Эффективная система бюджетирования и управленческого учета. Практические советы и рекомендации. www.bud-tech.ru

Александр Карпов

Книга выпускается в рамках проекта www.bud-tech.ru. Из книги вы узнаете: – что такое система бюджетирования и управленческого учета; – как сделать, чтобы система стала настоящим активов компании, приносящим ей практическую пользу; – почему во многих компаниях до сих пор нет системы; – как заставить систему работать на компанию; – как правильно внедрять систему; – как обеспечить работоспособность системы; – ответы на многие практические вопросы, связанные с постановкой и использованием системы.

Введение

Я занимаюсь выполнением консалтинговых проектов по постановке бюджетирования и управленческого учета (на самом деле не только этих подсистем управления) начиная с 1995 года. Казалось бы, за такое время уровень наших компаний в плане менеджмента должен был существенно увеличиться, что должно было бы привести к значительному увеличению степени управляемости бизнесом.

Если говорить конкретно только о системе бюджетирования и управленческого учета, то основное отличие большинства предприятий в их нынешнем виде от того состояния, в котором они находились в середине девяностых, заключается в следующем:

полная уверенность в том, что эта система теперь работает (хотя в большинстве случаев это совсем не так);

гораздо большая степень автоматизации, чем раньше (только большой вопрос — автоматизации чего и какова от этого польза).

Одна из причин почему в большинстве компаний до сих пор система бюджетирования и управленческого учета не работает заключается в неправильном понимании сути этой системы. Для многих компаний бюджетирование и управленческий учет — это просто какой-то навороченный калькулятор, не имеющий никакого отношения к системе управления компании.

Еще одна причина — использование неправильного подхода к внедрению бюджетирования и управленческого учета (скорее всего эта причина является следствием предыдущей).

Все это приводит к тому, что система вроде как есть, но вроде как ее и нет. Если спроецировать на эту ситуацию принципы неопределенности Гейзенберга из квантовой механики, то можно сказать, что в большинстве наших компаний нельзя однозначно утверждать: если ли работающая система бюджетирования или ее нет.

Этому способствует неправильное понимание (прежде всего владельцами и директорами компаний) системы бюджетирования и управленческого учета и применение неправильного подхода к внедрению данной системы.

Используя неправильный подход, невозможно получить то что нужно. Но, несмотря на это, в компаниях никто не признается в том, что системы бюджетирования и управленческого учета на самом деле нет.

Успешный опыт внедрения бюджетирования и управленческого учета говорит о том, что гораздо эффективнее внедрять данную систему, используя проектный подход. Заниматься перестройкой действующей системы также гораздо эффективнее на проектной основе.

К сожалению, большинство наших компаний пытаются построить систему бюджетирования и управленческого учета не на проектной, а на процессной основе. Причем такой подход используется даже в проектных организациях, то есть у тех, у кого текущая деятельность (за счет чего зарабатывается прибыль) строится на проектной, а не процессной основе.

Однажды я консультировал одну проектную организацию, в которой также пытались внедрить бюджетирование и управленческий учет на процессной, а не на проектной основе. Естественно, никакой системы бюджетирования и управленческого учета там нет, хотя присутствуют формальные признаки (регламенты, финансовая модель в Excel и т.д.).

Итак, для того чтобы внедрить бюджетирование и управленческий учет данной работе нужно присвоить статус проекта развития системы управления и четко следовать технологии проектного управления.

Несколько слов об автоматизации бюджетирования и управленческого учета. Есть такое известное, хотя немного жесткое выражение, — «бардак автоматизировать нельзя». Его нельзя автоматизировать и в основных бизнес-процессах, и в управленческих, в частности в бюджетировании и в управленческом учете. Как уже отмечалось выше, сравнивая наши компании в современном состоянии и в том, в котором они находились в середине девяностых, можно сделать вывод о том, что вроде как степень автоматизации стала существенно больше.

Если рассмотреть опять-таки только бюджетирование и управленческий учет, то при глубоком изучении данного вопроса можно отметить следующее. Автоматизации, конечно, стало больше, но толку от этого мало.

Директор (он же владелец) одной достаточно крупной в своей отрасли компании сказал так: «Раньше у нас кривая модель бюджетирования и управленческого учета была настроена в Excel, а теперь мы все это автоматизировали в 1С».

Также не раз слышал высказывания собственников о том, что вроде бы внедрили информационную систему (очень часто все ту же 1С), в которой очень много информации, но по разным причинам использовать это не получается. Или потому что очень много показателей и не понятно как на их основе делать выводы и принимать решения или есть большие сомнения в том, что значения данных показателей являются достоверными.

Все это опять-таки связано с неправильным подходом и к внедрению системы бюджетирования и управленческого учета и к ее автоматизации.

Таким образом, кривая автоматизация — следствие самой кривой системы. И менять нужно не автоматизацию, а сначала систему, а потом автоматизацию. Но менять нужно правильно, а не как всегда.

В качестве примера того как нужно правильно делать хочу кратко рассказать об одном из наших проектов по постановке и автоматизации бюджетирования и управленческого учета.

К нам обратился директор и совладелец компании, занимающейся оптовой торговлей. В этой компании вроде бы тоже были элементы бюджетирования и управленческого учета, а также частичная автоматизация данной системы. Но после выполнения первого этапа проекта (Постановка задачи) мы пришли к выводу о том, что систему нужно будет существенным образом перестраивать и только потом приступать к ее автоматизации.

Необходимо отметить, что самым важным фактором успешности данного проекта является личное активное в нем участие директора и совладельца компании. Также же нужно обратить внимание на то, что он является достаточно продвинутым управленцем, использующим грамотный подход к построению бизнеса и системы управления.

Я понимаю, что мои оценки, представленные в этой книге, многими компаниями будут восприниматься с обидой: «Как же так, мы ведь бюджетированием и управленческим учетом занимаемся уже очень давно, мы многое сделали в этом направлении, а тут какой-то умник пишет о том, что у нас ничего нет.»

Во-первых, я не утверждаю, что у всех компаний нет эффективной системы бюджетирования и управленческого учета. Во-вторых, не признает своих ошибок только идиот. Допускать ошибки — это нормально. Главное — уметь их признавать и делать правильные выводы.

В общем если Вы считаете (или наоборот в этом сомневаетесь), что систему бюджетирования и управленческого учета, действующую в вашей компании, нужно перестраивать или в вашем случае речь вообще идет о том, что ее нужно внедрять практически с нуля, то в качестве первого шага рекомендую принять участие в моих семинарах-практикумах по бюджетированию и управленческому учету (расписание можно найти на сайте www.bud-tech.ru в разделе «Семинары-практикумы»).

Участвуя в моих семинарах, можно не только пройти обучение, но и оценить текущую ситуацию, сложившуюся в системе (или ее элементах, если пока нет полной системы) бюджетирования и управленческого учета, а также выработать четкий план действий по постановке/реструктуризации системы бюджетирования и управленческого учета.

Если ваша компания слишком большая, чтобы лица, принимающие решения, посещали открытые семинары, то можно заказать и проведение корпоративного семинара. В этом случае можно использовать не только типовую, но и индивидуальную программу семинара-практикума. Кроме того для некоторых компаний это может оказаться более выгодным и с финансовой точки зрения.

Если несмотря ни на что вы считаете, что в вашей компании уже внедрена система бюджетирования и управленческого учета и никакие улучшения делать не нужно, то можно провести эксперимент — организовать бесплатное тестирование сотрудников компании (не только представителей финансово-экономической службы) по вопросам бюджетирования и управленческого учета.