Джагглинг. Осознанное управление личной эффективностью

Екатерина Кириенко, 2023

Временем управлять невозможно. Техники и приемы тайм-менеджмента помогают распоряжаться им разумнее, но и они работают не всегда. И что-же делать тем, кто хочет успеть все? Построить карьеру, найти время на хобби, полноценно уделить внимание семье и друзьям и о себе не забыть и все в один день? Все это возможно через управление личной эффективностью. Автор – Екатерина Кириенко – руководитель в крупной международной компании и мама двоих детей. За десять лет прошла путь от секретаря в маленьком НИИ до ведущего руководителя глобальной команды в международной компании. Она непонаслышке знает множество действенных практик саморазвития и повышения личной эффективности и делится ими на страницах этой книги. Переходя от главы к главе, вы научитесь видеть свою жизнь в новом необычном ракурсе, поймете, как влиять на свою эффективность через осознания и внутренние изменения, и вдруг обнаружите для себя время и ресурсы на все то важное, чем вы любите и хотите заниматься

Глава 2. От теории к практике: чему стоит поучиться у жонглеров

Большой толковый словарь дает два определения глагола жонглировать — 1. Искусно подбрасывать и ловить одновременно несколько предметов. 2. Разг. Ловко, но произвольно обращаться с чем-либо.

Очевидно, что когда мы говорим о мячиках или кеглях, то применяем первое значение, а говоря о проектах — второе. Но несмотря на то, что речь как будто идет о двух разных процессах, в вопросах искусного обращения с несколькими параллельно идущими проектами нам есть чему поучиться у жонглеров. В этой главе вы узнаете о том, какими секретами личной эффективности владеют укротители булав и тарелок.

Отказаться от многозадачности в пользу эффективности

Итак, мы договорились с Ольгой, что с сегодняшнего дня я жонглирую проектами. Я перестаю разрываться и расставлять приоритеты в десятке своих проектов в разных сферах жизни. Я учусь воспринимать все это множество как один большой проект. Я больше не «швец, жнец и на дуде игрец», отныне я — жонглер.

Но воодушевление от разговора прошло довольно быстро. Поговорить — поговорили, а что делать дальше — непонятно. Что изменить в поведении? Какие шаги предпринять? Ни намека на дальнейший план. В тот же вечер Ольга скидывает мне ссылку на видео со словами: «Обязательно посмотри, может найдешь что-то интересное для себя». Перехожу по ссылке, а там обучающее видео о том, как жонглировать пятью мячиками. Первая мысль: «Очень смешно, просто обхохочешься». Но видео я не выключила и продолжила смотреть обучающие ролики для начинающих жонглёров.

Удивительно, но в уроках жонглирования предметами я сразу нашла ответ на вопрос: что же такое джагглинг. И первое правило эффективного джагглинга самое очевидное — отказаться от многозадачности.

Если не брать в расчет художественные приемы жонглирования и внимательно посмотреть на жонглера с тремя мячами, то вы заметите, что в каждый момент времени он держит в руках только один мячик. Он ловит его и тут же подбрасывает снова, одновременно подхватывая другой мячик второй рукой. То же самое и с проектами: для успешной и эффективной работы в каждый определенный момент времени надо заниматься лишь одним из них. И переключаться между ними по необходимости.

О преимуществах такого подхода говорят и ученые. Вопреки распространенному мнению, что способность к многозадачности — это признак гениальности, результаты исследований показывают, что истинной многозадачности на самом деле не существует. Наш мозг практически неспособен справляться с несколькими делами одновременно. В тот момент, когда нам кажется, что мы эффективно управляемся с несколькими делами, мозг всего лишь очень быстро переключается с одной задачи на другую.

Такая способность мозга очень индивидуальна. Кто-то переключается быстрее, кому-то нужно больше времени. И чем быстрее скорость переключения между задачами лично у вас, тем больше вам кажется, что вы отлично справляетесь с многозадачностью. Но что бы вам не казалось, многозадачность — это все же миф.

Это можно увидеть на примере небольшой игры для тренировки способности вашего мозга переключаться между задачами. Перед вами лежат две стопки карточек рубашкой вверх. На каждой из них написана буква и простое число. Ваша задача быстро ответить «Да» или «Нет» на вопрос относительно того, что написано на этой карточке. Для левой стопки карточек вопрос: эта буква гласная? Для правой стопки карточек — это число четное? Карточки открываются в хаотичном порядке.

В ходе этой игры очень хорошо видно, что, когда открывается несколько карточек подряд из одной стопки, человек способен ответить на вопрос гораздо быстрее, чем при переходе от одной стопки к другой. Ученые объясняют это тем, что для обработки любой новой информации мозгу требуется время, чтобы подгрузить в рабочую память данные, необходимые для ее обработки.

