Джагглинг. Осознанное управление личной эффективностью

Екатерина Кириенко, 2023

Временем управлять невозможно. Техники и приемы тайм-менеджмента помогают распоряжаться им разумнее, но и они работают не всегда. И что-же делать тем, кто хочет успеть все? Построить карьеру, найти время на хобби, полноценно уделить внимание семье и друзьям и о себе не забыть и все в один день? Все это возможно через управление личной эффективностью. Автор – Екатерина Кириенко – руководитель в крупной международной компании и мама двоих детей. За десять лет прошла путь от секретаря в маленьком НИИ до ведущего руководителя глобальной команды в международной компании. Она непонаслышке знает множество действенных практик саморазвития и повышения личной эффективности и делится ими на страницах этой книги. Переходя от главы к главе, вы научитесь видеть свою жизнь в новом необычном ракурсе, поймете, как влиять на свою эффективность через осознания и внутренние изменения, и вдруг обнаружите для себя время и ресурсы на все то важное, чем вы любите и хотите заниматься

Глава 1. Джагглинг — основа личной эффективности

Тайм-менеджмента недостаточно

С самого утра настроение было просто ужасным. Я пила кофе и злилась на все вокруг и на саму себя в первую очередь. День предстоял тяжелый. Длинный список рабочих дел: три важные конференции, презентация нового проекта руководству, днем надо обязательно вырваться в банк и взять справку для британской визы, а вечером родительское собрание у дочери в школе. Надо как-то умудриться найти время и приготовить обед. Прямо сейчас, за утро натискать маленького сына так, чтобы он до вечера не заскучал по маме. И раз уж все равно поеду в банк, по пути забежать к подруге на чашку кофе — это совсем рядом с банком, а мы так давно не виделись.

По себе знаю, что когда уже нахожусь внутри такого суматошного дня, то не успеваю замечать усталость и напряжение. Все ресурсы организма в боевой готовности — надо только следовать плану. Но в тихие минуты утра, когда все это еще впереди, и я только стою на старте, предвкушение сильного напряжения основательно портит мне настроение.

Такие перегруженные дни, недели или месяцы бывают у многих. Каждый из нас, в той или иной мере, управляем разными проектами в своей жизни. Дела рабочие, дела социальные, дела семейные, дела личные. А если ещё и по работе несколько параллельных проектов, плюс разносторонние личные увлечения, то количество таких суматошных дней растёт прямо пропорционально количеству задач.

Степан — мой коллега и прямой руководитель большей части сотрудников Новосибирского филиала нашей компании и управляется с семью проектами одновременно: личное время, бытовые и семейные дела, воспитание сына и четыре основных рабочих проекта. Распределение времени в жизни Степана выстраивается по классическому варианту. На первом месте работа, без нее никуда, из остальных проектов в приоритете время с сыном, затем семейные дела, а личное время — то, что в остатке.

Так все проекты в жизни человека можно условно разделить на три группы: личные, семейные и профессиональные. Если в каждой из сфер выделить по одному-два значимых проекта, то наберется как раз те шесть-восемь проектов, которые ведет практически каждый человек.

––

ПРОСТО СДЕЛАЙ ЭТО

Подумайте, сколько проектов вы сейчас ведёте? Какие сферы жизни наиболее явны для вас, и какие приоритетные проекты в каждой из них вы можете выделить прямо сейчас. Скорее всего, их число будет не более шести-восьми. Выпишите их куда-нибудь и пока оставьте. Мы вернёмся к этому списку в третьей части книги.

––

Есть и люди, чьи интересы настолько широки, а устремления настолько амбициозны, что количество одновременно идущих масштабных проектов может достигать десяти-пятнадцати. В конгломерат компаний Ричарда Брэнсона, основателя Virgin Group, входит более 15 компаний. Сфера интересов Олега Тинькова за всю историю его предпринимательства распространялась от производства пельменей и пива до основания банка, создания благотворительного фонда и организации собственной команды по шоссейному велоспорту.

Когда я вернулась к работе, моему сыну только исполнилось три месяца. Я планировала сосредоточиться на строгом выполнении минимума рабочих обязанностей, который был необходим, чтобы достаточно времени уделять сыну. В результате, всего два ключевых проекта: работа и сын. Остальное на периферии.

Тогда произошла удивительная вещь: то, что я не ушла с головой в рутину, позволило мне увидеть новые перспективы в моей работе и новые возможности для развития. Я активно взялась за собственный личностный рост — нашла несколько интересующих меня корпоративных тренингов и вступила в программу развития для руководителей, разработала корпоративную инициативу, направленную на изменения корпоративной культуры за счет нового неформального подхода к внутренней коммуникации, начала вести блог в Instagram, нацелилась на новую должность мечты в отделе, который занимался управлением процессами ведения документации и архивации, и сама не заметила, как однажды оказалась в том самом цейтноте, о котором писала выше.

