Эффективный руководитель

Руфат Джабраилов, 2020

Моя предыдущая книга “Эффективный риэлтор” была про то, как надо преуспеть “продажнику”, кем и является риэлтор в своей сфере! Но если вы, прочитав эту книгу и добившись успехов, поняли, что вам и этого мало, добро пожаловать на новую ступень! Вам пора задумываться над тем, чтобы стать руководителем. В этой книге я расскажу о своем опыте, о плюсах и минусах должности руководителя, о всевозможных условиях и подсказках, облегчающих жизнь управленца.

Каким должен быть руководитель

Мы только что разобрали качество хорошего лидера… а кто же такой хороший руководитель?

Хороший руководитель — это профессионал своего дела и образец для подражания. Запомните эту фразу “Образец для подражания”. В следующий раз, когда вы придете на работу, обратите внимание на свой внешний вид. На обувь, на прическу, на то достаточно ли выглаженная рубашка, даже на то, чистая ли машина! Затем просто задумайтесь, вы бы хотели видеть такого руководителя и хотели бы подражать ему? Вряд ли вы захотите быть похожим на своего руководителя, который пришел на работу в джинсах, с грязной обувью и сидит на работе с мешками под глазами.

Задача руководителя — быть идеалом для своей команды, создать постоянно развивающуюся команду, а достичь этого без лидерских качеств, о которых вы прочитали в предыдущем разделе, — не получится.

Качества хорошего руководителя — это качество хорошего человека и человека образцового. Поэтому, хороший руководитель должен быть:

Честным. Человек, который желает завоевать доверие людей, не будет выдавать желаемое за действительное.

Открытым. Умение выслушивать чужие идеи и конструктивно к ним относиться — это особый навык лидера.

Иметь творческий подход, который проявляется в способности думать иначе, смотреть на проблему под другим углом.

Уверенным в себе и своих силах.

Иметь чувство юмора, чтобы снять напряжение и разрядить обстановку.

Обладать аналитическим мышлением, чтобы уметь разбить цель на части.

Готовым к переменам.

Среди прочих качеств можно отметить:

Ответственность, психологическая устойчивость, пунктуальность, человечность, смелость, активизм, задатки лидера и мотиватора.

Научиться формулировать цели можно из мотивационных книг. Не менее важно ежедневно ставить перед собой задачи и следить за их выполнением.

Принимайте решения в тех областях, где неудача не станет критической для самооценки. Потерпев поражение, извлеките урок и двигайтесь дальше.

Научиться принимать риски можно следующим образом. Оцените каждый недостаток ситуации от 1 до 5. Представьте развитие событий по худшему сценарию. Определитесь, на какой риск вы готовы пойти.

Чтобы правильно мотивировать персонал, изучите их потребности. Добиться результата получиться, если каждый подчиненный поймет, что его работа влияет на конечный результат.

Анализируйте свои поступки и их последствия. Самые значимые инциденты можно записывать в дневник. Пытайтесь извлечь из них урок.

Потенциал руководителя зависит от стремления человека к изменениям. Лидер должен поощрять сотрудников за новшества и давать им возможность самостоятельно отвечать за свои решения. Добиться этого можно только с командой профессионалов.

Разбираться в тонкостях рабочего процесса.

Чтобы стать хорошим руководителем, повысить свою рыночную стоимость и управлять командой, постоянно развивайтесь: изучать новое специализированное программное обеспечение, проходить профессиональные онлайн-курсы. Хороший аналитик должен уметь планировать свой день и акцентировать внимание на тонкостях в реализации рабочего процесса. Это дает возможность лучше оценивать риски и отвечать за результат труда коллектива в целом. Если лидер сможет организовать эффективно свой труд и своих заместителей, то у него всегда будет время для оперативного решения важных вопросов.

создать благоприятные условия для труда

Рациональное управление трудом основывается на применении современной техники. Автоматизация труда может быть достигнута путем внедрения электронно-вычислительных систем, использование оргтехники. Это не все инструменты, с помощью которых можно повысить производительность труда.