В случае с буквами и числами, когда открывается карточка из левой стопки, мозг вспоминает: какие буквы гласные, а какие — согласные. И после этого способен дать ответ. Если следующая карточка опять будет из той же стопки, то времени на загрузку информации уже не потребуется, и человек сможет ответить на вопрос гораздо быстрее. Эта скорость будет сохраняться до тех пор, пока не произойдет смена стопок, и не откроется карточка из правой стопки. Тогда мозгу опять потребуется время на то, чтобы вспомнить, какие числа четные, а какие — нечетные. И лишь тогда он сможет дать верный ответ.

В случае с буквами и числами все однозначно. Нам не требуется много времени, чтобы вспомнить, какие буквы гласные, а какие числа нечетные. Какие-то доли секунды. Но что произойдет, если усложнить задачу? Как происходит переключение между большими и комплексными проектами?

Когда я только начала писать книгу, я забронировала в своем календаре один час каждый день на работу над ней. Потихоньку, маленькими шагами, но каждый день. На практике оказалось, что это не очень эффективно, поскольку для того, чтобы начать писать, мне потребовалось очень много времени, чтобы включиться в проект «Написание книги». Также, как и в игре с карточками, мне нужно было время на то, чтобы вспомнить, о чем я хочу писать, зачем я хочу писать и «подгрузить в оперативку» все знания и примеры, которые уже есть в моей голове, но лишь лежат на дальней полке и ждут своего часа. Несмотря на то, что план и структура каждой главы были прописаны и вернуться к ним можно было очень быстро, это не сильно помогало. Через две недели непродуктивной работы мне пришлось перепланировать свою неделю таким образом, чтобы включаться в книжный проект пусть не каждый день, но на три-четыре часа. И работа пошла эффективней.

При этом, если переключаться от одной задачи к другой внутри одного проекта, требуется определенное время, но в целом гораздо меньшее, чем при переходе между крупными проектами.

Представьте, что вы работаете с компьютерной программой, для загрузки которой требуется 15 минут, и которая автоматически закрывается через 15 минут неактивного режима. Будете ли вы каждый раз при необходимости загружать эту программу, чтобы выполнить какую-то небольшую задачу, или же будете группировать задачи, чтобы загрузить программу лишь один раз, и сразу выполнить несколько задач?

Точно также при планировании работы имеет смысл группировать задачи по проектам, чтобы как можно реже переключаться между ними и экономить ресурсы вашего мозга. И чтобы научиться этому, надо лишь увидеть всю картину в целом. Этим навыком жонглеры должны прекрасно владеть.

––

ПРОСТО СДЕЛАЙ ЭТО!

Если вы все еще верите в свою многозадачность, проведите простой эксперимент. На листе бумаги начертите две строки одну над другой. Попросите кого-нибудь засечь время. На верхней строке напишите «Я тебя люблю» печатными буквами, а затем на нижней строке напишите цифры от 0 до 9. Запишите время.

А теперь начертите еще две строки. Снова засеките время. И напишите на них все то же самое, но теперь пишите все время переключаясь между строками. Сначала букву на первой строке, затем цифру на второй, затем снова букву на первой и так далее. За сколько вы справились в этот раз? Сколько раз вы задумались о том, какую цифру или букву писать дальше? А ведь это всего лишь простое упражнение

Видеть картину в целом

Посмотрите на жонглера с пятью мячиками. Куда направлен его взгляд?

Жонглер всегда удерживает в фокусе сразу все мячики и при этом смотрит ровно в центр того поля, по которому они перемещаются. Он не разглядывает мячики в процессе жонглирования. Не считает их и тем более не ужасается их количеству. Он сосредоточен на определенной последовательности действий своих рук. Именно это позволяет ему видеть картину целиком.

Из этого вытекает второе правило джагглинга — сосредоточиться на полной картине. Об этом я уже писала в первой главе: для эффективной работы с несколькими проектами пора перестать их пересчитывать и впадать в панику от их количества. Стоит увидеть всю картину целиком и сосредоточиться на жонглировании. В этом вам может помочь изменение масштаба вашего планирования и простая геймификация.

Когда число моих проектов приблизилось к десяти, я поняла, что ежедневное планирование больше не помогает. Во-первых, все мои проекты перестали влезать в рамки одного дня. Во-вторых, чтобы уменьшить время на переключение между проектами, все активности в рамках одного проекта я стала группировать большими блоками. Ключевым изменением на этом этапе стал переход от ежедневного планирования к еженедельному.

