Как самостоятельно организовать свадебный банкет и не разориться. Советы опытного ресторатора

Катерина Масюк, 2019

В моей жизни было не менее 300 свадеб, но лишь одна – моя. Гостем на свадьбе была считанные разы. Все остальные 295+ свадеб я была организатором банкетов в ресторанах. На страницах данного руководства делюсь всеми приобретенными навыками для самостоятельной организации банкета, которые помогут сэкономить до 20 % свадебного бюджета.

совет № 6: обращайте внимание на выбор площадки для вашего банкета

В первую очередь, определитесь, какое заведение вам подходит больше всего: это может быть небольшое уютное кафе в городе, может, концептуальный ресторан с национальной кухней, а может, и большой банкетный зал.

Разница между ними для вас только в том, чего вы сами хотите от той площадки, где запланировали свое мероприятие.

Если у вас немного гостей, то, возможно, небольшое городское кафе — это то, что вам надо. Без лишних декораций и прочей суеты вы сможете провести свой праздник в камерном стиле — сдержанно и скромно.

Если же праздник намечается глобальный, и гостей у вас 50 и более — рассматривайте банкетные залы, так как в них намного проще договориться о декорациях в стиле вашего торжества, больше места для фантазии при организации и для гостей во время празднования.

Сами по себе банкетные залы в более выигрышном положении, чем рестораны, потому что банкетный зал — как чистый лист, в нем нет уже заданной концепции и с ним проще работать. И, зачастую, у банкетных залов есть шикарная своя прилегающая территория, где можно организовать как выездную свадебную регистрацию, так и праздничную фотосессию.

Но пара существенных минусов все же есть: первый — как правило, банкетные залы располагаются в не самых доступных местах, туда проблематично добираться и уезжать обратно. И второй, на мой взгляд, самый большой минус банкетных залов — это неприхотливая кухня, отсутствие сервиса в его современном понимании и самая простая посуда.

В этих вопросах всегда выигрывают классические рестораны, которые проводят в своих стенах банкеты. Во-первых, ресторанов больше, чем банкетных залов, конкуренция среди них выше, поэтому и сервис лучше, и интерьеры мудреные на любой вкус, и кухни с именитыми шеф-поварами, опять же, на любой вкус.

С посудой, к сожалению, и рестораны не особо отличаются. Редко, когда встречаются доступные рестораны, проводящие банкеты, с качественным фарфором и стеклом. Именно проводящие банкеты, потому что далеко не все рестораны сейчас закрываются на «спец. обслуживание».

У концептуальных ресторанов есть еще пара плюсов, такие как дополнительные услуги, и интерьер и кухня в заданной концепции. Чем это может быть удобно для вас? Допустим, захотели вы сыграть свадьбу в итальянском стиле — себя подготовили, наряды, гостей предупредили и дальше выбираете среди всех имеющихся ресторанов, позиционирующих себя, как рестораны с итальянской кухней, тот самый единственный, который будет максимально близок к вашей задумке по своему стилю.

Такая же история с французскими, грузинскими, русскими, украинскими и прочими ресторанами национальных кухонь. Выбрав такой вариант вашей свадьбы, вы максимально сэкономите на декоре и декорациях, и при этом будете максимально украшены в духе вашей свадьбы, ведь даже обслуживающий персонал будет в стиле вашего торжества! Что уж говорить о кухне и напитках!

Ресторан присмотрели — далее обязательно уточните, сколько залов в выбранном вами заведении — эта информация вам нужна для того, чтобы понимать, не будет ли для вас потом сюрпризом свадьба в соседнем зале, или поминки. Этого вы можете избежать, зная, что в вашем ресторане зал один и он весь ваш.

Немаловажно расположение ресторана, я уже вскользь упомянула этот факт выше. Повторюсь — это значительно усложняет сбор гостей, особенно тех, кто добирается на ваше мероприятие самостоятельно, а также очень сильно затрудняет развоз гостей по домам.

Если на само торжество вы еще можете заказать автобус для большинства гостей, и лишь малая часть будет добираться самостоятельно, то обратно всем вашим гостям разъезжаться или самим, или же вам оплачивать такси каждому. Тут надо все посчитать и понять, что выгоднее — автобусы и такси, или же ресторан в центре города, в котором незначительно дороже.

Следующий момент — уточняйте часы работы выбранного заведения! Очень распространенная практика — обещать вам, что вас никто не выгонит, что хоть до утра сидите, а по факту — часы работы заведения, скажем, до полуночи, и затем вам предлагают в прямом смысле продлить с почасовой оплатой. Если это еще и не в городе, то точно не выгодно.

Чаще всего, кстати, так делают банкетные залы. Поэтому оговаривайте заранее, до которого часа вы и ваши гости смогут отмечать, и сколько вам это будет стоить дополнительно.

Еще один важный момент при выборе площадки — это количество посадочных мест. Спрашивайте, на какое количество гостей рассчитан тот или иной зал, на сколько гостей рассчитан ресторан в обычный рабочий день (не в день банкета). Если вам говорят, что зал рассчитан на 60-70 человек, а гостей у вас 100, но вам все равно обещают вас всех поместить и рассадить, скорее всего, в таком месте вашим гостям будет тесно. В самом зале будет душно, места для танцев и для прохода совсем не останется и в дополнение к этому мебель — столы и стулья, скорее всего, на вашем мероприятии будут разноплановыми. Уточните этот момент в том числе. Поинтересуйтесь о наличии всех дополнительных услуг, которые только есть в заведении. Возможно, что именно какая-то из этих услуг, вернее ее наличие или отсутствие, сыграют решающую роль в вашем выборе.

