Проектное управление. Как правильно делать правильные вещи

Павел Алферов (2023)

Как реализовать проект в срок, уложиться в бюджет и не наступить на все грабли? Книга Павла Алферова — подробное практическое руководство для всех, кто занимается разработкой и реализацией проектов. Его цель — «переупаковать» проектное управление, сделать метод более применимым к российским реалиям. В книге вас ждет: — обязательный минимум шагов и инструментов, работающих в любом проекте; — национальные особенности управления проектами; — 6 принципов, 10 постулатов и 20 правил проектного менеджера. Книга построена на основе курса Павла Алферова «Управление проектами: как правильно делать правильные вещи». Под обложкой собран многолетний опыт реализации очень разных проектов как в небольших коммерческих компаниях, так и в крупнейших российских организациях: «ТНК-ВР Холдинг», «Альфа-Групп», X5 Retail Group, Оргкомитет «Сочи 2014», ПАО «Интер РАО». Используйте проектный подход, предложенный в книге, чтобы развивать и трансформировать свою компанию, создавать все более сложные системы и продукты при спокойной структурной работе, без надрыва и постоянных авралов. Для кого книга Для тех, кто хочет развивать и трансформировать свой бизнес.

Все права защищены.

Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.

© Алферов П. А., 2023

© Оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2024

* * *

С благодарностью Ольге А. за неоценимую помощь в подготовке, сборке и доработке книги

Введение

Нужно писать только те книги, от отсутствия которых страдаешь. Короче, свои настольные.

Марина Цветаева

Здравствуйте! Меня зовут Павел Алферов, я профессор бизнес-практики Школы управления «Сколково». И я приглашаю вас в эту книгу, где подробно и поэтапно расскажу о том, как правильно управлять проектами в России.

С одной стороны, управление проектами — известная и хорошо изученная дисциплина. Даже по самым пессимистичным моим подсчетам, за последние 15–20 лет ее освоили не менее полумиллиона человек. Посудите сами: один из лидеров российского рынка — компания PM Expert — обучил более 60 тыс. человек. Второй лидер рынка — компания «Проектная практика». Еще 60 тыс. человек. Только две компании — и более 120 тыс. человек! А есть еще моя любимая Школа управления «Сколково», корпоративные университеты, тренинговые компании… И все они учат проектному управлению.

Но где все эти люди? Где сотни тысяч прокачанных проектных профессионалов и почему мы видим так мало красивых, правильно реализуемых проектов?

Иоганн Вольфганг Гете говорил: «Мало знать, надо и применять. Мало хотеть, надо и делать». Как раз с этим у нас проблемы. К сожалению, в российских организациях проектное управление внедряется с большим трудом.

Несколько лет назад на конференции по проектному управлению я задал залу вопрос: «Сколько раз в вашей организации перезапускалось проектное управление?» Ответы получились интересные.

• Только 6 % участников еще не начинали на тот момент внедрение.

• У 30 % участников оно пошло нормально с первого раза.

• У трети участников (32 %) с первого раза «не полетело». Пришлось перезапускать — заново обсуждать подходы, готовить документы, обучать людей.

• Еще у трети участников (32 %) проектное управление перезапускалось два или даже больше раз! Пришлось пробовать снова и снова.

А ведь на той конференции собрались настоящие профессионалы, люди с огромным опытом. И вдруг — две трети провалов. Почему у матерых профессионалов две трети проектов заканчиваются именно так?

Моя большая мечта — изменить текущую ситуацию. Цель этой книги — «переупаковать» проектное управление, сделать его более применимым к российским условиям.

По своему опыту я знаю, что развивать, трансформировать компании, создавать все более сложные системы и продукты возможно при спокойной системной работе. Без надрыва, суеты, постоянных кризисов и пробежек по одним и тем же (кстати, давно известным) граблям. Более 25 лет я нахожу работающие приемы для борьбы со сложностями, создаю инструменты сам и не только успешно использую все это в своей деятельности, но и учу других, как работать эффективнее и избегать типовых проблем, ошибок. Более подробную информацию обо мне вы найдете в конце книги.

Это издание собрало мой многолетний опыт реализации очень разных проектов как в небольших коммерческих компаниях, так и в крупнейших российских организациях, таких как ТНК-ВР, X5 Group, «Альфа-Групп», ПАО «Интер РАО», Оргкомитет «Сочи-2014». Мои наработки вошли как составная часть в национальные стандарты по управлению проектами, в создании которых я активно участвую.

