Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

Грэм Олкотт, 2012

Тайм-менеджмент умер. Сегодня работа стала более сложной, чем когда бы то ни было. Мы работаем над несколькими проектами одновременно. 7 дней в неделю 24 часа в сутки мы на связи. Нас атакуют новости, новые инструкции, регламенты, отчеты. Зачастую в шесть вечера мы обнаруживаем, что в нашем списке дел не вычеркнут ни один пункт, и задумываемся, на что же ушел весь день? Настало время думать по-новому. Работать, как Продуктивный Ниндзя. Ниндзя относится к электронной почте безжалостно и оригинально. Ниндзя использует уловки и маскировку, чтобы избежать бесполезных встреч и поручений. Он энергичен, сосредоточен и невозмутим в самых стрессовых ситуациях. Ниндзя работает с абсолютной увлеченностью. В своей книге Грэм Олкотт, основатель успешной тренинговой компании, учит навыкам Продуктивного Ниндзя, овладев которыми вы сможете достичь максимальных результатов в работе – без дополнительных усилий, без переработки, а лишь за счет умного подхода к своим целям, обязанностям и возможностям.

3. Управление вниманием

«Мы просто хотим целиком посвятить себя искусству. Все мы стремительно движемся к могиле. А картину, которую мы не напишем, не напишет никто другой. Поэтому мы не должны тратить время на покупки или готовку. Жизнь, посвященная искусству, очень, очень проста».

Гилберт Прош, британский художник из группы «Гилберт и Джордж»

«Мы научились освобождать голову. Это великолепно. Перед нами словно открывается пустыня, с которой мы можем делать все, что захотим».

Джордж Пассмор, британский художник из группы «Гилберт и Джордж»

О тайм-менеджменте написано огромное множество книг. А вот о более тонком искусстве управления вниманием не написано почти ничего. В этой главе мы с вами обсудим основные привычки по менеджменту внимания, которые помогут вам добиться статуса продуктивного ниндзя. Мы сосредоточимся на том, что поможет вам управлять вниманием четырьмя способами:

1. Распределение работы соответственно уровню внимания.

2. Защита внимания от отвлечений.

3. Повышение внимания путем оптимизации работы мозга.

4. Создание новых «карманов внимания».

Но прежде чем начать, давайте поговорим о том, почему управление вниманием так важно в эпоху информационной перегрузки.

Умственный труд делает вас не просто исполнителем, но одновременно и управляющим

Помните времена, когда ваша работа не нуждалась ни в чьей оценке? Вы работали за стойкой бара или на кондитерской фабрике. Есть такая работа — укладывать вишенки на пирожные, которые плывут по конвейеру. Работа настолько простая, что ее можно выполнить в полусне: вы просто кладете вишенку на пирожное, а потом на следующее, а потом на следующее… Никакой прокрастинации, никаких возможностей выставить себя в невыгодном свете или потерять контроль над ситуацией. А когда смена кончается, вы просто выбрасываете работу из головы и живете собственной жизнью. Такие работы ценны тем, что они практически не требуют внимания, ими можно заниматься даже с похмелья, и хорошая форма для них не требуется. Звучит соблазнительно, верно? Кроме того, показатель успеха на подобной работе очень простой — если вы уложили все вишенки на все пирожные, значит, вы победили. Если у вас осталась половина вишен, а половина пирожных осталась не украшенной, значит, вы проиграли. Руководителям легко контролировать качество таких работ и оценивать эффективность работников. Еще проще оценить результаты руководителям более высокого уровня.

В какой-то момент возникает соблазн вернуться к такой простой работе. Но на самом деле в наши дни подобных видов работы почти не осталось — по большей части они автоматизированы и выполняются компьютерами и автоматами. Осталась лишь работа в барах и кофейнях, которая не так-то хорошо оплачивается. Питер Друкер предсказывал это много лет назад. Он предсказывал конец индустриальной эпохи и рассвет эпохи информационной. С функциональной работы в барах и на кондитерских фабриках люди переходят на квалифицированную работу — «умственный труд». Умственный труд заключается в увеличении ценности информации или создании новой ценности на основе полученной информации, а не в автоматическом выполнении конкретной функции. Подумайте о своих служебных обязанностях, и вы это поймете. Сегодня во многих промышленных городах Великобритании переход с физического труда к умственному труду происходит в огромных масштабах.

Представьте, что ваша служба заключается в том, что в девять утра вы приходите на кондитерскую фабрику, получаете большую коробку вишен и становитесь к конвейеру, по которому плывут пирожные, а ваша задача украсить каждое вишенкой. Замедляется темп конвейера, замедляется и ваша работа. Если конвейер останавливается, вы просто… ждете. У вас есть график перерывов, время отдыха, обеденный перерыв. Вы точно знаете, во сколько ваша работа закончится — с точностью до минут… или даже до секунд. Представьте, что сегодня пятница, пять часов вечера. Вы готовы идти домой — выходные начинаются. Вспомните ли вы о вишнях до девяти утра понедельника? Будете ли вы воскресным вечером тревожиться о том, что плохого может произойти на вашей работе в понедельник? Конечно же, нет! Возможно, такая работа и скучна, зато в ней есть абсолютная ясность. Так приятно знать, что именно нужно делать, как это делать и как улучшить свои показатели.