В независимости от того, сколько у вас человек в подчинении, четыре или сотня, лидер всегда должен уметь четко разъяснять свои требования. Добиться поставленной цели поможет кодекс правил и поведений. Проще всего понимать цели и ожидания, если они записаны на бумаге. Еще лучше заранее прописать последовательность действий. Если интересная цель посетила вас в середине проекта, не имеет смысла ее озвучивать. Сотрудники не воспримут вас всерьез и едва успеют добиться определенного результата. Внедрять серьезные изменения в середине проекта не стоит, однако, мелкие корректировки рабочему процессу не помешают.

Для полноценной работы хорошего руководителя, хочу поделиться еще несколькими инструментами.

1. Нужно создать правильную атмосферу в коллективе.

Настойчивость в достижении цели не должна мешать подчиненному выдвигать свои предложения. Взгляд на проблему со стороны позволит откорректировать ход действий. Особенно важно слушать чужое мнение на завершающем этапе. Если хотите услышать честный ответ, то не угрожайте. Не напугать подчиненных и выслушать их точку зрения можно несколькими способами: организовать анонимный опрос, отправить электронное письмо, спросить мнение при личной встречи. Сотрудники быстрее поделятся своим мнением, если будут понимать, что оно влияет на успех проекта в целом. У них всегда должно быть время на обдумывание проблемы, над которым они трудятся.

2. Важный совет для хорошего руководителя — это научиться держать дистанцию с подчиненными.

Я научился придерживаться этому пункту. Если вы руководитель, вам надо просто запомнить и не совершать этих ошибок. Чрезмерное количество шуток, выпивания спиртного и тем более интимная связь со своими сотрудниками — просто неуместны в работе руководителя. Не допускайте панибратства. Разумеется, босс должен уметь общаться с сотрудником, когда тот находится в любом настроении, но не стоит допускать панибратства.

3. Заслужить любовь подчиненных можно не только панибратством, но и честным путем.

4. Легко признаваться в своих ошибках. Любой человек может ошибаться, в том числе и шеф. Не стоит винить в своих просчетах других людей. Найдите ошибку, признайте ее и попытайтесь исправить. Только так можно показать умение находить решение в любой ситуации.

5. Будьте последовательным. При разговоре с собеседником четко излагайте свои мысли и требования. В этом случае сотрудники смогут помочь решить вопрос.

6. О хороших навыках общения говорит число подписанных договоров, а не отношения в неформальной обстановке с коллективом.

7. Быть строгим, но справедливым. Хороший босс поддерживает коллег и мотивирует их на достижение результатов. Сделать это можно с помощью системы поощрения.

8. Заведите привычку ежемесячно встречаться с командой за праздничным ужином. Это интересный способ подружиться с коллективом и мотивировать их на достижение целей.

9. Устройте индивидуальный прием. Если работник достиг невероятных высот, следует объявить коллективу об этом в электронном письме или при личной встрече. Об этом подробно будет написано в разделе “Личная беседа”.

10. Поощряйте трудоголиков. Любой подарок, будь то новая модель телефона или билет в кино, могут мотивировать сотрудника на качественное выполнение обязанностей.

11. Брать ответственность на себя. Умение брать на себя ответственность за проект в целом — ценное качество лидера. Любой результат работы команды — это, в первую очередь, результат его собственных действий.

Причины неудач руководитель ищет в своем поведении. Такое отношение мотивирует руководителя принимать эффективные решения в будущем.

Подчиненный может не справиться с задачей, потому что неправильно ее понял, забыл о ней или выбрал неэффективный метод. Со стороны руководителя наблюдаются такие сбои: не правильная постановка задачи, отсутствие промежуточного контроля и регламента решения вопросов. Способ решения уникальных проблем должно разрабатывать само руководство, так же, как и следить за ходом их выполнения.

Работая в крупной компании, где вы будете руководителем, у которого будет не один руководитель над головой и десятки работников бэк-офиса, вам нужно помнить про еще одно качество руководителя — это умение отстаивать интересы подчиненных. По своему опыту, я помню свою деятельность руководителем офиса в Центральном агентстве недвижимости, когда мне часто приходилось бороться с бухгалтерами по поводу своевременных выплат, с руководителем отдела продаж, коллегами из других офисов и еще кучей сотрудников, которые постоянно мешали работать моим сотрудникам. К своим подчиненным руководитель должен относиться как к равным партнерам, отстаивать их интересы перед вышестоящим управлением и в спорных ситуациях с третьими лицами.

