Организация работы с документами по личному составу (персоналу)

Е. В. Клочкова, 2009

Данное издание содержит различные виды кадровых документов, предназначенных для оформления приема на работу, ведения личных дел работников, переводов на другую работу, а также раскрывает порядок увольнения, предусмотренный Трудовым кодексом Российской Федерации, и правила заполнения трудовой книжки.

Глава 2

Прием на работу

2.1. Правила приема на работу

Прием на работу производится на основании заявления гражданина. Основанием может послужить и письменный трудовой договор. Прием на работу на предприятие обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора; приказа о приеме на работу; личной карточки (формы Т-2).

Заявление чаще всего пишется от руки, но предприятие может иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указываются должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т. п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Реквизиты заявления при приеме на работу:

— адресат;

— автор;

— наименование вида документа;

— текст;

— отметка о наличии приложения;

— подпись;

— дата.

В реквизитах «автор» указывают фамилию, имя, отчество (полностью) и домашний адрес (иногда — номер телефона, паспортные данные).

После того как заявление подписывается руководителем, оно подшивается в личное дело работника. Однако ТК РФ не предусматривается написание заявления о приеме. Согласно ст. 57 ТК РФ основанием для издания приказа о приеме на работу служит трудовой договор.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу гражданином заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу. Трудовой договор, подписанный руководителем организации и работником, хранится в личном деле работника.

2.2. Трудовой договор

Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 ТК РФ).

В данное время среди документальных форм реализации прав граждан на труд договор можно признать основной формой, так как именно он лучше всего отвечает потребностям рыночных трудовых отношений, основанных на наемном характере труда.

Трудовой договор является основанием возникновения и существования во времени трудовых правоотношений, т. е. прав и обязанностей работника и работодателя, и выполняет функцию специфического регулирования. Трудовой договор призван индивидуализировать трудовые правоотношения применительно к личности работника и конкретного работодателя. Именно посредством трудового договора обычно осуществляется включение гражданина-работника в трудовой коллектив организации. После заключения трудового договора гражданин становится работником данной организации, и на него полностью распространяется трудовое законодательство и действие всех локальных правовых актов нормативного характера, принятых в данной организации.

Таким образом, трудовой договор является основным документом, который регулирует трудовые отношения между работником и его работодателем, тем документом, который фиксирует письменное соглашение между организацией и частным лицом об установлении трудовых отношений и регулирует эти отношения.

Реквизиты трудового договора:

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер документа;

— место составления;

— текст;

— подписи;

— печать.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должностные обязанности, должность и т. д. Текст договора должен подробно указывать условия работы, оплату труда, права и обязанности работника, условия отдыха, социального страхования, дату начала и окончания работы. Договор может содержать и другие условия (например, испытательный срок, совмещение профессий (должностей), повышение квалификации, дополнительный отпуск и т. д.). Следовательно, можно говорить о двух видах условий трудового договора — основные и дополнительные.

К основным условиям трудового договора относятся соглашения о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора; об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора, которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника (например, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии или, как часто сейчас бывает, установление испытательного срока).

При заключении трудового договора по соглашению сторон может быть установлен испытательный срок в целях проверки соответствия принимаемого работника поручаемой ему работе. Такое испытание устанавливается независимо от опыта и квалификации принимаемого работника, и оно должно быть оговорено в трудовом договоре, а также в приказе о приеме на работу. На таких условиях трудового договора можно предложить работнику составить и подписать личный план работы на период всего испытательного срока. Этот документ будет важен для каждой из сторон, поскольку по результатам достигнутого за время испытания работодатель будет принимать решение об успешности прохождения испытательного срока.

Работник может быть уволен без согласования с профсоюзом и без выплаты выходного пособия при неудовлетворительных результатах испытания. В этот испытательный срок не будут засчитываться время болезни и другие периоды отсутствия работника на работе по уважительным причинам. В таких случаях срок испытания продлевается на то число дней, которые он отсутствовал на работе. Назначать срок испытания свыше предусмотренного законом или продлевать срок после заключения договора администрация не имеет права, если даже было согласие на это работника. Сроки испытания исчисляются в календарных днях, и в них включаются нерабочие дни. Если в трудовом договоре отсутствуют условия об испытании, это означает, что работник принят на работу без испытательного срока.

Срок испытания может быть установлен до трех месяцев и в некоторых случаях по согласованию с профсоюзным комитетом до шести месяцев. При заключении трудового договора сроком от двух до шести месяцев испытание для работника не может превышать двух недель.

По истечении испытательного срока, если работник еще продолжает работать, он считается выдержавшим испытание, и увольнение возможно только на общих основаниях. Но испытательный срок устанавливается не для всех работников. Есть категория лиц, для которых ТК РФ запрещает испытание.

В соответствии со ст. 70 ТК РФ испытание при приеме на работу не устанавливается для:

— лиц, избранных по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;

— беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 1,5 лет;

— лиц, не достигших возраста 18 лет;

— лиц, окончивших имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности в течение одного года со дня окончания образовательного учреждения;

— лиц, избранных на выборную должность на оплачиваемую работу;

— лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;

— лиц, заключающих трудовой договор на срок до двух месяцев;

— иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором.