Умственный труд отличается от украшения пирожных вишенками, потому что в нем существует много уровней неопределенности. Если вернуться к аналогии с кондитерской фабрикой, представьте, что вам нужно не просто положить вишенку на пирожное, а еще и проверить качество вишен, определить, в какое время должна начаться смена, установить скорость движения конвейерной ленты, периодически подменять других работников, когда они уходят в отпуск, контролировать график работы магазина и так далее и тому подобное… Представьте, что вам, кроме того, приходится решать: может быть, следует использовать вишни не только для украшения пирожных, а продавать их в составе фруктовых салатов (ведь нынче такое значение придается здоровому питанию). Утомительно, верно? Что ж, добро пожаловать в столь привычный для вас мир!

Управляющий и исполнитель в одном лице

На любой квалифицированной работе вы исполняете две разные «роли»: вы одновременно и «управляющий», и «исполнитель». Вы отвечаете за:

✓ Содержание своей работы («управляющий»).

✓ Выполнение работы («исполнитель»).

✓ Обработку новой информации («исполнитель») и реагирование на нее, с тем чтобы определить, не следует ли изменить приоритеты («управляющий»).

Все это порождает явный конфликт. Кроме того, становится очень трудно определить, какая именно «роль» требует вашего внимания в определенное время: следует ли больше времени провести в режиме «управляющий» (обдумывать и анализировать свою работу, обеспечивать ее успешность, планировать дальнейшие шаги) или в режиме «исполнитель» (укладывать вишенки на пирожные, что бы это ни значило для вашей текущей работы)? Естественно, где-то трава всегда зеленее: время, проведенное в режиме «управляющий», может напомнить вам обо всем том, что нужно сделать «на передовой».

И все же, отчаянно борясь со списком своих дел, вы делаете в уме пометки относительно новых проектов, которые требуют драгоценного времени. Поскольку большинство людей не могут точно определить роли «управляющего» и «исполнителя» и провести между ними четкие границы, то неизбежно возникают стрессы, связанные с сомнениями в правильности принятых решений и вытекающей из этих сомнений прокрастинации. Из-за неумения ясно определить границы и выработать нужные привычки мышление в режиме «управляющий» никогда не заканчивается, а когда человек переходит в режим «исполнитель», его терзают сомнения относительно того, правильно ли он действует.

ЯСНОСТЬ СНИЖАЕТ УРОВЕНЬ СТРЕССА, А ЯСНОСТЬ ВОЗНИКАЕТ БЛАГОДАРЯ ВНИМАНИЮ

Вот что такое «управление вниманием» — это ваш новый лучший друг и союзник в борьбе со стрессом и информационной перегрузкой.

ЧТО ТАКОЕ ВНИМАНИЕ?

Внимание — ресурс более ограниченный, чем время. С вами никогда не случалось такого, что в конце дня, когда нужно выполнить еще очень многое и вам хочется это сделать, и у вас есть вся необходимая информация, но при этом вы ничего не предпринимаете, а просто смотрите в пространство? В такой ситуации вы говорите себе, что вам не хватило времени или сил, но на самом деле вам не хватило ресурса внимания.

А в другие дни вам кажется, что совещания никогда не закончатся. Добраться до рабочего стола вам удается лишь в четыре часа дня. Вы наконец-то разбираете накопившуюся электронную почту, просматриваете бумаги, строите планы и ощущаете, что контролируете ситуацию. В такие дни вам тоже кажется, что вам не хватает времени, а внимания предостаточно. Опять ошибка. Ваше внимание — это валюта, которую вы тратите. Если вы уделили совещаниям 80 % ресурса внимания, то не удивляйтесь, если оставшихся 20 % окажется маловато для великих дел. Их хватит на разборку электронной почты, а затем наступит тот же период смотрения перед собой и ощущения ужасной усталости. Не обманывайте себя, не считайте, что это чужая вина. Если подумать о времени, проведенном на совещаниях, не в смысле потерянного времени, но и в смысле потраченного внимания и сил, вы скоро поймете, что сложные и непростые совещания поглощают огромную массу ваших личных ресурсов.

Внимание — это ваша главная валюта. Время может быть потрачено, но внимание должно окупаться, быть оправданным. Следите за состоянием своего счета, потому что на нем лежит самая драгоценная валюта мира.

ВРЕМЯ + ПРАВИЛЬНО ПОТРАЧЕННОЕ ВНИМАНИЕ = РЕЗУЛЬТАТ

ВНИМАНИЕ КОНЕЧНО

«Только посредственность всегда стремится показать себя в самом выгодном свете».

Колин Пауэлл

В течение дня уровень внимания меняется. Чтобы вам было легче, выделим три основных вида внимания.

1. Проактивное внимание

В этом состоянии вы полностью сосредоточены, бдительны, готовы принять самые важные решения и справиться с самыми сложными задачами. Этот уровень внимания чрезвычайно значим. Надеюсь, читая мою книгу, вы поймете, насколько он важен.

2. Активное внимание

Вы сосредоточены, готовы к работе, но слегка рассеянны. Вы легко отвлекаетесь, порой работаете блестяще, а порой пребываете в состоянии расслабления. Этот уровень внимания тоже полезен.

3. Инертное внимание

Свет включен, но дома никого нет. У мозга не осталось сил, но вы все еще боретесь со сложными и трудными задачами. Внимание пока работает, но ценность его ограничена.