Теперь мой основной промежуток планирования — одна неделя. В воскресенье вечером я смотрю на нее с высоты птичьего полета и выстраиваю свои проекты в уже имеющиеся обязательства. При таком подходе очень хорошо видно, не выпадает ли из внимания тот или иной проект. Так или иначе каждому из них достается свой временной блок в рамках недели. Планирование крупными мазками теперь стало ежемесячным. В начале месяца я решаю на чем буду удерживать фокус в каждом из проектов.

Масштаб вашего планирования может быть любым. Например, руководитель Новосибирского офиса компании, в которой я работаю, Евгений, успешно совмещает административное руководство локальным филиалом, надзор за всеми проектами на уровне страны и курирует несколько проектов на уровне Европы. Он распределяет свои рабочие блоки по неделям. Одну неделю он сфокусирован на работе на уровне страны, следующую неделю занимается проектами на уровне региона и так далее. Конечно, в течение недели все равно приходится заниматься всем понемногу, но фокус деятельности задан, и он старается его придерживаться.

Я считаю, что сделать такой шаг назад и оценить все перспективы и цели критически важно, даже если вы ведете всего один проект. Представьте, что вы пробираетесь сквозь джунгли, изо дня в день прокладываете себе дорогу, вырубая тропический лес. Чтобы достичь цели, вам необходимо периодически забираться на высокое дерево и проверять, в нужном ли направлении вы движетесь, и долго ли еще до места назначения. Иначе, слишком увлекшись вырубкой деревьев, вы рискуете ходить по кругу и что-то упустить. Также и в ежедневной рутине, закопавшись в маленьких делах, можно упустить нечто важное и сбиться с пути.

Помимо масштабирования моего подхода к планированию сместить фокус с шариков на джагглинг мне помогла простая игра, а точнее — геймификация. Геймификация — это использование игровых элементов, таких как игровая цель, правила игры, обратная связь и добровольное участие в неигровой среде для достижения различных неигровых целей. Попробовать ее мне также предложила Ольга в рамках все той же «Личной траектории развития». Я стала придумывать игру, которая могла бы вписаться в мою ежедневную деятельность, и которая помогла бы мне удерживать фокус внимания на всех моих проектах одновременно.

Моей игровой целью стало монтирование видеороликов из множества селфи-фотографий. Правила игры: каждое селфи должно быть сделано строго в момент осознанного перехода от одного проекта к другому в течение дня. Обратной связью для меня служило количество селфи в конце дня — это было прямым показателем того, сколько раз за день я переключала фокус внимания между проектами. Ну и вся эта игра была, действительно, совершенно добровольным событием — если я и пропускала какие-то переходы — ничего страшного.

––

ПРОСТО СДЕЛАЙ ЭТО!

Геймификация — отличный способ добавить интереса в любой процесс. Подумайте, для какой цели вы можете использовать геймификацию в своей деятельности и разработайте свою первую игру.

Обязательные элементы геймификации: игровая цель, правила игры, обратная связь и награда.

Игровая цель не должна совпадать с целью геймификации. Она должна быть достижимой, измеримой и желанной, например, смонтировать видеоролик из множества селфи-фотографий.

Правила игры — это необходимые ограничения, делающие достижение игровой цели более интересным. Старайтесь не усложнять правила: чем проще игра, тем она интересней. Например, при каждом переходе от одного проекта к другому делать селфи в специальной программе.

Обратная связь — по каким признакам вы поймете, что двигаетесь к игровой цели. Например, растущее число селфи-фотографий в фотоальбоме.

Награда — то, что вы получите за достижение игровой цели. Например, смонтированный ролик, который можно показать друзьям и выложить в социальных сетях

––

Мои дни сразу наполнились смешными моментами. Я заканчиваю готовить презентацию для одного проекта и подключаюсь к конференции другого проекта — селфи. Делаю перерыв на обед — снова селфи, в начале и в конце. Иногда это отвлекало и злило, иногда, наоборот, веселило.

Нередко я просто забывала сделать заветный кадр. Но на то ведь это и игра: не получилось пройти уровень, можно пробовать снова и снова, пока не получится.

Такая веселая игра значительно снизила уровень напряжения в те недели, когда потребности одного проекта резко возрастали, что ставило под угрозу работу по остальным фронтам. Необходимость сделать хотя бы несколько кадров напоминала мне о том, что помимо одного крайне важного проекта были и другие, тоже требовавшие внимания и энергии.

Более того, эта игра позволила мне отследить, насколько важно соблюдать некий баланс и не мельчить во временных отрезках, направленных на один проект. Я узнала, что оптимальное для меня количество переключений — три-четыре в день. Я научилась группировать занятия внутри одного проекта, чтобы не переключаться слишком часто. Но в то же время я стала дробить мой день, чтобы не заниматься все время чем-то одним.

