Визуализируй то. Оптимизируй это. Настольная книга по регулярному улучшению вашего бизнеса. Мануал

Кирилл Вадимович Маматов

Данная книга – это мануал по системе оптимизации потоков создания ценностей. Благодаря этой книге вы поймете, что такое потери и как их устранять; как визуализировать бизнес-процессы и зачем это необходимо делать. Книга состоит из двух основных частей. Первая – это теория, которая позволит вам понять весь смысл того, зачем необходимо визуализировать процессы. Вторая часть – это пошаговая инструкция по построению карты потока создания ценности.

1. Основные понятия. Теория

1.1. Что такое поток создания ценности (ПСЦ)?

Где бы ни существовала продукция для потребителя, всегда существует поток ценности. Задача заключается в наблюдении за ним.

Джеймс П. ВумекОснователь и президент Lean Enterprise Institute (один из авторов термина «Бережливое производство» — LEAN)

Начну с примера, который идеально иллюстрирует понятие потока создания ценностей (как информационных, так и материальных). После того, как вы легко визуализируете эту сцену в своем воображении, вы сможете так же легко понимать терминологию бизнес-процессов.

Итак, семья из пяти человек: двое детей, мать, батя и бабушка.

Дети приходят к матери и просят сварить борщ.

Мать уточняет: мясной или овощной? Со свининой или с говядиной? Получив ответ, осматривает содержимое холодильника и выясняет, чего из ингредиентов не хватает.

Затем формирует список закупок и отправляет его по WhatsApp бате, делегируя задачу зайти в магазин после работы.

Батя, глядя на список, спрашивает: говядину какую брать, на косточке или мякоть? Лук белый или красный крымский?

На разговор выглядывает из своей комнаты бабушка. И сообщает, что лук и картошку лучше брать не в магазине, а на рынке. Там дешевле, а в пятой слева от входа лавке у тетки Тамары картошка особого сорта, и хранится хорошо, и отлично идет как на жарку, так и в борщ. Взять бы сразу побольше, пока продается.

Мать бросает взгляд на ящик с овощами и дополняет пожелание: раз уж ты пойдешь на рынок, возьми картошки десять кило. Ты же все равно на машине?

На борщ столько не нужно, но в запасах же лишней не будет?

Все эти процессы были информационными.

Теперь наступает время процессов материальных.

Батя идет в магазин, где покупает мясо. И на рынок, где берет овощи. Везет их домой.

Мать все купленное сортирует (часть картошки — на борщ, часть — в ящик). Перерабатывает (мясо — промыть, порезать, овощи — нашинковать и т. д.).

Варка борща — основной процесс, в котором движение и переработка материальных ценностей приводит к созданию итогового продукта. А тот, в свою очередь, представляет собой композицию из отдельно сваренного бульона, отдельно спассерованной «зажарки», сваренных в бульоне овощей и брошенных «на глазок» специй.

В середине процесса бабушка пытается вмешаться: отобрать у матери тефлоновую сковороду и поставить на плиту чугунную «бандуру», мотивируя тем, что так вкуснее и полезнее. Это уже помеха в процессе.

Батя спроваживает бабушку смотреть сериал, модерируя назревающий скандал.

Мать продолжает варить борщ: объединяет все ингредиенты в кастрюле и дает им настояться. После чего зовет всех домочадцев на ужин.

Теперь еще один важный пункт для понимания теории процессов: на всех этапах, от пожелания «хотим борща» и создания технического задания (мясной, с говядиной, погуще) до этапа «борщ разлит по тарелкам» есть заказчики и исполнители.

Мать — исполнитель, когда дети в роли заказчиков озвучивают пожелание поесть борща.

Батя — исполнитель, когда идет за продуктами. А мать для него на этом этапе заказчик.

Дети — заказчик итогового продукта, борща.

Теперь, когда вы отлично представляете себе, как выглядит поэтапный процесс, в котором есть несколько исполнителей и заказчиков, можем переходить к теории — она уже не покажется такой сложной.

Информационный поток создания ценностей (ПСЦ) — это поток информации (заказы, обратная связь, планы, графики, прогнозы и пр.), необходимый для протекания материального потока создания ценности.

