Организация работы с документами по личному составу (персоналу)

Е. В. Клочкова, 2009

Данное издание содержит различные виды кадровых документов, предназначенных для оформления приема на работу, ведения личных дел работников, переводов на другую работу, а также раскрывает порядок увольнения, предусмотренный Трудовым кодексом Российской Федерации, и правила заполнения трудовой книжки.

Глава 1

Виды кадровых документов

Внутренние документы предприятия, с которыми непосредственно ведут работу сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на следующие группы:

— локальные нормативные акты;

— документы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства;

— документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования;

— документы, необходимые для привлечения иностранных работников. В свою очередь данные документы подразделяются на группы и подгруппы.

Локальные нормативные акты — это документы, которые разрабатываются для регламентации трудовых отношений в определенной организации с целью установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с положениями законов и иных нормативных правовых актов, коллективных договоров и соглашений. Эти документы определяют общие принципы работы предприятия, устанавливают режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, систему оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются локальные нормативные акты в соответствии с действующим трудовым законодательством. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в ТК РФ (например, штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в соответствующую государственную инспекцию труда, работники без каких-либо проблем могут оспорить неправовую норму внутреннего документа. Следует отметить, что локальные нормативные акты подразделяются на:

1) документы обязательного характера, т. е. предусмотренные ТК РФ:

— коллективный договор;

— структура предприятия и штатное расписание (форма Т-3);

— правила внутреннего трудового распорядка;

— положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне);

— положение о защите персональных данных;

— должностные инструкции;

— график предоставления отпусков (форма Т-7);

— положение об оплате труда;

2) документы рекомендательного характера:

— положение о персонале;

— положение об аттестации (оценке) персонала;

— положение о структурном подразделении;

— план работы кадровой службы;

— прогноз недостатка кадровых единиц.

Документы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства.

К ним относятся:

— инструкция по ведению кадрового делопроизводства;

— табель форм документов по работе с персоналом;

— альбом форм документов по работе с персоналом;

— регистрационные книги. Регистрационные журналы (книги) ведутся на предприятии для учета кадровой документации (например, приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел). Правильный учет документа с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации придает ему юридическую силу.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета приказов по личному составу или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается на предприятии в свободной форме:

— книга регистрации трудовых договоров;

— книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;

— книга регистрации приказов;

— книга регистрации протоколов;

— книга регистрации актов;

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

— книга регистрации личных дел;

— трудовой договор;

— договор о полной индивидуальной материальной ответственности;

— договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;

— внутренняя служебная переписка. Внутренняя переписка на предприятии используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку, а затем обращается к руководителю предприятия с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, руководитель структурного подразделения направляет в адрес руководителя предприятия представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами предприятия, а также между должностными лицами и руководством предприятия. Существует несколько видов служебной переписки:

письмо о переводе;

заявление;

докладная записка;

объяснительная записка;

протокол;

представление:

представление о переводе;

представление о поощрении;

представление об увольнении и др.;

— распорядительные документы. К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя, с помощью которых он осуществляет полномочия по управлению предприятием, предусмотренные уставом. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы. К первой группе относятся приказы по основной деятельности предприятия — по производственным вопросам, об утверждении штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации и т. д. Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность предприятия в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Ко второй — приказы по личному составу (например, приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях). Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России: приказы по кадровому составу; унифицированные формы (утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Это приказ (распоряжение) о: приеме работника на работу (форма Т-1); приеме работников на работу (форма Т-1а); переводе работника на другую работу (форма Т-5); переводе работников на другую работу (форма Т-5а); предоставлении отпуска работнику (форма Т-6); предоставлении отпуска работникам (форма Т-6а); прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8); прекращении действия трудового договора с работниками (форма Т-8а); направлении работника в командировку (форма Т-9); направлении работников в командировку (форма Т-9а); поощрении работника (форма Т-11); поощрении работников (форма Т-11а); командировочное удостоверение работника (форма Т-10); служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а); а также: приказы, имеющие произвольную форму о (об): вынесении взысканий; изменении анкетно-биографических данных; установлении профессии; присвоении разряда; совмещении профессий (должностей); установлении надбавки; замещении временно отсутствующего работника; дежурстве; привлечении к сверхурочным работам; изменении режима работы;

— первичные учетные документы: личная карточка работника (форма Т-2); личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС); учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4); табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12); табель учета использования рабочего времени (форма Т-13); акт о приеме работ (форма Т-73);

— личные документы: трудовая книжка; документы личного дела (например, личный листок по учету кадров, анкета поступающего на работу, дополнение к личному листку по учету кадров, копии документов об образовании, автобиография, характеристика, рекомендательное письмо);

— информационно-справочные документы; уведомление о: предстоящем увольнении; сокращении штата; праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе; праве отказаться от работы в ночное время; получении трудовой книжки; справка с места работы.

Документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования:

— анкета застрахованного лица (форма АДВ-1);

— заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2);

— заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3);

— опись документов, передаваемых работодателем (форма АДВ-6);

— справка о соответствии (форма АДВ-7);

— индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-1).

Документы, необходимые для привлечения иностранных работников:

1) заявление о выдаче заключения на привлечение и использование иностранных работников;

2) заявление о выдаче иностранному гражданину или лицу без гражданства разрешения на работу.

Уже по данному списку можно судить, что разобраться с таким количеством документов довольно-таки сложно. Возникает вопрос: что делать в данной ситуации, с чего начинать, чтобы оптимально организовать документооборот в кадровой службе? Далее мы выделим самые необходимые документы кадровой службы, которые относятся непосредственно к работающему персоналу предприятия.

Документация по кадрам (личному составу, персоналу) — это совокупность документов, которые фиксируют трудовую деятельность работников.

Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности, т. к. они являются самыми важными документами в кадровой службе персонала. К таким документам относятся:

— трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

— приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

— трудовые книжки;

— личные карточки формы Т-2;

— личные дела;

— лицевые счета по заработной плате.

Прием работника на постоянную работу на предприятие должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:

Схема 1

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор. После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

При переводе работника на другую должность в рамках фирмы порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме.

Схема 2

Руководитель предприятия, фирмы издает приказ по кадровому составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Увольнение работника производится по следующей схеме:

Схема 3

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю. Руководитель предприятия (фирмы) издает приказ по кадровому составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником. После краткого ознакомления с организацией кадровой работы подробнее разберем каждый документ, приказ по кадровому составу.