Конечно, это очень грубое и искусственное деление, но этот подход пригодится вам, когда вы будете стараться максимально повысить свою продуктивность с помощью разумного управления вниманием. Я два года провел за анализом своих приемов управления вниманием, а также много беседовал на эту тему с другими людьми.

Вот как выглядит мой обычный рабочий день:

Полагаю, эти показатели на 90 % совпадают с вашими, а оставшиеся 10 % уникальны только для меня. Понаблюдайте, в какое время ваше внимание достигает пика.

Позвольте мне вкратце описать, что происходит со мной. Я просыпаюсь с трудом — меня нельзя назвать жаворонком. Утром мне нужно собраться с силами, поэтому разум мой слегка затуманен. Мне надо выпить кофе или вспомнить хорошую идею из плана, составленного в предыдущий период проактивного внимания на будущее. После этого я бодр и энергичен в течение пары часов. Это время я стараюсь использовать для принятия самых важных решений дня. Затем уровень внимания падает до обеда и во время обеда. После обеда большинство людей охватывает сонливость. Уж поверьте, я проводил семинары и читал лекции, которые начинались в это время, и прекрасно понимаю, что это время называют «ямой» не без причины. Интересно, что затем у меня наступает короткий период очень позитивного проактивного внимания, который сменяется вниманием активным. В последний час рабочего дня снова повышается концентрация, но после этого наступает полный упадок. Я абсолютно выжат и ничего больше не могу сделать.

Сколько же времени я нахожусь в состоянии проактивного внимания?

Меньше, чем вы думаете.

Два-три часа в день с понедельника по четверг и всего полтора-два часа в пятницу.

Упражнение: выявление факторов стресса

✓ Возьмите листочек бумаги и составьте схему своего рабочего дня. Сделайте это так, как вам удобно: составьте таблицу, список, график, схему и т.п.

✓ Укажите время начала и окончания работы, а также все предусмотренные распорядком дня перерывы и учтите то, что происходит непосредственно перед и после окончания работы (т.е. дорога домой, проверка электронной почты утром и вечером).

✓ Опишите уровень внимания для каждой из категорий. Выявите периоды проактивного, активного и инертного внимания.

✓ Отметьте все, что вас удивило. Осознайте самое продуктивное и непродуктивное время для выполнения наиболее важных, сложных и непростых заданий.

Отделяйте размышление от делания, режим «управляющий» от режима «исполнитель»

«Продуктивность не бывает случайной. Это всегда результат стремления к совершенству, разумного планирования и сосредоточенных усилий».

Пол Дж. Мейер

Цель управления вниманием — достижение радостного и игривого продуктивного состояния с полным контролем над ситуацией, снижение уровня стресса и уверенность в том, что вы действуете максимально эффективно.

Стоит заметить, что в ходе работы информационные потоки проходят через четыре различные фазы работы. Более подробно эти фазы мы обсудим в главе 5, а пока что только перечислим их:

✓ Сбор и упорядочивание: получение информации из разных источников и фиксация полезных идей по мере поступления (во время совещаний или со своего компьютера).

✓ Организация: сведение воедино полученной информации и ее анализ. Нужно выделить самое важное, понять, что и когда можно сделать. Информацию следует организовать в нечто вроде списка дел. Дальше мы с вами поговорим о более продвинутой и гибкой системе организации информации.

✓ Обзор: анализ списка дел или иной системы, охватывающей все проекты и обязательства. Вы должны выбрать, что именно нужно сделать и когда.

✓ Действие: завершение — укладка вишенок на пирожные.

Когда же вы находитесь в режиме «управляющий», а когда — в режиме «исполнитель»? Какой уровень внимания необходим для сбора и упорядочивания сведений, организации, обзора и действия? Хотя в любых правилах есть исключения, ответ можно дать примерно так:

Какой же вывод можно сделать из этой таблицы? Судя по ней, режим «управляющий», то есть фазы организации и обзора полученной информации, требует активного и проактивного внимания. Размышления о работе — это одна из самых трудных ее частей. Если вы неделю думали о решении потенциально сложной проблемы, то реализовать найденное решение довольно просто. Достаточно лишь поднять трубку телефона, написать электронное письмо, с кем-то побеседовать, провести исследовательскую работу — то есть сделать то, что для квалифицированного работника совершенно естественно. Основное время и силы тратятся на процесс мышления. Если вы научитесь отделять мышление от действия, эффективность обоих периодов значительно повысится.

«Мышление — самая трудная работа. Поэтому-то ею занимаются очень немногие».

Генри Форд

Как мы выяснили, проактивное внимание — вещь ценная и редкая. Внимание такого рода повышает эффективность работы, снижает информационную перегрузку и стресс. Вот несколько советов, которые помогут вам активизировать проактивное внимание:

1. Стройте рабочий день в соответствии с вашим естественным графиком изменения уровня внимания.

2. Оберегайте свое внимание, не отвлекайтесь и не прерывайте работу по малозначительным поводам.

3. Старайтесь больше сосредоточиться на выполняемом деле — старайтесь превратить периоды инертного внимания в периоды внимания активного, а периоды активного внимания — в период проактивного.

4. При любой возможности используйте внимание и время, которые сохранились у вас процессе работы.