Я также веду свой личный проект — разработку российской инструментальной трехуровневой модели управления проектами (РИМ-III). В книге как раз описан обязательный минимальный набор шагов и инструментов, который работает в любом проекте. Я называю его «Миниморум».

Вы можете спросить: откуда подзаголовок «Настольная книга слоновщика»? Или просто посмотреть в словаре Даля или в словаре Ушакова:

Слоновщик — человек, приставленный для ухода за слоном (например, в зоопарке), погонщик слонов.

Так понятнее? Нет?!

Ну тогда поясню: слон — это моя любимая метафора проекта. Образно можно сказать, что любой проект, даже не очень масштабный, — это большой слон. К тому же еще и невидимый! Ведь чаще всего нет точки, куда можно ткнуть пальцем и сказать: «Вот это наш проект!» Действительно, даже в случае стройки, если указать на возводимое здание и сказать: «Вот наш проект!» — то это явно не будет ВЕСЬ проект. А как же проектировщик, который делал рабочие чертежи? А машины, которые везли стройматериалы? А финансисты, которые считали затраты? Вот и получается, что проект — это большой, невидимый, распределенный слон (рис. B.1).

Рис. В.1. Слон как он есть. Gualtiero boffi / Shutterstock

В общем, как было сказано в известном фильме «ДМБ», «видишь суслика (в нашем случае слона)? И я нет, а он есть!» Так что надо учиться этим слоном правильно управлять. Отсюда и «слоновщик».

Эта книга будет полезна слоновщикам, управляющим любыми проектами (слонами): айтишными, строительными, организационными, по созданию новых продуктов и другими. Ведь принципы проектного управления общие для всех. Хотя в каждом виде проекта есть своя специфика. Я постараюсь ее раскрывать по ходу повествования.

Эта книга для вас, если:

• Вас поставили на проект, и вы пытаетесь понять, что теперь делать, как выплыть. Книга даст вам четкую последовательность шагов, пройдя которую вы сможете успешно реализовать проект. Суперменами не рождаются. Ими становятся, если используют эффективные инструменты.

• Вы, как менеджер, страдаете от окружающего беспорядка и хотите привести все в порядок. Книга даст вам инструменты структурированного решения проблем для вас и ваших сотрудников.

• Вы, как менеджер, разочаровались в проектном управлении: «У нас не работает, сложно это все…» Книга расскажет, почему не работает и как сделать так, чтобы работало.

• Вы, как топ-руководитель, не понимаете, что происходит на проектах, правильно ли работают менеджеры. Книга даст типовой, но при этом простой и гибкий подход. Вас будут дергать только по делу, но при этом вы сможете видеть общую картину по своим проектам.

В целом книга дает схему того, как правильно сделать проект без косяков, в срок и с минимально необходимыми затратами сил. В отдельной главе я детально покажу, насколько эффективны и результативны практики, которые мы будем разбирать. Согласно многочисленным исследованиям, использование проектного подхода позволяет на 20–30 % улучшить разные показатели реализации проектов (сокращение провальных, рост количества с экономией затрат, рост числа выполняемых раньше срока и так далее). Ведь нередко эти показатели можно улучшить в 5–10 раз! Я знаю такие примеры, сам развивал.

Мой рассказ будет сопровождаться примерами из практики разных компаний, в которых я работал, которые консультировал или чьи истории широко известны на рынке. Для большей наглядности буду использовать сквозной кейс по проекту открытия филиала вымышленной компании «Кварк» (имеющей, впрочем, вполне реальный прототип). Та схема, о которой я расскажу, в принципе достаточно универсальна, так что предлагаю вам по мере чтения пробовать применить ее к своим проектам.

По ходу книги буду фиксировать главные мысли в резюме для слоновщика. Там будут перечислены основные модели и инструменты каждой главы, а также ключевые принципы проектного управления.

Что такое принцип?

Принцип, или начало (лат. principium, греч. αρχή), — это:

1. Основополагающая истина, закон, положение или движущая сила, лежащая (лежащий) в основе других истин, законов, положений или движущих сил.

2. Руководящее положение, основное правило, установка для какой-либо деятельности.

3. Внутренняя убежденность в чем-либо, точка зрения на что-либо, норма поведения.

4. Основная особенность устройства, действия механизма, прибора и так далее.

