Чек-листы от юриста для предпринимателей

Ксения Мохорт, 2022

Чек-листы позволят вам самостоятельно: – проверить договор, внести в него изменения; – принять на работу несовершеннолетнего сотрудника, подготовиться к проверке ГИТ; – совершить сделки с недвижимостью; – и др. В качестве бонуса идут образцы документов.

Договорные отношения

Проверяем контрагента

1. Перед обсуждением сделки проверьте учредительные документы, справку об отсутствии задолженности по налоговым платежам, информацию о штатной численности сотрудников, годовую бухгалтерскую отчетность, лицензии и разрешения.

2. На сайте Федеральной налоговой службы:

— получите Выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП;

— проверьте адрес, не является ли он адресом массовой регистрации;

— проверьте сведения об имеющихся налоговых задолженностях;

— проверьте не находится ли он в стадии ликвидации.

3. На сайте Картотеки арбитражных дел:

— изучите судебные процессы, в которых он принимает участие;

— проверьте не находится ли он в стадии банкротства.

4. На сайте Федеральной службы судебных приставов выясните информацию о долгах и открытых исполнительных производствах.

5. На сайте Единой информационной системы в сфере закупок проверьте его по реестру недобросовестных исполнителей (если участвует в закупках).

6. Проверьте информацию о руководителе или лице, собирающемся подписывать документы:

— не числится ли он среди дисквалифицированных лиц (ст.32.11 КоАП РФ, ст.14.23 КоАП РФ);

— во скольких компаниях он является руководителем и учредителем;

— информацию о долгах и исполнительных производствах;

— обратите внимание на срок полномочий, указанный в Уставе;

— проверьте наличие полномочий совершать такие сделки;

— паспорт по списку недействительных российских паспортов;

— если лицо, действует по доверенности, то проверьте ее надлежащее оформление и полномочия лица ее выдавшего.

7. Подозрительные моменты:

— слишком часто меняется офис, офис не расположен по адресу, указанному в Выписке из ЕГРЮЛ;

— руководитель — массовый руководитель или учредитель;

— отсутствуют оригиналы учредительных и иных документов;

— сдаются «пустые балансы» в налоговую инспекцию;

— отсутствуют сотрудники;

— отказываются заключать письменный договор.

Проверяем договор

1. Проверьте вторую сторону договора по чек-листу «Проверяем контрагента».

2. Проверьте название договора и его предмет — они должны совпадать.

3. Стороны по всему тексту договора должны называться одинаково.

4. Обратите внимание, кто выступает от имени второй стороны и будет подписывать договор.

Если представитель по доверенности, то запросите доверенность и проверьте ее по чек-листу «Проверяем доверенность представителя».

5. Договор должен содержать все существенные условия (Гражданский кодекс РФ (часть вторая) вам в помощь).

6. Проверьте права и обязанности сторон договора.

7. Проверьте условия и порядок оплаты.

8. Внимательно изучите раздел «Ответственность сторон».

9. Проверьте сроки на реальность их исполнения.

10. Проверьте полноту и правильность реквизитов сторон договора.

11. Все, что вас не устраивает в договоре, можете оформить протоколом разногласий или листом замечаний.

12. Всегда обменивайтесь оригиналами договора и прилагаемыми к нему документами. Даже если в договоре есть условие об обмене подписанным договором по электронной почте.

Протокол разногласий (образец)

Лист замечаний (образец)

Протокол согласования разногласий (образец)

Составляем свой шаблон договора

1. Определите кто ваши клиенты:

— физические лица;

— юридические лица.

2. Определите ваш основной вид деятельности:

— оказываете услуги;

— выполняете подрядные работы;

— сдаете имущество в аренду;

— занимаетесь куплей-продажей и пр.

3. Найдите в Гражданском кодексе РФ (часть вторая) раздел, который посвящен договору, подходящему под вашу деятельность.

4. Внимательно изучите законодательство и судебную практику по выбранному вами договору.

