ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)
4. Типология архивных фондов
Что такое архивный фонд организации и какие существуют виды архивных фондов?
Документальный фонд организации — это документы, образующиеся в деятельности организации. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов РФ, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.
Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам — фондам и коллекциям.
Архивный фонд организации — это часть документального фонда, подлежащая хранению в архиве организации и включающая:
— документы Архивного фонда РФ;
— документы по личному составу;
— документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива.
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению.
Архивный фонд организации может быть либо единым, либо объединенным с архивными фондами других организаций, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи; либо организован как архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному).
Архивному фонду организации присваиваются название, соответствующее наименованию организации и, в случае объединения фондов, номер. Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы более одного фонда.
Из каких этапов состоит работа по фондированию документов?
Комплекс работ по уточнению принадлежности архивных материалов определенному фондообразователю и определению хронологических границ фонда в архивоведении называется фондированием. Фондирование занимает значительное место в процессе формирования архивного фонда.
При формировании архива медицинской организации точно так же, как и в архивных учреждениях, приходится заниматься фондированием. Каждый архивариус, как правило, на практике хотя бы один раз сталкивается с необходимостью устанавливать границы фондов, например, при образовании коллекций и объединенных архивных фондов, или определять фондовую принадлежность документов, например, при описании документов или переработке описей.
Выполнять большой объем работы по фондированию приходится и в случае ликвидации последствий стихийных бедствий или пожара. Тогда в архиве скапливается большой объем разрозненных документов, так называемой «россыпи» — материалов из разных фондов, разрозненных и неописанных.
Комплекс работ по фондированию состоит из следующих видов работ:
— установление границ архивного фонда, включающее операции по определению юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;
— определение фондовой принадлежности документов.
Схематически процесс фондирования показан на рис. 3.
Рисунок 3. Схема фондирования документов внутри архива организации
Архивные документы, прошедшие фондирование и отнесенные к определенному фонду, перефондированию не подлежат, за исключением случаев, когда в фондировании выявляются грубые ошибки. Однако обычно документы медицинской организации передаются в архив по описи, позволяющей безошибочно определить фонд того или иного документа. Описывать фонд, одновременно определяя его границы, как правило, приходится при исправлении грубых ошибок в фондировании, допущенных ранее.
Как определить фондовую принадлежность документа?
Целью процесса определения фондовой принадлежности документов является установление соответствия документов какому-либо архивному фонду на основе соответствующих признаков. Этот процесс невозможен без непосредственного изучения документа.
Как правило, определить фондовую принадлежность медицинской документации несложно — сами документы несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. К информации, позволяющей определить их фондовую принадлежность, относятся сведения, отраженные на обложке дела — официально принятое полное, а в скобках — сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы. При отсутствии этих сведений — например, если дело в результате чрезвычайного происшествия утратило обложку, — фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов, по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т. п.
Опытный медицинский архивариус, как правило, в процессе работы запоминает признаки, характерные для документов, приходящих из каждого структурного подразделения, и на основании них безошибочно может определить фондовую принадлежность документов. Однако в случае необходимости установления принадлежности документов с глубокими хронологическими корнями, необходимо учитывать следующее:
— в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;
— учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;
— в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.
Каковы хронологические границы архивного фонда?
Хронологическими границами архивного фонда являются [15, п. 2.8]:
— для архивного фонда организации — устанавливаемые на основе нормативных актов даты создания и ликвидации организации. При наличии нескольких актов об образовании организации принимается дата наиболее раннего из них;
— для объединенного архивного фонда организации — даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда;
— для архивной коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа.
Из каких этапов состоит работа по организации документов в пределах архивного фонда?
Построение архивного фонда организации осуществляется на основе классификационной схемы — систематизированного списка наименований структурных подразделений организации — фондообразователя, их функций и направлений деятельности.
Классификационной единицей в пределах архивного фонда считается дело — совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенные в отдельную папку. Дела обычно формируются в процессе делопроизводства, и могут состоять как из нескольких документов, так и из одного документа внутри папки. В государственных и муниципальных архивах дела принято называть единицами хранения.
Вполне возможно, что на практике — например, при реорганизации учреждения — медицинскому архивариусу придется столкнуться с необходимостью проведения классификации дел в пределах архивного фонда — то есть, с проведением группировки дел внутри фонда в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.
Практическое осуществление классификации дел в пределах архивного фонда называется систематизацией.
Таким образом, комплекс работ по организации документов дел архивного фонда состоит из двух процессов:
— определение классификационных признаков и разработка схемы классификации дел фонда (классификация);
— распределение дел в соответствии со схемой классификации (систематизация).
Каких правил следует придерживаться при разработке классификационной схемы?
Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является дело или единица хранения — совокупность архивных документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу деятельности организации [15, п. 2.9].
Все дела должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов [15, п. 2.11].
Схема классификации дел архивного фонда — это систематизированный список наименований структурных подразделений организации — фондообразователя, его функций и направлений деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения документов и дел фонда по группам. Классификационная схема лежит в основе составления описи дел.
Дела внутри архивного фонда систематизируются в соответствии со следующими признаками [15, п. 2.11]:
— структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);
— хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
— функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
— номинальный (по делопроизводственной форме — видам и разновидностям документов);
— корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
— географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, авторы, корреспонденты);
— авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).
Облегчить процесс составления классификационной схемы помогут четыре практических правила.
1) Для систематизации используйте только основные признаки — структурный, хронологический, функциональный.
2) Используйте только два систематизационных признака.
3) Одним из двух из признаков систематизации выбирайте хронологический;
4) Выбранные систематизационные признаки в схеме классификации могут меняться местами.
Таким образом, опираясь на приведенные правила, можно построить несколько типовых классификационных схем.
Для имеющих четкую структуру организаций сочетание таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический [28, с. 97].
При хронологически-структурной схеме все дела первоначально группируются по годам, внутри хронологических групп — по структурным подразделениям.
Например:
«Опись дел объединенного фонда НИИ эпидемиологии и микробиологии Министерства здравоохранения СССР и Академии медицинских наук СССР».
1933 г.
Управление делами
Финансово-плановый отдел
1940 г.
Управление делами
Финансово-плановый отдел
Эпидемиологический отдел
Микробиологический отдел
…
В соответствии со структурно-хронологический схемой все дела сначала группируются по структурным подразделениям.
Дела внутри структурного подразделения можно расположить последовательно с учетом одного из признаков — номинального, хронологического, авторского, корреспондентского или предметно-вопросного.
В процессе распределения дел по схемам классификации необходимо соблюдать правила определения хронологических границ документов [28, с. 101]:
— дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;
— планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления;
— перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;
— дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;
— в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.
При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения, датированные числом, месяцем и годом, затем — единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец — единицы хранения, датированные только годом.
Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии создания документов, по алфавиту названий и другим признакам. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются принципы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом документов [15, п. 2.12].
Как организуется хранение документов в архиве медицинской организации?
Все материалы, поступающие в архив медицинской организации, должны храниться в таком порядке, который обеспечивал бы возможность:
а) быстрого нахождения документов для наведения справок;
б) научной обработки архивных материалов;
в) полной сохранности всех архивных материалов.
Для хранения историй болезней применяется хронологически-структурная схема. Истории болезни располагаются на стеллажах по годам, внутри каждого года по номеру истории болезни (рис. 4).
Рисунок 4. Хронологически-структурная схема хранения истории болезней
Конец ознакомительного фрагмента.
