Конструктор делового письма. Практическое пособие по эффективной бизнес-переписке

Саша Карепина, 2015

Эта книга научит вас писать эффективные деловые письма. Успешный лидер сегодня практически обязан уметь грамотно выражать свои мысли как устно, так и на бумаге. Причем, хорошие деловые письма могут принести даже гораздо больше пользы, чем многочасовой разговор. Сколько в мире разновидностей деловых писем? Очень много! И каждое письмо должно быть четким и по форме, и по содержанию. Эта книга расскажет вам, какую конкретно структуру нужно использовать для каждой категории писем, и поможет подобрать правильные слова. Все письма автор делит на 6 категорий: информирующие, убеждающие, продающие – а также отказы, претензии и возражения. В книге будут отдельные главы для каждого из типов письма – и в каждой главе вы найдете несколько наглядных реальных примеров. От автора Говорят, историю о том, что периодическая система элементов явилась ему во сне, Менделеев придумал для навязчивых журналистов – а на самом деле идея упорядочить элементы по их атомной массе пришла ученому за завтраком. Впрочем, не важно. Как бы ни появилась эта система, меня всегда завораживала ее строгая логика. «Ряды» и «колонны» химических элементов позволяли разом взглянуть на все, что нас окружает – и понять, «откуда уши растут». С тех пор, как я стала обучать занятых взрослых людей хитростям деловой переписки, меня не покидала мысль: вот было бы здорово упорядочить все техники и приемы делового письма, как Дмитрий Иванович упорядочил элементы! Вместо десятков слов дать какое-то наглядное представление, образную конструкцию, «этажерку», где идеи расклады вались бы по полочкам…. Мысль пустила корни, стала постепенно материализоваться – и одна за другой придумались таблицы и схемы, из которых в конце концов собралась книга.

Глава 1

Структура письма — общие правила. «Суть → детали → суть»

Что такое «хорошо структурированное письмо»? Загляните в специальную литературу — и найдете там десятки советов и правил. В начале обязательно должно быть вступление, в конце — заключение, посередине — основная часть… А по большому счету правило только одно и критерий хорошей структуры письма один. Если письмо удобно для прочтения, если оно учитывает принципы восприятия информации адресатом, значит структура у письма верная. А если нет, значит нет.

Сделать письмо удобным для адресата как раз и помогает принцип «Суть → детали → суть». Этот принцип применим ко всем письмам без исключения. На нем строятся все следующие таблицы, половина схем — и большая часть этой книги. Именно он позволяет составить информативное информирующее письмо, убедительное убеждающее послание — и с нужной степенью жесткости покритиковать адресата или отказать ему. Если вы запомните изо всей книги всего один принцип — пусть это будет принцип «суть → детали → суть». Так в чем же он состоит?

Представьте, что вам предложили на выбор две инструкции. Какую вам будет проще и удобнее выполнять?

ВАРИАНТ 1

Карась, сова, жираф, бегемот, щука, ворона, заяц, налим, соловей, лиса, карп, утка

Запомните как можно больше существ из списка.

ВАРИАНТ 2

Запомните как можно больше существ из списка

Рыбы:

Карась, налим, щука, карп

Птицы:

Сова, ворона, соловей, утка

Животные:

Жираф, бегемот, заяц, лиса

Скорее всего, вы выберете второй вариант — и на собственном опыте убедитесь, что наше восприятие подчиняется двум правилам:

1. Нам неудобно воспринимать факты, если мы не понимаем, для чего они сообщаются. Нужно сначала узнать, что с этими фактами делать — запоминать их, анализировать или, скажем, сортировать.

2. Нам неудобно воспринимать большое количество несистематизированных фактов. Нужно их сгруппировать по понятному принципу.

Как же учесть эти два важных момента в деловой переписке? Для этого достаточно строить любые письма по следующей схеме.

Структура письма

В том, как это делать, мы разберемся на первом примере.

Пример 1.1. Центр «Факел»

Дано: в некоем поселке работает предприятие, скажем, деревообрабатывающий комбинат. Все работники комбината в этом же поселке и проживают — и страдают от того, что поселковый клуб «Факел» год за годом хиреет без должного финансирования. Один из сотрудников комбината решает обратиться к руководству с предложением помочь клубу «Факел» и пишет такое, вполне типичное, письмо.

Уважаемый Иван Петрович!

Как Вы знаете, в бюджете нашего района нет средств на поддержание клуба «Факел» в поселке Верхнее, где проживают сотрудники нашего предприятия. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований. В здании клуба уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Используемое оборудование тоже давно устарело. Поддержав клуб «Факел», мы сохраним в поселке единственный настоящий очаг культуры — и на деле покажем социально ответственную позицию нашей компании.

Если вы — Иван Петрович, спорим, что вам не удастся с ходу понять, что от вас требуется и зачем. Это письмо очень похоже на первую инструкцию из нашего теста на запоминание. Сразу после обращения на ни в чем не повинного адресата обрушивается поток фактов — а зачем нужны эти факты, не сообщается. «В бюджете нет средств, нечем платить зарплату ведущим кружков и секций? А я тут при чем?» — удивляется Иван Петрович и с большой вероятностью закрывает письмо. Как же составить письмо, чтобы директор все-таки дочитал его?

Попробуем применить схему и «во первых строках» объяснить адресату, зачем мы пришли и для чего говорим про разруху в «Факеле».

Уважаемый Иван Петрович!

Прошу Вас рассмотреть возможность оказания помощи расположенному в нашем поселке культурному центру «Факел».

Как Вы знаете, в бюджете нашего района нет средств на поддержание культурного центра «Факел» в поселке Верхнее, где проживают сотрудники нашего предприятия. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований. В здании центра уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Используемое оборудование тоже давно устарело.

Конец ознакомительного фрагмента.