Прыжок в Excel. Экспресс-курс за 2 часа с нуля до среднего уровня

Алексей Анатольевич Скородумов

Этот Курс обучения работе в Excel с нуля сделан на основе практики. Курс позволяет быстро освоить то, что необходимо и достаточно для выполнения всех задач в Excel для большинства сотрудников. Получить доступ к Видеокурсу «Прыжок в Excel. Курс с нуля до среднего уровня» и скачать файл, обучающий работе со всеми основными функциями Excel, Вы сможете через мой сайт. По предварительной договорённости возможна моя онлайн-поддержка. Адреса моей почты и сайта указаны в конце этой книги.

Заполнение файла Excel информацией

Теперь приступим к заполнению пустого файла «Сотрудники» информацией, как требуется от нас в задании. Для начала открываем файл аналогично тому, как ранее открывали папку: наводим курсор мыши на файл «Сотрудники» и нажимаем правую кнопку мыши. В появившемся окне меню выбираем «Открыть». Открыть файл Excel можно также и двойным щелчком по левой кнопке мыши.

Открываем созданный нами файл Eхcel «Сотрудники».

Знакомство с интерфейсом

Файл откроется чистым листом примерно такого вида (конкретный вид зависит от настроек компьютера и версии Excel, расположение видимых кнопок можно редактировать в настройках, но большинство пользуется настройками по умолчанию). Познакомимся с тем, что мы видим:

При открытии файла Eхcel видим такое окно:

1 — Кнопки управления основным окном программы находятся в верхней правой области окна Excel. Они позволяют закрыть открытый файл, свернуть его, свернуть в окно, развернуть окно на весь экран.

Кнопка «Закрыть окно». Файл закроется.

Кнопка «Свернуть окно». Файл свернётся до иконки на панели.

Кнопка «Свернуть в окно». Видимое окно сократится в размере.

Кнопка «Развернуть окно на весь экран».

2 — Панель быстрого доступа находится в верхней левой области окна Excel. Если мы часто используем одни и те же команды, можно вынести кнопки этих команд сюда и запускать команды отсюда. Например, часто используют команду Сохранить изменения. Если её не нажать, то всё что Вы проделали в файле после его открытия — исчезнет после закрытия файла. Часто используют и команду Отменить последнее действие. Например, если случайно удалили нужную ячейку или нужный столбец, то нажимаем на эту кнопку и возвращаемся в состояние, когда эта ячейка или столбец ещё не удалены. При желании мы можем добавить на панель быстрого доступа любые другие команды, нажав на кнопку редактирования Панели быстрого доступа.

Кнопка «Сохранить». Сохраняет последние изменения.

Кнопка «Отменить последнее действие».

Кнопка настройки панели. Можем добавлять любые команды.

3 — Вкладки. Под панелью быстрого доступа расположена лента с доступными вкладками. На каждой вкладке свой набор команд по умолчанию. Этот набор команд можно при желании отредактировать: добавить или убрать команды. Не рекомендую новичкам заниматься подобным редактированием, всё самое необходимое уже настроено по умолчанию. Но если действительно надо добавить команду, делаем это так: наводим курсор на любую точку Вкладки с командами или Панели быстрого доступа и нажимаем правую кнопку мыши. Появится окно меню, в котором наводим курсор на «Настройка Ленты». Нажимаем клавишу «Ввод» на клавиатуре или на левую кнопку мыши, как удобнее.

Добавление команд. Настройка ленты.

После этого попадем в окно настроек параметров Excel, где можем управлять отображением вкладок и команд в этих вкладках или создать свою вкладку со своим набором команд.

Добавление команд. Выбор команд для добавления.

4 — Команды вкладки расположены под лентой с вкладками. При открытии файла мы видим команды вкладки «Главная», так как вкладка Главная открывается по умолчанию. Если перейдём на другую вкладку, наведя курсор на название другой вкладки и нажав левую кнопку мыши, то мы увидим другой набор команд.

Например, на вкладке «Формулы» увидим примерно такой набор команд по умолчанию (конкретный набор зависит от версии Excel).

Команды вкладки «Формулы»

5 — Заголовки столбцов таблицы. Для доступа к отдельным ячейкам внутри электронной таблицы используются имена ячеек. Имя ячейки — это комбинация её столбца и её строки. Имена столбцов отображаются в их заголовках латинскими буквами, по умолчанию стандартная таблица Excel содержит столбцы от А до XFD (всего 16 384 столбца).

