1С:Предприятие. Зарплата и кадры. Секреты работы

Наталья Рязанцева, 2003

Книга посвящена ведению автоматизированного учета заработной платы на предприятиях, в организациях и учреждениях в программе "1С: Предприятие. Зарплата и Кадры". Излагаются принципы работы системы с учетом всех нормативных требований. Представлены сведения об автоматизированном формировании бухгалтерских проводок и аналитических отчетов широкого спектра, ведении первичной документации и многое другое. Обсуждаются схемы движения документов во всех разделах учета заработной платы, аспекты налогового учета и особенности ведения персонифицированного учета в новом плане счетов. Изложение материала сопровождается практическими примерами, позволяющими быстрее понять и усвоить приемы и методы работы с системой "1С: Предприятие". Рассматриваются ошибки и сложности, которые могут возникнуть при работе с программой. Книга открывает широкие возможности для дальнейшего самостоятельного изучения данной темы. Для менеджеров, бухгалтеров и операторов, не имеющих опыта работы с системой "1С: Предприятие"

Глава 1

Как работает программа

Основные неприятности у большинства начинающих возникают от незнания логики функционирования программного продукта. Даже бывалые бухгалтеры с опытом работы в"1С: Предприятие"зачастую интуитивно или рефлекторно ведут учет заработной платы без осмысления логики работы в целом.

В данной главе мы рассмотрим все компоненты программы и логику их создания и взаимосвязей.

Объекты учета заработной платы

Каждый первичный документ означает движение денег по конкретным объектам учета. Любой объект, даже самый абстрактный, имеет набор свойств. Другое дело, в какой предметной области вы его описываете. Учет заработной платы интересует форма оплаты труда сотрудника, его статус на предприятии, предоставляемые льготы по подоходному налогу, дата рождения для учета пенсионных отчислений и т. д. Свойства объектов учета задаются в справочниках. Без задания этих свойств мы не сможем вести учет заработной платы. Поэтому начнем мы наполнять базу данных именно с этого.

После старта программы в верхней части экрана появится главное меню программы. Выберем меню Справочники и увидим перечень всех справочников, которые описывают объекты нашего учета (рис. 1.1).

Вопроса об особенностях заполнения справочников мы еще коснемся в разд."Справочники"главы 2. А пока рассмотрим общую схему функционирования программы.

Операции с объектами

Описание объекта учета ни к чему не обязывает пользователя, пока не задано действие с описанным объектом. Все действия или операции задаются документами, причем большинство из них связаны с вводом первичных документов. Перечень документов для формирования операций с объектами задается в меню Документы (рис. 1.2).

Рис. 1.1. Справочники

Рис. 1.2. Документы

В меню Документы на втором уровне меню предложены соответствующие журналы документов. Вводить нужный документ из пункта Документы быстрее, чем в журнале, но у начинающих пользователей программы данный режим зачастую вызывает недоумение и приводит к повторному вводу одного и того же документа. И вот почему:

При выборе ввода документа из меню Документы всегда предлагается для заполнения новый пустой бланк документа, а не только что введенный.

Эту ошибку совершают практически все начинающие. После ввода документа, желая полюбоваться на введенный документ, заказывают снова этот же документ и видят пустой бланк. Увидеть сформированные документы вы сможете только в соответствующем журнале (рис. 1.3). Мало того, в журнале вы можете продолжить цепочку операций с объектом на основании уже введенного. Подробно к этим возможностям мы вернемся в главе 6.

Рис. 1.3. Журналы

Документы формируют регистры автоматически, если, конечно, оператор подтвердит необходимость формирования регистров. Не формируют регистров только кадровые документы. Например, перевод сотрудника в другое подразделение или изменение должности может и не повлиять на расчет его заработной платы. Кроме первичных документов, существуют так называемые регламентные документы, которые формируются раз в месяц, а именно: начисление заработной платы.

Отчетность и персонифицированный учет

Для учета заработной платы одной из самых важных составляющих является отчетность. В результате ведения учета в программе пользователю предоставляется полный набор отчетов в налоговые органы как в электронном виде, так и на бумажных носителях. Кроме стандартных форм отчетности по заработной плате, пользователь может сформировать произвольный отчет, форму и содержание которого задает он сам.

Рис. 1.4. Отчеты

В предложенном списке отчетов присутствуют специфические нормативные отчеты, которые требуются в аудиторских проверках и налоговых инспекциях. Это отчеты группы Налоговая отчетность (рис. 1.4). Названные отчеты подытоживают первичные документы и являются показателем корректности ведения учета заработной платы. Отчеты, сформированные программой для пенсионного фонда и налоговой инспекции на внешнем носителе, являются рабочими документами для этих органов. Особенности формирования этих и других отчетов мы рассмотрим в главе 7. Сформировать необходимый отчет вы можете в меню Отчеты (рис. 1.4).

Общая схема работы программы

В бухгалтерии ведется учет по счетам, которые заданы в общепринятом плане счетов. На каждом счете накапливаются суммовые значения дебета и кредита, на основании их сводится баланс, подсчитывается прибыль или убыток. Естественно предположить, что подобная система существует и для ведения учета заработной платы. Подобно проводкам в бухгалтерском учете, в программе ведутся так называемые расчеты. Все расчеты делятся на начисления, удержания и отчисления в бюджет. В журналах расчетов накапливаются соответствующие данные по сотрудникам. Собственно в этом и состоит персонифицированный учет. Каждому виду расчета задается шаблон проводки в бухгалтерском учете. В программе ведется около 60 видов предопределенных расчетов. При отсутствии необходимого вида расчета, пользователю может задать свой вид расчета. К неудобствам использования пользовательских видов расчетов мы вернемся в главе 4.

Накопление по видам расчетов задается первичными документами. Ввод и редактирование справочников и документов осуществляет пользователь.

Рис. 1.5. Укрупненная схема движения документов

В предложенной укрупненной схеме работы программы (рис. 1.5) каждый блок будет в дальнейшем расшифрован подробной схемой и описан. Из схемы видно, что информация блока"Справочники, константы"используется практически всеми блоками, следовательно, начинать работу с программой надо именно с заполнения справочников и задания констант. Справедливости ради следует заметить, что фирма"1С"позаботилась о создании тренировочной базы данных для начинающих пользователей. В списке информационных баз есть информационная база с припиской"(демо)", в ней справочники заполнены примерами, чтобы пользователь мог сориентироваться не только по названию справочника, но и по введенным данным. Конечно, не стоит вводить весь объем информации в тренировочную базу, но некоторые вопросы желательно проверить на тренировочной базе.

Описание работы программы мы рассмотрим на примере небольшого хозрасчетного предприятия с двумя видами деятельности: оптовая и розничная торговля. Пример максимально упрощенный, но все функциональные возможности программы будут проиллюстрированы.