Электронный документ

Электро́нный докуме́нт:

• Документ, зафиксированный на электронном носителе (в виде набора символов, звукозаписи или изображения) и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.

Форма представления информации в целях её подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.

Документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

1. сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;
2. при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
3. подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
4. электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Источник: Википедия

Упоминания в литературе

Согласно п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

Наталия Кузминична Краснослободцева, Основы техники юридического письма

Согласно ст. 4 Закона об электронной цифровой подписи электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

Станислав Вячеславович Николюкин, Купля-продажа товаров во внешнеторговом обороте: учебное пособие, 2010

Различить подлинник и копию электронного документа по аналогии с бумажным документом не представляется возможным. Можно различать файлы или контейнеры электронных документов по времени их создания в сравнении со временем создания документа в информационной системе, где начался его жизненный цикл (в том числе с учетом метки времени и подписания документа электронной подписью). При передаче электронных документов из одной информационной системы в другую (в том числе в архивную) исходный файл документа может копироваться либо он конвертируется в иной формат, соответствующий применяемой технологии информационного взаимодействия. Соответственно, даже при идентичности переданных файлов (с соблюдением установленных требований к обеспечению аутентичности, достоверности, целостности и возможности воспроизведения) не приходится говорить о том, что в новой информационной системе будет сохраняться подлинник электронного документа. При этом переданный и сохраняемый электронный документ, соответствующий установленным требованиям аутентичности, достоверности, целостности, можно считать равнозначным «подлиннику», то есть исходному документу, созданному и подписанному в электронной форме в «родной» информационной системе.

М. П. Бобылева, Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики, 2019

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Ю. Е. Короткова, Бухгалтерский учет, 2015

К законам, регулирующим информационные отношения, относится и Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»[59]. Его целью является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах. К важнейшим положениям Закона относятся нормы об условиях признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи (ст. 4), об использовании средств электронной цифровой подписи (ст. 5), о статусе и деятельности удостоверяющих центров (ст. 8, 9), об особенностях использования электронной цифровой подписи в сфере государственного управления (ст. 16) и в корпоративной информационной системах (ст. 17).

О. А. Городов, Основы информационного права России, 2003

Характеристика комплексов электронных документов, формирующихся в РФ. Электронные документы как источники по истории постсоветской России. Полнота, репрезентативность информации по политической, экономической, социальной и духовной жизни общества. Историческая информатика. Перевод исторических источников в машиночитаемый вид. Источникоориентированное программное обеспечение. Коллекции машиночитаемых данных по отечественной истории. Основные проблемы отбора на государственное хранение электронных документов. Экспертиза ценности электронных документов. Понятие о комплектовании и экспертизе ценности электронных документов. Экспертиза ценности электронных документов: критерии общие и специальные (технологические). Степень агрегированности информации, необходимость использования оригинального программного обеспечения, оценка формата, стоимость технологических миграций, процедуры удостоверения юридической силы и подлинности ЭД. Отбор электронных документов на хранение и уничтожение. Оформление результатов экспертизы ценности документов.

Сборник учебно-методической документации по магистерской программе «Управление документацией и документальным наследием в условиях российских модернизаций» по направлению «Документоведение и архивоведение». Часть II. Вариативная часть программы, 2015

Выделяются две группы электронных документов в зависимости от их происхождения: первая – документы, представляющие традиционную форму делового общения (например, документы, внесенные в электронные базы данных), и вторая – документы, появление и функционирование которых обусловлено спецификой электронной коммуникации (официальные интернет-сайты органов управления, государственных и коммерческих организаций и электронная переписка).

Коллектив авторов, Основы русской деловой речи, 2012

3. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Топчиева И. В., Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя, 2016

2. В соответствии с ч. 2 комментируемой статьи распоряжение клиента может передаваться, приниматься к исполнению, исполняться и храниться в электронном виде. Но это лишь общее правило – в данной части указано, что изложенное правило применяется постольку, поскольку иное не предусмотрено законодательством РФ, нормативными актами Банка России, нормативными правовыми актами РФ или договором, заключенным оператором по переводу денежных средств с клиентом или между операторами по переводу денежных средств. Как говорилось выше (см. коммент. к ст. 3 Закона), в ст. 2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» даны определения понятий «электронное сообщение» и «электронный документ».

Борисов А. Н., Комментарий к Федеральному закону от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» (постатейный), 2015

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Богославец Л. Г., Положения, регламентирующие деятельность ДОО. Книга 1, 2015

– «Архивы электронных документов» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами»);

Коллектив авторов, Сборник учебно-методической документации кафедры автоматизированных систем документационного обеспечения управления ИАИ РГГУ по направлению подготовки бакалавров «Документоведение и архивоведение». Дисциплины вариативной части, профиль «Организация управления электронными документами», 2014

В каждом элементе защиты могут быть реализованы на практике только отдельные составные части в зависимости от поставленных задач защиты в крупных и некрупных фирмах различного профиля, малом бизнесе. Структура системы, состав и содержание элементов, их взаимосвязь зависят от объема и ценности защищаемой информации, характера возникающих угроз безопасности информации, требуемой надежности защиты и стоимости системы. Например, в некрупной фирме с небольшим объемом защищаемой информации можно ограничиться регламентацией технологии обработки и хранения документов, доступа персонала к документам и делам. Можно дополнительно выделить в отдельную группу и маркировать ценные бумажные, машиночитаемые и электронные документы, вести их опись, установить порядок подписания сотрудниками обязательства о неразглашении тайны фирмы, организовывать регулярное обучение и инструктирование сотрудников, вести аналитическую и контрольную работу. Применение простейших методов защиты, как правило, дает значительный эффект.

Артемов А. В., Информационная безопасность, 2014