В конце месяца я смонтировала забавный ролик — приз за лучшую игру в джагглинг.

Убрать все лишнее

Третье важное правило джагглинга — убрать все лишнее. Чем больше у жонглера мячиков, тем больше все его движения отточены до идеала. Он не делает ни одного лишнего движения, ни одного ненужного взмаха, четко и сосредоточенно подбрасывает и ловит мячики.

Зачастую говоря об успешности и эффективности, мы смотрим в сторону добавления новых задач. Введение системы планирования, постановка целей, реализация сразу во всех сферах жизни. Однако, иногда, в пользу той же эффективности просто жизненно необходимо избавится от всего лишнего. На этом принципе строится известная японская методика бережливого производства: для достижения лучших результатов необходимо избавиться от всех процессов и объектов, не несущих ценности для конечного продукта.

Поэтому, когда мы начинаем выстраивать собственную систему джагглинга, самое время критически посмотреть на всю свою жизнь и убрать из него все то, что не добавляет ценности, а лишь мешает эффективному распределению ресурсов. Прежде всего это пожиратели времени, ограничивающие убеждения и ненужные проекты.

Бесполезная деятельность — главный враг личной эффективности, и от таких занятий стоит избавиться в первую очередь. Тут я имею в виду лишь те пожиратели времени и энергии, которые не несут отдыха и расслабления. Все то, что наполняет вас энергией, делает жизнь радостней и наполняет ее смыслом, не в счет. Если просмотр передачи «Доброе утро, Россия» — часть вашего утреннего ритуала и помогает вам настроиться на день, не стоит себе в этом отказывать, даже если в каждой книге по эффективности будет написано, что просмотр телевизора не принесет вам ничего хорошего. Просто постарайтесь быть честным с самим собой, действительно ли лента в Facebook в обеденный перерыв улучшает аппетит?

Прошлой весной на спор с подругой я на полтора месяца ограничила время на социальные сети до одного часа в день. До этого я не замечала у себя большой зависимости от цветной ленты Инстаграма, но оказалось, что провожу, уткнувшись в смартфон, гораздо больше времени, чем мне казалось раньше. Удивительно, какой большой ресурс времени и энергии я получила взамен одного маленького ограничения. Попробуйте и вы. Современные смартфоны позволяют легко отследить всю статистику пользования разными программами. Так что, прямо сейчас можете оценить выгодность такой сделки с самим собой.

Следующее от чего стоит избавиться каждому жонглеру — различного рода ограничивающие убеждения, которые чаще всего нам транслируют внутренний критик, перфекционист и самозванец. То, насколько вы эффективны в вашей деятельности, напрямую зависит от вашей самоэффективности, т.е. от того, насколько вы сами верите в свои силы и на что вы способны, по Вашему мнению. А бесконечные внутренние диалоги с критиком или перфекционистом подрывают вашу веру в себя. Подробнее о преодолении внутренних барьеров я расскажу в четвертой части книги. Пока же хочу сказать, что зачастую мы неосознанно влияем на свою эффективность, поддаваясь иррациональным страхам или позволяя перфекционизму взять над собой верх. Но избавившись от внутренних ограничений, мы можем достичь гораздо большего.

И наконец, успешный жонглер должен уметь трезво оценивать свои возможности и жонглировать лишь тем количеством предметов, которые может потянуть в данный момент времени. От остальных проектов стоит избавиться. Навсегда или на время.

Подробно разбирать все возможные способы жонглирования проектами мы будем в третьей части книги. Но уже сейчас подумайте, действительно ли все то, чем вы сейчас занимаетесь, вам необходимо. А для вдохновения подумайте, легко ли было Илону Маску принять решение о том, что надо бросить учебу в Стэнфорде ради своего первого небольшого стартапа?

––

ПРОСТО СДЕЛАЙ ЭТО!

Прямо сейчас подумайте, от каких бесполезных занятий вы хотите отказаться? Хотя бы на ближайшую неделю, чтобы почувствовать эффект. Возможно, это будут социальные сети или какая-то одна из них? А может, вечерний просмотр телевизора? И у меня есть для вас простой совет, как увеличить ваши шансы на изменения.

Для того чтобы какое-то изменение задержалось в вашей жизни, недостаточно просто принять решение. Вам также потребуется изменить контекст. Придумать что-то, что усложнит вам следование старой привычке и облегчит выработку новой.

Например, перенести иконку вашей любимой социальной сети в непривычное место или вообще удалить приложение из смартфона. Если вы пользуетесь компьютером, уберите ссылку на социальную сеть из избранного, чтобы вам каждый раз приходилось писать ссылку заново.

––