6 — Номера строк таблицы. По умолчанию стандартная таблица Excel содержит 1 048 576 строк, пронумерованных подряд.

7 — Поле имени объекта. По умолчанию в нём видим имя активной ячейки (active cell), в которой находится табличный курсор. Поэтому активную ячейку часто называют «выделенной».

Активная ячейка. В ней находится табличный курсор.

Имя ячейки состоит из пересечения её столбца и строки. Например, А1 — пересечение столбца А и строки 1.

Мы можем выделить любой объект (ячейку, группу ячеек, таблицу, график) и назначить (вбить с клавиатуры) в этом Поле имени объекта любое имя, например Table_01. Чтобы в дальнейшем осуществлять доступ к именованным объектам по их именам. На практике этой возможностью часто пользуются при работе со множеством массивов и в длинных формулах, чтобы их сократить. Задавать имена объектам без особой необходимости не рекомендуется.

8 — Кнопка мастера функций. Служит для быстрого поиска любой встроенной функции Excel и вставки её в активную ячейку. С основными встроенными функциями Excel познакомимся позже.

9 — Строка формул. Показывает содержимое активной ячейки. В этой строке формул можно не только увидеть, но и отредактировать, то есть изменить содержащуюся в ячейке формулу вычисления или константу (текст или число). Если в активной ячейке содержится константа, а не формула, то в строке формул увидим ту же самую константу, как и в самой активной ячейке, разницы не будет. Но если в активной ячейке будет формула, то увидим разницу: если в активной ячейке будет отображаться результат вычисления по этой формуле, например «4», то в строке формул будет отображаться не результат вычислений, а текст формулы, например = 2+2, который можно будет рассмотреть и отредактировать в случае необходимости.

10 — Ярлычки с именами листов расположены внизу окна. Листы можно переименовывать для удобства поиска информации, добавлять и удалять. В одном файле Excel можно создать сотни листов, но обычно этого не делают, потому что при очень большом количестве листов становится неудобно искать нужную информацию.

11 — Полосы прокрутки строк и столбцов

Полосы прокрутки помогают увидеть соседнюю область листа, строки и столбцы, которые расположены по бокам от выделенной ячейки и не видны на экране. Сама активная ячейка при этом не сдвигается, не меняет свой адрес. Наводим курсор мыши на направление просмотра, расположенные по краям полос прокрутки: — вниз, — вверх, — вправо или — влево, нажимаем на левую кнопку мыши и не отпускаем, пока не увидим те строки или столбцы, которые хотели увидеть.

Направление прокрутки — Вниз

Направление прокрутки — Вверх

Направление прокрутки — Вправо

Направление прокрутки — Влево

Если «прокрутить» несколько строк или столбцов, мы перестанем видеть в окне файла активную ячейку, выделенную табличным курсором, так как видимая область листа сместимся относительно неё вниз-вверх-вправо-влево. Но при этом в поле имени объекта будем продолжать видеть имя активной ячейки, а в строке формул её содержимое.

Чтобы сделать активной другую ячейку используют не полосы прокрутки, а мышь или стрелки на клавиатуре.

Выделение другой ячейки с помощью мыши: навести курсор мыши на нужную ячейку и нажать левой кнопкой, после чего эта ячейка станет активной и в неё можно будет ввести текст, число или формулу.

Выделение другой ячейки с помощью стрелок на клавиатуре: если хотим выделить ячейку справа от активной — жмём на клавишу клавиатуры со стрелкой, указывающую вправо. Например, если до нажатия на стрелку «Вправо» активной была ячейка А1, то после нажатия активной станет ячейка В1. Если затем нажмём на стрелку «Вниз» — то вместо В1 активной станет В2, нажмём после этого на стрелку «Влево» — активной станет ячейка А2. А если после этого нажмём на стрелку «Вверх» — то активной снова станет ячейка А1.

Заполнение файла Excel исходной информацией

Вернёмся к нашему заданию и начнём заполнять файл исходной информацией.

Откроем первый из исходных файлов «Информация от секретаря директора». Как видим, тут не вся информация по заданию (нет даты рождения, даты приёма на работу, стажа и возраста), но при этом есть информация, которой по заданию не требовалось (рабочий телефон и почта)

Файл с исходной информацией от секретаря директора.

