Эффективное управление автоперевозками

Алексей Николаевич Дорофеев, 2013

В книге рассмотрен процесс внедрения информационной системы управления автопарком в транспортных компаниях. Изложен практический опыт построения единого информационного пространства в автохозяйствах различного типа. Приведены примеры, позволяющие оптимизировать бизнес-процессы автотранспортных предприятий. Для руководителей и менеджеров автопредприятий, логистических компаний, студентов.

Глава 1. НУЖНА ПРОГРАММА!

Итак, вы созрели. На дворе ХХI век, а у вас все по старинке — сплошные бумаги. Нужна программа! Вопрос следующий: какая это должна быть программа? Все зависит от того, какой у вас парк техники и что вы собираетесь с программой делать. Автохозяйства бывают разные. У кого-то это 2–3 “Газели”, у кого-то парк может насчитывать 1000–1500 единиц техники, включая легковые, грузовые автомобили, дорожно-строительную и спец-технику. Но, как правило, большинство начинают с одного и того же: с выписки путевых листов.

В России путевой лист автомобиля является основным первичным документом, подтверждающим расходы. Также он служит для учета пробега, грузов, списания ГСМ и начисления заработной платы водителю. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и международном сообщениях. Таким образом, государство обязывает предприятия, эксплуатирующие автотранспорт, выписывать путевые листы.

Форма путевых листов утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. При обычном бумажном учете бланки путевых листов приобретаются в магазинах. Но никто не запрещает печатать их на компьютере. Можно эти бланки сделать самому, например, в Excel или Word. Можно скачать их из Интернета, большинство так и делают. Это стандартный путь, по которому идут многие люди, которые хотят автоматизировать учет в автохозяйстве.

Как правило, на первом этапе делают несколько копий бланков путевых листов на каждый автомобиль. Пять автомобилей — значит, пять копий бланков, десять — значит, десять копий. Мне доводилось бывать в компаниях, где и для 50 автомобилей было 50 файлов путевых листов. В каждой копии путевки забит госномер автомобиля, название организации, закрепленный водитель, марка топлива, медик, механик. Каждый день меняются только показания спидометра, остатки, заправки. Что же, по сравнению с заполнением бумажных путевок от руки — достаточно удобно. И что характерно — бесплатно. Стоимость самой программы Excel в расчет не берем, так как в нашей стране подавляющее число пользователей используют пиратскую копию, что, конечно, неправильно и является правонарушением.

Итак, первый шаг сделан — путевые листы печатаются на компьютере. Если весь смысл автоматизации состоял именно в этом, то, пожалуй, можно и успокоиться. И действительно, при общении с потенциальными клиентами на вопрос: “А для чего Вам нужна программа?” следует ответ: “Хочу, чтобы путевки печатались на компьютере”. И таких ответов я слышал немало. Но разве смысл автоматизации АТП состоит именно в том, чтобы использовать компьютер как печатную машинку?

Если ответ будет утвердительным, то дальше эту книгу можно не читать. Раздобудьте бланки путевых листов в электронном виде и продолжайте заниматься своими делами. Как же быть тем, кто хочет действительно повысить эффективность работы своего автопредприятия? Этот человек задает другой вопрос, который звучит, как правило, так: “Хочу, чтобы компьютер сам все считал. Как это сделать?”

Компьютер — не волшебная палочка. Он посчитает только ту информацию, которую в него заложишь. И обрабатывать эти данные должна специальная программа. Чтобы представить себе, какая должна быть эта программа, необходимо выделить те бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать. На рис. 1 представлены основные задачи, которые должна решать система управления автопредприятием. Данные приведены по результатам опросов представителей АТП.

Как видно, в структуре представлены задачи оперативного учета, которыми ежедневно приходится заниматься специалистам-транспортникам при эксплуатации техники. Бухгалтерия в силу определенных причин, как правило, стоит особняком. О причинах этого будет сказано далее.

Рис. 1. Структура задач, которые должна решать система управления автопредприятием, по мнению представителей АТП

Также достаточно редко при общении специалисты автохозяйств упоминают об экономическом анализе АТП, а также о планировании. Хотя, на наш взгляд, анализ хозяйственной деятельности автопредприятия и прогнозирование должны быть неотъемлемой частью fleet management-системы.