1. Стройте рабочий день в соответствии с графиком изменения внимания

Любая работа включает массу разных задач — от принятия серьезных решений о том, что и когда делать, до обновления контактной информации, разборки документов и смены картриджа в принтере. Начав концентрироваться на уровнях внимания, вы поймете, что смена картриджа в период проактивного внимания — настоящее преступление. Это все равно что колоть орехи кувалдой, хотя процесс смены картриджа в это время ничем не отличается от смены в любой другой момент. Да, осознанное распределение внимания — сложная и тонкая игра.

Вы уже поняли, что я стараюсь как можно более ясно представлять себе уровни внимания и их распределение в течение рабочего дня.

Советую вам подумать о своих сильных и слабых сторонах. Самые трудные для себя задачи решайте в то время, когда ваше внимание находится на проактивном уровне. Задачи полегче отложите на период активного внимания. А всем простым, рутинным или скучным занимайтесь в то время, когда ни на что другое вы не способны.

ПРОАКТИВНОЕ ВНИМАНИЕ — ВЕЩЬ РЕДКАЯ: ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЕГО МУДРО

Хотя в периодах проактивного внимания есть своя закономерность, оно меняется изо дня в день, а то и поминутно. Надо научиться составлять планы и подбирать работу соответственно уровню внимания. У вас всегда есть возможность сделать разумный выбор с позиций уверенного дзен-спокойствия. Поскольку большую часть работы в режиме «начальник» (то есть определение наилучших способов выполнения поставленных задач и принятие жизненно важных стратегических решений) следует выполнять в состоянии проактивного внимания, планируйте рабочий день соответственно. Все продумав и приняв необходимые решения, вы обеспечите себе фронт работ и максимум информации о том, что надо сделать в режиме «работник». А дальше выбор только за вами.

Если в период инертного или активного внимания оказалось, что вы не представляете, что делать дальше, вы можете потерять ясность мышления, а это приведет к стрессу, медлительности и ошибочным решениям.

ПРОАКТИВНОЕ ВНИМАНИЕ И РЕЖИМ «УПРАВЛЯЮЩИЙ»

Далее мы с вами поговорим о том, как работать со списком дел в каждой фазе работы: во время сбора и упорядочивания информации, ее организации, обзора и реальных действий. Возможно, длительный период стресса не позволит вам уделить достаточно проактивного внимания работе в режиме «управляющий» и в особенности правильному определению обязательств и приоритетов. Обзор — это та самая фаза работы, когда нужно увидеть лес за деревьями: вы должны объективно взглянуть на свои обязательства и проекты и убедиться, что выбор сделан верно. Тогда фаза действий не потребует от вас особых усилий.

Если мыслительная работа в режиме «управляющий» проделана качественно, ваш «исполнитель» будет спокойно раскладывать вишенки на пирожных: никаких конфликтов, никакой неопределенности и нервозности — только веселая, игривая колея продуктивного творческого потока и полный контроль. Поэтому используйте периоды проактивного внимания для мыслительной работы, а не для практических дел. Такова основная задача ниндзя.

Дам вам простой и легко выполнимый совет. Понаблюдайте за собой в свои периоды проактивного внимания, а затем подумайте, что происходит вокруг вас в это время. Я уже говорил, что самое продуктивное для меня время — с 9 до 11 утра. Однако именно в это время моего внимания требуют коллеги. В этот же интервал приходит большая часть электронных писем и звонков. Именно в это время у меня появляется миллион идей относительно того, что нужно сделать. Наконец, на это время назначено большинство моих встреч и т.п. Для того чтобы в полной мере использовать это продуктивное время, нужно превратиться в сосредоточенного, жесткого и безжалостного босса! Я часто работаю по утрам вне офиса — именно по этой причине: я ценю и оберегаю свое проактивное внимание и посвящаю его самой важной работе. А все то, что не требует полнейшей отдачи и сосредоточенности, можно выполнить в периоды активного или инертного внимания.

2. Оберегайте свое внимание — не отвлекайтесь и не прерывайте работу по малозначительным поводам

Режим «управляющий» требует такого типа мышления, обеспечить которое может только сосредоточенное проактивное внимание.

Самое эффективное наше мышление, дающее нам ощущение спокойствия и полного контроля, проистекает от сочетания двух факторов. Нужно находиться в фазе самого проактивного внимания и быть абсолютно сосредоточенным, чтобы довести мыслительный процесс до естественного завершения. Если в процессе размышлений вы отвлечетесь на что-то другое, то не будете уверены в том, что продумали все до конца. А такая неясность порождает очередной стресс.

Обобщенно можно выделить два типа отвлекающих факторов: внутренние и внешние.

ВНУТРЕННИЕ ОТВЛЕКАЮЩИЕ ФАКТОРЫ: ГЛАВНЫЙ — ЭТО НАШ СОБСТВЕННЫЙ РАЗУМ

Вот мы сели писать отчет. В действие вступает внутренний «исполнитель». Мыслительный процесс в режиме «управляющий» уже завершен. Итак, приступаем к отчету. Но «управляющий» уже ушел! А мы превратились в простого исполнителя, действующего в соответствующем режиме. Управляющего рядом нет. Никто не заметит, если мы быстренько заглянем в Facebook. Или нальем себе еще одну чашечку чая и поболтаем с коллегой.

