Километры дебиторки

Игорь Бовсуновский

Километры дебиторки – это настольная книга любого начинающего предпринимателя, который хочет эффективно развивать свой бизнес, расширять его и как можно реже сталкиваться с проблемной задолженностью. Основы, принципы и методы, изложенные в настоящем издании, помогут начинающему, или уже опытному предпринимателю, наконец начать разбираться с проблемными активами, которые должны быть на банковском счету, а не в активах должников, пользующихся беспроцентным плечом.

3. Профилактика

Поговорим сегодня о том, почему же возникает ДЗ. В нашем случае, чаще всего ДЗ возникает когда товар отдаётся на реализацию, либо недостаточной проверке контрагентов. И не важно: для опта отпуск продукции, или розницы. Итог один: нет ни товара, ни денег. Сколько раз, подписывая документ на отпуск продукции, потом приходится жалеть. Где взять средства на тот же НДС, если отпуск товара был, а оплата… а последняя канула в лету, партнер растворился в своих проблемах, а мы снова себе обещаем больше не отпускать продукцию без предоплаты. До очередного раза.

Итак, что же мешает работать исключительно по предоплате? Ведь это намного логичнее! И безопаснее! Но не тут-то было. Время идет. Движение оборотных средств замедляется. Из-за недостатка денег все идут к тем, кто отпускает без предоплаты. И вот уже конкуренция сманивает покупателей не скидками, а перспективами наибольших сроков отсрочки платежа… Этот список можно бесконечно продолжать. Конечно, важно понимать, что чем выше цена товара, тем сложнее его продать. Получается так, что у продавца, отпускающего товар по отсрочке, он будет дешевле! Логика проста. Но что делать, если товар — новинка? А что, если в придачу к этому компанию на рынке еще никто не знает?

Хорошо. Ситуация с другой стороны. Что, если это продукты? Ведь товар испортится. Менеджеры розничных магазинов прекрасно это понимают, используя ситуацию в своих интересах. Да и мы снимаем с себя риск порчи имущества. Пусть хоть как-то останется в колонке активов… А потом что? Как Вы уже догадались — возникает она: товар остаётся долгами на бумаге. Но это уже крайний случай. Ну а что же еще делать, если с большим дисконтом по предоплате не берут? Пусть хоть так: в колонку актива запись. Все равно приятно, что на бумаге сохранилась хоть часть средств. И дальше мы делаем что? Договариваемся. Ставим сроки. Пускаем в ход артиллерию, выставляя П… Но Д не всегда платит. И тут мы думаем: «А почему же он не платит?». А у контрагента свои проблемы. Ему до нашего долга… Реализовав наш товар, он конечно же спешит пускать средства в оборот, платить за аренду, коммунальные платежи… Ну как всегда. Он лучше со всех пособирает. Сделает оборот ДС. А потом еще раз. И еще. Лучше же заработать ДС. Важно понимать этот момент. По сути, так же можем поступить и мы, ведь как бы смешно это не выглядело, складывается впечатление, что некоторые дебиторы наверное реально считают, что «пора расширять круг знакомств, а то друзья уже перестали давать в долг», но это уже другая история. Конечно существуют и случаи, когда Д еще сам не реализовал товар. Ситуация не однозначна, и решений есть несколько, но об этом в другой раз.

Таким образом, какой основной минимальный комплекс мер необходимо предпринять для того, чтобы ДЗ не появлялась, а если и возникала, то на короткое время, и в минимальных суммах? Об этом и поговорим ниже.