Ответственность подразумевает также желание влиять на все происходящее изнутри и не допускать внешнего влияния без веских причин. Достичь этого невозможно без систематического контроля работы подчиненных. Сотрудники обязательно оценят лояльность руководства и попытаются улучшить результаты своей работы. Доверительные отношения в коллективе как раз и строятся на том, что шеф будет вести себя последовательно как при личном разговоре, так и публично.

Чтобы подчиненные уважали руководителя, он обязан уметь выполнять свои обещания. Это касается не только выплат зарплаты и распределения отпусков. Поэтому прежде чем давать обещания, нужно взять паузу и подумать над тем, как его выполнить. Не стоит расставлять приоритеты, ведь каждое обещание важно. Если вы договорились найти помощника крупному специалисту, то сделайте это несмотря на назревающий кризис и сокращение фонда заработной платы. Сделать это важно, потому что вы дали слово. Неумение выполнять обещания скажется на репутации человека как профессионала.

Многие менеджеры среднего звена мечтают возглавить отдел и управлять командой. Недостаточно просто стать руководителем, нужно еще уметь удержаться на этой позиции.

Что стоит знать начинающему директору

По статистике основная причина увольнения сотрудников — отсутствие общего языка с начальством. Поэтому руководитель обязательно должен уметь внимательно слушать подчиненных. Общаться нужно не только через электронные письма, но и вживую.

Начальник должен знать, как вдохновить коллектив. Особенно если речь идет о творческой работе. Перед стартом работы укажите на важность работы каждого сотрудника.

В любом коллективе есть гений, который мыслит нестандартно и отказывается работать в команде. Со временем он становится неуправляемым. Таких личностей надо уметь выявлять и по возможности сразу от них избавляться. Иначе не получится наладить работу в коллективе.

Что должен уметь управляющий.

Конечно формулировать цели развития отдела и задачи, которые нужно выполнить, чтобы добиться результатов.

Грамотно использовать ресурсы фирмы. К ним относятся: материальные ресурсы, капитал, информация и время. Ценность каждого из них менялась с развитием человечества. Сегодня в приоритете информация. Задача лидера заключается в том, чтобы грамотно выстроить внутреннюю структуру организации.

Уметь мотивировать сотрудников. Для этой цели можно использовать внешние стимулы (соц.пакет, штрафы, работу в команде), а также желание сотрудников развиваться.

Я много размышлял над этим, прикладывал это определение ко всем знакомым руководителям и все больше и больше убеждался в его справедливости. Действительно, по моему опыту, все делятся на эти два типа очень четко. Я не знаю людей посередине, не знаю тех, кто в разных ситуациях проявляет себя и так, и так. Действительно, все, кого видел я, либо энергию отдавали (разными способами и в разных формах), либо энергию забирали. Третьего не дано.

На самом деле это определение можно приложить и ко всем людям вообще, не только к руководителям. Но для руководителя это особенно критично.

Знакомо ли вам чувство, когда после общения с каким-то человеком вы уходите окрыленным, знающим, куда идти и что делать, с большими целями и силами их достигать?

И знакомо ли вам обратное, когда встречи с кем-то вы стараетесь по возможности избегать и после встречи с кем вам нужно время на восстановление?

Руководитель второго типа может очень быстро разрушить и демотивировать организацию. “Управление страхом” (manage by fear) — самый простой и самый худший способ управления из возможных.

Ревность к чужому успеху. Способность радоваться успеху других — еще одно очень важное качество. Которое очень непросто порой дается даже весьма опытным руководителям. Хороший руководитель искренне радуется успеху своих сотрудников так же, как родитель радуется успехам своих детей. Важный момент: искренне. И привить себе это качество сложно. Но без него ничего не получится.

Последую совету Марка Твена и расскажу о типичных ошибках начинающих (и не только начинающих) руководителей. Эту заметку мне писать особенно легко и неприятно: рассказывать я собираюсь об ошибках, которые совершил сам — а некоторые продолжаю совершать. Поэтому это будет очень личная и очень откровенная заметка.