Нам постоянно приходится вести личный бой с отвлекающими факторами. Все на свете кажется гораздо интереснее того, над чем мы работаем (особенно в режиме «исполнитель»). Вы никогда не думали, что вас нужно бы пристегнуть к креслу или приковать к столу, чтобы вы могли эффективно писать, творить, руководить, читать или завершать? Иногда кажется, что в нас живет уникальная творческая личность, задача которой изобретать все новые и более соблазнительные отвлекающие факторы. Вот бы направить эту неисчерпаемую энергию в нужное русло!

Эффективный ниндзя прекрасно это осознает. Он способен выработать полезные привычки, которые избавят его от болезненной зависимости от отвлекающих факторов. И вот что можно сделать (более подробно об этом мы поговорим в следующих главах).

ЗАСТАВЬТЕ ЗАМОЛЧАТЬ ВНУТРЕННЕГО УПРАВЛЯЮЩЕГО И ОТСТРАНИТЕСЬ ОТ ЛЮБЫХ ЕГО НОВЫХ ИДЕЙ

Работая над чем-либо рутинным — менее творческим и интересным, чем другие задачи, — вы постоянно будете слышать голос внутреннего начальника, который станет предлагать новые идеи относительно других проектов, напоминать обо всем, что должно быть сделано, и пытаться перевести вас из режима «исполнитель» в режим «управляющий». Для преодоления этого состояния вам нужно отметить эти мысли, чтобы вернуться к ним позже (организовать их, проанализировать и при необходимости выполнить какие-то связанные с ними действия). Держите под рукой ручку и бумагу. Но этот прием подразумевает, что вы действительно вернетесь к своим записям позже.

ОБРАБАТЫВАЙТЕ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ, А НЕ ТОЛЬКО ПРОВЕРЯЙТЕ ЕЕ

Читайте электронные письма блоками, несколько раз в день очищая папку «Входящие». Это избавит вас от привычки постоянно заглядывать в почтовый ящик в поисках потенциальных отвлекающих факторов. Да, да, вы не ослышались, я сказал «очищать». И в следующей главе я покажу вам, что это возможно!

ТОСКА ПО ИНТЕРНЕТУ

Интернет — это удобнейшее средство повышения эффективности, но в то же время и самый мощный отвлекающий фактор. То есть «два в одном». Вы не видите серьезной проблемы? Нужно быть честным с самим собой. Определите, в какое время суток вам нужен доступ к фантастическим информационным сокровищам. А потом установите, в какое время вам следует избегать соблазна зависнуть в YouTube, подивиться статусам друзей в Facebook, почитать сплетни о знаменитостях или статьи на сайте ВВС. Поймите, что Интернет может быть и вашим лучшим другом, и злейшим врагом. Порой от него стоит держаться подальше.

«ИЗБИРАТЕЛЬНОЕ НЕВЕЖЕСТВО»

«Мы каждый вечер ходим в один и тот же ресторан и заказываем одно и то же блюдо — месяц за месяцем, пока не решим что-то изменить. И так будет повторяться каждый вечер, пока мы снова не изменимся. Нам не нравится читать меню или думать о еде. Подобные размышления кажутся нам пустой тратой интеллектуальных сил».

Джордж Пассмор, художник из группы «Гилберт и Джордж»

Термин «избирательное игнорирование» придумал Тимоти Феррисс в книге «Как работать по 4 часа в неделю». Он не покупает газет и не пользуется ненужными средствами массовой информации. Чтобы оградить себя от лишней информации, он спрашивает совета у друзей, мнению которых в политических вопросах доверяет. Так он решает, за кого голосовать, не тратя времени на изучение разнообразных материалов. Тим Феррисс сознательно избегает гаджетов и интернет-сайтов, которые могут отвлечь его от того, что по-настоящему важно.

Конечно, в этом присутствует элемент личных предпочтений. Я, например, интересуюсь политическими новостями, и «игры» политиков кажутся мне невероятно увлекательными. И я терпеть не могу, когда друзья советуют мне, за кого голосовать, — я соображаю в этом деле не меньше их! Выборы — это же классное развлечение! Да и вообще очень многим больше всего на свете нравится поваляться на диване с воскресными газетами и чашкой чая. Речь идет о небольшом компромиссе — можно позволить себе маленькие удовольствия такого рода.

Обычно я раз в неделю посвящал час-другой просмотру деловой прессы и изучению профессиональных новостей. Через какое-то время я понял, что все важные известия все равно достигают меня тем или иным образом. И тогда я отменил все свои подписки, чем избавил себя от одного отвлекающего фактора. Покопайтесь в собственной рутине, и вы тоже сможете изменить свою жизнь.

ИЩИТЕ МИРОВЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ДИДЖЕЕВ

Отличный способ сокращения отвлекающих факторов и борьбы с информационной перегрузкой — поиск не информации, а ее интерпретаторов. Диджеи — это энтузиасты, которые просматривают материал, выбирают самое важное и предоставляют вам заголовки или лучшие выдержки, тем самым направляя процесс вашего мышления. Легендарным диджеем был Джон Пил. Прекрасным современным примером может служить Джайлз Петерсон с радио ВВС: он путешествует по всему миру, общается с интересными людьми из музыкальных сфер, а потом готовит свои еженедельные программы. Благодаря ему я каждую неделю по три часа слушаю музыку, которой никогда бы не услышал и не понял без его помощи. Поскольку в мире огромное множество информации, то мы должны понимать, на что стоит обратить внимание. И поскольку информации бесполезной еще больше, то нам нужен проводник в информационном мире. Сайт www.ted.com выполняет роль диджея: на нем анализируют события и выбирают самое интересное и важное из разных источников.