3.1. Проверка контрагентов

Любая уважаемая компания, в процессе осуществления ПД, перед отгрузкой продукции со своего склада, проверяет контрагентов на оплату. Но когда проплачивается множество договоров, а перед глазами мелькает куча платежек с накладными… Поэтому, целесообразно периодически проверять платёжеспособность своих клиентов. Другими словами, необходимо периодически составлять промежуточные отчеты по своим клиентам о состоянии ДЗ в их отношении. Это позволит своевременного реагировать на складывающуюся ситуацию. Просто невероятно, какое количество организаций испытывает сложности, пренебрегая данным профилактическим правилом. Да, конечно практически каждый второй убежден в добросовестности контрагента, и его порядочности. В результате приходится разочаровываться, и долго «выбивать» исполнение обязательств. Другими словами, перед тем как начинать деловые отношения, а если более конкретно, дружественно-деловые отношения с какой-либо организацией, просто жизненно необходимо для своей компании, проверять контрагентов, оценивая их платежеспособность. Благо за окном 21 век, поэтому большинство «проверок» можно пройти практически бесплатно с помощью интернета. Ниже представлен основной перечень информационных ресурсов, благодаря которым можно субъективно оценить контрагента, и иметь какое-то минимальное представление о характере его платежеспособности:

— сведения из ЕГР о регистрации и текущем статусе СХ: egr.gov.by/egrmobile

— сведения о ликвидации/прекращении деятельности СХ, а также уменьшении уставного фонда: justbel.info

— перечень СХ с повышенным риском совершения правонарушений в экономической сфере: portal.nalog.gov.by/ngb

— сведения о СХ, имеющих задолженность по платежам в бюджет: portal.nalog.gov.by/debtor

— информация о ПП: court.gov.by/court_apply/eco

— реестр Д в ИСП: minjust.gov.by/directions/enforcement/debtors

— единый государственный реестр сведений о Б: bankrot.gov.by

Необходимо отметить, что такие проверки необходимо проводить периодически при первом же подозрении в каких-либо действиях контрагента, благодаря которым он может стать неплатежеспособен, а значит вовремя не исполнит долговые обязательства, ведь довольно часто «деньги берут, чтобы занять, а не чтобы отдать».

Пример.

Компания ООО «А» периодически отгружает ООО «Б» договорам купли-продажи, свою продукцию. На рынке они существуют давно, и друг друга знают. Получив очередную счет-фактуру, трешка «А» приезжает специально на небольшом микроавтобусе за товаром, который явно туда не поместится. Или, ссылаясь на то, что нужно на другой склад, отгружает только часть. Причины не важны. Факт: отгрузка прошла не полностью. Потом проходит определенное время, и контрагент возвращается за очередной отгрузкой, то есть за тем что не погрузили. Желательно в обед (когда бухгалтерия и менеджеры не связаны). Только не за оплаченным товаром, а за новым. И выбирают они так склад, пока не выйдут в ноль, ведь по 1С компания фактически им еще должна, так как отгрузка не полная. А потом контрагент просто приедет за оплаченным оставшимся товаром. И обязательно в подходящее время:) В итоге: бремя по взысканию теперь на плечах юриста:) Можно конечно было бы не отгружать, приняв оплату в зачет отгруженного, но это уже совсем другой пример.

Таким образом, для любой коммерческой структуры, просто жизненно необходимо осуществлять проверку своих контрагентов как перед заключений определенных соглашений на поставку какой-либо продукции и т.п., так и после заключения таких соглашений ввиду потери платёжеспособности контрагента, и его возможной недобросовестности. Так почему так важна проверка контрагентов? Например, для того, чтобы отгрузить товар со склада с частичной оплатой, а то и вовсе без нее, — много усилий не потребуется. Мало того, такая практика в последнее время начинает набирать большие обороты. Иногда поставщик выступает в роли небольшого контрагента, а когда является и одним из лидеров отрасли. Важно понимать, что вопрос уменьшения ДЗ должен возникать еще до заключения сделки, а не после ее исполнения, когда долг уже нужно выбивать. Долго. Нудно. Когда звонки и П часто остаются без ответа. Поэтому. Нужно думать о ней уже на этапе выставления счет-фактуры: путем проверки фактического состояния контрагента на хозяйственном рынке. Проверки его репутации в конце концов, ведь он может оказаться вовсе не добросовестным, имея логику, что если «тебе скучно? Сидишь один одинешенек? Никто не звонит? Набери долгов!». На первый взгляд, — прописные истины, но мы почему-то все равно этим пренебрегаем, надеясь на положительное стечение обстоятельств, поэтому еще раз кратко об основных ресурсах при комплексной проверке контрагентов:

