Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Патрик Форсайт, 2019

В течение дня мы принимаем множество решений: когда и как выполнить ту или иную задачу, сколько уделить ей внимания и можно ли в этот момент отвлечься для беседы с коллегой. Все они связаны с умением управлять временем и влияют на нашу продуктивность. В этой книге вы найдете простые правила эффективного тайм-менеджмента и узнаете, как оценивать задачи и сортировать их по степени важности, грамотно работать с бумажным документооборотом, выстраивать взаимодействие с коллегами и подчиненными, не приводящее к временным тратам, организовывать и очищать от лишнего рабочее пространство, проводить деловые встречи и отвечать на электронные письма, не затрачивая много времени. В формате PDF A4 сохранён издательский дизайн.

© Kogan Page, 2019

© Оформление, перевод на русский язык. ООО «Издательство АСТ», 2022

* * *

Предисловие

День бесконечен для того, кто знает ему цену и как им распоряжаться.

Неизвестный автор

У меня не было времени на то, чтобы написать эту книгу и чтобы отредактировать ее для нового издания. Но я это сделал. Наверное, всем сложно успевать выполнять запланированные дела, и данная книга — ответ на этот извечный факт. Ее цель — помочь вам стать организованнее и работать эффективнее.

Может, время и относительно, но его всегда не хватает. Мой первый труд о тайм-менеджменте был опубликован в 1994 году. Эта же книга немного отличается от своей предшественницы и является ее пятым изданием. Многое изменилось за эти годы, но до сих пор люди с трудом справляются с давлением времени. Возможно, это доказывает повсеместный характер тайм-менеджмента. Хотя я уже выпускал книги на самые различные темы (включая «Как составлять отчеты и предложения», также из этой серии), именно тема тайм-менеджмента оказалась самой актуальной.

Если вы заняты, то это нормально. Нынешние рабочие условия неумолимы: чтобы добиться желаемого, приходится жонглировать дедлайнами и обязанностями (и если переборщить с нагрузкой, то вас одолеет стресс).

Вас, несомненно, судят по тому, что вы делаете, по результатам, которых вы достигаете. Чтобы выжить и процветать, вы должны быть продуктивными, эффективными и результативными. Тайм-менеджмент — это активная работа по созданию эффективности и плодотворности с целью достичь желаемых результатов. Успех не случается просто так. Вы сами его творите. То же самое с вашим рабочим графиком — вы сами создаете его, к счастью или к сожалению.

Позвольте мне сказать это заранее: несмотря на то, что реальность порой кажется беспорядком, в ваших силах максимизировать свое время, выделяя его на ключевые виды деятельности, от которых зависит, насколько успешна ваша работа. Прежде чем мы углубимся в детали, позвольте сделать несколько общих комментариев, а также рассказать о новом издании. Тайм-менеджмент — это вечная тема, которая в той или иной степени касается каждого.

Первые мысли

Хороший, эффективный тайм-менеджмент — это базовый и профессиональный навык, который необходим всем нам как для того, чтобы выполнять свою текущую работу, так и для упрочения и улучшения своих карьерных перспектив. Это реальный дифференцирующий фактор: именно способность последовательно достигать своих целей как на работе, так и в карьере в целом может дать вам преимущество над другими людьми, возможно, с равными способностями, но у которых не развиты самоорганизация и дисциплина. Нельзя рассматривать тайм-менеджмент просто как опциональный вариант. Умение управлять своим временем не определяется как достижение, это просто необходимый навык для успешной работы и карьеры в целом.

Общие принципы просты. Не раз уже говорили, что нужно: делать то, что важно, и игнорировать то, что не важно, и что срочные дела — это важные дела, на которые мы не обратили внимание сразу, когда они возникли. Может быть, это и верно, но чрезмерное упрощение не облегчает усвоение тонкостей. Чтобы претворить в жизнь принципы эффективного тайм-менеджмента, нужны ответственный подход и практика. Хотя в долгосрочной перспективе, если выработать привычку применять их, вам будет легче. Как я уже сказал, это возможно. Тайм-менеджмент — это не ядерная физика; на самом деле, все обусловлено здравым смыслом. Однако очень важно усвоить тонкости. Хотя никакой волшебной формулы и не существует, нужно уделить внимание деталям, каждые из которых могут улучшить вашу способность управлять временем. Процитирую знаменитый слоган ритейлера Tesco: «помогает каждая малость». В этой книге рассмотрены ключевые подходы, а также техники и целый ряд советов, которые помогут вам стать продуктивнее. Книга имеет практическое направление. Она написана так, чтобы вам было удобно применять полученные знания на практике.