Думаю, мы уверенно движемся к эпохе «информационных диджеев». Надеюсь, моя организация Think Productive тоже послужит вам диджеем: у нас есть свой блог и группа, в которой можно оставить замечания и поделиться соображениями по повышению эффективности. Мы рассказываем о своих идеях, спорим, слушаем, общаемся. Мы делаем это, потому что нам не все равно. Так что ищите настоящих диджеев, а не бездушных репортеров.

НЕ СТАНОВИТЕСЬ «РАННИМИ ПОСЛЕДОВАТЕЛЯМИ»

Быть ранним последователем^[8] новинок модно. Достаточно посмотреть на огромную очередь, которая собирается у магазинов Apple в момент выпуска новой версии iPad или iPhone. Люди хотят первыми заполучить новые гаджеты. Однако бежать впереди паровоза вовсе не так уж и умно. Пусть толпа все распробует, а потом можно будет спросить информированного мнения (и все с наслаждением поделятся с вами своими соображениями, поскольку ранними последователями люди становятся именно для того, чтобы потом можно было рассказывать о своем пионерском опыте любому, кто согласится слушать!) и уж после этого решиться на покупку. То же самое относится к новому онлайновому программному обеспечению. Тысячи новых сайтов пытаются стать следующими Facebook’ами или LinkedIn’ами и произвести революцию в жизни пользователей. Возможно, некоторым это и удастся, но большинство канет в Лету в течение ближайших нескольких месяцев.

Терпение — это величайшая добродетель. Вовсе не следует слепо следовать моде. И даже если вы этого хотите, никому до вас не будет дела. На смертном одре никто не спросит, чем вы владели и какими программами пользовались. И уж конечно, никого не будет интересовать, были ли вы одним из первых пользователей!

НАБЛЮДАЙТЕ ЗА СОБОЙ

Ваш поразительно изобретательный разум придумывает сотни способов уклониться от дел, которые кажутся слишком скучными, очень сложными или просто неинтересными. Постоянно следите за собой, чтобы вовремя заметить эту тенденцию и начать борьбу с ней. Возможно, у вас все по-другому, но моя тактика уклонения включает следующие пункты:

✓ Уборка в доме.

✓ Наведение порядка на столе — наклеивание ярлыков, заполнение степлеров, затачивание карандашей и т.п.

✓ Еда — конечно, есть необходимо, но почему-то легче потратить две минуты на поедание шоколадного батончика, чем на мысли о своей работе.

✓ Рысканье в Интернете или покупки в интернет-магазинах.

✓ Разговоры в офисе.

✓ Twitter.

✓ Прослушивание подкастов в ложном убеждении, что трата внимания на нечто духоподъемное способствует продвижению вперед.

✓ Изучение нового средства или приложения для iPad, которое требует самого пристального внимания (отличным примером подобного являются читатели RSS). Главное самооправдание — это экономия средств и времени в будущем.

✓ Общение в Интернете и Facebook, где все хотят услышать мое просвещенное и чрезвычайно важное мнение о том, кого купит «Астон Вилла» в следующем сезоне.

✓ Выполнение более простой или интересной работы вместо той, которой нужно заниматься в настоящий момент.

Все это — тактика уклонения. Некоторые приемы могут быть вам хорошо знакомы, другие относятся исключительно ко мне. Вы должны понимать, что подобные занятия требуют самого минимального внимания, поэтому если сейчас вы находитесь в состоянии проактивного внимания, то все это может подождать.

ВНЕШНИЕ ОТВЛЕКАЮЩИЕ ФАКТОРЫ: КАК БОРОТЬСЯ С ПРЕРЫВАНИЯМИ

Никакое самосознание в одиночку не сможет защитить ваше внимание по одной очень простой причине: в мире множество других людей, и все так и норовят отвлечь нас от работы и направить по иному пути. В результате нам приходится безжалостно охранять наше драгоценное внимание, защищая его от бесчисленных покусителей. Если борьба с внутренними отвлекающими факторами сродни науке (наблюдение за поведением, диагностика происходящего в собственной голове, выработка нового поведения, анализ эффективности, повтор), то борьба с прерываниями и планами других людей — это уже искусство. Ваша смекалка, уловки и абсолютная безжалостность — вот что выходит здесь на первый план.

Существует несколько явных форм прерывания, справиться с которыми довольно легко. О более тонких формах мы поговорим позже.

СТАРАЙТЕСЬ УКЛОНИТЬСЯ ОТ БОЛЬШИНСТВА ВСТРЕЧ, НА КОТОРЫЕ ВАС ПРИГЛАШАЮТ

Встречи и совещания — прекрасный способ провести время, потакая потребностям и приоритетам других людей, а не своим собственным. Старайтесь не посещать встречи и совещания, которые не связаны непосредственно с вашими проектами и сферами ответственности. Ищите более легкие способы участия. Это очень важно. Все мы знаем, что для подобного требуется изобретательность, а порой даже приходится идти на обман. Но вы не можете позволить себе тратить все утро на совещание, куда вас позвали только для того, чтобы вы были «второй головой» в чужом проекте. Это бессмысленная трата драгоценного проактивного внимания. Более подробно мы поговорим об этом позже, но при любой возможности старайтесь говорить «нет».

