12 шагов построения эффективных бизнес-процессов. Руководство

Дарья Николаевна Дубровская, 2023

В книге автор делится личным профессиональным опытом. Предлагает вместе заглянуть на промышленное производство и пройти путь построения системы бизнес-процессов. 12 глав-шагов помогут:● навести порядок в процессах компании;● преодолеть сопротивление команды;● сократить издержки;● повысить производительность труда;● найти точки роста в бизнесе.Каждая новая глава последовательно погружает в устройство процессного подхода – от заявки до отгрузки. Получится ли у автора-эксперта дойти до намеченной цели без ошибок и сбоев? Приведет ли он бизнес к механизму, работающему быстро и бесперебойно?Книга представляет ценность для руководителей, специалистов по развитию бизнес-процессов, предпринимателей.

Глава 3. Как выстроить архитектуру процессов в броуновском движении?

Вечер среды. Почти семь, выхожу из офиса. Нужно выполнить намеченные задачи: личные, бытовые, снова рабочие. На улице +30, и тополиный пух попадает в глаза, уши, нос. Дышать становится невозможно. «Прям броуновское движение^[9] каких-то белесых частиц, — недовольно размышляю. — Почти как мои мысли, они хаотично ищут пристанище».

Почему появляется хаос в голове? В первую очередь размытость ситуации возникает от нечетко заданных условий. Эти размышления приводят к простейшей математике. Получается, что должно быть условие задачи с известными параметрами. Нужна ясность в понимании, к чему движемся. Тогда найдется решение. Однако за рабочий день «прилетает» множество незначимых «пуховых частиц», которые легко могут вывести из равновесия. Выходит, необходимо отсечь ненужное и расставить приоритеты.

И вот возникает вопрос: как расставить приоритеты в задачах, которые валятся, как тополиный пух? Действуем в размеренном темпе и каждой задаче или вопросу присваиваем степень важности.

Иногда наши мысли превращаются в броуновское движение: мечутся от одной проблемы к другой. Тогда берем лист бумаги и ручку. Фиксируем мысли: они уже не потеряются и обязательно будут выполнены. А дальше расставляем записи по срочности — и вуаля! Наши мысли превращаются в шкафчики с книгами, стоящими по удобной схеме. Теперь берем каждую книгу по очереди и решаем тот или иной вопрос.

Все-таки здорово, что в школе знакомят с математикой и физикой. Благодаря точным наукам любой вопрос можно переложить в алгоритм действий или создать систему правил поведения в определенной ситуации. Мне, как математику по образованию, подобные схемы-образы даются проще и нагляднее. Осложнить ситуацию может только реальный тополиный пух, а остальные проблемы нетрудно решить с помощью науки и здравого смысла.

Я не просто так привожу ассоциацию с несвязным движением частиц. Дело в том, что в любой компании без четко разработанной модели сотрудничества между отделами и подразделениями не будет порядка. Иначе говоря, появится хаотичность, похожая на бесконечное броуновское движение. Теперь возникает резонный вопрос: как этого избежать? Думаю, многие догадались, что нужно придумать и зафиксировать схему взаимодействия между людьми.

Определения

Схема бизнес-процесса — описание действий, которые нужно совершить для достижения результата. Выглядит как цепочка или блоки, следующие друг за другом. Схема бизнес-процесса:

• дает полную визуальную картину процесса;

• определяет и фиксирует место каждого ответственного за шаги в процессе;

• отражает последовательность действий;

• систематизирует описание шагов.

После определения входа, выхода и краткой фиксации шагов участникам группы по бизнес-моделированию рекомендуется договориться об архитектуре процесса. Важно, чтобы все описываемые процессы были зафиксированы по одной схеме или одной нотации.

Архитектура бизнес-процессов — совокупность всех взаимосвязанных процессов в компании.

Нотация — это система символов, графических элементов, логических связей между ними, позволяющая описать бизнес-процессы в компании на понятном для всех участников языке. Это алгоритм или блок-схема, которую моделируют на производстве, чтобы сделать процессы прозрачными.

В этой главе и далее я буду ссылаться на сайт разработчика системы по моделированию бизнес-процессов Business Studio^[10]. Считаю, что нет смысла искать новые определения сущностей бизнес-моделирования. Эти понятия давно описаны известными авторами и разработчиками.

Знание различных нотаций позволит вам, как собственнику бизнеса или нанятому разработчику, выбрать модели, подходящие именно для вашей компании.