Все наши коммуникации, пожелания, технические задания, уточнения — они имеют ценность, и для информационных процессов можно выстроить карту: куда и как двигается информация, кто, когда и откуда ее получает.

Информационные процессы в основном офисные: это взаимодействие отдела продаж, маркетинга, hr-департамента, бухгалтерии, юридического отдела и т. д. То есть в целом — всей административной системы.

Материальный поток создания ценностей — последовательность действий/операций/процессов по преобразованию сырья или исходных данных в готовую продукцию или услугу, удовлетворяющую требованиям заказчика или конечного потребителя.

Важно: конечным потребителем может быть не только условный клиент (покупатель), но и один из отделов бизнес-системы.

Например, конечный потребитель работы отдела маркетинга — это отдел продаж. Именно там используют результат работы маркетологов. Конечный потребитель для HR-отдела — тот департамент организации, который делал заявку на подбор необходимого специалиста.

Материальный ПСЦ, как правило, включает в себя:

• производство продукта/услуги — непосредственное ценностное действие по предоставлению продукта или услуги конечному заказчику;

• контроль качества/тестирование — сравнение со стандартом или техническим заданием;

• транспортировку (логистику) — перемещение материалов или изделий, изменение их положения в пространстве, доставку до конечного пользователя;

• хранение — период времени, когда изделие не преобразуется и не перемещается, но находится под контролем организации-исполнителя (складирование, межоперационные запасы).

Как работают схемы потока создания ценности в сложных процессах

Может показаться, что применить описанные выше алгоритмы можно, и достаточно просто, только к схеме купи/продай/доставь, ну или просто произведи и отгрузи. А как быть с нематериальными ценностями? Со сферой услуг и сложносочиненными рабочими процессами?

Точно так же. В качестве примера приведу эпизод из своей практики, когда особенно сложно наложить реальные процессы на «поточную» схему. Это услуги по подбору персонала в кадровом агентстве, которым я управлял более 5 лет.

Поступил заказ на подбор менеджера по продажам в компанию N.

Мы начали процесс производства услуги. Сюда входит подбор резюме, тестирование кандидата, телефонное интервью, тестовые задания. Мы включаем в алгоритм поиска кандидатов максимум важных пунктов, чтобы выдать качественный продукт — результат подбора.

Далее подбираем кандидатов и проверяем их внутри своей компании. Для нас важно, чтобы заявленное в резюме совпадало с заявкой компании-нанимателя. Это называется внутренний контроль.

Следующим пунктом согласовываем с заказчиком всех кандидатов по всем заданным параметрам — это внешний контроль.

Третий этап — логистика. Нам необходимо согласовать со всеми участниками (заказчиком и выбранными кандидатами) их итоговые встречи. Желательно сделать это в один день, в офисе заказчика, с шагом по времени полчаса/час. И важно, чтобы все кандидаты доехали вовремя, не потерявшись по дороге.

Для этого мы, по сути, работали логистами: каждому звонили, объясняли, как и на чем добраться, где повернуть налево и в какую дверь зайти. А затем — отслеживали процесс перемещения, потому что обязательно кто-то перепутает выходы из метро, не разберется, за каким углом сворачивать, и надо быть на связи, чтобы помочь человеку пройти этот квест.

Последний пункт — хранение.

Да ладно, скажете вы, как вы себе это представляете в подборе персонала? В коробку кандидата упаковать и на склад отправить до востребования?

Нет, конечно. Но допустим, все прошло хорошо, будущий сотрудник выбран, оффер получен. Но это хороший этичный специалист, и прежде чем увольняться, он должен отработать на предыдущем месте 14 дней. И только после этого он может выйти на новую работу (к нашему заказчику).

Только заказчик вдруг оказывается не готов принять сотрудника «день в день». Например, потому что предполагал более долгий поиск, поэтому сейчас кадровик — в отпуске, или офис переезжает, или предыдущий сотрудник должен закончить свою работу, прежде чем уволиться, а ему понадобится еще месяц. Мало ли что может быть не так.

Конец ознакомительного фрагмента.