НЕ ОТВЕЧАЙТЕ НА ТЕЛЕФОННЫЕ ЗВОНКИ

Телефонные звонки — это самый раздражающий отвлекающий фактор. Они пожирают ваше время и силы. Приходится не просто отвечать, но еще и «восстанавливаться» после них (вспомните, как, повесив трубку, вы начинаете судорожно вспоминать, на чем остановились). Попробуйте простой прием: на период проактивного внимания отключите свой мобильный телефон, а если у вас есть телефон стационарный, включите автоответчик. Со временем решение оставлять телефон включенным должно стать сознательным — то есть решение отвечать или не отвечать на звонки целиком и полностью остается за вами. Подобная тактика полезна по разным причинам. Такое средство общения, как голосовая почта, серьезно недооценивают. Это одностороннее, а не двустороннее общение. Зато звонящий излагает суть проблемы за секунды, а не за минуты. К тому времени, когда вы решите перезвонить, ваш разговор можно считать уже наполовину состоявшимся. Голосовая почта значительно сокращает время телефонных разговоров.

ПО ВОЗМОЖНОСТИ ДЕРЖИТЕ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ ЗАКРЫТОЙ

Удивительные вещи происходят за пределами вашего почтового ящика. В действительности практически вся ваша работа происходит именно там. Мы — существа социальные. Сигнала поступления нового сообщения достаточно, чтобы заставить нас бросить самую важную работу и «проверить», кто это к нам постучался, чтобы сказать «привет». В результате мы теряем сосредоточенность, прерываемся в ходе выполнения самой важной работы — и ради чего? Обычно письма, которые рассылаются всем сотрудникам, сообщают о том, что Джулия из бухгалтерии вернулась из Греции и хочет угостить всех греческими сладостями, или напоминают о совещании, запланированном на следующую неделю и уже отмеченном в вашем ежедневнике. Однако большинство людей, придя на работу, первым делом включают электронную почту — и выключают ее только перед самым уходом. А это означает, что вы сознательно подвергаете себя воздействию отвлекающих факторов, которого легко было избежать. Отключайте электронную почту хотя бы на пару часов в день — или на полчаса каждый час. И тогда голова у вас станет более светлой, никакой шум не будет вас отвлекать, и вы сможете целиком и полностью сосредоточиться на том, что по-настоящему важно.

НАДЕНЬТЕ НАУШНИКИ ИЛИ ИНЫМ ОБРАЗОМ ВИЗУАЛЬНО ОБОЗНАЧЬТЕ СВОЕ НЕЖЕЛАНИЕ ОТВЕЧАТЬ НА ВОПРОСЫ КОЛЛЕГ

Елена — одна из звезд офиса компании Think Productive. В большинстве наших проектов она служит основным связующим звеном между клиентом и тем, кто проводит семинар по продуктивному ниндзя, а также административными службами компании. Поэтому у всех, кто работает в офисе, к ней всегда много вопросов. И эти вопросы отвлекают ее от работы, которой она занимается. Если Елене нужно целиком и полностью сосредоточиться на выполняемом деле, она ставит на стол маленькую фарфоровую кошечку. Все в офисе, включая меня, ее начальника, знают, что кошечка означает период проактивного внимания. Мы откладываем свои вопросы на потом, а Елена сохраняет сосредоточенность. Я видел разные варианты такой кошечки: самодельные таблички, карточки, шляпы, полицейская лента на спинке кресла — «Держитесь подальше, здесь нет ничего интересного» — и тому подобное. Пожалуй, самый простой и эффективный способ — надеть большие наушники. Они выполняют и практическую функцию — вы можете заглушить офисный шум музыкой (некоторые любят работать под музыку, хотя другим из-за нее очень трудно сосредоточиться), и являются барьером для звуков, не позволяя вам принимать участие в беседе и отвечать на вопросы. Если вас прерывают, когда вы в наушниках, то человеку, который к вам обратился, ясно, что он нарушил вашу концентрацию на работе.

РАБОТАЙТЕ ДОМА ИЛИ В ДРУГИХ МЕСТАХ

Конечно, лучший способ не отвлекаться на внешние факторы, на шумы и суету офиса — это находиться где-то вне офиса. Работа на дому может стать прекрасной альтернативой. Хотя дома есть свои отвлекающие факторы: «Я приступлю к отчету сразу же, как только закончу стирку и почищу ковер». Работа на дому — не для всех. Лично мне лучше всего думается в поездах и кофейнях. Сама атмосфера и обстановка этих мест меня успокаивает. Кроме того, там очень мало отвлекающих факторов: столик, ноутбук и я. Там нечего делать — только пить кофе и продуктивно работать. Поэтому я очень часто работаю таким образом.