— сайт МЮРБ даст ответ на вопрос является ли вообще деятельность контрагента официальной. Другими словами, зарегистрирован ли вообще СХ, и включен ли в ЕГР, находится ли он в стадии Л, либо банкротства (egr.gov.by/egrmobile);

— с помощью сайтов МНС, и ФСЗН можно получить ответ на вопрос есть ли у контрагента непогашенная задолженность перед бюджетом (portal.nalog.gov.by/debtor). Помимо этого, здесь можно получить информацию о сведениях из государственного реестра неплательщиков, не составляющих налоговую тайну, осуществить поиск в реестре КО и ИП с повышенным риском совершения правонарушений в экономической сфере (portal.nalog.gov.by/ngb), ознакомиться с реестром сведений о Б (bankrot.gov.by), ознакомиться с перечнем СХ, исключенных из ЕГР в связи с признанием задолженности безнадёжных долгом и ее списанием, получить сведения о недобросовестных поставщиках процедур государственных закупок, и многое другое. Полагаю, что с этим понятно. Идем далее.

3.2. Поправочные коэффициенты

В процессе осуществления ПД, рост ДЗ может быть оправдан, а может сыграть и злую шутку. Все зависит от проводимой компанией политики, системы слаженности менеджеров, бухгалтера, юристов, непосредственно самого руководителя отдела, оборотов компании, суммы допустимой задолженности контрагента, иностранных закупок, вида налогооблажения, и прочего прочего. Не секрет, что многие организации злоупотребляют дебиторским плечом, используя его в качестве кредитного. Действительно: зачем платить вовремя, если можно бесплатно на некоторое время увеличить оборотные средства. В некоторых компаниях, от лимита неуплаченных средств, зависит даже размер премии менеджеров. В свою очередь, поставщикам необходимо постоянно находить все новые и новые методы воздействия на распущенность своих потенциальных Д. Давайте попробуем ответить всего на один простой вопрос: чего больше всего хочет менеджер/специалист офиса/торгового отдела? Ответ очевиден: больше отгрузок, так как это есть его заработок:) В принципе, логика понятна. Но как компании предупредить рост дебиторки на этом уровне? Понятное дело, что любой менеджер компании стремится реализовать как можно больше товара, ведь от этого напрямую зависит что он будет есть на ужин. Кажется: телефонная связь, включая мобильную, оплачена; вопрос с автомобилем, его амортизацией, топливом тоже закрывает компания; любые виды командировочных… только осуществляй регулярную отгрузку. И вот отгрузка идет. Клиентура растет. Телефон не умолкает, а менеджер все больше увеличивает выручку, входя в личные взаимоотношения с контрагентами. Так в чем же опасность ситуации для компании? А опасность состоит в величине распущенности этого менеджера, и величины допустимой дебиторки. Дело в том, что каждая счет-фактура, выставляемая клиенту, как правило, визируется начальником отдела, который в свою очередь согласовывает свое решение с бухгалтером. И если дать свободу самому продающему менеджеру, как это обычно бывает, то активы компании начинают быстрыми темпами расти не на расчетном счете, а в графе задолженностей. Причиной всему является алчность менеджера, который позеленевшим взглядом отгружает товар без предоплаты, и хотя бы минимальной проверки контрагентов. Все как в старом добром анекдоте: «Не бери в долг… бери насовсем!» Так как все это дело предотвратить?

С одной стороны, можно добавить в ДИ менеджера ссылку на локальный акт, предусматривающий величину допустимой дебиторки, а также условие о выплате вознаграждения при условии фактической оплаты контрагентов. Если такого акта ещё нет, — срочно разрабатываем!

