Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Реджина Лидс, 2009

Ваш мозг разрывается на части: вы не успеваете сдать проекты в срок, рабочий стол завален бумагами, телефон разрывается от важных звонков, а о том, чтобы спокойно провести время с семьей, и речи быть не может. Вы осознаете, что нужно что-то менять, но как? Реджина Лидс утверждает, что главная ваша проблема – это отсутствие организованности. Она создала известную во всем мире уникальную систему по наведению порядка в доме, на работе и в голове. Она предлагает годовой план действий, который позволит вам выработать полезные привычки и изменить свой образ жизни. Вы научитесь категоризировать предметы, создавать удобную систему хранения документов и архивов, проводить скоростную и генеральную уборку, экономить время, устанавливать и соблюдать здоровый режим дня, с умом готовиться к отпуску.

Секреты дзен-организации

Хаос — строгий начальник, пожирающий время. Обучение же навыку организованности требует не повышенных затрат энергии, а перенаправления этой энергии от одного вида деятельности к другому.

Возникает вопрос: как же мы, такие умные, оказываемся в плену хаоса? Ответ прост: мы всего лишь люди.

Вот лишь несколько характерных черт жизни в XXI веке:

• Еще никогда человек не находился под давлением такого числа средств быстрой связи.

• Чтобы сохранить конкурентоспособность, любая компания старается задействовать как можно меньшее число сотрудников для выполнения как можно большего объема работы.

• Развитие аутсорсинга привело к тому, что мы стали бояться заявлять начальству о своей перегруженности — ведь лучше иметь работу, чем не иметь ее.

Никто, кроме нас, не виноват в том, что мы сознательно отказываемся от инструментов, которые позволили бы изменить нашу жизнь. Несколько лет назад на одной из лекций я услышала замечательную фразу: «Жертв нет, есть только добровольцы». Когда понимаете, что вот-вот ступите на путь, ведущий к хаосу, остановитесь и перенаправьте свою энергию в другое русло. Добровольно шагните к успеху, научитесь завершать начатое без нервотрепки и сохраните силы для более важных дел.

Обучение организованности вполне может быть творческим процессом, так вы получите от него максимальное удовлетворение. Вот сферы, в которых закладывается фундамент вашего успеха, — мы рассмотрим каждую в отдельности, а вы решите, какая именно вам ближе (надеюсь, впрочем, что вы попробуете все):

Диета.

Физические упражнения.

Рабочий дневник.

Дримборд.

Технология.

Навыки распределения времени.

Хорошие привычки.

Системы и режим работы.

Вознаграждения.

Диета

О, как бы мне хотелось видеть выражение вашего лица, когда вы прочитали слово «диета». Эта истина всем давно известна: мы то, что мы едим. Еда влияет на ясность мысли, она дает нам энергию, позволяющую быть в тонусе в течение всего рабочего дня. Так что откажитесь от конфет и перейдите на фрукты. Возьмите бутылку простой воды вместо колы или энной чашки кофе. Добавьте столовую ложку домашнего творога к тосту на завтрак, а к кофе — омлет. Спустя какое-то время маленькие шаги на пути к более здоровому рациону повысят вашу активность и усилят концентрацию.

Физические упражнения

Человеческое тело не предназначено для многочасового сидения перед монитором. Если вы ведете малоподвижный образ жизни, даже такая малость, как ежедневная двадцатиминутная прогулка, способна добавить позитива в вашу жизнь. Именно за это время человек в среднем проходит полтора километра. Если 20 минут для вас — непозволительная роскошь, начните с пяти и развивайте успех.

Десять — пятнадцать минут занятий спортом тоже помогут вам ожить. Главное, чтобы занятия помогли перейти на новый режим жизни.

Рабочий дневник

В своей книге «Организованная жизнь за один год» я призналась, что когда-то терпеть не могла книги из серии «Помоги себе сам». Не имела привычки записывать ответы на вопросы в специальную тетрадку, считая, что это не для меня. Но потом посчастливилось прочитать замечательную книгу Джона Брэдшоу «Возвращение домой». По какой-то причине я решила изменить своим принципам и на этот раз все же записать ответы. И что вы думаете? Я и представить себе не могла, что из меня выльется подобная информация. Ручка и бумага помогли выпустить на волю глубоко спрятанные чувства, о которых я и не подозревала.

Это было настолько ошеломляюще, что я немедленно стала использовать эту технику на своих занятиях.

Итак, ведение дневника играет ключевую роль в обучении организованности — вы будете убеждаться в этом в начале каждого месяца программы. На работе ничего нового, все та же заезженная колея? Попробуем найти причину, вызывающую у вас подобную реакцию. Ее ведь можно заменить гораздо более мощными эмоциями.

Дримборд

Дримборд (от англ. dream — мечта, board — доска) — еще один проект, который поначалу может показаться бесполезным или не имеющим отношения к организованности. Но создание дримборда позволяет увидеть цель до того, как она станет реальностью. Это простой, творческий, недорогой и действенный инструмент. Много ли на свете вещей, о которых можно сказать то же самое?