ГОВОРИТЕ «НЕТ»

Поймите, что вовсе не обязательно терзаться чувством вины из-за того, что вы сказали «нет» человеку, который прервал вас в ответственный момент посреди периода продуктивного, проактивного внимания. Постарайтесь сделать так, чтобы к вам обращались в те моменты, когда ваше внимание рассеяно. Не следует бросать все свои дела, чтобы ответить на не вовремя заданный вопрос.

ПОМНИТЕ, ЧТО БОЛЬШАЯ ЧАСТЬ ИНФОРМАЦИИ ПРАКТИЧЕСКИ БЕСПОЛЕЗНА

Будьте очень избирательны в том, что вы читаете, чем интересуетесь и чем занимаетесь. В информационную эпоху возможности стучатся довольно громко — через рекомендации друзей, социальные сети и другие онлайн-ресурсы. Больше не приходится всматриваться в горизонт. Пусть все самое важное приходит к вам более простыми путями.

3. Углубляйте внимание: делайте инертное внимание активным, а активное — проактивным

Честно говоря, если вы чувствуете, что переживаете продолжительный период инертного внимания, с этим ничего не поделаешь. Вы уже устали, концентрация пропала — а возможно, пропала и мотивация. Однако вы можете развить у себя полезные привычки, которые будут поддерживать ваш разум в здоровом, счастливом и продуктивном состоянии более длительное время. И тогда периоды инертности сократятся, а периоды активности и проактивности увеличатся. Однако прежде чем перейти к этому, давайте поставим перед собой пару более краткосрочных целей — своеобразные наклейки управления вниманием.

СМЕНИТЕ РАКУРС

Можно на время «обмануть» собственный мозг и получить небольшой дополнительный период активного внимания даже в те моменты, когда вы чувствуете себя вялым и инертным. Для этого вам нужно заставить мозг встряхнуться и снова заработать в полную силу. Если мне предстоит вести длинное совещание, то где-то в середине я предлагаю участникам развернуть стулья так, чтобы они смотрели в другом направлении. Простого движения и смены ракурса достаточно, чтобы пробудить сознание и активизировать внимание. Если вы работаете над длинным отчетом, каждые полчаса переходите на другое место. Если вы работаете над большой таблицей в Excel, на полчаса меняйте шрифты на красный и зеленый, а потом возвращайте все в нормальное состояние. Смена ракурса и картинки поможет вам сохранить активность внимания дольше, чем можно было бы.

МЕНЯЙТЕ ЗАНЯТИЯ

Если вам сложно сохранить концентрацию, каждые 30–60 минут меняйте занятие. Не сидите над одним отчетом, тупо уставившись в пространство. Полчаса посвятите разборке электронной почты, полчаса — отчету, следующие полчаса чему-то совершенно другому, а потом снова вернитесь к отчету. Стимулируйте внимание и действуйте соответственно.

СВЕЖИЙ ВОЗДУХ

Выйдите на улицу и энергично пройдитесь туда-сюда. Свежий воздух в легких, движение, смена перспективы, звуки, запахи и новые мысли подвигнут вас на новые трудовые достижения. Если выйти на улицу нельзя, просто откройте окно и сделайте несколько глубоких вдохов, полюбуйтесь видом, порадуйтесь хорошей погоде. Смена занятия обострит чувства и стимулирует внимание.

СТРАТЕГИЧЕСКИЙ ВПРЫСК КОФЕИНА (НО НЕ УВЛЕКАЙТЕСЬ!)

Короткий впрыск кофеина в нужный момент — отличный прием настоящего ниндзя. Однако учтите: если вы устали и взбодрились кофеином, то последующий спад будет абсолютным. После этого ваше внимание станет совсем инертным. Но если это требуется, загрузитесь кофеином — и за дело!

ПОДДЕРЖАНИЕ РАБОТОСПОСОБНОСТИ МОЗГА

«В моменты жизненных кризисов, острых конфликтов или тлеющих стрессов я первым делом возвращаюсь к основам… Правильно ли я питаюсь? Достаточно ли сплю? Занимаюсь ли физическими и умственными упражнениями каждый день?»

Эдвард Элбер

Все описанные выше меры — это способы экстренного реагирования. В течение года они окажут свое влияние. И в результате пара рабочих дней сложится у вас лучше, чем могла бы. А сейчас мы поговорим о «святой троице» регулярного повышения уровня внимания. И «троица» эта такова: здоровое питание, физические упражнения и медитация. Мозг подобен мышце. Его состояние зависит от вашего физического здоровья и физической формы. В здоровом теле — здоровый мозг. Многие блоги и книги о повышении эффективности ограничиваются исключительно советами и рекомендациями по использованию всех возможностей разума, не уделяя внимания физической форме, способной кардинально усилить наш потенциал. Сейчас мы с вами обсудим несколько простых приемов, которые чудесным образом обострят ваше внимание, сосредоточенность и улучшат общее функционирование мозга. Полагаю, мои рекомендации покажутся вам разумными, хотя некоторые могут показаться странными. Вовсе не обязательно прислушиваться ко всем моим советам, но познакомиться с ними стоит.

Конец ознакомительного фрагмента.

Примечания

8

Это уже устоявшийся термин в англоязычной литературе последних лет — «early adopter». Речь идет о людях, первыми приобретающих разные новинки рынка. В маркетинге принято выделять еще средних адептов (последователей), а также консерваторов, которые приобретают новинки и модные вещи самыми последними, когда они уже есть у всех. — Прим. ред.