки. Также оно показывает эффективность работы продавцов, выкладки, ценовой политики и эффективности рекламной компании.

Средний чек общий — сколько в среднем покупает один клиент в вашем магазине. Еще один важный показатель для расчета финансовой деятельности магазина.

Средний чек нал — средний чек при оплате за наличный расчет

Средний чек безнал — средний чек при оплате по эквайрингу

Продано товаров — сколько товаров продано за месяц. Дополнительный показатель. Вы наглядно видите товарооборот магазина в штуках, а не только в деньгах. Это бывает весьма полезно.

Средняя цена товара — Сколько в среднем стоит один проданный товар. Позволяет оценить динамику изменения спроса. Вы наглядно увидите стали ваши клиенты больше интересоваться дорогими товарами или экономят и покупают, то что подешевле.

2.3.1.2 Заполнение таблицы

Таблица сделана таким образом, что вам необходимо заполнить минимальное количество полей. Остальные поля будут рассчитаны и заполнены автоматически.

Поля которые требуется заполнить вручную:

*Визиты магазин — количество посетителей магазина.

*Конверсия оффлайн — какой процент посетителей становится покупателем.

*Средний чек — средний размер суммы общей суммы чека.

*Наценка раз — средняя наценка на товары.

*%безнала — процент выручки по эквайрингу

**чеки б/н% — процент чеков пробитых по эквайрингу

*Продано товаров — количество товаров проданных за месяц.

Как только вы заполните эти поля, большая часть остальных полей заполнится автоматически. В том числе и поле «выручка факт». Вы меняете параметры «Визиты магазин», «Конверсия», «Средний чек», «Наценка раз» чтобы получить необходимую выручку.

Первое время вам может быть тяжело вносить данные через эти показатели. Тем более, если вы их никогда считали и не учитывали. Заполните примерно, а по мере работы и получения реальных данных скорректируете план. В результате у вас на руках сразу окажутся необходимые показатели для планирования работы магазина. Вы будете знать сколько людей необходимо привлечь магазин, сколько из них сделать покупателями и на сколько каждый должен купить, чтобы вы получили желаемую прибыль.

Конец ознакомительного фрагмента.