Управленческий учет. Автоматизация учета и управления в малом и среднем бизнесе

Анатолий Анимица

В книге рассматривается создание систем управленческого учета и управления для предприятий малого и среднего бизнеса, Описывается подготовка экономистов, бухгалтеров, работников отделов информатики, а также перспективы развития систем учета.Книга может быть использована в качестве учебного пособия для студентов университетов и колледжей по специальностям «экономика», «организация и управление производством», «бухгалтерский учет», а также специалистам в области информационных технологий.

2. Хозяйственные процессы и их структура

Внутренние, внешние, граничные процессы и их участники. Компоненты хозяйственных событий. Учетная система. Программно-техническая платформа.

Хозяйствующий субъект

Хозяйствующий субъект (ХС) — предприятие, объединение предприятий, холдинг²⁵, другая организация — живой организм, в котором происходят разнообразные процессы, обусловленные целью и миссией ХС. Эти процессы происходят не в безвоздушном пространстве, а во внутренней и внешней среде ХС. Можно выделить также процессы на его границе с внешней средой. Процессы представляют собой последовательности дискретных событий, каждое из которых обладает набором атрибутов, параметров и их значений.

Именно эти события и являются «кирпичиками» управленческого учета, из которых складывается здание экономической модели предприятия, пригодной для управления этим зданием.

Хозяйственные события

События подразделяются на происходящие внутри предприятия (например, передача материала со склада в производство), вне предприятия (курс доллара в августе 1998 года был 6 рублей — за 3 месяца превратился в 24, или в 2014 году в январе был 32 рубля — в декабре стал 67 рублей), и на границе компании с внешним миром (отгрузили товар покупателю, заплатили налоги и т.п.).

В бизнес процессах ХС, составляющих предмет управленческого учета, множество участников. Участники так же точно могут классифицироваться как относящиеся к миру собственно ХС, так и к его внешнему окружению.

Это многообразие нуждается в структурировании и классификации, иначе можно безвозвратно утонуть в деталях.

Методом, организующим учетную систему в управленческом учете данной книги выбран старый добрый бухгалтерский метод структурирования системы на счетах учета.

Описываемые здесь методы и приемы применимы не только к промышленным предприятиям малого и среднего бизнеса, но и для любой сферы деятельности и в любой стране.

Причем в каждой стране и отрасли разумно выбирать наиболее привычный, принятый бухгалтерами страны и отрасли состав счетов бухгалтерского учета с сохранением, насколько это возможно, их смысла, расширяя последний новой функциональностью — обеспечивающей большую глубину и гибкость фиксации событий и отношений бизнес-процессов хозяйствующего субъекта.

Системная организация управленческого учета

Главный набор компонент системной организации управленческого учета:

— алгебра учета основывается на бухгалтерском методе двойной записи,

— элементарные сущности учета классифицируются как активные, то есть ресурсы, находящиеся в распоряжении предприятия, пассивы, то есть источники поступления активов, а также обязательства предприятия. Активы и пассивы вместе образуют управленческий баланс предприятия. При этом количественная оценка актива — положительное число, количественная оценка пассива — отрицательное число, алгебраическая сумма активов и пассивов тождественно равна нулю,

— кроме всегда активных и всегда пассивных сущностей могут быть активно-пассивные сущности. К ним, например, относятся контрагенты. Если контрагент должен предприятию — это актив, если предприятие должно контрагенту — это пассив. Простой пример. Предприятие получило аванс на поставку контрагенту каких-то товаров и зачислила его на свой расчетный счет. Деньги контрагента на расчетном счете — это актив предприятия, это ресурс, который можно куда-то потратить. Но в то же время предприятие должно эти деньги контрагенту и обязано будет поставить ему свою продукцию. Эта сумма образует пассив предприятия. А отрицательная величина пассива показывает, что именно этому контрагенту предприятие должно сумму данного пассива. Алгебраическая же сума этих двух величин равна нулю, что и составляет сущность бухгалтерского метода,

— описанные выше сущности составляют привычный план счетов, адаптированный для целей управления, основанный на общепринятом плане счетов бухгалтерского учета и правилах классификации сущностей,

— оптимальной является двухуровневая классификация сущностей — счета и их субсчета, причем тип счета распространяется на все субсчета,

— управленческий план счетов расширяется динамикой функциональных связей и параметров, связанных с этими счетами,

— кроме активных, пассивных и активно-пассивных сущностей в управленческом плане счетов фигурируют сущности, которые не отражаются в балансе предприятия и предназначены для детализации и уточнения пространственно-временных и предметных сущностей предприятия. К таким, например, можно отнести склады, или места хранения каких-то предметов. Или отделы и цеха предприятия, которые не несут в себе стоимостных оценок, но являются пространственно-временными объектами, которые группируют у себя эти сущности. К таковым можно отнести также справочники товарно-материальных ценностей, чьи стоимостные оценки хранятся на соответствующих счетах учета, а количественные (а также ценовые, партионные и другие) характеристики относятся к этим номенклатурным записям,

— управленческое расширение плана счетов создается дополнительными, специфическими регистрами сущностей, обстоятельств и событий, организованные записи которых образуют так называемые факты деятельности, которые позже будут рассмотрены детально.