Основные уроки остаются актуальными. Безусловно, в связи с переменами в рабочей обстановке необходимость в эффективном тайм-менеджменте возросла. Как и в ранних изданиях, мои уроки будут полезны для лиц, находящихся на различных уровнях внутри организации. Важные идеи будут выделены в тексте — чтобы на них обратили внимание те, кто управляет другими людьми; такие комментарии дадут ценное представление о том, как работают руководители, в том числе, возможно, и ваш руководитель.

Электронные средства связи изменили нашу жизнь. Используемая практически всеми электронная почта — всего лишь один пример виртуальной опасности — как экономит ваше время, так и крадет его. В главе об «электронных» вопросах вы найдете советы по эффективному использованию электронной почты, а также другие интернет-техники, которые влияют на продуктивность. Это новое издание по-прежнему нацелено на то, чтобы предоставить вам современное изложение лучших техник управления временем.

Любому автору книг практического направления хотелось бы думать, что их труд будет полезным. Конечно же, я хочу в это верить. Учитывая особенность тематики, без преувеличения можно сказать, что в книге описаны такие методы, которые могут улучшить как вашу личную жизнь, так и продуктивность на работе, поскольку вы научитесь эффективно распоряжаться своим временем и концентрироваться на ключевых вопросах. Правильный подход положительно скажется как на выполнении текущих задач, так и на карьере в целом.

Анализ — это первый шаг к тому, чтобы улучшить вашу способность распоряжаться временем. Конечно, чтение книги займет некоторое время, но вы должны считать это инвестицией. Для начала проверьте, выключены ли все ваши электронные «прибамбасы», на которые так легко отвлечься. Продолжайте — вам нечего терять, кроме вредных или ненужных привычек. Если вы научитесь работать умнее (а не просто дольше и усерднее), то добьетесь большего, и в дальнейшем ваша деятельность будет приносить меньше стресса и больше удовольствия. Тогда вам только и придется решать, что делать со свободным временем, которое вы сами создали.

Позвольте мне отметить один важный общий момент, прежде чем вдаваться в детали; я отмечаю его заранее, поскольку один только он может повысить вашу продуктивность, возможно, в разы.

Дисциплина, дисциплина!

Если бы мне давали фунт за каждую потерянную минуту в Интернете, я был бы невероятно богат. Конечно, современный электронный век предлагает чудеса — и удобства, — без которых теперь невозможно представить жизнь, но они же могут нас очень сильно отвлекать от дел.

Но вы это наверняка знаете и без меня. Это факт, и его подтверждает существование таких приложений как WasteNoTime (и прочих), предназначенных для отключения Интернета на определенное время. За работой на компьютере, телефоне, планшете и ноутбуке (и не только), вас, несомненно, соблазняют подобные мысли: «я просто быстренько проверю то», «я буквально минутку гляну се». Или, например, огромное количество времени могут занимать игры. Совмещение таких видов деятельности и стало главной прокрастинацией XXI века. Это вызывает привыкание. Эта тенденция подпитывается все большим интересом к социальным сетям (Facebook, Instagram, Twitter и тому подобным) и тем, что люди побуждают других отвлекаться так же сильно, как и они сами. Опасность очевидна, потенциальный ущерб продуктивности и эффективности значительный.

Так что подумайте об этом и проследите за тем, насколько вы склонны поддаваться многочисленным искушениям. Не отвлекайтесь на очередные уведомления о том, что кто-то прислал вам какое-то смешное видео, и сами не рассылайте спам. И никогда, никогда не говорите себе: «Это же займет всего минутку».

Вы ведь знаете, что потратите куда больше времени.

Примечание. Есть и другая потенциальная опасность — вы можете нарушить организационные правила или, в худшем случае, вас могут обвинить в том, что вы кому-то досаждаете или дискриминируете кого-то, и вы очень сильно пожалеете о том, что не смогли вовремя противостоять Интернету.