Разберём, как перенести эту информацию в наш файл «Сотрудники» на отдельный лист, который назовём «Информация от секретаря».

Для того, чтобы переименовать «Лист1» в новое название «Информация от Секретаря» в файле «Сотрудники», наводим Курсор мыши на «Лист 1», нажимаем правую кнопку мыши. В появившемся меню выбираем «Переименовать».

Переименовываем «Лист1» в «Информация от секретаря».

«Лист1» выделится, как на рисунке,

Название листа «Лист1» выделилось…

и в этот момент набираем с клавиатуры новое название листа «Информация от секретаря», после чего нажимаем «Ввод» (Enter).

…набираем с клавиатуры «Информация от секретаря».

Операция копирования и вставки массива данных

Выделяем нужную ячейку, которую собираемся скопировать. Выделить нужную ячейку — это значит встать на неё курсором с помощью стрелок клавиатуры, или указав на ячейку курсором мыши и кликнув левой кнопкой мыши. Например, выделим ячейку А1. Она находится на пересечении столбца А и первой строки, в самом верхнем левом углу. Адрес выделенной ячейки (А1) — отображается в поле имени объекта, а её содержимое — (Отдел) отображается в строке формул, как видим на рисунке.

Адрес (в поле имени объекта) и Содержимое (в строке формул)

Если хотим одновременно скопировать несколько ячеек из таблицы, например с верхней левой А1 по нижнюю правую G26 (такой блок ячеек называют диапазоном А1:G26 или массивом А1:G26), то для выделения копируемого массива сначала встаём на угловую ячейку, например «А1».

Нажимаем на левую кнопку мыши и, не отпуская её, тянем курсор в противоположный угол копируемого массива. Начинают выделяться ячейки.

Копирование массива: встаём на угловую ячейку А1, и не отпуская её, тянем курсор в противоположный угол — к ячейке G26…

Не отпускаем левую кнопку мыши до тех пор, пока не дотянем курсор до последней нужной нам ячейки массива, ячейки G26 в нашем примере.

…«дотащив» курсор до ячейки G26, отпускаем левую кнопку мыши.

Есть и другой способ выделения нужных ячеек: мы можем выделить для копирования не часть столбцов А:G, то есть не диапазон A1:G26, а сразу все строки нужных нам столбцов. Для этого наводим курсор на название столбца «А» выше ячейки А1, жмём левую кнопку мыши и не отпускаем её до тех пор, пока не дотянем курсор до столбца «G». Выделятся все ячейки всех строк в столбцах с А по G включительно (включая строки, расположенные ниже 26 строки).

Выделяем столбцы с А по G

После того, как копируемый фрагмент выделен, жмём на кнопку «Копировать» на вкладке Главная (кнопка выделена красным овалом на рисунке). Вместо кнопки «Копировать» можно использовать нажатие на клавиши «Ctr» и «C» на клавиатуре (сначала одним пальцем нажимаем на «Ctr» и, не снимая палец с неё, другим пальцем жмём на «C»).

Команда «Копировать» на вкладке «Главная». Или нажать на клавиатуре клавиши «Ctr» и «С».

Третий способ копирования выделенного диапазона (вместо Кнопки «Копировать» или использования клавиш «Ctr+C») — это навести курсор на выделенный диапазон, нажать правую кнопку мыши и в появившемся меню выбрать «Копировать».

Копирование с помощью правой кнопки мыши.

Независимо от выбранного способа копирования, результат будет одинаковый: копия выделенного нами фрагмента попадает в буфер обмена и готова для вставки в любом другом месте как в этом файле, так и в любом другом файле. Вокруг скопированных ячеек появится временная динамическая пунктирная линия, подсказывающая, копии каких ячеек находятся сейчас в буфере обмена.

Встаём табличным курсором на ячейку на листе «Информация от Секретаря», в которую хотим вставить скопированные данные. Если вставляем не одну ячейку, а массив данных из нескольких ячеек, то встать нужно на самую верхнюю левую ячейку, начиная с которой вправо и вниз будет вставлен скопированный массив. У нас это ячейка «А1».

Перед вставкой размещаем табличный курсор в ячейке А1

Нажимаем на кнопку «Вставить» на вкладке «Главная».