Все учитываемые события оформляются как хозяйственные операции, то есть записи, содержащие ссылки на субсчета управленческого плана счетов, участвующие в операции, и описание характера взаимодействия этих субсчетов. Это очень компактная запись, поскольку в ней записаны только индексы участвующих субсчетов и некоторое количество числовых и символьных атрибутов и параметров. Каждому виду операций соответствует алгоритм, который вырабатывает управленческие бухгалтерские проводки, создает записи фактов, детализирующие описание результатов операции, и формирует результирующие значения параметров и экстрапараметров.

Операции могут объединяться в группы, с одинаковыми действиями над однородными сущностями в виде субсчетов одного счета. Если субсчета в группе относятся к балансовым счетам, управленческие проводки формируются операцией к каждому субсчету, участвующему в групповой операции с отдельной суммой каждой проводки, если же группа содержит несколько внебалансовых аналитических субсчетов, проводки могут отражать общие суммы всех субсчетов в группе.

В первом случае, например, групповая операция начисления зарплаты, выглядит так (персональные данные замаскированы):

Начисление зарплаты группа 4 операции

Здесь 4 операции, объединенные в группу, имеют одну дату, один отдел и одно основание операции, и различаются только субсчета, кодирующие сотрудников, с отдельными суммами начислений. Проводки этой групповой операции выполняются к каждой из них:

Проводки операции группы

Если группа образует суммы проводок, общие для всей группы, они формируются на последней операции группы. На этой же последней операции автоматически формируется первичный документ операции. Например, групповая операция расхода материалов с одновременно аналитическим учетом расходов, содержащая две операции, на первой из них не имеет проводок, вторая операция имеет проводки, относящиеся ко всей группе, и на ней же формируется первичный документ, отражающий передачу материалов в расход. На рисунке показан коллаж, содержащий операции, проводки и первичный документ операции.

Коллаж — групповая операция, проводки и первичный документ

В следующих главах книги и в приложениях эти примеры будут рассмотрены подробно, здесь они даны как иллюстрация принципа систематизации фактов хозяйственной деятельности в управленческом учете.

Программно-техническая платформа

Программно-технически весь комплекс управленческого учета организуется в некоторую базу данных (БД), обслуживаемую системой управления БД (СУБД), наделенной семантической функциональностью (моделью ХС) и средствами связи (интерфейса) с внешним по отношению к БД миром — например, компьютерной сетью, в которой работают рабочие станции (РС), исполняющие программы на стороне пользователя — клиенты СУБД и модели управленческого учета ХС.

Для практической реализации систем управленческого учета мы очень давно, более 30 лет, используем платформу бухгалтерской программы «Финансы без проблем» ФБП [4,5], имеющую классическую архитектуру «клиент-сервер» и позволяющую очень быстро строить УС самого разного назначения и масштаба — от системы управления для единственного пользователя на одном компьютере до глобальных сетей ЭВМ, связанных через Интернет. Программная платформа ФБП, «Финансы без проблем», была создана по сути одним человеком — Аркадием Водяником из Мариуполя²⁶.

Разработка и развитие приложений на базе этой платформы продолжается и сегодня, причем серверное ядро системы демонстрирует гибкость и возможность адаптации к новым компьютерам и новым версиям операционных систем.

Отличительной особенностью ФБП является также наличие мощного встроенного языка, который позволяет решать вспомогательные задачи управления и учета на предприятии, вплоть до инженерных расчетах, непосредственно в среде ФБП.

Широкое распространение высокоскоростного Интернета позволило вообще отказаться от строительства вычислительных сетей на каждом предприятии — сегодня достаточно подключить рабочие станции пользователей по сети Интернет в режиме удаленных рабочих столов к одному единственному мощному серверу, или, через шлюзы, к множеству мостов связи, и тем самым сосредоточить всю вычислительную мощность платформы в расположенном где угодно хорошо защищенном от несанкционированного доступа месте, чем достигается высочайшая надежность и работоспособность платформы.

На рисунках показаны экраны работающих программ сервера и клиента ФБП. Сегодня вычислительные возможности компьютеров позволяют одновременно запускать на одном сервере до сотни отдельных учетных систем и обслуживать несколько сотен удаленных пользователей — клиентов. А использование WEB интерфейса и современных браузеров позволяет обеспечить практически не ограниченный, в том числе публичный, доступ к такой системе.

При этом отдельные серверы могут выступать клиентами для других аналогичных серверов, чем достигается возможность создания иерархических и сетевых структур учетных систем. В приложениях эти вопросы будут рассмотрены более подробно.

Сервер «Финансы без проблем» на 20 имен пользователей, база 2023TSTZ, апрель 2023 года

Клиент «Финансы без проблем», пользователь S, сервер 2023TSTZ, журнал операций

Примечания

25

https://clck.ru/357iPc

26

http://vlavy.narod.ru/win/get.htm