5. Начните оформлять шаблон договора.

Как правило, он включает в себя:

— название;

— дату и место составления;

— стороны договора;

— предмет договора — то, что вы будете делать;

— права и обязанности сторон;

— условия и порядок оплаты;

— сроки (если они обязательно должны быть указаны в данном виде договора);

— ответственность сторон;

— срок действия договора;

— реквизиты сторон;

— и иные условия, не противоречащие законодательству.

Совет! Если решите взять договор из интернета, то проверьте его на соответствие Гражданскому кодексу РФ, судебной практике и логике.

Ведем договорную работу в компании

Очень важно следить за правильным ведением договорной работы в вашей компании.

Если у вас маленькая компания и нет штатного юриста, то:

1. Определите место хранения всех оригиналов заключенных договоров.

2. Создайте архив всех закончившихся договоров.

3. Назначьте ответственного сотрудника за ведение договорной работы в компании.

4. Обязательно обменивайтесь со всеми контрагентами оригиналами заключаемых договоров и документов к ним.

5. По каждому договору все документы храните в отдельном файле, а если их много, то в папке.

6. Обязательно оформляйте все закрывающие договор документы (акты, отчеты и пр.). Оригиналы данных документов хранятся вместе с договором.

7. Соблюдайте условия заключенных договоров. Особенное внимание уделяйте срокам и ответственности.

8. Вовремя продлевайте срок действия договоров. Оформляйте дополнительные соглашения или заключайте новый договор.

9. Сроки хранения договоров: для большинства договоров — 5 лет после истечения срока действия, указанного в договоре или после прекращения обязательств по договору.

Советую так же ознакомиться со сроками, указанными в Приказе Росархива от 20.12.2019 N236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Обратите внимание! Правильно организованная договорная работа и хранение оригиналов, сбережет ваши нервы и деньги при возникновении спорных ситуаций.

Продлеваем договор

1. Изучите внимательно условия договора, который хотите продлить.

Отдельно оформлять продление требуется в случае, если договор не содержит условия об автоматической пролонгации.

2. Продление срока действия договора оформляется Дополнительным соглашением.

Обратите внимание! Условия заключенного договора будут действовать в той же редакции, что и изначально.

3. Если вы хотите изменить какие-то условия договора, то после обсуждения с контрагентом, укажите в Дополнительном соглашении новые редакции пунктов договора.

4. Обязательно подпишите Дополнительное соглашение с контрагентом.

Не рекомендую осуществлять какие-либо действия по договору, у которого закончился срок действия, а продление не было согласовано и письменно оформлено.

5. Храните оригинал подписанного Дополнительного соглашения вместе с оригиналом договора.

Дополнительное соглашение о продлении договора (образец)

Дополнительное соглашение о продлении договора и об изменении условий (образец)

Меняем условия договора

1. Изучите внимательно условия заключенного договора.

2. Определите моменты, которые хотите изменить или добавить.

3. Обсудите новые условия договора с контрагентом.

4. Оформите изменения или новые условия договора Дополнительным соглашением.

Обратите внимание! Другие условия заключенного договора будут действовать в той же редакции, что и изначально.

5. Обязательно подпишите Дополнительное соглашение с контрагентом.

Не рекомендую осуществлять какие-либо действия по договору без согласования новых условий и без их письменного оформления.

6. Храните оригинал подписанного Дополнительного соглашения вместе с оригиналом договора.

7. Если у вас набирается много изменений или дополнений к договору, правильнее и удобнее их оформить новой редакцией договора.

Дополнительное соглашение об изменении условий договора (образец)

Проверяем доверенность представителя

1. Внимательно ознакомьтесь с текстом доверенности.

2. Проверьте внимательно полномочия, которыми наделен представитель.

3. Убедитесь, что среди этого перечня есть полномочия, необходимые для взаимодействия с вами.

4. Проверьте паспорт представителя по списку недействительных российских паспортов.

Конец ознакомительного фрагмента.