Нажимаем на команду «Вставить» или на клавиши «Ctr» + «V»

На нашем листе «Информация от секретаря» вставятся из Буфера обмена скопированные данные. Вместо кнопки «Вставить», для вставки можем нажать на клавиши «Ctr» + «V» на клавиатуре. Также можем вызвать правой кнопкой мыши меню и выбрать в нём «Вставить».

В скопированных на лист «Информация от секретаря» данных не все слова читаются полностью, так как ширина столбца меньше ширины некоторых слов. Если мы захотим выровнять столбец А по ширине, то есть сделать ширину столбца А такой, чтобы было видно самое длинное слово в столбце А, то наводим курсор на правую границу столбца и жмём 2 раза с малым интервалом (дважды кликаем) на левую кнопку мыши. Куда именно кликать показано стрелкой на рисунке.

Чтобы раздвинуть ширину столбца А — нужно дважды кликнуть на границу столбцов А и B

Если захотим аналогичным образом выровнять по ширине несколько столбцов, то сначала выделяем все эти столбцы с А по G (навести курсор на «А», нажать левой кнопкой мыши и, не отпуская, дотянуть курсор до «G»). Затем наводим курсор на границу любых двух столбцов (например, между А и B) и дважды кликаем левой кнопкой мыши. Столбцы «раздвинутся» до такой ширины, чтобы можно было прочитать самое длинное слово в них.

Для быстрого выделения сразу всех столбцов и строк всего Листа используют клик левой кнопкой мыши на верхнюю левую угловую область (левее столбца А и выше строки 1), выделена кругом на рисунке. Этот способ выделения всего листа используют не только при корректировке столбцов и строк по ширине, но и при быстром копировании содержимого всего Листа сразу.

Выделение всех ячеек (во всех строках и всех столбцах) листа

Таким образом, мы скопировали, вставили и выровняли по ширине вставленный массив исходных данных.

Теперь скопируем данные из второго файла с исходными «Информация из Отдела кадров» на лист, который назовём «Информация от ОК». Так как пока у нас нет в файле второго листа, его надо создать. Сделаем это наведя курсор на название листа (аналогично тому, как мы делали при Переименовании листа), только теперь выберем в меню «Вставить» и далее выбрать «Лист».

Вставляем новый лист

В последних версиях Excel снизу есть встроенная кнопка добавления нового листа. Достаточно нажать на «+», как показано на рисунке, и появится новый лист.

Нажимаем"+"для добавления нового листа

Появился новый лист, который мы переименовываем в «Информация от ОК» (аналогично тому, как мы переименовывали первый Лист1).

Скопируем на него информацию из Отдела кадров аналогично тому, как мы это сделали с информацией от Секретаря.

Скопировали на новый лист информацию от отдела кадров

Аналогичным образом создадим третий, итоговый лист, который назовём «Итог». На него по частям будем копировать часть информации с первого листа с информацией от Секретаря, а затем часть информации со второго листа с информацией от Отдела кадров.

Создали третий лист «Итог»

Чтобы перемещаться с листа на лист внутри одного файла, наводим курсором на имя листа и нажимаем левую кнопку мыши. Активный лист (на котором находится курсор и в котором в данный момент возможно редактирование) выделяется белой заливкой.

Редактирование исходной информации в Excel. Сортировка, Удаление столбцов, Форматирование ячеек, Изменение высоты строк и Ширины столбцов, Выравнивание содержимого в ячейках

Приступаем к заполнению листа «Итог».

Сначала скопируем на лист «Итог» информацию с листа исходных от Секретаря. Выделяем и копируем столбцы А:E с названиями Отдел, Должность, Фамилия, Имя, Отчество. Скопировали.

Как это часто бывает на практике, сталкиваемся с небольшой проблемой: фамилии в файле, который нам был предоставлен от одного источника (от Секретаря) расположены в ином порядке. Строки отсортированы иначе, чем строки с фамилиями в файле, который мы получили из другого источника (отдела кадров).

Если бы строки с фамилиями на обоих исходных листах (и от Секретаря и из Отдела кадров) имели бы один и тот же порядок, то копирование было бы простым. Мы бы выделили нужные нам столбцы (с датами рождения и приёма на работу), скопировали бы и вставили бы их. Но в нашем случае так сделать нельзя, поскольку это приведёт к ошибке: в файле из Отдела кадров и на листе

«Информация от ОК» во второй строке фамилия «Борщёв»,

Конец ознакомительного фрагмента.