Технология проведения тренинга

Владимир Владимирович Золотарев

Книга представляет собой практическое пособие по разработке и проведению обучающих тренингов. Она поможет читателям сформировать целостное представление о том, что такое тренинг, как он разрабатывается и проводится. Подробно описываются все этапы тренинга с указанием необходимых мероприятий на каждом этапе. Приводятся примеры конкретных упражнений, а также примеры различных ситуаций возникающих на тренинге.

ГЛАВА 3. НАЧАЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

Вступительное слово тренера

Вступительное слово — это, по сути, первое взаимодействие тренера с группой. Оно может показаться формальным мероприятием, но на самом деле призвано решить ряд важных задач. Давайте поговорим немного об этих задачах.

1. Устранение неопределенности

Группа в начале тренинга находится в состоянии некоторой неопределенности. Если это незнакомые люди, и все первый раз на тренинге, то неопределенность максимальная. Если все наоборот, то неопределенности значительно меньше, но она все равно есть. Участникам тренинга важно узнать, каков стиль работы тренера, каков будет формат работы, что им предстоит делать, какие конкретные знания и умения им предстоит приобрести. И тренеру в своем вступительном слове необходимо кратко и в то же время полно сообщить соответствующую информацию. То есть необходимо сообщить, каковы главные цели тренинга, в каком формате будет проходить работа, какова длительность дня, сколько будет перерывов.

2. Самопрезентация

Группа в начале тренинга всегда оценивает тренера, формирует о нем то самое первое впечатление. А кто таков этот тренер, стоит ли ему доверять? Что он о себе рассказывает, что умеет, какой у него опыт, и чем он нам может быть интересен? Поэтому тренеру важно сформировать нужное впечатление о себе и провести качественную самопрезентацию. Нужно убедить группу, что он компетентен по теме тренинга, обладает необходимым опытом и знаниями, и способен организовать на тренинге эффективную и практически полезную работу.

3. Мотивация на обучение

Люди приходят с разным уровнем мотивации на обучение. А иногда она полностью отсутствует — человека обязали пойти на тренинг, без всякого желания с его стороны. Поэтому тренеру важно в самом начале тренинга поработать на создание мотивации. В этом ему может помочь сообщение о том, как тренинг может повлиять на эффективность работы участников, каковы его основные особенности, превращающие его в интересный и эффективный процесс, каких успехов добивались участники на тренингах проведенных ранее. Вступительное слово не должно быть слишком длинным.

При качественной подготовке (а она непременно должна быть) для решения всех обозначенных выше задач вполне достаточно 5—10 минут. Если тренер в начале своего тренерского пути, то вступительное слово стоит прописать и вычитать, то есть произнести, записав на диктофон, и затем провести его оптимизацию.

Знакомство

Знакомство участников друг с другом и с тренером еще одно важное начальное мероприятие тренинга. После его проведения атмосфера в группе ощутимо меняется. Она становится более позитивной и раскрепощенной. Это особенно заметно, когда все или большая часть участников не знакомы друг с другом.

В настоящее время наработано большое количество вариантов знакомства. В приложении приведены некоторые варианты знакомства, которые используются достаточно часто. Я не сторонник замысловатых вариантов знакомства. Чаще всего я предлагаю участникам представиться и кратко рассказать о себе некоторую информацию. Обычно это: имя, город, компания и должность, опыт участия в тренингах. Иногда уместно включить в этот перечень пункты, связанные с темой тренинга. Например, на управленческом тренинге это может быть определение профессии руководитель, описание какого-то человека, который является эффективным руководителем (с объяснениями, почему он эффективен и за счет чего). На коммуникативном тренинге в знакомство можно включить сообщение о двух личных качествах, которые помогают быть успешным в общении и о двух качествах, которые ограничивают эффективность в общении и т. д.

Такая связка знакомства с темой тренинга позволяет сразу погрузить участников в полезные размышления и быстрее достичь необходимого уровня работоспособности группы.

Чтобы знакомство не затянулось, тренеру важно правильно настроить группу. То есть, предлагая представиться, сказать, что сообщения должны быть информативными, но краткими. В процессе знакомства необходимо следить за таймингом и корректно направлять словоохотливых товарищей. В то же время совсем лаконичным участникам стоит задавать уточняющие вопросы, чтобы необходимая информация всё-таки прозвучала.

Когда участники тренинга полностью или частично не знакомы друг с другом, я предлагаю сделать простое и эффективное упражнение на запоминание имен друг друга.

Упражнение с мячиком на знакомство

Суть упражнения такова: участники поочередно бросают друг другу мячик, называя при этом имя человека, которому бросается мяч. Если есть сомнения в том, что правильно запомнил имя, то перед тем как бросать мяч, можно уточнить у человека его имя и затем передать ему мяч. Мяч передают таким образом несколько минут, и обычно он бывает у каждого участника неоднократно (надо следить, чтобы мяч обязательно побывал у каждого частника). Упражнение снимает напряженность, появляются шутки, смех и в то же время быстро запоминаются все имена.