Какое решение приходит вам в голову, когда вы задумываетесь о том, как же все-таки успеть все, что нужно? Скорее всего — обратиться к тайм-менеджменту. Поисковые системы ежемесячно получают около 60 тысяч таких запросов. Неудивительно, ведь каждый знает, чтобы успевать все, что важно и все, что хочется, надо научиться разумно распределять свое время. Я всегда думала точно также.

Начать стоит с того, чтобы каждое утро составлять список дел на день и следовать ему. Убедиться, что в этом списке есть не только рабочие дела, но также личные и семейные. Если не внести их в ежедневник, то есть шанс не найти на них время. Я читала об одной женщине-руководителе, которая рекомендовала вносить в ежедневник время на свидание с супругом, чтобы уж точно найти на это время.

Я всегда была уверена, что не стоит тратить ни минуты впустую. Максимально креативно подойти к своему планированию и совместить все, что только можно совместить. Готовить обед, слушая тренинг; гуляя с ребёнком, совершать рабочие звонки; поработать с большой таблицей в поезде; отправить отчёт из такси.

Ну, и наконец, если ты все равно не успеваешь, значит, ты недостаточно эффективно управляешь своим временем. Надо пройти ещё один онлайн-курс по планированию или купить книгу по тайм-менеджменту, все внедрить, и вот тогда точно начнешь все успевать.

Но в тот раз все пошло по-другому. Когда число конкурирующих проектов достигло десяти, пришло осознание, что я ничего не успеваю и уже несколько дней нахожусь в непрерывном цейтноте. Готовка, уборка и все бытовые дела отошли на второй план, сын, почувствовав мое напряжение, стал хуже спать по ночам, ухудшились отношения с дочерью, ведь больше не оставалось времени не то что на разговоры по душам, а на простые обнимашки между делом или перед сном. Редкие разговоры с мужем, нерегулярные посты в Instagram, количество непрочитанных писем в Outlook перевалило за сотню. Лишь каким-то чудом мне удалось тогда очень быстро оценить ситуацию и понять, что ускорение больше не работает, и ресурсы тайм-менеджмента исчерпали себя.

Чем быстрее вертелась моя жизнь, тем меньше я контролировала то, что в ней происходит. Как на карусели: все вокруг смешалось и размазалось. Тогда я решила проверить на практике выражение, увиденное где-то на просторах Интернета: чтобы все успевать, надо не ускоряться, а замедляться. Впервые в жизни, вопреки цейтноту, я стала замедляться — сначала больше из любопытства, но постепенно втягиваясь в процесс. Я потихоньку начала практиковать медитацию по приложению Lumosity, стала делать небольшие, но регулярные перерывы в работе, на чашку чая в тишине или на короткую прогулку. И через некоторое время ощущение непрерывного цейтнота отступило. В таком замедленном состоянии я как будто очнулась и, проанализировав то, что происходит в моей жизни, впервые допустила мысль: чтобы все успевать, тайм-менеджмента недостаточно.

На то есть две причины. Во-первых, с ростом собственной эффективности растет и список задач. Я бы даже сказала, что объем обязанностей сотрудников современных корпораций настолько раздут, что список их дел просто бесконечен. Ни в один момент времени отдельно взятый человек не сможет переделать все свои дела. Поэтому люди вынуждены расставлять приоритеты и посвящать свое время только тем делам, которые успевают. Даже если в одночасье человек станет в два раза эффективней, то это лишь увеличит объем дел, которые он может успеть в единицу времени, но никак не повлияет на весь список.

––

ПРОСТО СДЕЛАЙ ЭТО!

Для того чтобы замедлиться, пообещайте себе всю следующую неделю разделять приём пищи и работу. Не пить кофе за компьютером, просматривая почту. Или пообещайте себе выходить на короткую прогулку один раз в середине дня. Я уверена, что если очень постараться, то в любом загруженном дне всегда можно найти такие окна. Через неделю вы почувствуете, что темп вашей жизни действительно замедлился. Всего лишь благодаря таким простым шагам

––

Парадоксально, но более рациональное распределение времени не принесет нужных результатов и приведет лишь к пропорциональному увеличению количества дел в списке на день. В такой ситуации сможет помочь только работа с полным списком: пересмотреть все задачи со стратегической точки зрения, категорически отказаться от ненужных дел, расставить приоритеты и распределить ресурсы.

Более того, без стратегического управления проектами можно очень долго и весьма эффективно заниматься любой деятельностью, но в долгосрочной перспективе не получить никакого результата. Не понимая взаимосвязей между проектами, невозможно грамотно расставить приоритеты. Таким образом, будет сложно отказаться от ряда задач, что в свою очередь приведет лишь к тому, что с ростом эффективности список дел будет расти пропорционально.