Кто-то, возможно, узнает в ней себя, и в этом случае кого-то заметка может обидеть. Но писал я про себя, а не про кого-то другого. Поэтому надеюсь, что все-таки никого не обижу. По крайней мере, очень этого не хочу.

Вначале расскажу о двух типичных ситуациях появления начинающих руководителей. Подразумевается рост внутри компании, как чаще всего и происходит: нанимать извне человека без опыта руководства сразу на руководящую позицию слишком рискованно. Можно разделить ситуацию на четыре квадранта по двум осям:

Является руководитель экспертом в предметной области или нет.

Повышают ли в руководители одного из членов команды или руководитель назначается внешний.

Оба этих среза таят в себе много интересных возможностей для успехов и ошибок. Рассмотрю их чуть подробнее, прежде чем перейти к конкретным ошибкам.

А вообще, как вы думаете, если вы считаете себя лучшим продавцом или если вы генеральный директор, например, агентства недвижимости, правильно ли решить назначить руководителем, лучшего риэлтора? Может лучший специалист потому и лучший, что занимается своим узким направлением и не лезет в управленческие дела.

А что, если, назначив руководителем, например, своего сотрудника, который делаем максимальный чек в компании вы получите не лучшего руководителя и при этом лишитесь человека, который приносил огромную выручку.

И так, назначение руководителем лучшего специалиста, правильно ли это?

Наиболее типична ситуация, когда руководителем назначают кого-то из команды. Как правило, назначают лучшего специалиста в группе. Лучший программист становится тимлидом, лучший продавец — начальником отдела продаж, лучший маркетолог — руководителем маркетинга.

Я сам в заметке выше «О том, как стать руководителем» написал, что качества хорошего сотрудника и хорошего руководителя совпадают. Но это совсем не означает, что хороший сотрудник автоматически может стать хорошим руководителем. Обратное, правда, верно: из кое-какого сотрудника хороший руководитель точно не получится. Поэтому руководителей нужно выбирать из лучших сотрудников. Но помнить о том, что не всякий хороший сотрудник станет хорошим менеджером.

С одной стороны, руководителю очень полезно быть специалистом в деле, которым он руководит. Например, хороший главный врач больницы — сам хороший хирург. Командир авиационной эскадрильи — хороший пилот. Художественный руководитель театра — хороший режиссер или дирижер. Руководителю, который не является экспертом в предметной области, намного труднее заработать авторитет в команде. Зато эта ситуация позволяет избежать множества типичных ошибок начинающих менеджеров.

Как раз недавно у меня на глазах произошло становление начинающего менеджера, и произошло очень успешно. Человеку удалось избежать практически всех типичных ошибок начинающих менеджеров. Анализируя ситуацию, я понял: это произошло не только потому, что он сам по себе большой молодец, обладающий правильными качествами хорошего руководителя, но и потому, что отсутствие глубокой экспертизы в предметной области позволило этому человеку избежать множества ошибок, естественных для эксперта. Об этих ошибках — ниже.

Руководитель из команды или извне

Иногда руководитель приходит извне команды. И ему приходится одновременно и знакомиться со своими сотрудниками, и представляться им, и завоевывать авторитет.

Иногда случается, когда руководителем группы назначают лучшего в ней специалиста, как описано выше. Еще вчера вы были с ними на одном уровне (peers), а сегодня вы уже начальник. Или еще хуже: еще вчера этот человек был вашим руководителем, а сегодня вы стали руководить им. В хорошей команде много формальных и неформальных связей, очень часто люди не просто работают вместе, но и дружат между собой. А тут вдруг вы становитесь их руководителем.

Я несколько раз побывал в этой самой сложной для руководителя ситуации — становился начальником людей, с которыми до этого работал бок о бок у общего менеджера. А пару раз мне даже довелось стать руководителем своих бывших руководителей. Очень полезный, хотя и очень непростой опыт.

Нужно ли менять при этом неформальные отношения? Создавать дистанцию с коллегами, чтобы «не подрывать авторитет»? Какие еще ошибки эта ситуация провоцирует, а каких позволяет избежать? Об этом ниже. Перейдем к моим конкретным ошибкам.