Вот что вам нужно сделать. Купите доску для объявлений и клей. Сядьте и пролистайте стопку журналов, вырезая иллюстрации, соответствующие образу жизни, который вы хотели бы вести, работе вашей мечты, кабинету, куда хотелось бы приходить каждый день. Затем наклейте их на доску и повесьте ее на видном месте (необязательно на работе). Доска будет регулярно вдохновлять и напоминать о том, в каком направлении нужно двигаться. Очень может быть, что иллюстрации, которые привлекут ваше внимание, окажутся неожиданными. Когда потаенные мысли и желания выйдут на поверхность, вы осознаете, кто вы на самом деле. Приготовьтесь к сюрпризам!

Теперь перейдем к более традиционным инструментам организованности и продуктивности.

Технология

Пытаясь стать более организованными, мы часто покупаем разного рода устройства, без которых, если верить рекламе, нам никак не прожить. В этой книге мы будем рассматривать гаджеты, которые могут оказаться как очень полезными, так и бестолковыми. Не забудьте проконсультироваться с разбирающимися в технике людьми. Технологии очень быстро меняются, и наверняка к моменту выхода этой книги в продаже появятся новые устройства, о которых я пока понятия не имею. Главный вопрос, на который вам предстоит ответить: «А нужен ли мне этот гаджет?»

Помню, я так радовалась, когда купила себе сканер. Их тогда только начали выпускать, да и цена оказалась подходящей. И что же? Оказалось, мне не так уж часто приходится что-то сканировать, и эту покупку можно назвать неоправданной. В общем, урок по теме «Покупай только то, что действительно нужно» для меня бесплатным не был.

Навыки правильного распределения времени

Время не менее ценно, чем пища или деньги. Потраченное время назад не вернешь. Зачем разменивать свою жизнь по мелочам? Овладение навыками правильного распределения времени поможет создать подходящую рабочую атмосферу, а не мириться с той, что навязана вам извне.

Хорошие привычки

В течение многих лет я наблюдала, как простые привычки изменяют характер связи клиента с окружающей обстановкой. Как утверждают психологи, чтобы какое-либо действие стало привычкой, человек должен повторять его ежедневно в течение трех недель. Ключевые слова здесь — действие и ежедневно. Пропустили день — начинайте отсчет снова. И вот еще что: новая привычка должна быть действием, а не деятельностью.

Разницу сейчас объясню. Если принимаю решение каждый вечер перед уходом домой наводить порядок в офисе, я включаюсь в деятельность. Однако она состоит из многих действий, как то: поставить справочники обратно на полку, а папки положить в шкаф; помыть кофейную чашку на офисной кухне; вытряхнуть из корзины накопившийся за день мусор; полить цветы; и, возможно, написать одно-два письма коллегам. Деятельность состоит из связанных друг с другом хороших привычек. Синонимы позитивной деятельности — режим, система или даже ритуал.

Другой вариант позитивной и постоянной деятельности в офисе — немедленно убирать свои личные вещи при входе в рабочее пространство. Если вы оставляете пальто на стуле, завтрак — на книжной полке, а уличную обувь бросаете посреди кабинета, вы задаете тон всему дню, как бы говоря: все дозволено! Между тем приступать к созданию обстановки, которая позволит добиться успеха, нужно сразу после того, как входите в офис. Уважайте свое рабочее место!

Система и режим

Один из самых распространенных вопросов, которые мне задают студенты, звучит примерно так: «Реджина, я стараюсь быть организованным, но спустя две недели все опять выглядит так, будто ничего не делал. Какой смысл этим заниматься?» На это я обычно отвечаю, что сделать уборку — еще не значит стать организованным. Организованность предполагает наличие системы, которая позволяет не допускать хаоса на рабочем столе. Слово «система» вполне можно заменить словом «режим». Наверняка у вас в жизни имеется множество ритуалов, доставляющих вам удовольствие, — таких как, к примеру, подготовка к походу в дорогой ресторан. Какие полезные ритуалы вы исполняете сейчас? Мы введем в вашу жизнь несколько таких ритуалов, которые помогут вам в работе.

Вознаграждения

С моей стороны было бы нечестно требовать от вас выполнения довольно непростой работы и при этом оставить вас без вознаграждения. Нам нужен стимул, чтобы пройти через испытания. Нет, я, конечно же, говорю не о поездке на Таити. Я имею в виду радость, которая появится в вашей жизни после окончания обучения.

Часто самое большое удовольствие нам доставляют очень простые вещи. Я, к примеру, люблю животных. Есть один конь, который в молодости стал олимпийским чемпионом. Сейчас ему 26 лет, по лошадиным меркам он древний старик. Одно из приятных вознаграждений для меня — возможность сходить к нему в гости. Я выпускаю коня в загон, присаживаюсь на скамейку и наблюдаю за ним. Это встреча старых друзей, ничего более. А какие моменты приносят радость вам? Может, вам удастся превратить их в награду за хорошо выполненную работу?