Ключевые идеи книги: Ноль во Входящих. Проверенные методы управления электронной почтой. C. Дж. Скотт

Smart Reading, 2020

Этот текст – сокращенная версия книги С. Дж. Скотта «Ноль во Входящих. Проверенные методы управления электронной почтой». Только самые ценные мысли, идеи, кейсы, примеры. О книге Электронная переписка – воронка, в которую утекает свободное время. Она связывает руки, приводит к низкой производительности и отвлекает внимание от важных проектов. Неважно, сколько сообщений вы получаете ежедневно. Если вам приходит всего 5–6 писем в день и при этом у вас нет привычки их разбирать, то через несколько лет ситуация выйдет из-под контроля. С помощью книги вы узнаете 10 правил ответа на входящие, создадите нужные фильтры, научитесь правильно сортировать первоочередную и второстепенную информацию, используете семь инструментов для управления пустым почтовым ящиком. «Ноль во входящих» – книга, которая останавливает цунами в электронной почте. Автор помогает решить проблему в корне – разбирать поток писем с помощью эффективной рабочей процедуры, доведенной до автоматизма. Зачем читать • Узнать полезные хитрости работы с электронной почтой. • Избавиться от незавершенных дел, чтобы снять перенапряжение памяти и мышления. • Внедрить в свою жизнь 7 эффективных навыков тайм-менеджмента. Об авторе Эс Джей Скотт – американский блогер, писатель в жанре «самопомощи», мотивирующей литературы. Родился и вырос в Нью-Джерси. В детстве, по его признанию, был застенчивым мальчиком, но втайне мечтал стать Люком Скайуокером. Стал психологом, получил степень магистра в области управления и некоторое время трудился в офисе. После этого поклялся, что никогда не будет работать ни на кого, кроме себя. Начал с интернет-подкастов, перешел к книгам. Автор бестселлеров по версии Wall Street Journal.

1. Вредные мифы об электронной почте

1.1. Прежде чем приступить к описанию полезных техник работы с электронной почтой, важно идентифицировать те установки, которые мешают нам грамотно использовать почту. Без разрушения этих мифов мы будем соскальзывать в прежнее поведение снова и снова.

Миф № 1: Мы должны быть всегда на связи

Почти любой из нас проверяет почту намного чаще, чем это объективно нужно. Нам кажется грубым не отвечать на письма как можно скорее. Однако почта по своей природе не является средством быстрой связи — для этого есть телефон и службы мгновенных сообщений.

Человек, который посылает вам электронное письмо, не знает, чем вы заняты в данный момент, находитесь ли у компьютера и можете ли ответить. Поэтому вы имеете полное право не прерываться на почтовые сообщения каждые пять минут, а ответить тогда, когда у вас будет возможность.

Если только специфика вашей работы не включает в себя моментальное реагирование на письма (например, техподдержка), абсолютно нормальным и социально приемлемым будет ответить на письмо в течение пары часов, а то и суток с момента его получения.

Миф № 2: Короткие письма — это грубо

Взгляните на это с другой стороны: длинные письма — это неуважение ко времени получателя. Если на сообщение можно содержательно ответить одной строчкой, не надо сочинять «Войну и Мир». Лучший ответ — тот, который содержит всю необходимую информацию в минимуме слов.

Миф № 3: Приоритеты других людей важнее ваших

Один из известных инструментов тайм-менеджмента — «матрица Эйзенхауэра», делящая все задачи на 4 категории в зависимости от их срочности и важности. Готовы поспорить, что бОльшая часть писем в вашем ящике попадает в третий или четвертый квадрант этой матрицы: «срочные, но не важные» или «не срочные и не важные».

При этом постоянное переключение внимания на почтовую программу отвлекает вас от задач типа «важные, но не срочные», которые, как правило, являются стратегическими и критически важными для вашей карьеры или бизнеса.

Миф № 4: Можно использовать электронный ящик и как список дел.

Если вы оставляете письма, на которые требуется ответ или какие-то действия, в папке «Входящие», то вы никогда в действительности не очищаете свой почтовый ящик. Более того, каждый раз, когда вы открываете почтовую программу, все ваши «хвосты» мгновенно бросаются вам в глаза, вызывая стресс и недовольство.

Известен так называемый «эффект Зейгарник» — человек лучше запоминает незавершенные дела, чем завершенные, а значит, каждое незавершенное дело отнимает ресурс мышления и памяти.

Невозможно, да и не оптимально выполнять любую задачу сразу после ее поступления. Однако вам нужно выработать отдельную систему списков задач, позволяющую заканчивать все необходимые действия вовремя. При этом почтовый ящик должен использоваться как средство связи, а не как хранилище задач.

Конец ознакомительного фрагмента.