Проще сделать самому, чем объяснить.

Это, наверное, самая типичная ошибка начинающих менеджеров, ставших руководителями из экспертов. Почему-то их поначалу очень удивляет, что постановить задачу иногда сложнее, чем самому ее решить. Но коммуникации — это действительно сложная задача. В интеллектуальном труде часто сделать самому проще, чем объяснить другому, чего вы хотите. «Это норма!».

В такой ситуации типичная ошибка менеджера — сдаваться и действительно кидаться все делать самому. Особенно когда приближается дедлайн. Часто менеджеры себя оправдывают тем, что «сейчас не время учить других — надо просто сделать дело». И в следующем проекте или квартале оказываются в той же ситуации. Другое оправдание, которое находят начинающие менеджеры, — они же сделают эту задачу лучше! И все это на благо проекта! И их авторитет, держащийся на экспертизе, возрастет. Но это ловушка.

Выход — делать над собой волевое усилие и сознательно не позволять руководителю брать на себя задачи исполнителей. Как бы соблазнительно это ни выглядело и какими бы благими намерениями ни прикрывалось: «Нужно спасать проект», «Хочу в тяжелой ситуации быть плечом к плечу с сотрудниками», «Я всем покажу, что я еще и хороший программист (продавец, маркетолог)».

Ключевая компетенция руководителя — достигать результата не самому, а со своей командой. Руководитель, который не может этого сделать, — не очень хороший руководитель.

Я теперь руководитель и в детали влезать не хочу.

Это другая крайность, обратная предыдущей. К ней склонны менеджеры извне. Некоторые руководители — хотя, конечно, это свойство скорее «опытных» — вообще не погружаются в бизнес, занимаются «стратегиями» и «культурой» организации. Такому подходу здорово способствует MBA. Это так же плохо, как и предыдущая ошибка. Хороший руководитель продавцов сам обязательно участвует в сделках. Руководитель евангелистов должен сам хорошо выступать. Руководитель программистов должен разбираться в коде.

Поэтому истина, как всегда, посередине. Хорошему руководителю нужно знать, как работает бизнес, в деталях. Но не пытаться сделать всю работу за своих сотрудников: все равно не получится, рано или поздно он упрется в естественные ограничения, а команду при этом не разовьет.

Когда я начал руководить в том числе и продажами, очень боялся этой незнакомой для меня области. Слова weighted pipeline, forecast и upside меня пугали, и я спрятал голову в песок, стараясь не вмешиваться в процесс. Поплатился за это, когда оказалось, что без внешнего контроля ситуация зашла в пике.

Я хочу контролировать все!

Ситуация похожа на первую, но здесь я хочу сделать акцент на другом. Руководитель вроде бы отдает задачу исполнителю, но при этом хочет видеть чуть ли не почасовой план и контролировать его выполнение с завидной частотой. Сотрудник при этом постоянно находится «под колпаком»: руководитель просит его ставить себя в копию всех писем, спрашивает ежедневные отчеты о работе и так далее.

Естественно, в этой ситуации сотрудник не чувствует себя ответственным за результат. Руководитель делегировал ему исполнение, но не ответственность. Мало того, что микро менеджмент здорово снижает эффективность труда исполнителя и руководителя, — он еще и полностью лишает мотивации.

Плохой руководитель всегда старается быть частью успеха. Старается показать, что это он подал правильную идею. Что это он посоветовал нужное решение. Что это он поддержал проект.

Хороший руководитель всегда в тени в момент успеха и впереди — в моменты поражений. За таким руководителем люди идут в бой и совершают подвиги. Любая победа — заслуга команды. Поражение — ответственность руководителя. Спросите себя, один на один, не делясь с другими — готовы вы играть по таким правилам? Нет? Тогда лучше не стоит становиться руководителем. Счастья вам это не принесет.

Вывод

Стать руководителем не должно и не может быть целью. Если это становится самоцелью — это провал. Для того, чтобы получить должность руководителя — нужно сначала им стать, стать человеком, способным вести за собой людей, не обладая при этом формальной властью. И это одно из нескольких очень важных свойств хорошего руководителя, вместе с добротой, проактивностью, энергией и способностью быть в тени.