Вторая, на мой взгляд, причина, по которой тайм-менеджмент не всегда работает — это то, что методики планирования, целеполагания, управления временем чаще всего направлены вовне: на то, как человек взаимодействует с реальным миром. Но внешняя ситуация является лишь отражением того, что происходит у человека внутри. Любая система тайм-менеджмента лечит лишь симптомы заболевания, но никак не влияет на его источник. Например, никакие методики целеполагания и планирования не помогут человеку быстрее добиться цели, если эта цель на самом деле «чужая», не его. Если менеджер по продажам не «горит» своим продуктом, то и продавать ему будет сложнее. Если вы никогда не мечтали о корпоративной карьере, но пошли работать в корпорацию по настоянию близких или потому что «это престижно», то маловероятно что вы построите успешную карьеру.

Никакие техники увеличения личной эффективности не сделают продуктивным человека, который не любит свою работу и не видит в ней никакого смысла. Лишь трансформируя себя и активно управляя своими внутренними состояниями, человек может научиться управлять своим временем и жизнью. Более того, все внешние инструменты мы вынуждены применять снова и снова, в то время как изменив самих себя, мы навсегда изменим нашу продуктивность.

Если же не брать управление состояниями в расчет и двигаться к цели напролом, рано или поздно произойдет критический спад продуктивности, в связи с проблемами со здоровьем или эмоциональным выгоранием. Поэтому в ситуациях с высоким уровнем нагрузки и ответственности чрезвычайно важно отслеживать свое состояние и управлять им.

Вывод напрашивается сам по себе — тайм-менеджмент лишь один из трёх основных компонентов личной эффективности. Остальные два — это управление своими состояниями (statemanagement) и управление проектами (project management). Я поняла, что это как раз то, чего мне не хватало.

Как корабль назовешь

Впервые задумавшись о том, что мое состояние напрямую влияет на мою продуктивность, я стала размышлять о способах проактивного воздействия на него. С одной стороны, все очевидно: достаточное количество сна, правильное питание и регулярная физическая нагрузка дают хорошие результаты. С другой — этого не всегда достаточно. Тут на ум пришла народная мудрость: если не можешь изменить ситуацию, измени свое отношение к ней. Значит, надо просто изменить свое отношение к тому, что я делаю.

Это понимание пришло ко мне в тот самый суматошный день, когда казалось, что успеть все просто невозможно. Каждый раз, когда я мысленно возвращалась к внушительному списку дел, меня охватывал ужас. Но вдруг весь этот ужас и все напряжение были вызваны не длиной списка и нависающим дедлайном, ведь в конце концов я все успела. Вдруг мое оцепенение — это результат исключительно восприятия этого дня как ужасного и напряженного. Примерно, как в поговорке «как корабль назовете, так он и поплывет».

О таком подходе пишет Тимоти Голви в своей книге «Работа как внутренняя игра». Взрослые люди часто воспринимают свою работу как что-то неприятное и тяжелое, что необходимо делать ради получения дохода или признания. Именно такое восприятие и заставляет людей, находясь на работе, чувствовать усталость и напряжение. При этом, если осознанно договориться с самим собой и изменить ваше собственное внутреннее определение слова «работа», то изменятся и ваши ощущения от нее. Например, слово «хобби» чаще всего вызывает приятные ассоциации как деятельность из интереса. Даже если хобби доставляет физические неудобства, мы миримся с ними и не воспринимаем их как нечто тягостное. Знали ли вы, что тренировки хоккеистов-любителей на льду крупных ледовых дворцов обычно проходят рано-рано утром, поскольку все дневное и вечернее время обычно занимают тренировки профессиональных спортсменов? И любители поиграть в хоккей счастливы вставать в четыре часа утра в выходной день ради возможности делать это на профессиональном льду.

––

ПРОСТО СДЕЛАЙ ЭТО!

Подумайте и сформулируйте ваше сегодняшнее определение работы. Запишите его. Проанализируйте, почему именно такое определение сформировалось у вас? Какие события вашей жизни повлияли на это?

А теперь подумайте, как следует изменить ваше определение, чтобы оно лучше соответствовало вашим целям? И переформулируйте его.

––

Тот факт, что наше отношение к ситуации влияет на то, как сильно она, в свою очередь, сказывается на нас, доказали исследователи Йельского университета. Изучая реакцию организма на стресс, они разработали шкалу оценки восприятия стресса, которая показывает, насколько человек считает стресс опасным для себя, с одной стороны, или же полагает, что стресс, напротив, делает его сильней. Оказалось, что организм человека реагирует на стресс (не только психологически, но и биологически как выброс кортизола — гормона стресса) в зависимости от внутреннего отношения к стрессу. Более того, просто видеоролик о том, как стресс положительно влияет на организм, способен изменить отношение человека к нему и, соответственно, уменьшит негативные последствия от стресса на организм.