Не редко возникает вопрос, обязательно ли заключать трудовой договор в письменной форме или же можно ограничиться устной формой? Ответ на этот вопрос дает ТК РФ. Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами и в связи с этим имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр договора хранится в организации, второй у работника.

Но даже если трудовой договор не оформлен надлежащим образом, он все равно считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с работником трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. Если работник принят на предприятие без заключения трудового договора, это является нарушением трудового законодательства, и в случае проверки государственный трудовой инспектор оштрафует руководителя данного предприятия.

Также существуют моменты, когда при заключении трудового договора предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, которые не относятся к работодателям, или составления данных документов в большем количестве экземпляров. Например, трудовой договор может быть заключен с учащимся, достигшим возраста 14 лет, для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью и не нарушающего процесса обучения, только с согласия одного из родителей (попечителя) и органа опеки и попечительства (ст. 63 ТК РФ).

Необходимо отметить, что при заключении трудового договора российским законодательством предусмотрен ряд гарантий. Запрещается отказывать в приеме на работу и заключении трудового договора:

— гражданам, не имеющим регистрации в конкретном населенном пункте. Данный отказ нарушает право граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства, гарантированное Конституцией РФ (ч. 1 ст. 27), Законом РФ от 25 июня 1993 г. № 5242-1 «О праве граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации», а также противоречит ч. 2 ст. 64 ТК РФ, запрещающей ограничивать права или устанавливать какие-либо преимущества при заключении трудового договора по указанному основанию;

— женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей;

— работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы. Невыполнение данного обязательства может быть обжаловано в суд или инспекцию труда, которые могут обязать работодателя заключить трудовой договор;

— гражданам по мотивам, связанным с возрастом;

— ВИЧ-инфицированным на основании наличия у них ВИЧ-инфекции (ст. 17 Федерального закона от 30 марта 1995 г. № 38-ФЗ «О предупреждении распространения в Российской Федерации заболевания, вызываемого вирусом иммунодефицита человека (ВИЧ-инфекции)»);

— молодым рабочим по окончании профессионально-технических учебных заведений, направленным по организованному набору рабочих;

— лицам, направленным на предприятие в счет квотирования.

Квота — минимальное количество рабочих мест для соответствующей категории граждан, которых работодатель обязан трудоустроить в данной организации. Право на установление квот при приеме на работу имеют органы местного самоуправления, которые определяют их с учетом ситуации, складывающейся на рынке труда, по представлению соответствующих территориальных органов государственной службы занятости населения с участием органов по труду. При определении квоты устанавливается ее размер для каждой категории граждан и конкретной организации со среднесписочной численностью 35 человек и более.

Кроме того, лица, относящиеся к малочисленным народам, имеют право на первоочередной прием на работу по своей специальности в организации традиционных отраслей хозяйствования и традиционных промыслов малочисленных народов, создаваемых в местностях их традиционного проживания и хозяйственной деятельности (ст. 8 Федерального закона от 30 апреля 1999 г. № 82-ФЗ «О гарантиях прав коренных малочисленных народов Российской Федерации»).

2.3. Виды трудового договора

Существуют следующие виды заключения трудового договора:

1) бессрочный трудовой договор (на неопределенный срок);

2) срочный трудовой договор:

— на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен ТК РФ и иными федеральными законами;

— срок действия органичен временем выполнения определенной работы.

Срочный трудовой договор — это договор с ограниченным сроком действия (не более пяти лет). Данный договор заключается в случаях временной замены отсутствующего работника или если необходимо выполнить временную работу, а также на период болезни работника. Например, бухгалтер ушел в отпуск по уходу за ребенком, на этот период заключается срочный трудовой договор с другим работником с указанием в графе: «Настоящий трудовой договор заключен на период отпуска по уходу за ребенком гражданки Н.». Надо обратить внимание на то, что при заключении срочного трудового договора необходимо по возможности избегать точных сроков его действия, используя формулировки типа: «На период болезни….», «До подписания акта о сдаче-приемке работ…» и подобные — для избежания нежелательных последствий. По истечении срочного трудового договора он должен быть расторгнут, а работник — уволен. Естественно, что вы при необходимости можете заключить новый трудовой контракт с данным работником, но только он должен быть оформлен на работу заново. Самая распространенная ошибка или, как правило, сознательное нарушение ТК РФ — это необоснованное заключение срочных трудовых договоров. Чтобы держать подчиненных «в тонусе» и в случае необходимости быстро отделаться от неугодного работника, руководители предприятий подменяют бессрочный трудовой договор срочным. Но чтобы руководитель предприятия этим не злоупотреблял, в законодательстве запрещается заключение срочных договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных работникам, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок. Согласно ст. 59 ТК РФ срочный трудовой договор по инициативе работодателя либо работника может заключаться:

— на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы;

— на время выполнения временных (до двух месяцев) работ, а также сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода времени (сезона);

— с лицами, направляемыми на работу за границу;

— для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности организации (реконструкции, монтажных, пусконаладочных и других работ);

— для проведения работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг;

Конец ознакомительного фрагмента.