С другой стороны, менеджеру компании стоит взвешивать свои решения на заключение сделок, ведь зарплата зависит от оплаты, но практика показывает обратное. Дело в том, что оплату он получит все равно. Не в этом, так в другом месяце! Подумаешь. И не важно, что сможет реализовать товар Д или нет, главное — получить свои проценты. А ведь для компании просрочка равноценна еще и упущенной выгоде, ведь оборотные средства не в деле. Ввиду предупреждения подобного развития сюжета, и пресечения бездумной отгрузки первому встречному без предоплаты, компания может рассмотреть возможность внести к фактической оплате и поправочные коэффициенты. О чем речь. Смысл состоит в понижающих и повышающих поправочных коэффициентах к сумме отгрузок менеджера для расчета зарплаты. Например, если контрагент работает по предоплате, — коэффициент равен 1.2, а если платит в день отгрузки — 1, с отсрочкой платежа — 0.8 и т. п. Все зависит от креатива подхода компании. Если к этому вопросу подойти более щепетильно, то можно конечно и включить условие о выплате премии при фактической оплате контрагента. А если сделать еженедельную выдачу/перечисление ДС таким сотрудникам компании, то это позволит создать ещё большую мотивацию по поводу работы с контрагентами преимущественно по предоплате. Вариантов много, главное — профилактика ДЗ должна быть постоянной, ведь если контрагент на рынке давно и добросовестно осуществляет свою деятельность, и у него, например, сезонный вид работ (или ещё что-то), то не совсем разумно ему сразу же отказывать в какой-то части отсрочки оплаты.

3.3. Опрос после исполнения обязательств

Ни для кого не секрет, что в процессе осуществления ХД, любая КО стремится к тому, чтобы строка активов регулярно обновляла запланированный максимум. Но вот незадача: отгрузка идет, а ДС на расчетном счете все меньше… Почему так происходит?.. Какие действия необходимо предпринимать? Правильно: профилактика всегда важнее, чем потом «выбивание» ДС. И не важно: диспозитивный, или императивный порядок, либо их сочетание, ведь ситуация наступила. Ее нужно исправлять. Таким образом, необходимый комплект профилактических мероприятий в отношении контрагентов необходим как воздух для любого живого организма. Итак. Поговорим сегодня еще об одном небольшом, но немаловажном способе предупреждения роста дебиторки: опрос после отгрузки.

Сущность настоящего метода настолько проста, но многие им почему-то постоянно пренебрегают. И делают большую ошибку. Суть данного профилактического мероприятия предупреждения возникновения ДЗ состоит в том, что после исполнения своих обязательств перед клиентом, необходимо через некоторое время поинтересоваться у него о качестве оказанных услуг, либо поставленной продукции.

Пример.

ООО «А», заключила с ООО «Б» договор поставки. Обе стороны надлежащим образом исполняли свои обязательства по поставке определенной группы товаров, и уплате периодических платежей. Однако, через некоторое время, компания «Б», являясь покупателем, перестала осуществлять перечисление периодических платежей в полном объёме, так как у неё со стороны третьих лиц, появились П по качеству товара. Компания «Б» пыталась самостоятельно урегулировать спор со своими контрагентами, но это все не привело к положительному результату. Итог — просрочка оплаты. Уже только по факту неоплаты, трешка-поставщик начала проявлять интерес по вопросу просрочки периодического платежа, на что получила ответ о неудовлетворении качеством продукции.