Хорошая новость — изменение точки зрения становится отличным инструментом для управления своим собственным состоянием. Когда вы ведете десяток проектов одновременно и начинаете относится к этому как к чему-то непосильному и совершено изматывающему, именно такой эффект это и будет на вас оказывать. Много проектов — плохо. Значит, буду чувствовать себя нехорошо. Но если научиться воспринимать все это множество как увлекательный калейдоскоп, то можно получать от этого удовольствие.

Обо всех преимуществах множества параллельных проектов я расскажу в третьей главе. Пока же, вот вам интрига — возможен и другой подход к решению этой проблемы. Что, если сделать шаг назад, и начать воспринимать множество поставленных задач и целей в разных областях как один большой проект?

Сила трех

В момент ключевых карьерных изменений, когда я вот-вот должна была получить должность мечты и начать воплощение своей инициативы по корпоративной культуре, я попала в авторскую программу Филиппа Гузенюка «Личная траектория развития». Понимая, что в первые недели работы в новом окружении я создаю то впечатление, которое останется обо мне на долгие годы, я решила, что поддержка профессионального коуча на этом этапе будет не лишней. Именно в ходе работы с моим коучем, Ольгой Шуваловой, ко мне впервые пришло понимание того, как изменить точку зрения на весь объем моих проектов.

На очередной сессии она спросила меня, на чем мне хотелось бы держать фокус в течение следующих нескольких недель? Какую ключевую задачу стоит решать в первую очередь? Тогда у меня не было ответа на эти вопросы — я не готова была расставлять приоритеты и откладывать хоть что-то на потом. И тут трансформирующая сознание метафора пришла в голову сама. «Ольга, — говорю я, — если представить, что все мои проекты, которые сейчас идут, это мячики, то весь ближайший месяц я бы хотела держать фокус на жонглировании ими.»

Вот так просто, одним принятым мною решением множество задач и «непосильная» ноша превратились в один большой проект под названием «Жонглирование проектами». Позже, в процессе написания этой книги, я подумала, что жонглирование мячиками и жонглирование проектами — это все-таки не одно и то же, ведь ментальное жонглирование проектами гораздо более комплексный процесс, и решила переименовать свой большой проект, а также и всю систему, заменив жонглирование на англицизм «Джагглинг» (англ. Juggling).

В самой идее джагглинга нет ничего нового. Наверняка вы не раз слышали глагол «жонглировать» по отношению к списку задач или к сферам жизни. Но в этой простой метафоре заключено гораздо больше. Она несет в себе глубинную трансформацию того опыта, который человек переживает, работая по разным направлениям одновременно. Она позволяет по-новому взглянуть на личную эффективность и на то, как человек может организовать свою жизнь. При таком подходе больше не надо искать баланс между работой и личной жизнью, противопоставляя их друг другу. При объединении всех значимых проектов в один большой открывается огромный творческий потенциал.

Во-первых, смена точки зрения на множество идущих проектов — это проактивное управление своим состоянием. Я чувствовала гнетущее напряжение и смогла избавиться от него лишь изменив свое отношение к ситуации. Сюда же я бы отнесла развитие ключевых качеств жонглера: человека, умеющего эффективно жонглировать проектами. Вся работа в направлении state-management направлена внутрь человека, она меняет его мышление и способы взаимодействия с окружающим миром. Подробнее об этом пойдет речь во второй части книги.

Во-вторых, джагглинг включает в себя непосредственную работу с шариками, с теми проектами, которыми будем жонглировать. В теории управления проектами есть два схожих понятия:

— управление множеством проектов — это способы эффективного управления несколькими проектами;

— управление портфолио проектов — понимание того, как правильно подобрать проекты для портфолио.

На мой взгляд, они отлично дополняют друг друга. Не уделив особого внимания тому, какие проекты выбрать для своего портфолио, можно оказаться в ситуации, когда никакое эффективное управление проектами уже не помогает.

В направление project-management я включила не только работу внутри каждого проекта (постановку целей, распределение ресурсов, отслеживание прогресса и т.д.), но и стратегический выбор проектов, их количество и взаимосвязи между ними.

И, наконец, куда же без рационального распределения времени. Направление time-management позволяет грамотно планировать время, распределять нагрузку как внутри каждого проекта, так и при жонглировании в целом. Без методов управления временем невозможно организовать эффективную работу и укладываться в сроки, установленные извне, и что гораздо важнее — изнутри.

В целом всю систему джагглинга можно представить на схеме ниже (рис.1). Успешная работа по всем фронтам возможна только при объединении усилий, направленных на управление временем, проектами и состояниями.