Чтобы было проще ориентироваться, я разделю принципы на три части.

Принципы проектного подхода — важные особенности, отличающие проектный подход от остальных управленческих рамок. Можно сказать, что они разделяемы всеми, кто использует проектный подход. Мы сформулировали эти принципы совместно с моим коллегой — могучим экспертом в проектном управлении Павлом Шестопаловым.

Постулаты — это жесткие утверждения, самосбывающиеся пророчества, которые гласят, что если нет А, то нет и Б. Такого рода утверждения — это уже мои личные установки, которые я вынес из своего огромного проектного опыта. Например, «Нет проблемы — нет проекта!» — проект всегда запускается для решения проблемы. Проблема — это понимание разрыва между желаемым будущим и реальностью. И именно этот зазор закрывает проект. Я абсолютно в этом убежден и хочу передать свою убежденность вам.

Правила — это рекомендации для руководителей проектов, как лучше управлять проектом. Здесь я уже не буду настаивать на том, что они универсальны и всегда ими стоит руководствоваться. Рекомендации — они и есть рекомендации.

В конце книги мы сведем все принципы, постулаты и правила в одной главе.

Несколько предупреждений, до того как мы начнем. Или, как говорят не только иностранцы, но и наша молодежь, дисклеймеров.

Предупреждение первое. «Все модели ошибочны, но некоторые полезны» (Джордж Бокс, ученый-статистик).

Трехуровневая инструментальная модель (РИМ-III), о которой я буду рассказывать, конечно же, неверна. Как и любая другая модель. Мир гораздо богаче любой модели. При этом она практически полезна. Она объединяет в себе много моделей, концептов и инструментов управления, которые реально применяются в российских компаниях и приносят пользу.

Я абсолютно убежден, что не существует единой модели, которая все покрывает и дает ответы на все вопросы. Также я убежден, что правильная коллекция моделей позволяет понять мир и неплохо в нем устроиться. РИМ-III — это такая коллекция для проектного подхода.

Предупреждение второе. Как любит говорить моя коллега, профессор бизнес-практики школы управления «Сколково» Марина Починок, «в теории управления к моделям надо относиться не как к формулам, а как к рецептам».

Чем отличается рецепт от формулы? Возьмем кулинарный рецепт. Это же, по сути, вроде бы та же химическая формула: ингредиент 1 + ингредиент 2 + ингредиент 3 = готовое понятное блюдо. Но это же не так! У разных поваров блюда будут различаться при одинаковых рецептах. Это зависит от большого количества обстоятельств: качества продуктов, опыта повара, его настроения и состояния, используемых инструментов и так далее. А формула всегда на выходе выдает одно и то же: «C₂H₅OH на пару — есть результат!».

То, что изложено в данной книге, — рецепты, а не формулы. Относитесь к ним именно так — адаптируйте под себя. «Солите по вкусу».

Предупреждение третье. «Мы все учились понемногу чему-нибудь и как-нибудь…» (А. С. Пушкин).

Проекты реализуются так давно, что, конечно, вы о них что-то слышали. Знаете что-то по этой теме. И безусловно, при чтении книги будете встречать те или иные знакомые вам концепции, модели и инструменты.

Наш мозг хитрый. Он будет на автомате в таких случаях отключаться: «Я это знаю, можно дальше не думать». Не давайте ему этого делать!

Есть очень простая модель из области управления знаниями (рис. В.2).

Рис. В.2. Простая модель. Три уровня знаний

Первый уровень — знаю: могу ответить на вопросы, поговорить об этом. Второй уровень — применяю в своей жизни. Третий — могу объяснить другим.

Так вот, когда вы увидите то, что уже знаете, спросите себя: «А применяю ли я это?» Если нет, то подумайте почему: может, вам это и не надо; а может, вы что-то упускаете. А если вы это применяете, то подумайте, как бы вы объяснили это другим — коллегам, подчиненным, руководству? Навык хорошего объяснения считается одним из самых важных для современного менеджера.

Я писал эту книгу, основываясь на мысли римского ритора Марка Фабия Квинтилиана: «Говорить надо не так, чтобы было понятно, а так, чтобы нельзя было не понять». Насколько это получилось — судить вам. Попробуйте объяснить лучше.

Итак, начнем мы с объяснения, почему же в целом понадобилась новая модель управления проектами — и эта книга в частности.