Планирование для начинающих. Методическое пособие. Теория

Ахтам Ялышев

Ахтам Ялышев – выдающийся менеджер по планированию, обладающий сертификатом PMP. Сертификация PMP (Project Management Professional) является одной из самых уважаемых и признанных сертификаций в области управления проектами.. Ахтам успешно реализовал множество крупных проектов в России. Его уникальный опыт и высокая компетентность делают его одним из самых авторитетных специалистов в области управления проектами.

2.4 Разработка плана управления проектами

Начнём с разработки плана управления проектом.

До разработки плана управления проектом идёт целая цепочка процедур включая создание устава проекта, про него я вам рассказывать не буду, но важно понимать что это такое, для чего он нужен, кто его создаёт и как он используется дальше на протяжении всего проекта. Всю эту информацию, вы можете найти в своде знаний PMboK 6.

Очень важно отметить, что в качестве литературы сегодня я буду использовать учебник Риты Малкахи это методическое пособие, которое очень внятно и доступно объясняет всё то что написано в своде правил, который называется PMbok.

Давайте сначала рассмотрим, что такое планы управления, а затем перейдем к обсуждению плана управления проектом.

Планы управления документируют стратегию и подход к управлению проектом и процессами, связанными с областями знаний: содержание, расписание, стоимость, качество, ресурсы, коммуникации, риски, закупки и управление заинтересованными сторонами. Это означает, что для каждой области знаний существует план управления. Эти планы, по сути, представляют собой набор документов с процессами, процедурами, практикой и стандартами, которым будет следовать команда для обеспечения согласованных результатов.

Планы управления, по необходимости, уникальны для каждого проекта в целях удовлетворения конкретных потребностей проектов. Формат и уровень детализации планов управления должны быть настроены в соответствии с потребностями проекта, стилем руководителя проекта и организационными влияниями.

Планирование часть плана управления, где мы определяем процессы и процедуры, которые будут следовать при завершении планирования для области знаний.

Настало время приступить к самому плану управления проектами. У меня в начале моего карьерного пути, как и у многих, было понимание того что план управления проектами это некий график, который содержит в себе основные вехи, которые мы отслеживаем на протяжении всего проекта, но и практика и теория доказали мне иное. Это не просто график, а что вы сейчас узнаете.

План управления проектом объединяет все индивидуальные планы управления в единое целое, создавая централизованный документ для описания того, что участвует в проекте. Общий план управления проектом также включает базовые показатели проекта. Это означает, что план управления проектом представляет собой набор планов и базовых показателей (а не просто график).

Ключевые компоненты плана управления проектами рассматриваются в следующих разделах:

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА. Жизненный цикл проекта описывает этапы работы над проектом, необходимые для получения результатов (например, требования, проектирование, код, тестирование, реализация). Жизненные циклы проекта варьируются от управляемых планом до управляемых изменениями.

Что значит выражение «жизненные циклы проекта варьируются от управляемых планом до управляемых изменениями»? Смотрите, как мы уже видели жизненный цикл проекта, описывает этапы работы над проектом, то есть у нас есть конкретный план и конкретные этапы работ. Изменения — это такой процесс, который оформляется документально, который утверждается многими заинтересованными сторонами и которые проходят конечную ревизию. После этого мы получаем изменённый документ. Так вот жизненный цикл проекта также варьируется от плана до изменения. То есть у нас есть один существующий план мы прошли огромное количество процедур, изменили план управления проектами и теперь мы руководствуемся изменённому плану управления, от управления планом до управления изменениями. Далее эта формулировка так же будет встречаться.

ПОДХОД К РАЗРАБОТКЕ. Подходы к разработке для получения результатов проекта варьируются от управляемых планом до управляемых изменениями.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ОБЗОРЫ. Основные этапы будут встроены в план управления проектом, с указанием времени, когда руководство и заинтересованные стороны будут сравнивать ход проекта с тем, что было запланировано, и определить необходимые изменения в любой из планов управления.

ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ, КОТОРЫЕ БУДУТ ИСПОЛЬЗОВАТЬСЯ В ПРОЕКТЕ. Руководитель проекта должен определить степень, в которой процессы должны использоваться, исходя из потребностей проекта. Адаптация процесса является частью разработки плана управления проектом.

ПЛАНЫ УПРАВЛЕНИЯ ОБЛАСТЯМИ ЗНАНИЙ. Это планы управления для содержания, расписания, стоимости, качества, ресурсов, коммуникаций, рисков, закупок и управления заинтересованными сторонами.

БАЗОВЫЕ ПЛАНЫ (БАЗОВЫЙ ПЛАН ИЗМЕРЕНИЯ ИСПОЛНЕНИЯ). План управления проектом включает содержание, расписание и базовые показатели затрат, по которым руководитель проекта будет отчитываться о производительности проекта. Эти базовые планы создаются во время планирования. Они представляют собой запись того, что проект был запланирован, создано расписание и заложен в бюджет с точки зрения содержания, расписания и затрат, и используются для сравнения фактической производительности проекта с запланированной производительностью. Ниже перечислены элементы, включенные в каждый базовый план:

• Базовый план по содержанию: описание содержания проекта, иерархическая структура работ и словарь Иерархической структуры работ.

• Базовый план по расписанию. Согласованный график, включая даты начала и окончания каждой работы, а также запланированные этапы.

• Базовый план по стоимости. Поэтапный бюджет расходов (план расходов, указывающий, сколько денег утверждено для проекта и когда средства необходимы и будут доступны).

Теперь поговорим о создании плана управления проектом.

СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ. План управления проектом, включая индивидуальные планы управления и содержание, расписание и базовые показатели затрат, создается путем выполнения действий. После того, как план управления проектом завершен, спонсор или ключевые заинтересованные стороны рассматривают и утверждают его. Процесс разработки плана управления проектом должен привести к созданию плана управления проектом, который будет одобрен, реалистичен и формален. Другими словами, план управления проектом должен быть согласован с теми, кто участвует в проекте, он должен быть официально утвержден, каждый должен верить, что проект может быть выполнен в соответствии с планом, и он должен оставаться официальным документом, который контролируется и используется на протяжении всего проекта.

После того, как план управления проекта был завершен, менеджер проекта использует его как инструмент, чтобы помочь управлять проектом на ежедневной основе. Это не просто документ, созданный для спонсора и других заинтересованных сторон. Несмотря на то, что он может развиваться в течение всего срока реализации проекта путем прогрессивной разработки или утвержденных изменений, план управления проектом должен быть как можно более полным, когда начинается выполнение проект.