Итак, облик программы для АТП в общих чертах понятен. В некоторых компаниях идут по пути дальнейшего наращивания функционала в существующих Excel-приложениях, о которых было сказано выше. При всей кажущейся простоте такого подхода он является тупиковым. Это прежде всего связано с определенными техническими ограничениями, которые налагает Excel. Как правило, активно используются встроенные функции Excel для выполнения некоторых расчетов, например расхода топлива, также в этой программе очень удобно строить различные отчеты. Как показывает практика, на небольших предприятиях с парком 3–10 автомобилей это не вызывает значительных затруднений. Однако если представить организацию, у которой, допустим, 50 автомобилей, то за месяц необходимо будет обработать 1000–1500 путевых листов. Если учесть при этом, что надо также вести учет резины по пробегам, планировать ТО также по пробегам, то тут уже одними встроенными формулами не обойтись. Пользователи начинают использовать макросы и программирование, что уж требует определенных профессиональных навыков. Я уже не говорю о ведении склада запчастей.

Надо четко понимать, что для хранения и обработки больших массивов данных используются другие программные продукты, которые называются СУБД — системы управления базами данных. Среди приложений Microsoft Office, частью которого является Excel, есть встроенная СУБД Access. С практической точки зрения эта программа более подходит для разработки собственными силами системы учета для автохозяйства. В Access существуют встроенные средства, которые позволяют без программирования строить довольно сложные приложения, удобные для пользователя и решающие широкий круг задач. Таким образом, те работники транспортных предприятий, которые любят работать с компьютером и имеющие достаточное количество свободного времени, могут самостоятельно, не вникая в особенности какого-либо языка программирования, создать в том или ином виде, что называется “под себя”, информационную систему АТП.

Жизнь показывает, что таких людей очень и очень мало. Из нашей практики вытекает, что решение о внедрении программы принимается руководителями среднего и высшего звена. Это могут быть главные механики, начальники колонн, ПТО, главные инженеры, а также директора предприятий. В большинстве своем это люди среднего и более старшего возраста. Они обладают огромным опытом работы в транспортной отрасли и отчетливо понимают, что для того, чтобы успешно руководить своим хозяйством в современных условиях, необходимо использовать информационную систему. Эти руководители, являющиеся настоящими профессионалами в своей области, часто совсем не умеют или практически не умеют обращаться с компьютерами. Для них программа — это необходимый инструмент, который бы требовал минимум знаний о разных информационных технологиях. Как говорил главный механик одной нашей фирмыклиента, в идеале в программе должна быть всего одна кнопка “Пуск”. Естественно, в большинстве своем у них нет ни времени, ни желания изучать даже простейшие средства разработки, чтобы самим делать программу.

Таким образом, для внедрения информационной системы АТП руководителю остается либо привлечь разработчиковпрограммистов, либо купить уже готовый программный продукт.

Привлечь программистов можно либо собственных, если на предприятии есть информационно-технический отдел, либо со стороны. При этом надо понимать, что привлеченные разработчики, возможно, не разбираются в бизнес-процессах автопредприятия, являясь первоклассными программистами. Практика разработки программ на заказ подразумевает, что должно существовать техническое задание (ТЗ) на программное обеспечение. Создание ТЗ является довольно трудоемким процессом. Вообще говоря, об этом будет более подробно сказано дальше. Здесь же поясню коротко, что на написание нормального ТЗ у специалистов транспортного отдела опять же не хватает времени, да и опыта. В этом случае ТЗ придется заниматься самим разработчикам программы, что в большинстве случаев требует дополнительных финансовых затрат. Действительно, необходимо будет выезжать на предприятие заказчика, общаться со специалистами разных отделов и затем уже на основании собранных интервью написать ТЗ, которое потом надо будет согласовать со всеми заинтересованными сторонами и утвердить.