Конечно, вопрос запоминания имен можно решить с помощью бейджей, но я их, честно говоря, не люблю. Мне нравится акцентировать внимание участников на важности запоминания имени собеседника.

Иногда тренер, стремясь добиться максимального эффекта, может предложить участникам рискованный вариант знакомства, который в итоге приведет не к снижению напряженности и раскрепощению участников, а к вполне ощутимым проблемам.

Случай из практики

Вспомнил один такой случай, связанный с проведением знакомства. Участникам было предложено, рассказывая о себе, сообщить о политических предпочтениях и о самой «правильной» политической партии. Достаточно быстро знакомство превратилось в острую полемику по политическим вопросам, и тренеру потребовались немалые усилия, чтобы эту полемику прекратить и вернуться к работе в соответствии с целями тренинга. Естественно, предложить такой вариант знакомства было большой ошибкой. На любом этапе тренинга не рекомендуется затрагивать три темы: политика, национальность, религия. Обсуждение этих вопросов всегда связано с риском эмоционального накала и конфликта, что совсем не нужно на тех тренингах, о которых мы ведем речь.

Так что, несмотря на то, что проведение знакомства, в общем-то, не является сложным мероприятием, важно, чтобы при выборе конкретного способа знакомства тренера не покидали здравый смысл и чувство меры.

Ожидания участников

Сбор ожиданий участников это важное начальное мероприятие тренинга. Оно позволяет понять с какими мыслями, чувствами, конкретными ожиданиями люди пришли на тренинг. Вариантов этого всего может быть огромное количество. Благодаря сбору ожиданий тренер может понять — может ли он идти намеченным курсом, который он разработал при подготовке к тренингу, или курс этот придется серьезно корректировать с учетом того, что он услышал от участников. Хочу вспомнить один из самых запоминающихся случаев в моей практике на эту тему. Я проводил тренинг уверенного поведения в одной крупной сетевой компании. Люди приехали на тренинг из разных городов. На этапе сбора ожиданий выясняется, что все участники как один приехали на тренинг — «Эффективный лидер». Этот тренинг я тоже проводил в этой компании, но он не был запланирован на эти даты. Произошел коммуникативный сбой. Человек, который был ответственен за комплектование группы, перепутал темы, даты и предоставил неверную информацию. Предо мной стоял выбор — проводить тренинг «Уверенное поведение», так как именно он был запланирован и к нему я готовился, или проводить тренинг «Эффективный лидер», который я ранее проводил, но к которому не готовился. Я выбрал второй вариант, что было связано с понятными сложностями.

Конечно, это уникальный случай и в моем опыте так было только однажды. Но, тем не менее, этот случай является хорошей иллюстрацией того, что собирать ожидания в начале тренинга важно.

Какую же информацию может получить тренер с помощью сбора ожиданий участников? Думаю, что уверенно можно перечислить следующие пункты:

— Уровень интереса к теме тренинга.

— Практический опыт работы в соответствии с темой.

— Сложности и проблемные моменты, с которыми они сталкиваются.

— Конкретные информация и инструменты, которые им особенно интересны.

— Прежний опыт обучения по данной теме и его продуктивность.

— Опыт участия в тренингах (позитивный и негативный).

— Мотивация на участие в тренинге и вообще отношение к этой форме обучения.

— Сомнения, опасения, связанные с участием в тренинге.

— История попадания на тренинг (крайние варианты: давно ждал этого тренинга или сегодня с утра встретил начальник и сказал — «Ты идешь на тренинг, так как Иванов заболел»).

— Готовность работать в формате тренинга (альтернатива — легкая дрема за столом в процессе слушания лекции).

— Возможность участников присутствовать на тренинге постоянно (частый вариант, когда участники-руководители говорят, что много работы, что они будут периодически говорить по телефону, выходить и решать разные вопросы и т. д.).

— Соотношение активных, замотивированных участников (на них можно сразу опираться и делать своими союзниками и помощниками) и пассивных (которых надо будет активизировать, повышать их включенность и мотивацию на работу в ходе тренинга).

Полученная в процессе сбора ожиданий информация может быть полезна тренеру в разных аспектах. С учетом этой информации тренер может:

1. Понять, с какой информацией и с какими инструментами нужно поработать более детально.

2. Понять, как можно максимально персонифицировать материал тренинга применительно к отдельным участникам (кого и в какую активность погрузить, исходя из озвученных запросов).

3. Оценить уровень компетентности группы по теме тренинга и внести соответствующие изменения в программу.

4. Оценить уровень мотивации, готовности работать группы в целом и выбрать способы повышения мотивации на работу, если в этом есть необходимость.

5. Рассеять сомнения и опасения участников.

6. Дать дополнительные разъяснения о целях именно этого тренинга (в случае, когда ожидания некоторых участников связаны совсем с другими темами)

7. Озвучить необходимые правила, для исключения размывания формата тренинга и обеспечения продуктивной работы.

8. Выбрать наиболее подходящих участников для активных мероприятий первого дня (ролевые игры, дискуссии и т. д.).

