Навыки эффективного делегирования

Юрий Самолов, 2023

Нас с детства учат управлять своими эмоциями и чувствами, соответствовать общественным нормам и соблюдать правила, чтобы быть успешными и самодостаточными людьми в будущем. А вот управлять другими людьми, природными, материальными и иными видами ресурсов нас учит уже опыт. В этой книге помимо теоретической части, широко раскрывается личный опыт автора и приведены реальные примеры применения описанных знаний на практике.

Делегирование и ответственность

Делегирование — это постановка задачи руководителем подчиненному с закреплением ответственности за ее выполнение и наделение необходимыми полномочиями для ее реализации.

Делегировать задачи подчиненным нужно для того, чтобы в процессе движения к цели руководитель не потратил на это все свои внутренние ресурсы, сохранил здоровье и даже жизнь.

Делегирование позволяет руководителю правильно распределить задания между сотрудниками и освободить время для выполнения особо важных задач.

Главный секрет делегирования заключается в том, что руководитель может освободить себя от ряда задач, с которыми вполне могут справиться другие люди. Таким образом, он освобождает время для чего-то более важного и значимого, того, с чем может справиться только он. Только так можно ускорить, улучшить и оптимизировать коллективную работу.

Делегировать задачу — значит объяснить ее важность, определить ресурсы, обозначить сроки, при необходимости дать инструкции по выполнению.

Пример 1. Крупный промышленный холдинг приобретает производственное подразделение — цех по переработке пластиковой тары в количестве 200 т в месяц. Генеральный директор холдинга, чтобы справиться с возросшим объемом работы, делегирует задачу управления новым цехом директору по производству Степану.

Таким образом, ответственность клонируется.

За включение в производственную цепочку нового подразделения и выполнение плана холдинга отвечает генеральный директор. Соответственно его задача — это своевременный контроль за выполнением всех ключевых задач, необходимых для достижения этой цели.

За эффективность работы цеха, координирование действий его структурных подразделений по переработке пластиковых отходов отвечает Степан.

Каждый свою часть ответственности осознает и принимает.

Пример 2. Коммерческого директора Сергея срочно вызывает к себе генеральный. Приехали важные клиенты, Сергей обязательно должен присутствовать на встрече, так как будут обсуждаться финансовые вопросы.

У Сергея в приемной уже ждет управляющий банка, с которым нужно договориться о сотрудничестве, но ему нужно срочно идти к генеральному.

Сергей решает поручить проведение переговоров с управляющим банка своему заместителю Ивану, учитывая его уровень компетенции, опыт работы и умение вести переговоры.

От Ивана требуется грамотно провести переговоры, результатом которых должен стать подписанный обеими сторонами контракт о взаимовыгодном сотрудничестве. Ответственность за результат встречи с банкиром ложится на Ивана.

Сергей вызывает Ивана, объясняет ему важность переговоров, и как это повлияет на показатели всего подразделения. Иван полностью принимает ответственность за результат переговоров на себя.

Пример 3. Начальник отдела продаж крупной строительной компании Петр ставит задачу специалисту IT-отдела Игорю смонтировать видеоролик для встречи с партнерами и организовать сопровождение презентации.

Ведущий инженер Игорь должен обеспечить создание ролика о компании и ее новом продукте, провести его демонстрацию на встрече так, чтобы потенциальные покупатели загорелись идеей заключения контракта на поставку новой продукции.

Таким образом, ответственность за качество презентации и демонстрацию ролика ложится на Игоря. Задача поручена с учетом специализации и профиля работы сотрудника.

Делегированная от генерального директора задача по организации и проведению презентации разделена на подзадачи, которые далее распределены между компетентными сотрудниками. Ответственность за организацию презентации перед генеральным директором остается за Петром, остальные исполнители отвечают за свою часть работы и несут за нее ответственность.

Важно! Задачи подчиненному делегируются или передаются руководителем, собственно ответственность не может быть передана, ее можно только разделить. Ответственность клонируется, при этом закрепляется как за руководителем, так и за подчиненным в рамках общей задачи.

И хотя руководитель, на которого возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязан выполнять ее лично, он остается ответственным за завершение работы.

Подчиненный отвечает за поставленную ему в процессе делегирования задачу, руководитель — за контроль и результат исполнения.

Например, если торговый представитель не выполнит свои плановые задания в течение месяца, то отдел продаж не выполнит план. В этом случае торговый агент будет отвечать за свою часть работы перед начальником отдела продаж (своим непосредственным руководителем), а тот, в свою очередь, будет держать ответ перед коммерческим директором.

Таким образом, при делегировании конкретной задачи исполнитель несет ответственность за результат в рамках своей компетенции. При этом с лица, делегирующего данную задачу, ответственность не снимается.

В крупных компаниях или организациях руководители высшего звена отвечают за стратегические задачи, тактические задачи предаются по подчиненности согласно компетенции и занимаемой должности сотрудников.

Руководитель несет ответственность за дела фирмы в целом, его заместители и начальники отделов — за работу своих подчиненных, непосредственные исполнители — за конкретный фронт работ.

Пример 4. На совещании у директора предприятия присутствуют начальники цехов. На повестке дня — подведение итогов работы за месяц, анализ результатов работы.

Плановое задание предприятия в целом выполнено, но есть недоработки по организации работы транспортного и ремонтно-механического цехов.

Начальник транспортного цеха Денис согласен с замечаниями, понимает ответственность и подготовил мероприятия по исправлению ситуации.

Начальник ремонтно-механического цеха Евгений объясняет недочеты в работе низкой квалификацией своего старшего мастера, отсутствием каких-то деталей.

В результате совещания мероприятия по стабилизации работы транспортного цеха директор утвердил, а начальнику ремонтно-механического цеха сделал выговор за плохую организацию работы.

Важно понимать, что руководитель обязан обеспечить выполнение стратегической цели, выбирая при этом тактику на свое усмотрение. При возникновении трудностей и организационных вопросов их нужно решать в рабочем порядке — менять персонал на более квалифицированный или повышать квалификацию существующего, делать вовремя заявки или докладывать о задержке их выполнения.

Нельзя свою ответственность как руководителя переложить на другого человека, ее нужно осознавать и уметь исправлять ошибки, в противном случае — ее заберут вместе с должностью и доверят новому руководителю.

Делегировать же задачу нужно таким образом, чтобы исполнитель сам захотел ее принять, выполнить и получить максимальный результат. В этом заключается смысл делегирования и искусство управления.