Убедившись, что вам очень нравится и подходит зал, спросите о возможностях его дополнительно украсить, это важно проговаривать заранее, еще при выборе ресторана.

Следующее, на что стоит обратить внимание — это освещение зала. Важно увидеть его и днем, и вечером, так как вам в этом зале проводить не менее шести часов, и приедете вы еще при естественном освещении, а расходиться будете при искусственном.

Важно понять, в какие окна светит солнце, где виден закат, как выглядит зал в солнечных лучах и при свете ламп. Это все очень важно для ваших памятных фотографий! Поэтому приезжайте вместе с вашим фотографом, выбирайте самые лучшие места для фото и организовывайте там фотозону, или стол с тортом, или стол виновников торжества.

Главное, чтоб не получилось так, что из-за яркого солнца все ваши фото будут нечеткими и темными.

Обратите внимание на столы, какие они, круглые, квадратные или прямоугольные. Кроме столов — посмотрите на стулья. Ведь не исключено, что это и не стулья вовсе, а кресла, массивные, с высокой спинкой, или еще хуже (для банкета это точно хуже) — диваны! Сразу спрашивайте, есть ли в ресторане стулья для проведения банкетов.

Потому что кресла и диваны, мало того, что занимают очень много места, их неудобно отодвигать, из-за них неудобно выходить, они тяжело и громко двигаются.

Такой мебелью вы создадите массу дискомфорта для своих гостей. Посмотрите, как столы засервированы в ресторане в обычный день, нравится ли вам, есть ли скатерти и какие, что за посуда и стекло на столах — обращайте внимание на все, что видите и спрашивайте, спрашивайте, спрашивайте!

Выясните, есть ли кондиционер — в жаркие месяцы — это очень важно! Потому что в это время года, в душном зале быстро смешиваются все запахи, добавьте к ним еще и запахи еды и алкоголя, и невыносимая атмосфера обеспечена и вам и вашим гостям.

Обратите внимание на место, где будут сидеть главные действующие лица — именинник, юбиляр или молодожены. Возможно, это готовый подиум, или же место напротив сцены, а может, вы и сами сможете выбрать подходящее место для главного стола в зале.

Важно уточнить, сколько человек будет сидеть за центральным столом, и важно понимать видимость этого стола со всех ракурсов и со всех точек в ресторане.

Есть ли сцена и нужна ли она вам. Если у вас свадьба — очень важный момент — это стульчик для невесты, или табуретка! Она вам пригодится, если в ресторане стулья со спинками, а платье у вас с кольцами. Замучаетесь на них сидеть, принцесса на горошине отдыхает со своими мучениями рядом с невестой в платье с кольцами и на кресле или диване.

Следующий момент — звук в ресторане. Уточняйте сразу, что есть: какие колонки по залу, может, есть фронтальные передвижные, какая аппаратура, пульт для ди-джея, возможно, даже, ноутбук, какой интернет — выделенный на аппаратуру или общий, или вообще WI-FI. Это может сказаться как на вашем первом танце во время свадебного мероприятия, так и на прочих музыкальных конкурсах. Обязательно берите контакты тех людей, которые отвечают в ресторане за оборудование, его настройку и использование. Настаивайте на том, чтобы ваш ведущий и ваши музыканты в обязательном порядке приехали в ресторан и лично посмотрели все, что там имеется и все, чего не хватает, привезли с собой в день мероприятия. Вплоть до каждого проводка, запасных батареек, микрофонов и флешек!

Возможно, ресторан взимает какую-то плату за аренду своего оборудования. Уточните — какую. И если вы платите ведущим, ди-джеям, музыкантам, то они все должны быть со своим оборудованием, и в стоимость их услуг обязательно уже входят их необходимые инструменты. В этом случае уместно будет отказаться от всего оборудования ресторана и не платить им за аренду оборудования. Или же за него должны платить нанятые вами музыканты.

Теперь освещение. Узнайте, регулируется ли свет в зале, возможно, он включается и выключается по зонам, или же освещение диммерное и его можно приглушать и увеличивать. Как я уже писала выше, освещение сыграет ключевую роль для ваших памятных фотографий.

Есть ли в ресторане место для проведения конкурсов и танцев. Есть ли в ресторане шторы, на случай яркого дневного солнечного света или же яркого заката.

Выбирайте ресторан, в котором ваши гости поместятся все в одном зале, и зал при этом должен быть ровный, без укромных закутков, так как это помешает рассадить гостей с одинаковой доступностью к вам и к происходящим во время мероприятия активностям.

Не бронируйте маленький ресторан с двумя и большим количеством залов, даже если в этот день он будет весь ваш. Гости в разных залах не будут у вас единым целым.

Зал должен быть рассчитан приблизительно на то же количество посадочных мест, сколько у вас гостей, ну или же незначительно больше-меньше. Ниже представлен чек-лист для выбора ресторана под любое ваше мероприятие, где я постаралась учесть все детали, на которых необходимо заострять внимание при выборе площадки для торжеств.