Есть и другие немаловажные факторы, которые наводят на определенные раздумья при выборе для внедрения заказного программного обеспечения. Одним из них является дальнейшее техническое сопровождение и поддержка пользователей. Во-первых, любой программный продукт может содержать в себе ошибки. Причем понятие “ошибка в программе” можно трактовать достаточно широко. Это могут быть действительно недоработки программистов по разным причинам, а может быть и так, что в процессе написания программы бизнес-процесс на предприятии изменился или разработчик ТЗ не так понял транспортника. В результате алгоритм программы вроде как соответствует ТЗ, а практически работает не так, как нужно. Это зачастую может вызвать конфликты между заказчиком и исполнителем, ставящие под угрозу реализацию проекта.

Во-вторых, техническая поддержка также должна включать в себя консультации пользователей по так называемой “горячей линии”. Это очень важно, так как на предприятии с программой будут работать люди, а они разные. У них непременно возникнут вопросы по программе, по крайней мере на первых порах. Поэтому всегда важно уточнять, платное или бесплатное будет последующее техническое сопровождение, что будет включать и в какой форме происходить (выезд специалиста, консультации по телефону или Интернету).

В современных условиях значительная доля технического сопровождения в экономически развитых странах в связи с глобализацией осуществляется дистанционно через Интернет. Очевидно, что если компания-разработчик находится в США, а предприятие-заказчик базируется где-нибудь в Европе, то для технической поддержки совершенно неразумно каждый раз по запросу пользователя отправлять специалистов за океан. В этом случае существует возможность через Интернет по защищенным каналам разработчику подключиться к компьютеру пользователя (разумеется, при его согласии) и увидеть то, что у него происходит на экране, как он работает с системой, и при необходимости указать на допускаемые ошибки. Также возможно дистанционно проводить презентации и обучение пользователей уже в обратном режиме. То есть разработчик предоставляет на обозрение свой экран и на нем показывает, как надо правильно работать с программой.

Очевидно, в этом случае отсутствует необходимость выезда специалистов из внедренческой компании для обучения сотрудников в организацию, которая приобрела информационную систему. Такой подход получил название “вебинар”, от сложения слов “WEB” (часто означает Интернет) и “семинар”. Для пользователя в этом случае преимущества очевидны — техническая поддержка всегда под рукой, вне зависимости, на каком удалении находится разработчик. Кроме того, значительно экономятся финансовые средства заказчика, так как отсутствует необходимость оплачивать командировочные для специалистов компании-разработчика. Подобные технологии позволяют осуществлять голосовую и видеосвязь в режиме телеконференции, тем самым делая эффект присутствия наиболее ощутимым. Во всем мире они уже довольно популярны, так как их применение очень эффективно. Однако многие российские компании, занимающиеся разработкой программного обеспечения, не используют такие современные методы технического сопровождения пользователей, зарабатывая на техподдержке деньги, очень часто значительно большие, чем при продаже непосредственно информационной системы.

Конечно, следует иметь в виду, что стоимость заказной программы сама по себе может существенно превышать стоимость имеющейся на рынке готовой информационной системы. Многие разработчики программного обеспечения придерживаются почасовой оплаты за свои услуги. Например, 30 у. е. за час работы. В этом случае заказчику бывает сложно оценить конечную стоимость программного продукта, так как, вообще говоря, время разработки может выйти за рамки оговоренного, да и само определение стоимости часа работы программиста, как правило, не раскрывается.

Готовые, или как их еще называют “коробочные”, программы для АТП существуют, и их представляют различные компании-разработчики. По функционалу они довольно сильно отличаются друг от друга. Есть небольшие программы, которые позволяют только выписывать путевые листы и делать несколько отчетов по топливу. Стоят они недорого. Есть и комплексные информационные системы, которые охватывают широкий круг задач, практически все, которые представлены на рис. 1. К таким относится и система “Автобаза” нашей компании “Борника”.

К преимуществам “коробочных” решений я бы прежде всего отнес то, что если программа уже работает на многих предприятиях, то ее функционал достаточно полно охватывает все бизнес-процессы АТП и он достаточно универсален. Все операции апробированы, предложены типовые решения. Конечно, потенциальному заказчику лучше предварительно ознакомиться с демо-версией любой программы или хотя бы изучить описание. При этом обращать внимание следует не только на функционал информационной системы, но и на ряд технических особенностей, о которых речь пойдет в следующей главе.