Таким образом, поставщику следовало узнать все нюансы: нет ли претензий по качеству и срокам исполнения, что-то еще. Дело в том, что если этого не сделать, контрагент может сослаться на эти обстоятельства при просрочке оплаты. И правильно сделает! Даже если все хорошо. Ведь кто упустит шанс воспользоваться беспроцентным кредитным плечом? Говорить потом как ему отгружали вовремя товар, и тому подобное будет бесполезно. Поэтому. После каждой очередной отгрузки со склада компании, убеждаемся в том, что клиент компании доволен и качеством и сроками исполнения. Даже если это предоплата. Вопрос в этике компании, и выработке привычки по профилактике дебиторки. Главное, не стоит забывать, что лучше сохранить отношения, а то будет как известном анекдоте: «Тяжело быть совестливым человеком… Вот, например, я. Одолжил у друга деньги, и уже второй год не нахожу себе места — мучает совесть».

3.4. Иные обстоятельства появления ДЗ

Вследствие невыполнения некоторого ряда профилактических мероприятий, речь о которых шла несколько выше, возникают ситуации, когда Д ссылаются на обстоятельства, которые возникли якобы не по их вине, и что они никак не могли, и не могут повлиять на ситуацию. Они могут ссылаться на отсутствие свободных средств, на утрату какой-либо документации, неисполнение обязательств третьими лицами, и бог знает на что ещё, превознося ситуацию чуть ли не до форс-мажорных обстоятельств, ведь довольно часто «обещание вернуть деньги через пару недель означает только просьбу пару недель не приставать с этим вопросом».

Пример.

Ни для кого не секрет, что самые большие объемы продаж приходятся на долю менеджеров, которые очень тесно общаются с клиентами. По любому малейшему поводу они готовы связаться с ними, и словно лучшие друзья разговаривать о жизни, прощупывая потребности на будущее. Проходит некоторое время, и клиент начинает наглеть, делая упор на личные отношения. Он может говорить все что угодно лишь бы заполучить заветную отгрузку без предоплаты, и быстро скрыться в обещаниях на будущее набрать много товара. Потом. Позже. Он сам позвонит.

Конечно, иногда причины могут быть объективны, но, как показывает практика, это только на первый взгляд. В большинстве случаев, все делается для того, чтобы воспользоваться бесплатным дебиторским, а со стороны Д, — кредитным беспроцентным плечом, ведь известно, что «если вы пару раз дадите человеку взаймы, то он уже постоянно будет учитывать вас при планировании своих доходов».

Пример.

ООО «А», нуждаясь в продукте ООО «Б», обращается за отгрузкой. Все проплачивает. Раньше сроков обещанных даже. А потом еще раз отгружаем товар. И еще. Проходит время. Звонок. Говорит, что нужно срочно еще что-то отгрузить без предоплаты, а как только все будет укомплектовано и сдано, — сразу появятся денежные средства. Как можно догадаться, сытный завтрак наступит только после судебного решения.

Так какие профилактические мероприятия можно предусмотреть на этот счёт? Первое, что необходимо сделать, это чётко распределить обязанности, и определить сроки отдельных мероприятий, которые направлены на профилактику ДЗ, и ее уменьшение. Речь идёт о принятии положения по работе с ДЗ, и потом корректировка ДИ в соответствии с ним (менеджеры, бухгалтера, юристы и т.д.). Если компания небольшая, можно конечно ограничиться минимальными правками ДИ, а остальное — с подписи начальника отдела продаж, или главного бухгалтера. Однако, в целях достижения наибольшего практического результата, лучше принять отдельное положение и потом ссылаться на него, так как при внесении определенных правок, будет легче вести делопроизводство. Главное, — установить чёткое взаимодействие между специалистами (либо отделами). Если же действия контрагента свидетельствуют о том, что он может отклониться от достигнутых договорённостей, если он «затягивает» сроки, начинает выводить активы своей организации, либо осуществляет иные подозрительные деяния, необходимо срочно приступать к активным действиям для минимизации потерь своих активов, то есть начинать вести активные переговоры, а при возможности нанести визит Д. Возможно, что он просто уже все постарался забыть, ведь «если ты одолжил кому-то сто рублей и больше никогда не видел этого человека, то скорее всего за это стоило заплатить». При подтверждении подозрений, необходимо начать осуществлять комплекс мероприятий, изложенный несколько ниже.