Нотации моделирования бизнес-процессов

Нотация IDEF0

Наиболее популярная нотация моделирования бизнес-процессов, основанная на методологии структурного анализа SADT^[11]. Методология IDEF0 — это методология моделирования, позволяющая создать функциональную модель, отображающую структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции (рис. 3). Бизнес-процессы в нотации IDEF0 представляются в форме прямоугольника, а стрелки отражают связь с другими процессами и внешней средой.

Особенности нотации:

• возможность декомпозировать процессы на подпроцессы и строить иерархические модели бизнес-процессов;

• выделение четырех типов стрелок: вход, управление, механизм (позволяет более гибко описывать логику использования входов в процессе с целью последующего анализа) и выход.

Нотация IDEF0 используется для создания верхнего уровня модели бизнес-процессов. Построение IDEF0-диаграммы верхнего уровня обеспечивает наиболее общее или абстрактное описание объекта моделирования. На нижнем уровне для описания алгоритма (сценария) выполнения процесса допустимо сменить стандарт IDEF0 на нотации Процесс, Процедура, EPC или BPMN 2.0.

Рис. 3. Нотация IDEF0.

Нотация Процесс

(Basic Flowchart в Visio)

Нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow^[12]). Применяются графические элементы: событие, процесс, решение, два типа стрелок — стрелки предшествования и стрелки «Поток объектов».

Нотация Процесс поддерживает декомпозицию на подпроцессы (рис. 4). Нотацию можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.

Рис. 4. Нотация Процесс.

Нотация Процедура

(Cross-Functional Flowchart в Visio)

Нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Дополнительно к графическим элементам, применяемым в нотации Процесс, используются дорожки (Swim Lanes), обозначающие организационные единицы — исполнителей действий процесса.

Нотация Процедура поддерживает декомпозицию на подпроцессы (рис. 5). Нотацию Процедура можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.

Рис. 5. Нотация Процедура.

Нотация BPMN 2.0

Нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Появилась в качестве стандарта моделирования в 2011 году. Нотация BPMN 2.0 предназначена как для моделирования бизнес-процессов, так и для их исполнения (рис. 6). Она доступна для понимания и удобна бизнес-аналитикам и разработчикам, которые занимаются автоматизацией исполнения процессов. Для экспорта схемы процесса в BPMS-систему Business Studio использует стандарт XPDL^[13].

В Business Studio представлено два типа диаграмм BPMN 2.0 — диаграммы процессов и диаграммы взаимодействия процессов. Используются следующие графические элементы: процессы, события, шлюзы; три типа стрелок: поток управления, поток сообщений, ассоциации; объекты: документы, информация, сообщения, базы данных. Важно, что в Business Studio все элементы диаграмм BPMN являются объектами репозитория.

В Business Studio можно построить иерархическое дерево процессов с помощью нотации BPMN, то есть осуществить декомпозицию процессов.

Для процесса BPMN можно автоматически сформировать регламент и другие отчеты. Эта нотация применяется преимущественно для описания процессов нижнего уровня, особенно со сложной логикой исполнения.

Рис. 6. Нотация BPMN 2.0.

Нотация EPC

(Event-driven Process Chain)

Нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Диаграмма, описанная в нотации EPC (событийная цепочка процессов), представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций (рис. 7). Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие ее. В нотации EPC ветвление стрелок осуществляется с использованием операторов.

Нотация EPC поддерживает декомпозицию на более низкие уровни. Диаграмма декомпозируемой функции EPC может быть описана только в нотациях EPC или BPMN 2.0. Нотацию EPC можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.

Конец ознакомительного фрагмента.

Примечания

9

Бро́уновское движе́ние (бра́уновское движе́ние) — беспорядочное движение микроскопических видимых взвешенных частиц твердого вещества в жидкости или газе, вызываемое тепловым движением частиц жидкости или газа. В 1827 г. открыл ботаник, морфолог Роберт Броун.

10

Business Studio — система для описания, оптимизации и регламентации бизнес-процессов в компании, построения корпоративной архитектуры. Информация взята: Business Studio. Проектирование организации: [портал]. URL: https://www.businessstudio.ru/products

11

Методология SADT подробно представлена в монографии Марка Д. и МакГоуэна К. «Методология структурного анализа и проектирования SADT», Москва, 1993.

12

Workflow — это система обеспечения выполнения задач, поставленных перед исполнителями в рамках процессного управления, то есть система, координирующая выполнение операций, составляющих бизнес-процессы.

13

XPDL (англ. Process Definition Language, «язык описания процессов») — язык, предназначенный для описания определений и реализаций процессов как в графическом, так и в семантическом виде. Является международным стандартом, разработкой консорциума Workflow Management Coalition[en].