9. Понять, что участники гораздо более сведущи в теме тренинга, чем он сам и, сказав им об этом, удалиться для незамедлительного повышения компетентности в данном направлении (шутка).

Если тренер игнорирует этап сбора ожиданий, то он тем самым лишает себя возможности получения и использования отмеченной выше информации.

В процессе высказывания ожиданий их стоит записывать, чтобы ничего не упустить. По окончании сбора ожиданий уместно сделать резюме услышанного и сопоставить это с программой тренинга. Многие тренеры выписывают содержательные ожидания участников на флипчарт, обобщая схожие пункты. Подобный лист, закрепленный затем на стене, позволяет периодически обращаться к нему при проработке разных модулей и демонстрировать тем самым участникам, что их ожидания реализуются в работе. Этот лист можно использовать еще и так: по мере проработки очередного пункта, вычеркивать его и когда в финальной части тренинга все пункты будут зачеркнуты — это выглядит эффектно. Все ожидания участников проработаны!

Различные формулировки, которые можно использовать при сборе ожиданий участников.

«Расскажите, пожалуйста, о ваших ожиданиях от тренинга: что вам хотелось бы здесь узнать, чему научиться. Если у вас есть конкретные вопросы, проблемные ситуации, связанные с нашей темой, то очень интересно было бы услышать об этом»

«Скажите, что должно произойти на тренинге, чтобы уходя с него, вы сказали — время было потрачено не зря!»

«Расскажите, пожалуйста, насколько вам близка эта тема, проходили ли вы ранее обучение в этом направлении, каков был результат, что вы хотели бы узнать, проработать на нашем тренинге? Если ваши сообщения будут конкретны, то это будет здорово!»

«Скажите, с какими мыслями вы шли на этот тренинг, как вы его воспринимаете, как к нему относитесь, что хотели бы для себя получить?»

При сборе ожиданий важно предложить высказаться каждому участнику тренинга. Причем высказываться участники должны строго по часовой стрелке, иначе их сообщения могут искажаться (шутка).

Обсуждение тренинговых правил

На многих тренингах вводятся специальные тренинговые правила, призванные структурировать работу группы и повышать продуктивность работы. Некоторые тренеры обходятся без них. Я отношусь к тем, кто правила вводят, так как считаю, что они реально помогают. Существует большое количество вариантов тренинговых правил, как говорится — выбирай на вкус. Но важно помнить, что правил не должно быть слишком много (на мой взгляд не более 5—6 штук), они должны быть адекватны тому тренингу, на котором они вводятся, и тренер должен ясно понимать — зачем ему то или иное правило. Правила призваны выполнять какую-то полезную для тренинга функцию, а не вводиться только потому, что так принято.

Я чаще всего предлагаю участникам следующий набор правил:

1. Нейтрализованные гаджеты (телефоны, планшеты, ноутбуки выключены или в беззвучном режиме).

2. Правило постоянного присутствия. Правило предполагает, что от перерыва до перерыва участники находятся в группе и не покидают тренинговый зал. То есть на тренинге не допускается свободное и постоянное движения участников из зала и обратно, исключая какие-то экстренные обстоятельства.

3. Активность. Так как на тренинге большая часть времени отводится для различных интерактивных мероприятий, то важна готовность участников совершать соответствующие действия, а не пребывать в пассивном состоянии. Правило обязывает участников быть активными, работать, выполнять различные упражнения, участвовать в ролевых играх, дискуссиях и т. д. Для людей, которые на тренинге впервые и идут на него в ожидании лекции, такое правило бывает откровением и формирует интерес к тому, что же тут такое будет.

4. Конфиденциальность. Правило предполагает обязательства не выносить за пределы группы информацию личного рода (свойства) о других участниках группы: что они о себе рассказывали, как выглядели в той или иной ситуации, как в целом себя проявляли. Правило обычно не распространяется на содержательную сторону тренинга — информация, упражнения и т. д.

5. Номер художественной самодеятельности за опоздания. Правило — санкция. В случае опоздания в начале тренингового дня или после перерыва, участник должен исполнить номер художественной самодеятельности (песня, танец, стихотворение). Анекдот обычно в зачет не идет, так как требует совсем немного усилий. А вот выступать публично большинство людей не готовы, и это стимулирует их на четкое соблюдение тайминга. Если все же кто-то опаздывает, то исполнение номера вызывает ощутимый эмоциональный эффект и повышает энергию группы. Важное замечание — если участник опоздал, то тренеру непременно нужно добиться соблюдения договоренности, то есть выполнения данного правила. Если этого не произойдет, то правило перестает работать совсем — другие участники ссылаются на неисполнения номера опоздавшим и тоже отказываются его исполнять.

Я со временем заметил, что сам процесс озвучивания правил формирует у участников более серьезное отношение к тренингу и является одним из факторов, помогающим тренеру управлять всеми процессами на тренинге.

Естественно каждый тренер сам решает — нужны ли ему правила, и какие именно. Как и со всеми мероприятиями тренинга, важно, чтобы тренер сам верил в их необходимость и понимал, для чего именно они ему нужны.